通信企業(yè)中電子會計檔案應(yīng)用探索

劉 策

一、緒論

社會在發(fā)展的過程中最不能忽視的就是財務(wù)工作，財務(wù)工作是通信企業(yè)經(jīng)營生產(chǎn)活動的基礎(chǔ)。隨著互聯(lián)網(wǎng)的快速發(fā)展和進步，很多企業(yè)開始轉(zhuǎn)型數(shù)智化，企業(yè)會計檔案電子化管理也不例外。企業(yè)傳統(tǒng)的會計工作大部分都是以紙質(zhì)為主，電子化管理出現(xiàn)之后就可以充分的發(fā)揮出會計檔案信息的價值，給未來的企業(yè)發(fā)展打下一個扎實的基礎(chǔ)。

數(shù)智化的檔案管理工作中，主要包括電子、紙質(zhì)兩種檔案形式。其中，會計檔案電子化是數(shù)智化轉(zhuǎn)型的一次重大的變革，把企業(yè)日常運營流程形成電子文件，打通檔案室和報賬服務(wù)平臺接口，以實現(xiàn)電子會計資料的歸集和利用。由于會計檔案本身比較特殊，其電子化的探索過程相對慢一些。然而，伴隨著數(shù)智化轉(zhuǎn)型的快速發(fā)展，數(shù)智化逐漸滲透到企業(yè)財務(wù)工作當中，極大的促進了會計檔案電子化歸檔的應(yīng)用探索。

二、會計檔案電子化概述

（一）會計檔案定義

會計檔案是指企業(yè)在公司經(jīng)營活動中，所形成的與會計核算有關(guān)的、并具備一定保存價值的會計資料等，一般包括在會計核算中建立和保存的電子會計檔案。

（二）電子會計檔案概述

1.電子會計檔案的內(nèi)容。通過報賬服務(wù)平臺與數(shù)字檔案館接口，以實現(xiàn)電子會計檔案歸集、識別、入賬、歸檔、借閱、下載等方面的需求。電子會計檔案具有特色化、易用化等特點，其在企業(yè)中的實現(xiàn)和應(yīng)用，可以根據(jù)企業(yè)經(jīng)濟活動開展的需求，為企業(yè)提供全方位的經(jīng)濟活動數(shù)據(jù)支持，避免企業(yè)在經(jīng)營活動中出現(xiàn)常規(guī)性錯誤，保證經(jīng)濟活動順利開展。

2.實施電子會計檔案管理的必要性。通信企業(yè)實施電子會計檔案管理的必要性主要體現(xiàn)在幾個方面：第一，節(jié)約企業(yè)成本。實施電子會計檔案管理，減少了管理人員費用、庫房管理費用，只需要對計算機、相關(guān)軟件維護的費用，大大降低了企業(yè)管理的成本。第二，優(yōu)化管理模式。電子會計檔案可以對資料進行分類儲存，同時有索引功能，方便企業(yè)查找需要的檔案資料，提高了資料的利用率。第三，保證檔案的完整性。電子會計檔案是對企業(yè)經(jīng)營活動中會計核算等流程中生成的資料的收集，由于是系統(tǒng)直接收集，降低會計檔案歸檔工作受外在因素的影響，確保會計檔案的完整性。

三、電子會計檔案的優(yōu)劣勢

（一）電子會計檔案的優(yōu)勢

1.降低管理成本。傳統(tǒng)的會計檔案的缺點包括紙質(zhì)資源耗用多，紙張浪費，已經(jīng)是電子形式的資料，還要打印出來進行流轉(zhuǎn)、歸檔。電子會計檔案的成本主要為開發(fā)成本，雖然前期投入較大，但相對于傳統(tǒng)檔案來說，極大減少了紙質(zhì)、庫房的成本，對于通信企業(yè)長久來說，管理成本減少很多。

2.提高資源共享。由于地區(qū)、地域等限制，傳統(tǒng)的會計檔案難以實現(xiàn)跨地域集中保存，無法跨區(qū)申請查閱資料，信息利用率低。同時，整理歸檔工作繁瑣耗時，成千上萬的記賬憑證需要打印出來，再跟報賬單匹配，最后按號排序后再裝訂，整理檔案耗費人力多。電子檔案的管理模式中，辦公系統(tǒng)可以根據(jù)企業(yè)的經(jīng)營活動工作，將產(chǎn)生的會計核算等工作自動生成憑證、報表等，通過辦公系統(tǒng)與電子會計檔案的接口，實現(xiàn)對這些電子會計資料分類、加工、歸檔等，實現(xiàn)財務(wù)自動化，減少了會計人員的工作量，同時會計資料集中在電子檔案系統(tǒng)中，實現(xiàn)了集中管理，也更方便查閱，有效提高了資源共享性。

3.優(yōu)化儲存需求。傳統(tǒng)的會計檔案存儲主要是對紙張的存儲，紙質(zhì)檔案的保存對空間溫度、濕度均有較高的要求，且頻繁的檔案調(diào)取與借閱導(dǎo)致檔案容易毀損。電子會計檔案的保存對空間溫度、濕度的要求相對較低，由于是儲存在計算機上，調(diào)取及借閱就方便很多，不容易造成對檔案的毀損，但在過程中需要注重對資料的保密性，也需要保障計算機的網(wǎng)絡(luò)安全性。

（二）電子檔案的不足之處

1.缺乏高素質(zhì)電子檔案管理隊伍。為確保電子會計檔案的建設(shè)和管理，高素質(zhì)、高質(zhì)量的管理隊伍是必不可少的，但結(jié)合實際來看，目前的檔案管理人員的對電子會計檔案的管理技能和專業(yè)知識掌握程度不高，容易導(dǎo)致會計電子檔案歸檔過程中出現(xiàn)紕漏，再加上管理人員可能對電子檔案的重視程度不高，或受到人為影響，導(dǎo)致會計電子資料受到不良因素的影響，而出現(xiàn)資料數(shù)據(jù)缺失以及遺漏的問題。

2.電子檔案技術(shù)要求高。會計電子檔案的管理結(jié)合了數(shù)智化技術(shù)的優(yōu)勢，可以實現(xiàn)對會計資料的分析和歸檔，但相對于紙質(zhì)檔案，電子檔案容易受到網(wǎng)絡(luò)病毒的破壞，導(dǎo)致數(shù)據(jù)缺失的情況，同時電子檔案由于更方便查看，如果缺乏保密技術(shù)，數(shù)據(jù)資料容易出現(xiàn)泄露情況。這也要求管理人員掌握更專業(yè)的技術(shù)能力，加大了會計檔案的管理難度。

四、電子會計檔案改善的具體措施

（一）建立健全管理系統(tǒng)

在建立電子會計檔案系統(tǒng)的過程中，技術(shù)人員還需要進一步加大對系統(tǒng)內(nèi)數(shù)智化建設(shè)問題的管理力度。首先，技術(shù)人員需要更加準確立足于檔案管理工作現(xiàn)狀，對系統(tǒng)內(nèi)涉及到的管理重點問題加以統(tǒng)籌規(guī)劃和合理部署。其中，關(guān)于電子檔案接收以及歸檔等流程還需要進一步加以簡化，以提高系統(tǒng)的整體反應(yīng)靈敏度。其次，技術(shù)人員需要進一步提高系統(tǒng)對文書處理問題的關(guān)注程度。最后，針對檔案管理中的軟硬件應(yīng)用問題必須做好定期維護管理工作，以防止檔案資料因系統(tǒng)維護力量不夠，而發(fā)生丟失問題。

（二）增強管理質(zhì)量

質(zhì)量問題一直是企業(yè)予以重視關(guān)心的問題。為了更加完善對電子檔案管理工作的質(zhì)量管理體系，技術(shù)人員應(yīng)當在認真分析常見數(shù)據(jù)質(zhì)量安全問題的前提下，對當前所采取的質(zhì)量安全保護體系加以完善和優(yōu)化。技術(shù)人員也可以積極使用數(shù)據(jù)加密技術(shù)，對歸檔數(shù)據(jù)資料的安全進行管理。在加密技術(shù)使用過程中，還可選擇將公鑰和加密有機地結(jié)合的密碼管理方法，以提升加密管理水平。

（三）做好人才培養(yǎng)

為了提高檔案資料的管理水平，檔案管理人員必須堅持嚴格按檔案管理工作標準要求，對歸檔保管工作內(nèi)容加以統(tǒng)籌規(guī)劃和合理實施。與此同時，主體單位方面也應(yīng)當加大對檔案保管人員的引進和培養(yǎng)，從而全面提升檔案工作人員的整體素質(zhì)水平。在必要時也可舉辦定期培訓(xùn)活動，逐步加強對檔案工作人員資質(zhì)能力和數(shù)智化信息技術(shù)運用能力的培訓(xùn)力度。

五、通信企業(yè)電子會計檔案應(yīng)用探索—以某通信A公司為例

（一）A 公司試點工作組織實施方案

1.工作目標。根據(jù)國家檔案局、財政部、商務(wù)部、國稅總局要求，為降低A 公司檔案管理成本，達到降本增效，A 公司數(shù)字檔案館系統(tǒng)與報賬服務(wù)平臺建立歸檔接口，財務(wù)部門定期將保管期滿后的電子會計資料通過歸檔接口，推送至數(shù)字檔案館系統(tǒng)歸檔，最終實現(xiàn)電子會計資料的在線移交、歸檔、保存、利用的長效機制，確保電子會計資料歸檔工作在A 公司的試點任務(wù)圓滿完成。

2.工作思路。（1）制定“一個方案”。根據(jù)國家檔案局的相關(guān)規(guī)范要求，制定會計檔案電子化歸檔的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、格式、保存利用等系列方案，明確電子會計資料歸檔和移交接收的范圍、流程及電子會計檔案的長期保存。（2）解決“三個問題”。著力解決電子會計資料歸什么、如何歸、歸哪里三個問題，促進公司會計資料電子化歸檔的接收、保存及利用，保障電子會計檔案移交過程中的真實性、完整性、可用性和安全性。（3）搭建“數(shù)據(jù)平臺”。打通報賬服務(wù)平臺與數(shù)字檔案館系統(tǒng)的歸檔接口，通過歸檔接口，實現(xiàn)電子會計資料的接收，按檔案格式進行入庫存儲，并實現(xiàn)檔案管理，以保證數(shù)據(jù)真實性、完整性、可用性、安全性，提升工作效率。

3.組織方式。（1）財務(wù)部門、檔案管理部門、信息系統(tǒng)管理部門成立跨部門聯(lián)合工作組，共同負責(zé)電子會計資料歸檔具體組織實施工作。（2）檔案管理部門負責(zé)梳理電子會計資料歸檔范圍和保管期限。（3）財務(wù)部門負責(zé)明確電子會計資料歸集、報銷、入賬的業(yè)務(wù)流程和歸檔方案，定期將待歸檔電子會計資料推送至報賬服務(wù)平臺會計檔案系統(tǒng)。（4）信息系統(tǒng)管理部門負責(zé)數(shù)字檔案館系統(tǒng)側(cè)相應(yīng)功能開發(fā)，如報賬服務(wù)平臺和數(shù)字檔案館的接口等。

4.項目要求。（1）加強組織領(lǐng)導(dǎo)。加強領(lǐng)導(dǎo)重視程度，明確目標計劃，有序開展工作。（2）明確職責(zé)分工。加強技術(shù)培訓(xùn)和應(yīng)用推廣，按照各自職責(zé)做好增值稅電子發(fā)票電子化歸檔的業(yè)務(wù)準備和具體實施工作。（3）健全推進機制。充分認識電子會計資料歸檔工作的重要意義，落實工作責(zé)任。

（二）A 公司電子會計檔案歸檔流程

A 公司本次試點采取系統(tǒng)對接式歸檔方式，即公司報賬服務(wù)平臺準確、完整、有效接收電子會計資料，并進行四性檢測后，將符合要求的電子會計資料在保管期滿后傳輸?shù)綌?shù)字檔案館系統(tǒng)進行電子會計檔案在線存檔、借閱管理等。

1.發(fā)票歸集。電子發(fā)票歸集有兩種方式：一是移動端歸集。報賬人使用手機端的發(fā)票助手或者智慧報賬功能，將獲取到的電子發(fā)票上傳至發(fā)票池，實現(xiàn)電子發(fā)票文件歸集。二是電腦端歸集。報賬人將要報賬的電子發(fā)票文件直接上傳至報賬單的“電子憑證管理”板塊中，實現(xiàn)電子發(fā)票版式文件電腦端歸集。

2.發(fā)票識別。電子發(fā)票完成歸集后，報賬系統(tǒng)模塊通過智能識別，提取發(fā)票結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，調(diào)用百望接口，實時進行發(fā)票查驗，根據(jù)查驗結(jié)果判斷發(fā)票真?zhèn)危划斉卸檎姘l(fā)票后，將識別到的發(fā)票號碼、發(fā)票代碼、金額、稅額等票面信息，自動關(guān)聯(lián)到報賬單的發(fā)票明細信息區(qū)域中，不需手工錄入；報賬系統(tǒng)模塊排查歷史報賬單的發(fā)票明細信息，對電子發(fā)票數(shù)據(jù)進行重復(fù)報賬校驗，通過校驗后進入審批環(huán)節(jié)。

3.發(fā)票入賬。報賬服務(wù)平臺報賬系統(tǒng)模塊與ERP 核心系統(tǒng)無縫對接，通過審批的報賬單經(jīng)接口定時導(dǎo)入ERP 核心系統(tǒng)入賬，接口監(jiān)控平臺實時進行監(jiān)控，減少人工錯漏風(fēng)險；ERP 核心系統(tǒng)入賬生成記賬憑證信息，按日將憑證文件匯總傳輸至報賬服務(wù)平臺會計檔案模塊。

4.資料儲存。報賬服務(wù)平臺通過詳細記錄電子發(fā)票歸集、報銷、入賬的背景元數(shù)據(jù)和過程元數(shù)據(jù)，遵守規(guī)范的程序要求，并實施“四性檢測”（準確性、完整性、可用性、安全性）功能，將歸集、報銷、入賬完畢后符合要求的電子會計資料存儲于集團報賬服務(wù)平臺會計檔案系統(tǒng)。

5.資料移交。待財務(wù)部門保管期滿后，相關(guān)經(jīng)辦人定期在集團報賬服務(wù)平臺會計檔案系統(tǒng)提交電子會計資料移交申請，通過歸檔接口，將待歸檔的電子會計資料（包括移交目錄清單和電子文件）推送至數(shù)字檔案館系統(tǒng)整編庫中。數(shù)字檔案館系統(tǒng)接收到對應(yīng)電子文件，進行解析處理，每筆憑證按照憑證號形成一個案卷號和一條目錄，卷內(nèi)文件直接掛接相應(yīng)電子文件。

6.資料歸檔。在歸檔界面中添加“生成移交清單”功能，檔案管理員對整編庫的待歸檔電子會計資料核對無誤后，檔案管理員勾選整編庫中已整理的案卷生成移交清單，在移交界面中瀏覽并打印雙方簽名確認；檔案管理員對接收的電子會計資料進行編號、入檔案系統(tǒng)檔案庫，最終形成會計電子檔案。

7.檔案保管。為保證數(shù)據(jù)安全性與完備性，報賬服務(wù)平臺和數(shù)字檔案系統(tǒng)均建立相應(yīng)的備份機制，根據(jù)不同形式文件大小、數(shù)量等建立不同的備份策略，采用增量和全量備份相結(jié)合的方式，數(shù)字檔案系統(tǒng)還建立異地容災(zāi)機制，進一步防范數(shù)據(jù)丟失風(fēng)險。

（三）電子會計檔案的借閱下載

1. 會計檔案資料借閱。針對已歸檔的電子會計檔案，對普通用戶設(shè)置賦權(quán)限制，相關(guān)部門只可查看條目，業(yè)務(wù)部門如需查閱相關(guān)電子文件，按照公司檔案借閱審批流程，提交借閱申請，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批結(jié)束后，檔案管理員賦權(quán)后，申請人可瀏覽、下載申請的電子文件。

2.會計檔案資料下載。在檔案庫會計檔案類“案卷”層級和普通用戶的“檢索”界面分別添加“批量下載”功能，檔案管理員賦權(quán)給普通用戶后，普通用戶可通過勾選案卷，批量下載卷內(nèi)的附件電子文件，每卷內(nèi)的附件電子文件以壓縮包的形式進行下載；檔案庫會計檔案類“案卷”層級增加“退回”功能，辦公室檔案管理員對有異常的電子文件退回并反饋退回原因給系統(tǒng)后臺，系統(tǒng)后臺收到反饋信息后，對異常數(shù)據(jù)處理后再重新推送歸檔。

（三）A 公司電子會計檔案的管理成效

公司通過貫通會計檔案全流程電子化歸檔，實現(xiàn)財務(wù)管理工作無紙化應(yīng)用，促進財務(wù)核算自動化、業(yè)務(wù)操作快捷化，切實為企業(yè)降本增效，具有經(jīng)濟效益和社會效益。

1.會計信息自動化。通過統(tǒng)一設(shè)置報賬服務(wù)平臺功能，系統(tǒng)智能生成會計憑證、賬簿、會計報表等會計檔案，并對會計核算文檔的真實性、完整度與可用度自動識別，實現(xiàn)會計核算檔案信息資料自主分類、提取、加工與整理，實現(xiàn)財會管理工作數(shù)智化，大大提高了財務(wù)效能，降低了會計人員的勞動強度。

2.減少公司成本，增加效益。公司在推行會計檔案電子化管理工作后，省去了大量會計憑證打印與匹配的工作量，降低了會計檔案的管理與工作成本。初步估計紙質(zhì)成本費用每年可下降約60%，郵寄成本費用、人員成本和倉庫成本等費用下降30%，預(yù)計減少總成本50%。

3.提高檔案管理水平。檔案系統(tǒng)既增強了電子會計檔案管理的規(guī)范化與工作效率，又便于歸檔借閱。通過打通集中化ERP 系統(tǒng)及檔案系統(tǒng)間接口，檔案系統(tǒng)接收報賬服務(wù)平臺以及其他行業(yè)系統(tǒng)的電子會計信息后，實現(xiàn)數(shù)據(jù)自動匯集；支持存儲財務(wù)相關(guān)的各類數(shù)據(jù)，建立數(shù)據(jù)共享一體化，實現(xiàn)電子會計資料與實物會計資料之間的追溯索引關(guān)聯(lián)，實時記錄信息變更、附件更新、借閱歸還情況，實現(xiàn)檔案全生命周期管理。

4.提升會計檔案的利用率。通過數(shù)據(jù)資源庫共享配置，分公司可通過互聯(lián)網(wǎng)連接數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)會計檔案集中化管理。A 公司在實施電子會計檔案后，查閱方式簡單化，不會因時因地導(dǎo)致無法查閱數(shù)據(jù)，有效提高了檔案資源的利用率。

六、總結(jié)

隨著全球信息化、智能化的大力發(fā)展，傳統(tǒng)的紙質(zhì)會計檔案管理已經(jīng)基本無法滿足信息化時代發(fā)展的需求，電子會計檔案的應(yīng)用探索勢在必行，通信企業(yè)尤其要認識到這一點，要認識到會計檔案電子化的作用，以及還需要進一步完善的地方，使其真正發(fā)揮降低成本、提高管理和資源共享的作用。