信息化時代下高校檔案館信息服務升級

王曉敬

（三峽大學）

高校檔案在各級高校管理部門中占有重要地位，檔案管理也成為高校各項管理工作的重要組成部分。在以計算機和網絡技術為標志的信息時代，隨著新《檔案法》的頒布和“十四五”計劃的開始，在高校檔案館職能定位轉變的前提下，高校檔案館的信息服務面臨著升級和擴容的問題。在闡述高校檔案職能轉變的前提下，提出了信息時代背景下高校檔案信息服務的升級策略。

一、高校信息檔案館的應用前景

信息檔案建設項目是信息化校園建設的重要內容，旨在引導學校相關教師、學生和員工通過相應的檔案，在局域網內共享電子資源。在現實生活中，主要表現為：教務管理系統、辦公自動化、圖書館等一系列校園內部網絡資源，以及它們在長期過程中形成的歷史數據，以合理應用為基本前提，最大限度地發揮知識的作用。對于高校信息檔案而言，它將是校園文化建設過程中非常關鍵的一部分。通過將多樣化的歷史信息作為社會服務過程的關鍵窗口，我們可以在課堂之外為高校開辟新的宣傳學習陣地，這也是大學生深入解讀高校及其歷史過程的重要途徑。此外，高校信息檔案工作模式將全面實施電子文件自動歸檔模式。進一步全面實現辦公自動化與檔案管理的全面對接，最大限度地避免不同單位之間工作造成的信息資源浪費，從根本上提高檔案信息的實際管理效率和處理水平[1]。此外，對傳統紙質檔案進行信息資源備份，可以最大限度地保證檔案信息的安全。同時，信息檔案網站具有非常強大的檢索功能。這種檢索功能將為不同的教師、學生和員工在檔案利用過程中帶來極大的便利，因為信息檔案完全開放了檔案信息的目錄級查詢方式，并對所有開放檔案進行全文識別和掃描。因此，相關用戶無需通過應用網絡進入圖書館查詢所需文件。

二、高校信息檔案館建設的意義

（一）推動高校檔案工作與時俱進的內在發展需求

對于高校的管理來說，檔案管理一直是工作的核心內容。它不僅具有對現有工作進行梳理和總結經驗的功能，而且對確定高校未來的發展方向具有重要的實用價值。一方面，隨著整個人類社會進入“經濟+信息”時代，檔案數量也在不斷增加，甚至呈現爆炸式增長。此時，如果仍然沿用傳統的、陳舊的檔案管控方案，就很難保證檔案管理成果與時代發展步伐相一致。另一方面，結合當前高校檔案管理的現狀，構建信息化和信息化管理模式，不僅可以實現檔案數據查詢和管理的便利，而且與時代發展步伐保持高度一致。

（二）優化高校檔案信息服務質量的關鍵途徑

過去，在高校檔案管理的發展過程中，工作人員在獲取所需的檔案信息時，往往需要根據大量數據庫中的術語檢索信息，但整個檢索過程極其繁瑣，檔案管理人員的工作量大量增加。此時，圍繞現有檔案館建設信息管理模式，可以為檔案管理人員提供高效、系統的信息檢索服務，根據檢索需求得到的結果也能更好地滿足檢索需求。同時，全面推進高校信息檔案工作，不僅可以提高高校學術研究和日常工作的效率，而且對提升高校中心服務水平具有重要作用[2]。

三、為提升高校檔案信息服務水平，應采取以下有針對性的措施

（一）高校檔案館功能轉型

《高校檔案管理辦法》規定了高校檔案的職能，可概括為行政管理、業務管理、檔案研究和檔案利用四個方面。上述職能圍繞學校工作開展，各具特色，服務于學校自身，體現了高校的特殊性。近年來，高校檔案館已成為愛國主義和熱愛學校的教育基地。它不僅展示了學校的歷史演變，還傳播了學校的精神文化，展示了學校的公共屬性，并在功能定位上正在發生轉變。

（二）高校檔案館兼容性

高校檔案記錄著高校的辦學歷史，承載著深厚的校園文化，有著自己鮮明的特色，同時也體現了高校的特殊性。高校檔案在向公眾提供檔案服務時，會受到排他性的限制，但其排他性和公開性必須同時存在，呈現出兼容的模式。高校檔案工作的發展既要服務于“十四五”高校發展的需要，又要兼顧高校的社會化公共屬性。在實地調查的基礎上，宋朱從專業化、整合化、公開化三個方面提出了高校檔案信息服務的策略。定制是個性化定制服務，是指高校檔案館為不同的個人需求創造專屬的個性化服務。優勢在于服務質量的顯著提高，可能的影響是在一定程度上增加時間消耗。公共性既包括服務對象的拓展，也包括服務內容的拓展，使高校檔案成為社會公共服務的一部分，促進社會公共服務的發展向服務型社會轉型。

（三）個人需求與社會化增值的結合

檔案利用服務既有共同的需求，也有個人的需求。高校檔案館在挖掘潛在用戶群體的同時，應提前預測不同類型檔案用戶可能需要的相關服務，從數據中分析用戶的個人習慣或檔案需求方向，積極提出相關檔案服務內容供用戶自主選擇。將個性化需求與社會化增值有效結合，改變傳統的檔案信息服務模式，不僅是高校檔案工作的發展方向，也是未來檔案服務業的主流模式。

四、提升高校檔案信息服務水平的必要性

高校檔案館具有多元化的特點，集展覽館、資料室、研究室、倉庫、文教、學生實習基地等功能于一體。高校信息公開立法進程相對落后，法律制度供給不足，導致高校信息形式化、非規范化、封閉化、不平等現象嚴重。2010年，我國頒布了《高校信息公開辦法》，隨后出臺了一系列法規，以平衡高校信息的不平等地位。新《檔案法》專門增加了“檔案信息化建設”一章，對檔案信息化轉型具有指導作用。目前，我國高校檔案顯示，學校信息開發利用模式單一，校內、校外信息交流利用模式滯后，遠程服務不能滿足個性化需求的現狀。高校檔案信息服務的可行性和可操作性策略不多，大多停留在表面上。因此，迫切需要一種實用、高效、可操作的高校檔案信息服務模式。

五、信息化背景下高校檔案館信息服務升級策略

高校檔案是高校重要信息的聚集地。金昌等人認為，高校信息檔案館的檔案信息服務是根據用戶需求提供信息檔案信息和檔案信息服務業務的一種工作模式。因此，有效開發和利用高校信息，加深社會對高校的了解，激發師生參與校務活動的積極性，是高校檔案信息服務的目標。

（一）為校園信息的開發和利用，完善高校專屬信息服務

1.優化學校信息資源結構

高校檔案館在突出辦學理念的基礎上，以多種方式開展檔案收集工作，優化整合海量檔案資源，打破上下級之間的數據壁壘，提高館藏檔案利用率。為了展示高校的專屬信息，高校檔案館除了收集學校各部門定時移交的部門檔案外，還可以與招生就業部門共同進行畢業生照片和檔案的收集，與科研學習和工程部共同收集高水平證書、獎杯和獎項，并與宣傳部合作收集學校重大活動的影音照片和檔案，與網管部門共享網絡資源，將人事數據端口與人事部門連接，簡化人事檔案工作。

2.建設特色檔案館和學校歷史博物館

高校有豐富的實物檔案，如光盤、證書、獎章、證書、印章、匾額、書畫、紀念品等，它們的大小、形狀、年代和儲存條件各不相同。高校檔案館可以選擇典型的實物檔案，利用三維掃描技術，利用計算機技術制作相應的個人電子檔案，并在互聯網上公開展示。高校檔案館還可以利用3D掃描技術、VR技術、數據挖掘技術、5g技術、虛擬3D動畫和視頻、遙感技術等高新技術，打造特色展示，使檔案信息保護更加多樣化、立體化、持久化。

（二）全面開展文件編制工作

傳統年鑒、學校歷史和大事記的內容大多以文字和表格的形式展示。字數太長，讓人疲憊不堪，無法把握重點，更不用說凸顯學校的個性化特征了。在信息時代背景下，高校檔案館可以改變檔案和文件的呈現方式，突破紙質檔案的形式，利用計算機技術和互聯網技術增加彩色圖片、視頻、音頻等內容；還可以在網站上建立讀者意見，及時獲取公眾反饋，督促提高檔案編纂質量，擴大服務人群。

六、拓展校內外信息開發與利用的開放性信息服務

（一）高校信息檔案館建設

高校信息檔案和校史檔案的建設可以有序地對文化遺產進行分類，有效地保護高校信息資源，更有利于文化的傳承和利用。“十四五”國家檔案發展規劃提出，加強大數據、人工智能等新一代信息技術在信息檔案（室）建設中的應用，促進信息檔案（室）建設的優化升級。高校信息檔案建設不能盲目跟風。一是要認真梳理高校檔案的種類和數量，結合平時檔案資源利用率，合理規劃設計高校信息檔案的基本功能塊，摒棄浮華的操作模塊。只有以科技為載體，以檔案資源為基礎，以公眾為對象，以開放式信息服務為目標，才能創建一個智能化的高校檔案館。程堯提出，隨著科技的發展和漏洞的彌補，高校檔案智能系統的建設將更加精細化、高效化、互聯化、智能化和人性化。

（二）檔案微媒體服務管理

“雙微端”，即微信、微博和客戶端微媒體服務，是一種全新的、高度可接受的、成熟的信息獲取方式。微媒體參與檔案服務可以調動檔案用戶的積極性，挖掘檔案用戶的潛在需求。目前，“雙微端”微信公眾號在高校檔案中的使用比例較高。具有辦理業務、發布公告、宣傳教育、咨詢互動、特色展示等功能，高校可以結合自身實際情況，充分挖掘高校檔案館藏資源，積極披露校內信息，變被動服務模式為主動推送模式。如不定期在網上推廣校園檔案展示、檔案法規、檔案知識、檔案視頻、檔案專業術語、檔案匯編和研究成果等，充分發揮檔案的文化教育功能，在豐富校園文化的同時，促進高校檔案利用[3]。

（三）搭建高校與校友會互動平臺

高校的發展離不開校友的支持。畢業后，校友們從事不同的行業。如何有效地團結分散的個人力量，架起促進高校發展的橋梁，也將成為高校檔案工作的主要任務之一。2015年，國務院發布《全面推進世界一流大學和一流學科建設總體規劃》。羅志民表示，建設世界一流大學需要培養“支持性校友”。在信息時代背景下，如何為校友設計個性化的活動，增強校友之間的凝聚力，提高校友的參與度，擴大校友文化活動的覆蓋面，不僅是校友會的工作，也是高校檔案館的工作。高校檔案館可以連接不同層次、不同類型的校友群體，不定期地向公眾發布學校可以向公眾披露的檔案信息以及即將開展的學術或文化活動，激發他們對學校根深蒂固的熱愛情結。高校檔案館協助校友會，為高校搭建互動平臺，將是一項長期而艱巨的任務。

（四）組織編制學校信息披露目錄

高校檔案具有整合高校資源的優勢。可與學校辦公室等部門共同組織編制學校信息公開目錄、年度信息公開報告、年度工作匯編等。高校檔案館可以根據信息內容制定披露范圍和期限，消除敏感信息和涉密信息，擴大信息種類和數量，進一步方便公眾獲取學校相關信息。

（五）提升高校檔案個性化

實現個性化需求的開發和個性化信息服務的遠程服務。檔案信息的網絡呈現具有趣味性、交互性、美觀性和易讀性。信息的可視化可以從不同的角度展示檔案的魅力。高校檔案館可以把握不同個人的需求開發項目，以用戶的需求為業務核心內容，開展有針對性的服務[4]。例如，高校檔案館可以啟動高校檔案信息網絡和門戶網絡，開發以學籍檔案為主體的檔案利用系統，建立以科研信息為主體或以校友信息為主體的數據庫，建立實物檔案和照片檔案展示模塊，并為不同的用戶群體建立不同類型的數據庫；它還可以與不同部門合作，連接其他部門的數據端口，實現信息共享，避免信息孤島。此外，高校檔案館還應加強交流與合作，實現信息的交流與互補。在檔案利用遠程服務方面，除了滿足個性化定制的需求外，高校檔案館還可以開展互動式檔案信息服務，及時、準確地獲取用戶建議，以便快速回答問題，改進不足，并隨時向用戶推送檔案服務的相關信息[5]。此外，高校檔案館還可以根據用戶注冊時的個人信息，如年齡、學歷、畢業年份等，在服務欄目上進行個性化推薦。高校檔案信息服務是社會服務的重要組成部分。隨著信息技術的發展，要求高校檔案管理部門建立多元化、立體化的服務體系，將“一站式”服務與個性化設置相結合，突出高校檔案的服務特色，提高高校檔案的社會服務水平，以滿足公眾的精神文化需求。

七、結語

如今，隨著校園信息化建設進程的逐步深入，信息檔案建設逐漸呈現出必然趨勢。對于信息檔案，它將依靠計算機網絡技術和數據庫技術的全面發展，通過應用網絡遠程獲取相應信息電子檔案的信息系統應運而生。在實踐過程中，它可以將不同地理位置、不同載體等差異化的檔案信息以信息化的方式存儲起來，形成一個龐大的數據庫，并以此數據庫為服務基礎，通過應用信息的形式，提供給不同類型的遠程檔案服務。信息檔案是高校檔案發展的必然趨勢。高校檔案工作者要嚴格遵守有關規定，以積極的態度迎接檔案工作信息化帶來的嚴峻挑戰，不斷提高自身素質，不斷完善高校檔案信息系統，從而為高校檔案管理信息化做出積極貢獻。