基于機器人流程自動化的企業智能財務的實際運用

蔡姍玲

（中信國安建工集團有限公司，四川 成都 610000）

科學技術的飛速發展，出現了大數據、云計算等信息技術，在技術逐漸成熟發展的當前，人工智能被應用推廣至各個行業中，并作為經濟發展的重要增長點。國家高度重視人工智能技術的研究，推進各項信息技術融合發展，以達到促進經濟發展的目的。在企業智能財務中，應用RPA能提升企業財務質量與水平，確保財務人員有更多時間精力關注其他財務事項，加快企業數字化財務轉型。

一、何為RPA

RPA（Robotic Process Automation）從本質上看屬于機器人流程自動化技術，該技術主要得益于信息技術自動化實踐成果，從這一研究實踐中得出的關于該項技術的經驗。對電氣以及電子專業來說，RPA技術的特征是預定性、連接性，能加強系統之間的聯系。互聯網數據中心研究學者認為RPA技術能固定且重復的執行有關規則，確保工作量的完成，等等[1]。所以綜上可知，RPA技術是一種能操作的技術，該技術能自動化執行有關規則，并完成相應的任務，輔助人們的工作，具有自動化、智能化、數字化的優勢特征。學習RPA技術，從源頭上把握該技術的原理，并充分利用這一技術原理幫助企業開展智能財務工作。企業要開展智能財務工作一定離不開技術支撐，技術支撐方式在互聯網技術快速發展背景下十分多樣，但要真正作用在企業智能化的財務工作中則需要從多個方面來考慮，衡量利弊之后選擇一項合適的技術。實踐證明，企業智能財務工作需要RPA技術的幫助，確保企業各項財務工作有序開展。

RPA的技術原理主要包括以下幾個方面：首先要明白該技術的屬性，即固定規則的執行。通過制定有關的規則讓RPA代替人工作，完成相應流程。其次是要了解其表層的集成關系。對RPA來說，其可以連接其他互聯網，與網頁、軟件等實現無縫對接，同時還不會破壞系統的程序；從原因上看主要是RPA技術的底層優勢，能囊括幾乎所有的Windows系統軟件。再次是技術可以組合應用。RPA技術的應用可以組合其他技術，包括模擬、控制等操作都能自動化的實現。最后是處理機器。RPA技術的應用需要匹配質量高的處理器，便于24小時不間斷的處理工作，提升工作效率。在了解完RPA技術原理后，還應明白其使用的功能。企業智能財務中應用RPA技術后，還應對其使用功能有所了解。一是RPA技術可以用于信息搜索、遷移數據以及錄入數據等；二是RPA技術能識別和處理相應的圖像；三是可以自動化處理數據；四是加工與分析財務數據；五是模擬判斷數據，形成相應的決策，確保財務數據的準確性。

“AI+RPA”系統原理： （1）原始：類按鍵精靈；（2）成形：傳統RPA ；（3）升級：AI組件+RPA；（4）一體化方案。

圖1 RPA系統原理

二、企業智能財務中應用RPA的優勢

RPA技術應用在企業智能財務中優勢極大，因此企業要加強對RPA技術的應用，尤其在財務處理環節，利用RPA技術達到提升工作效率的目的，從而提升企業財務質量，對企業智能財務工作而言，現階段有較多的技術能提供支撐，但很多時候，技術的研發與實際的工作之間存在顯著差異，所以很多時候技術也達不到工作需求的，檢驗一項技術是否符合工作實際，需要依靠實踐來定，企業財務工作在日常的開展工作中，得益于RPA技術的支持，實現了自動化、便利化、高效率的工作，因此RPA技術是適合企業智能財務工作的，并顯示出較大的技術優勢。具體來說，企業智能財務中應用RPA技術優勢表現在以下幾個方面：

1.自動化處理數據

RPA技術應用在企業財務工作中，具有自動化處理數據的優勢，這也是企業智能財務發展的重要趨勢之一，不斷實現財務智能化、自動化。財務數據在財務歷程變革中十分重要，是財務變革的重要依據。從對RPA技術原理的分析來看，其主要的價值表現在確定并執行相關規則，對規則十分清楚，且能滿足重復操作，這對財務數據的處理來說十分重要，因為財務數據的顯著特征便是強規則，意味著只要制定好相關規則，便能對其進行處理。與此同時，財務數據還需要不斷重復操作，這與RPA技術的操作流程是一致的，因此，RPA技術適合財務數據的處理。在此背景下，財務智能化上便應用了RPA技術。從企業財務的角度來看，RPA技術只是其中的一個具體表現，使用RPA技術能較為快速的處理重復數據，同時設置好相應規則后，使用RPA技術直接大大提升了工作效率。自動化的處理數據便是RPA技術應用在財務處理中的優勢所在。

從實踐上看，財務共享中心對RPA技術的應用領域更多，財政部對財務信息技術的使用作了相應的規范，文件要求使用信息技術處理財務數據，需符合有關要求，確保數據的真實有效性。隨著時間的推移，RPA技術的出現給財務共享中心的轉型帶來了契機，在RPA技術的幫助下，財務朝著多功能的方向發展，財務工作的分工逐漸明確，人員節點配置到位，財務流程逐漸打通，由此更加便利RPA技術的應用。

2.降低財務人員壓力

RPA技術應用在企業智能財務中，能有效降低財務人員的工作壓力，讓財務人員解放出來，更好的從事其他更有深度的工作。國家會計學院公布的報告中，提及了RPA技術，由此可知，RPA技術的重要地位。從RPA技術在行業中的實踐來看，2016年國內率先推出財務機器人，并取得了較好的應用成果[2]。財務機器人的存在能解決許多重復性的工作，利用自動化的方式節約了企業的經營成本，解放了財務人員的雙手，同時財務誤差也降低。但是對財務人員來說，解放并不意味著不工作，而是更多發揮思考的作用。在財務工作中應用RPA技術不是為了代替財務人員的工作，而是從公司整體效益出發進行考慮。無論是報銷費用、還是付款、收款等RPA技術都能解決，這些重復性的工作由機器來操作，直接解放了財務人員，讓其有更多時間參與企業的財務規劃。

3.企業組織結構優化

在企業智能財務中應用RPA技術能優化企業的組織結構。在《中國數字化轉型人才培養頂層設計》報告中對數字人才劃分了層次，具體到財務工作中來說，也是如此。正是RPA技術的應用使得財務人才逐漸有層次，財務結構得以優化。財務結構優化之后，財務人才也要實現數字化轉型，對應的財務數字工作才能有效推進。在此背景下，RPA技術應用在財務中的優勢也能逐漸凸顯出來。一是財務共享服務中心中應用RPA技術，主要表現在自動化處理財務流程，這樣一來，基層財務工作主要交給財務機器人操作，優化了基層財務結構。二是財務人員的轉型。大量重復性的工作被財務機器人所做，意味著多數的財務人員只能轉型，從事深度思考類的工作，進而提升財務工作的質量，提出更有見地的財務意見；三是管理發生變化。財務人員與機器協同是管理的重點，不僅要管理財務人員，還要管理財務機器，確保人與機器發揮出最大化效益，完成財務結構，形成戰略、共享、業務以及管理完備的組織結構。這便是RPA技術應用在企業財務中的顯著優勢。

圖2 RPA與財務數據結合處理效果

4.財務職能更為明確

企業智能財務中應用RPA技術，能使財務職能更加明確。從財務轉型的角度來看，RPA技術能幫助財務更好的轉型，在轉型的過程中，財務的相應職能會發生變化。首先表現在財務決策上。許多基礎性的、重復性的工作交給財務機器人之后，財務職能也就更偏向于頂層決策。企業的核心是財務，是企業發展的重要支撐部門，其優勢便是匯集來自各個部門的數據，那么掌握較多的數據，決策也就更為便利。財務數據不再停留在表面，而是注重深入挖掘數據背后的意義，并對其進行深入的分析；其次表現在支持業務上[3]。對企業發展來說，要具備三個循環：信息、業務以及管理。具體到財務工作上，主要是信息循環。在財務工作中使用RPA技術，能有效循環信息，能提升信息采集的效率，確保財務信息的準確性；為接下來的兩個循環打下基礎，支撐業務發展，提升財務質量；最后是防范財務風險。使用RPA技術后，財務風險防范能力增強，財務風險降低，企業能有效應對財務問題，提出防控措施。

三、RPA應用在企業智能財務中的具體表現

1.報銷企業費用

企業智能財務中應用RPA首先體現在報效費用上。對RPA技術來說，其在企業費用報效上優勢突出。報效費用的主要流程較多，相對而言，在RPA技術的幫助下，流程更為清楚和簡便，適合一站式報效費用，在提單、審核、付款以及賬務幾個環節和流程上都能實現智能化。同時在OCR技術的支持，RPA系統還能自動化的識別賬單，將其主動匯總，按照一定的規則去審核賬單，等等[4]。這在一定程度上對費用報銷十分便利。同時當賬單出現問題還能及時提醒財務人員進行復核，提升賬單核對的質量。在賬款核對后，付款環節，RPA系統能自動生成賬單憑證，讓整個財務工作十分順暢，此外，RPA技術除了核對、生成賬單外，還對費用報銷數據進行分析，挖掘數據與信息，警示異常情況。在沒有使用RPA技術之前，財務部門在報銷相關費用時，不僅審批環節多，而且審核結果還存在誤差，極大的耽誤了財務工作，降低了財務工作質量。而今使用RPA技術后，企業費用報銷效率大大提升。

2.采購與付款環節

企業智能財務中應用RPA技術還表現在采購以及付款環節。對RPA系統來說，采購以及付款都能實現自動化。具體流程主要表現在以下幾個方面：一要及時處理請款的單子，避免單子延誤帶來問題；二是在處理的過程中要對發票進行核驗；三是處理賬務，形成相應的報告；四是明確供應商的對賬內容。財務智能化發展趨勢是使用RPA技術，在該技術的幫助下，能較好的簡化財務流程，讓財務流程更為清晰與可操作。在采購以及付款環節，還需要OCR技術的支持，這一技術主要是用來識別的，也就是說，RPA技術處理后，OCR技術識別，最后才能被錄入到財務系統中[5]；使用RPA技術之前，要設定與采購以及付款相關的規則，基于這一原則，RPA才能運行，并準確處理財務數據。當發票被認證后，RPA便能自動進行處理，錄入相關數據；當已經付款時，RPA也能根據系統導入的信息進行財務的處理，這便是RPA技術的優勢所在。當對RPA設定有關時間、規則、要求后，當觸發開關，RPA就能實時進行操作，并更好的審核以及處理賬務。

3.訂單到款環節

在訂單到款環節應用RPA技術，也是企業智能財務的重要表現之一。有了訂單要收款，那么在這一環節中，RPA技術是如何發揮作用的？首先要明確訂單與收款之間的流程；其次，在RPA系統中設置相應的流程規則，如錄入訂單、開具發票、管理返利以及收賬款等等，只有設置規范的規則，RPA才能自動化的操作。電子訂單或數字化的訂單都能被RPA識別，這是其功能優勢；那么針對有變化需求的訂單來說，RPA也要對應的進行識別以及變更；在識別訂單信息的過程中，RPA要根據訂單開具發票，同時傳遞給財務人員；財務人員要積極與RPA相配合，特別是返利工作更需要二者的配合。財務人員及時上傳報表，RPA才能生成內容，并將表更新后傳給財務人員。

4.財務報表應用

在財務報表中應用RPA主要表現在總賬報表上。RPA在處理總賬到報表時，需要了解中間的流程，那么應為其設置有關的流程規則，如關賬、對賬、出去報表等都屬于其中的流程規則。同時RPA還應做好關賬，關賬主要有盤點現金、確認銷售等。關賬工作是財務工作的重要收尾工作，更應引起相應的重視[6]。利用RPA技術做好總賬到報表之間的工作，才能降低財務風險。當RPA在工作的過程中遇到數據有差異的問題，能自動化發送預警信息，告知財務人員來處理；此外，RPA還能自動化的完成賬目的核對以及打印調節表，將各類數據匯總在一起，及時分析與整理，便于接下來的財務工作。

5.科學管控資金

RPA應用在企業智能財務中還表現在科學管控資金上。資金是企業應用的經濟基礎，企業要合理使用資金，確保企業正常運行。財務部門的重要工作之一便是管理資金，讓資金用在合適的地方，為企業的發展提供財力支持。通過將RPA應用在財務中，能幫助財務更為科學的管控資金，實現資金的最大化利用。具體來說，RPA在資金管理上主要有多個方面的內容，如處理收付款、管理好先進以及回收銀行賬單等，這些都是財務管理資金的重要方面。在RPA使用后，上述步驟得以規范。RPA能從銀行流水中挖掘出數據的意義，并將銀行的賬單與企業的賬單進行核對，在核對之后開具出調節余額的報表，幫助企業更好的管控和使用資金[7]。此外，RPA還能動態化的監控企業的資金使用情況，自動根據訂單付款以及根據銀行的相應指令來回收相應的賬單。這些都是RPA應用在企業智能財務中的具體表現，通過這些行為可以發現RPA技術對財務智能化的作用較大，企業要加大力度推廣該技術，并深入推進該技術應用在財務工作中。

四、結語

在科學技術深入發展的當前，企業要提升自我的核心競爭力，需要將信息技術應用在企業的發展中，實現企業的升級轉型。在人工智能大力發展的背景下，出現了較多的有利于行業發展的智能機器人，它們給工作帶來了便利，提升了工作效率。對企業智能財務來說，RPA技術的應用是順應時代發展要求的做法，事實證明，RPA技術確實給企業的財務工作帶來了優勢，不僅能自動化處理財務數據，還能解放財務人員、優化財務組織結構以及明確財務職能，因此應在財務工作中應用RPA技術，提升企業財務智能化水平。