大數據下柔性管理理念在科研檔案管理中的應用研究

高美蓉

科研檔案一般指科學技術研究檔案，即圍繞一項課題研究活動行程的具有保存價值的檔案。科研檔案作為科研活動的歷史記錄，詳細記載了科研過程，對于相關研究工作的開展具有較好的指導作用，同時也可作為科研人員的工作績效水平的考核依據，對科研檔案進行科學的管理具有重要意義[1-2]。科研檔案的歸檔以紙質形式為主，由檔案管理工作者對其進行手動的分類、整理、排序及歸檔，容易因工作疏忽出現檔案丟失、檔案內容不符合規范等情況，且調閱復雜，不利于后期繼續相關科研工作[3]。隨著大數據技術的推廣與應用，科研檔案管理工作人員能夠借助數據庫存儲電子檔案，從而實現對科研檔案更便捷的調閱，降低了檔案管理難度[4]。柔性管理是一種“以人為中心”的管理理念，其強調了采用非強制式方式讓工作人員產生潛在說服力，將組織意志轉變為個人的自覺行動，即引導工作人員主動地履行自身責任，提高工作效率，更好地完成工作任務[5]。為探討大數據下柔性管理理念在科研檔案管理中的應用效果，本研究選擇2019 年7 月—2021 年6 月進行科研檔案管理的20 名工作人員及160 份科研檔案作為研究對象進行對比實驗，現報道如下：

1 資料與方法

1.1 一般資料

納入醫院2019 年7 月—2021 年6 月期間進行科研檔案管理的20 名工作人員，其中男性工作人員8 名，女性工作人員12 名，年齡31～46 歲，平均年齡為（37.28±5.31）歲；研究生及以上學歷工作人員11 名，本科及以下學歷工作人員9名。將2019 年7 月—2020 年6 月產生的80 份科研檔案作為對照組，中藥成分研究相關檔案22 份，西藥臨床藥效探究相關檔案40 份，疾病流行病學調查相關檔案12 份，其他類型檔案6 份。將2020 年7 月—2021 年6 月產生的80份科研檔案作為觀察組，中藥成分研究相關檔案21 份，西藥臨床藥效探究相關檔案41 份，疾病流行病學調查相關檔案13 份，其他類型檔案5 份。兩組一般資料對比差異無統計學意義（P＞0.05），具有可比性。

1.2 方法

由科研檔案管理工作人員予以對照組科研檔案實施常規管理，即嚴格按照醫院《檔案管理工作制度》對院內產生的科研檔案進行記錄、分類、歸檔等工作。在對照組管理方案的基礎上，予以觀察組科研檔案實施大數據下柔性管理理念的檔案管理，內容包括：（1）加強對科研檔案管理的重視程度：檔案室負責人向檔案管理相關工作人員重申科研檔案管理的工作內容及重要性，提高其對科研檔案管理的認知水平，使其對科研檔案管理相關方法具有正確的認識，堅持以人為本的服務意識和原則，端正自身工作態度，從而更好地完成對科研檔案的收集與整理，同時對存在損壞、運行不暢的打印機、計算機等設備予以及時修理或更換，以加強科研檔案管理的基礎建設。（2）建立大數據背景下的電子檔案數據庫：聘請專業技術人員為科研檔案室搭建完善的電子檔案數據庫，用以存儲各類科研檔案的電子文件，以便檔案管理人員能夠隨時調取科研檔案，降低科研檔案的管理工作難度，提升科研檔案管理的信息化水平。（3）加強業務培訓力度：不斷完善科研檔案管理相關規章制度，明確科研檔案的分類及收錄標準，如中藥成分研究、西藥臨床藥效探究、疾病流行病學調查等，定期開展業務培訓，向科研檔案管理工作人員介紹大數據技術在檔案管理工作中的應用方法，提升其業務能力水平。（4）落實科研檔案的整理歸檔工作：明確檔案管理工作人員工作范圍及責任，嚴格按照標準對科研檔案進行分類、整理、排序，對電子檔案進行保存，確保紙質檔案與電子檔案的一致性與同步性，并制定合理的獎懲機制，對于檔案管理工作完成較好的工作人員予以獎勵，以提升其完成工作任務的主動性。（5）加強對科研檔案的監督工作：檔案室負責人嚴格按照標準對科研檔案進行審查，判斷科研檔案是否完整且符合規范，以及紙質檔案與電子檔案是否一致，對審查結果進行記錄，若發現問題則應當及時上報。

1.3 觀察指標

（1）比較科研檔案管理工作人員對自身進行兩組科研檔案管理工作時的滿意程度，即采用自制調查問卷的方式讓科研檔案管理工作人員對自身在進行兩組科研檔案管理時的工作滿意度進行評價，總分為100 分，分值≥90 分表示十分滿意，分值在70～89 分表示基本滿意，分值在0～69 分表示不滿意。總滿意率＝（十分滿意例數＋基本滿意例數）／總例數×100%。

（2）比較兩組科研檔案的管理質量水平，即醫院組建專家評審小組，組員為具有豐富經驗的檔案管理者或專家，由專家評審小組對兩組科研檔案的管理質量進行評分，包括檔案資料完整度、檔案內容規范程度、檔案分類準確程度、檔案調閱效率等方面，每個項目總分為10 分，分值越高則代表科研檔案的管理質量水平越高。

（3）比較兩組科研檔案管理過程中出現不良事件的概率，包括科研檔案丟失、科研檔案資料明顯錯誤、科研檔案分類錯誤等。

1.4 統計學處理

數據均納入SPSS 21.0 軟件處理。工作滿意率、不良事件發生率等為計數資料，以（n，%）表示，經χ2檢驗，科研檔案管理質量評分為計量資料，以（）表示，經獨立樣本t檢驗，以P＜0.05 表示差異有統計學意義。

2 結果

2.1 科研檔案管理工作人員對自身工作滿意程度的比較

與對照組比較，科研檔案管理工作人員在進行觀察組科研檔案管理時的工作總滿意率明顯更高，差異有統計學意義（P＜0.05），詳見表1。

表1 科研檔案管理工作人員對自身工作滿意程度的比較 [名（%）]

2.2 兩組科研檔案管理質量的比較

與對照組比較，觀察組科研檔案的檔案資料完整程度、檔案內容規范程度、檔案調閱效率等管理質量評分明顯更高，差異有統計學意義（P＜0.05），詳見表2。

表2 兩組科研檔案管理質量的比較（分，）

表2 兩組科研檔案管理質量的比較（分，）

2.3 兩組科研檔案管理不良事件發生概率的比較

與對照組比較，科研檔案管理工作人員在進行觀察組科研檔案管理工作時出現不良事件的概率明顯更低，差異有統計學意義（P＜0.05），詳見表3。

表3 兩組科研檔案管理不良事件發生概率的比較 [例（%）]

3 討論

科研檔案是一種記錄科研活動過程及結果的重要方式，豐富的科研檔案資源不僅為后續科研工作的順利開展提供了保障，同時對科研事業的發展發揮了巨大的促進作用，因此，對科研檔案進行分類管理具有重要的現實意義[6-7]。在檔案管理工作中，科研檔案的保存以紙質檔案為主，需工作人員按照標準對科研檔案進行分類保存，如中藥成分研究檔案、西藥臨床藥效探究檔案、疾病流行病學調查檔案等，以便科研人員在開展相關研究時能夠獲得相關研究數據的支持，同時，還需對科研檔案內容進行檢查，確保其規范化，保證科研內容的可被重復性，預防學術作弊[8-9]。然而，科研檔案的常規管理存在一定的缺點，管理工作人員對科研檔案管理工作的不重視是導致管理質量低下的主要原因，容易出現分類錯誤、檔案丟失等問題，同時，由于紙質檔案在歸檔后調閱手續復雜，人工檢索效率低下，同樣會降低管理質量[10-11]。隨著大數據時代的到來，科研檔案的管理工作中逐步引入大數據技術，即以紙質檔案為本，形成內容一致的電子檔案存儲于數據庫中，在后期調閱科研檔案時直接獲取電子檔案，大大提高了檢索效率，降低了管理工作難度[12-13]。柔性管理是近年來興起的一種管理理念，其將人作為管理的主體，提倡以內在驅動外在，即采用激勵、誘導等方法使員工內心產生潛在說服力，提高其履行自身義務和責任的主動性，具有明顯的內在驅動性，在科研檔案管理工作中應用柔性管理理念，能夠促使管理工作人員端正工作態度，提升工作質量[14-15]。

根據本研究結果顯示，科研檔案管理工作人員在進行觀察組科研檔案管理時的工作總滿意率高于對照組，觀察組科研檔案管理質量水平高于對照組，管理過程中觀察組出現不良事件的概率更低，差異有統計學意義（P＜0.05）。通過分析可知，大數據技術的應用能夠減輕科研檔案管理人員工作壓力，有利于提升管理工作質量，而融入柔性管理理念則能夠提高管理工作人員對完成自身工作的主動性，例如本研究通過宣傳科研檔案管理的重要性，讓管理工作人員能夠認識到自身責任，并建立獎懲制度，使得完成工作任務較好者得到獎勵，對于管理工作質量的提高產生了積極效果，減少了出現不良事件的風險，工作人員對自身管理工作的滿意度隨之提升。

綜上所述，大數據下柔性管理理念在科研檔案管理中具有較好的應用效果，能夠顯著提升科研檔案管理質量，降低不良事件發生率，具有較高的推廣價值。