淺談人事檔案管理在事業單位工作中的重要性

摘 ?要：伴隨著經濟發展和社會進步，事業單位人事制度正在逐步更新與完善，朝向標準化、精細化的方向發展。在事業單位人事檔案管理工中，應及時融入精細化、標準化的理念，關注人事檔案管理提質增效，對事業單位人事工作的穩步有序開展具有重要意義。人事檔案與個人薪酬待遇、福利保障以及人員組織關系等一系列內容存在緊密聯系，具備法律層面的效力，并可反映一個人的成長軌跡。現階段，在事業單位人事檔案管理工作中依然存在一些突出的問題亟待解決。因此，事業單位領導干部應當正確認識人事檔案管理工作的重要性，并采取有效措施切實提升人事檔案管理工作效能，發揮其應有的效用。

關鍵詞：人事檔案 ??事業單位 ??檔案管理??信息化

檔案管理是事業單位管理體系的重要內容，而人事檔案是檔案管理工作的重中之重。面對新形勢下的新要求、新問題，事業單位必須立足本單位人事檔案管理工作實際，不斷地推進人事檔案管理工作改革與創新，充分利用現代信息技術的優勢，促進新形勢下事業單位人事檔案管理工作的提質增效。為此，事業單位檔案管理部門應從單位實際情況出發，合理制定和完善檔案管理制度，構建檔案信息化管理機制，以此全面提升檔案管理的質量和水平。

1人事檔案管理的重要性及特點

人事檔案是用以記錄職工個人身份、學習經歷、教育程度、工作經驗、工作年限等方面的文件信息資料。事業單位通過完善的人事管理制度實現對本單位內職工的有序管理，而通過人事檔案管理工作則可以科學、全面地記錄職工在單位期間的工作情況和成長軌跡。同時，人事檔案也是個體通過參加各種社會實踐活動而最終形成的可靠憑證。此外，在人事檔案中，多數內容是由當事人親筆書寫，是具備真實性的歷史痕跡。人事檔案的重要性主要反映在：第一，對于當事人自身而言，其在辦理護照、港澳通行證等一系列手續時，均需要對當事人的人事檔案進行審核;第二，通過人事檔案可以反映出當事人的婚姻狀況，并據此為當事人提供相關證明;第三，通過人事檔案可以確定當事人的退休年齡;第四，可以為當事人工作或辦理各項業務提供與人事檔案相關的證明材料。

機密性是人事檔案的重要特征之一。這對從事事業單位人事檔案管理工作的從業者提出了較高的要求，即具備扎實的檔案管理知識、較強的檔案管理工作能力以及高度的保密意識。通過人事檔案可以真實、詳盡地反映個體的所有信息，為單位合理地進行人才流動提供參考依據，是事業單位提升各項管理工作效能的重要條件。同時，在人事檔案中也可以反映出個人的工作表現、生活習慣等。由于人事變動等各種情況的發生，事業單位在開展人事檔案管理時，應當合理地把握其動態性的特征。事業單位在開展人事檔案管理時，應遵循動態性的原則，不斷地完善人員檔案信息。

我國的各事業單位在管理過程中，當出現人事調動時，相關部門需要對調動人員的學習經歷、工作經歷等進行全要素的掌握，對調動人員的特點及專業技能進行全面分析，這些信息只靠單位內部人員溝通了解是不夠的，還需要調取人事檔案進行了解及分析評價。因此，事業單位必須高度重視人事檔案，通過有序開展人事檔案管理工作，更加全面、科學、系統地記錄人員資料信息，高效地推動事業單位的人事管理工作的順利開展。

2事業單位人事檔案管理中存在問題

部分事業單位領導干部對人事檔案管理工作存在認識誤區，錯誤地將人事檔案管理等同于檔案的保管。在這種片面認知的作用下，出現應付工作、缺乏專業檔案管理工作人員配備等問題。同時，部分單位并未建立完善的人員培訓體系，影響人事檔案管理隊伍整體水平的提升，造成相關工作低質低效。立足從業者年齡結構來看，檔案管理人員的年齡偏大者比重較大。領導對檔案管理工作的不重視，使得管理檔案工作人員缺乏工作熱情。

2.1管理人員沒有認識到管理工作的重要性

目前，一部分事業單位沒有認識到人事檔案管理的重要性，由于人事檔案不是直接為單位發展提供支持，因此，很多人認為人事檔案管理不重要、人事檔案管理可有可無，這樣的思想使得人事檔案管理工作一直得不到充分落實，管理實效也得不到保障。實際上，這樣的情況是不利于單位整體發展的，人才是事業單位各項工作開展的動力，人事檔案管理能夠為人職匹配以及人才的優化配置提供參考和支持，人事檔案管理工作落實不到位，從長遠角度來說，必然會影響單位發展。

2.2檔案管理人員的管理水平需要提高

部分事業單位的檔案管理人員多為其他崗位人員兼任，缺乏足夠的人事檔案管理工作實際經驗，很多管理人員也不是專門的檔案管理人才，不能真正解決人事檔案管理中存在的問題，管理中容易出現紕漏，進而導致人事檔案管理達不到理想效果。

2.3沒有建立健全完善的管理制度

為確保人事檔案管理工作的開展，事業單位必須建構完善的管理制度，從而保障人事檔案管理工作更加規范化、科學化，有助于各項人事檔案有序歸類，便于日后查閱和使用。但在實際工作中，由于沒有完善的管理制度，導致管理人員在人事檔案管理和保存過程中沒有按照流程操作，例如：沒有嚴格按照人事檔案中的具體內容進行細致的分類保管，導致查閱人事檔案過程中需要花費大量的時間尋找相應的信息，這種低效率的查找方式加劇了時間損耗，降低了人事檔案管理的工作效率。

2.4軟硬件設施設備配備不齊全

在過去，事業單位人事檔案管理中，各種檔案信息主要是依靠手工錄入的方式記錄檔案信息，這樣一來，錄入的過程中難免會出現操作失誤，從而導致信息不全、信息錯誤、信息更新不及時等問題。信息化時代背景下，很多事業單位已經逐漸構建起信息化管理平臺，但是由于單位內部資金不足、軟硬件設施不健全，因此，信息化管理平臺作用得不到有效發揮，無法滿足當前人事檔案管理的信息化需求，檔案管理工作質量也得不到保障。

2.5人事檔案服務意識薄弱

在事業單位中，加強事業單位人才隊伍建設需要人事檔案管理提供應有的支持，從而促進事業單位各項工作的正常運作，服務事業單位的建設與發展。但目前，部分事業單位中，管理部門以及管理人員缺乏管理服務意識，從而無法真正發揮出檔案管理的作用，管理中忽視了后續工作的發展，沒有充分將其他崗位的特點與人事檔案管理工作相結合。同時，管理模式單一、缺乏科學性也是影響人事檔案工作效能提升的重要原因。

3完善事業單位人事檔案管理的相關對策

3.1做好動態管理，及時更新人事檔案資料

事業單位人事檔案管理信息建設十分重要，并且也是一項比較復雜的項目，由于檔案資料內容較多，信息量較大，并且所涉及的時間較長，因此針對人事檔案信息進行管理時，采集信息應該盡量化繁就簡，提高人事信息系統查詢的效率，使得操作更便利。人事檔案相關管理人員，要針對檔案信息，利用信息技術做好更新處理，保證信息的準確，提高信息的規范性，充分發揮人事檔案的作用，進而在發生人事變動時，可以提供有效參考數據，提升檔案的使用率，為人力資源部門提供準確的數據支撐。

3.2加強檔案管理信息化建設的軟硬件投入

事業單位在進行人事檔案信息化建設時，不僅要采用現代信息技術，還要不斷加強軟硬件投入，構建完善的人事檔案基本信息數據庫。人事檔案基本信息數據庫中的內容要全面且準確，內容應該有：職工姓名、性別、出生年月、科室、籍貫、學歷、民族、畢業院校、在讀學位、工作時間、職稱聘任、來院（所）時間、職務任免等基本信息。隨著新時期的不斷發展，各專業人員的相關技術水平也要更新進入檔案管理中，所以加強對軟硬件投入十分必要，這樣才能為提升事業單位人事檔案管理信息化水平提供足夠的支撐。隨著信息時代的到來，現代信息技術快速發展，在事業單位各領域得到深入的推廣應用。事業單位也應充分借助信息技術的優勢，增加在檔案管理信息化建設層面的人力、物力、財力投入，有序推進事業單位檔案信息建設進程，發揮其在提升檔案管理效率和質量中的積極作用。

3.3積極樹立人事檔案信息化管理的意識

檔案管理人員普遍具有較強的奉獻精神，但是這些管理人員在一定程度上保持較強的封閉意識，所以在這種模式下，難以有效地推進人事檔案信息化管理進程，影響事業單位人事檔案信息化管理建設的整體效果。因此，檔案管理相關責任人要采取有效的方法，幫助檔案管理相關人員樹立信息技術應用意識，使得管理人員能夠主動適應大數據時代的發展，主動利用信息化技術來開展檔案管理工作。檔案管理責任人可以定期開展檔案信息化管理培訓，使得檔案管理相關人員能夠樹立檔案管理的信息化意識和現代化意識，不斷引導管理人員打開思想，保持積極接受新鮮事物的態度，為事業單位人事檔案信息化管理建設作出貢獻。

3.4加強事業單位人事檔案數據庫系統開發和建設

事業單位應當加強事業單位人事檔案數據庫系統的開發和建設，切實發揮現代信息技術的優勢，推動人事檔案管理工作水平的不斷提升。針對事業單位內部的每名員工，都要建立健全個人電子檔案，檔案信息要真實、完整、準確，進而形成員工電子檔案系統，實現對事業單位員工的人事檔案信息化管理。在大數據時代，充分利用掃描儀等信息化設備，將員工的紙質版檔案轉換為信息數據模式，保存在人事檔案數據庫系統中，逐漸完善事業單位人事檔案數據庫系統的內容。員工的所有檔案信息都可以從檔案數據庫系統中查閱，便于相關人員查詢和使用檔案，而通過建設人事檔案數據庫系統，不僅可以提高檔案管理的質量，還能有效保護檔案。

3.5重視事業單位人事檔案信息化平臺構建

3.5.1建立檔案信息庫

針對事業單位所有員工，按照在職、離休、退休3類進行劃分，分別建立檔案信息庫，檔案信息庫中的信息，按照姓氏、編號或時間等來分類，錄入軟件系統中，然后結合事業單位外部相關活動，以及人事、組織、勞資等部門，選拔和使用人員過程中，形成的個人經歷、業務能力、獎懲情況進行記錄，進而構建完善的個人電子檔案，便于相關人員在后期進行職稱評聘、工資晉升、退休人員手續辦理等時進行信息查詢，同時也能提高檔案資料入檔的效率。

3.5.2建立干部人事檔案信息數據庫

事業單位管理人員應確保干部人事檔案信息錄入的及時性，即要將干部信息及時錄入相關軟件系統中，并以此為基礎，不斷地充實事業單位干部人事檔案信息數據庫，為事業單位相關考核工作開展提供參考，如專業技術考核檔案、職稱評聘考核，進而全面掌握干部的德、能、勤、績、廉情況，為接下來培養和提拔干部做好鋪墊。同時，在檔案管理過程中，要做好數據維護、系統安全的保護，將信息檢索和統計報表進行簡單程序設置，便于操作，提高檔案的使用效率。同時，針對檔案管理信息化建設，要選派專業檔案管理人員針對數據庫信息進行核準，確保檔案信息建設的質量，為事業單位公共事業的發展貢獻力量。

在事業單位人事檔案管理信息化建設的過程中，構建完善的人事檔案管理信息化平臺非常重要，技術人員與人事檔案管理工作者要積極交流配合，通過構建信息庫、信息數據庫等方式，推進人事檔案管理的智能化、現代化，從整體上為事業單位人事工作的開展提供支持。

3.6積極完善相關的規章制度

第一，制定統一的管理標準。事業單位管理人員應通過制定統一的管理標準，確保人事檔案管理各項工作的制度化、規范化和精細化，為相關實踐工作的開展提供準確的依據。

第二，要將“在崗工作人員人事檔案”與“未在崗人事檔案管理”分開設置，并制定相應的分類人事檔案管理制度。以在崗人員為例，應當采用統一管理的方式，由在崗部門或單位統一負責;針對非在職人員的檔案，則應統一將其歸整到單獨的部門予以集中管理。通過明確的分類，一方面，可以提升人事檔案的標準化管理程度，避免出現檔案混雜的問題;另一方面，則可以實現對人事檔案內容高效率的管理，也為后續進行人事檔案的更新、開發和利用提供便利，從而充分地發揮出事業單位人事檔案管理的重要價值。

第三，建立“統一”“分離”緊密結合的雙向互通檔案管理制度，確保事業單位所有人事檔案可以得到規范化、高效率的管理。在人事檔案管理工作中，要尤其重視“個人”價值，不斷地強化檔案內容作為材料信息層面的關鍵作用，為事業單位人力資源管理各項工作的開展提供有力的支持。

4結語

檔案管理工作是事業單位管理工作的重要內容之一。事業單位領導干部應及時結合事業單位改革與發展的實際情況，及時更新人事檔案管理工作理念和工作方法，積極融入精細化、標準化的理念，確保事業單位人事檔案工作的科學化、合理化，實現新形勢下事業單位人事檔案管理工作的提質增效。因此，事業單位應當進一步投入人力、物力、財力、精力來促進相關工作的開展。

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中圖分類號：G271DOI：10.16660/j.cnki.1674-098x.2201-5640-6802

作者簡介：劉海英（1973—），女，本科，助理研究員，研究方向為事業單位人事管理等。