分析信息技術在疾控中心檔案管理中的應用效果

周宇

（遼寧盤錦檢驗檢測中心/盤錦市疾病預防控制中心，遼寧 盤錦 124010）

疾控中心的職責是防控各類疾病、傷害等，創設良好環境，促進社會和諧穩定，保障國民的身體健康和生命安全[1]。疾病檔案管理為疾控中心的重要工作之一，疾病檔案可充分反映疾病流行病學特點、發病進展等情況，可為疾病的防治提供參考依據，故其管理質量好壞直接影響疾控中心工作的正常運行[2]。既往檔案管理工作以手工操作為主，因檔案收集、整理、歸檔等工作均單純依靠人力完成，給管理人員造成較大的工作負擔，且檔案資料查詢極為不便，信息難以實現共享，故運用傳統管理方法的工作質量不佳[3-4]。近年來，檔案管理工作逐漸向信息化轉變[5]。為降低管理人員工作壓力，提高檔案管理質量及效率，本疾控中心自2019年5月起運用信息技術對檔案進行管理，并通過建立健全的信息化檔案管理機制，加大基礎設施建設等，本研究旨在探討信息技術統計管理的應用效果，現報道如下。

1 資料與方法

1.1 臨床資料 選取2018 年9 月至2019 年3 月本疾控中心應用傳統方法管理時統計管理的496份檔案作為對照組，另選取2019 年5—11 月應用信息技術時統計管理的497份檔案作為研究組。本疾控中心共有檔案管理人員35 名，其中男12 名，女23 名；工作年限1.5～7年，平均（4.25±1.69）年；學歷：高中或中專5 名，大專17 名，本科及以上13 名。檔案管理人員在2018 年9 月至2019 年11 月均未出現崗位調動、離職等情況，均對本研究知情同意并自愿簽署知情同意書。納入標準：檔案信息真實準確，且檔案資料齊全完整。排除標準：短期管理的檔案，管理時間＜1年。

1.2 方法 對照組采取傳統手工操作的方式對檔案進行管理。研究組凸顯信息技術的地位，應用信息技術進行統計管理，具體運用方法如下，①資料掃描：利用信息技術，掃描疾控中心檔案，將紙質檔案電子化，以便于存儲，并利于確保檔案信息安全。②檔案查詢：將電子化后的檔案編號，建設電子檔案數據庫，以實現檔案信息的便捷查詢。③共享利用：電子檔案還可實現檔案信息共享，不同部門或個體有相關方面的信息需求時，可通過查詢信息快速獲取所需的檔案資料。具體運用策略，①建立健全的信息化檔案管理機制：疾控中心應依照相關法規及現階段工作的情況構建科學化的檔案管理機制，使其有效貫穿于檔案收集、整理、保管、利用等工作環節。同時，使相關人員認識到此管理機制在檔案管理中的重要作用。②加強基礎設施建設：為更好地利用信息技術，在檔案管理工作中需以軟件系統、硬件設施為依托，創建強大的信息管理系統。如優化資源配置，購置先進的設備設施；建立完善的數據管理系統，及防火防盜報警系統。此外，注重檔案資料監測，及時了解檔案的保管、利用等情況，以提升管理水平。③提升檔案管理人員專業素質：為保證信息化檔案管理工作順利進行，要求管理人員具備較高專業素養。故疾控中心應重視對管理人員的培訓，通過集體授課、自學、外出進修等方式鞏固與強化管理人員專業知識及計算機技術的掌握程度。另外，加強職業道德教育，增強其工作責任心，嚴格按照相關要求開展本職工作，并主動為檔案管理的信息化建設提供好的建議，以確保管理工作更好地開展。

1.3 觀察指標 比較兩組檔案管理質量、整理一次檔案耗時、檔案利用率、檔案管理人員理論知識及操作技能水平。①檔案管理質量依照上級領導自制標準進行評判。檔案管理質量分為優、良、差3 個級別，優：檔案保存完整，排列有序，且管理中未出現其他差錯；良：檔案保存完整，檔案管理中未出現其他差錯，但在排列有序性方面有所欠缺；差：檔案管理中出現差錯。優良率=（優+良）例數/總例數×100%。②統計兩組整理一次檔案耗時，③統計兩組檔案利用率。檔案利用率指在一定時間內被提供利用的檔案數量在館藏檔案總量中的占比，檔案利用率=被提供利用的檔案數量（卷、冊）/館藏檔案總量（卷、冊）×100%[6]。④通過書面測試及操作技能考核的方式了解信息技術實施前后檔案管理人員理論知識、操作技能達標情況。理論知識、操作技能評分各50 分，≥30 分時為達標，否則為未達標。

1.4 統計學方法 采用SPSS 20.0統計學軟件分析數據，計量資料以“±s”表示，組間比較采用t檢驗，計數資料以[n（%）]表示，組間比較采用χ2檢驗，以P＜0.05為差異有統計學意義。

2 結果

2.1 兩組檔案管理優良率比較 研究組檔案管理優良率為95.16%，高于對照組的73.99%，差異有統計學意義（P＜0.05），見表1。

表1 兩組檔案管理優良率比較[n（%）]

2.2 兩組整理一次檔案耗時比較 研究組整理一次檔案耗時為（5.91±1.41）min，短于對照組的（22.27±3.49）min，差異有統計學意義（t=96.882，P＜0.05）。

2.3 兩組檔案利用率比較 研究組檔案利用率為95.98%（477/497），高于對照組的71.98%（357/496），差異有統計學意義（χ2=106.328，P＜0.05）。

2.4 兩組檔案管理人員理論知識、操作技能達標率比較 研究組檔案管理人員理論知識、操作技能達標率均高于對照組（P＜0.05），見表2。

表2 兩組檔案管理人員理論知識、操作技能達標率比較[n（%）]

3 討論

我國各類疾病的檔案日趨增多，使疾控中心檔案管理工作強度逐漸提高。因傳統落后的檔案管理模式已不能適應當前疾控中心業務的需求。為順應時代發展大勢，亟需優化及改進疾控中心檔案管理模式[7-8]。近年來，隨著網絡信息化建設進程的加快，信息技術已融入社會生活的各個領域，檔案管理領域亦不例外[9]。本研究分析信息技術在疾控中心檔案管理中應用的效果，以期為提升檔案管理水準提供理論依據。

3.1 借助信息技術可提高檔案管理工作效率 傳統檔案管理工作的依托為紙質媒介，并以人工方式進行收集、整理、保管、統計、查閱等。這種管理模式的實效性欠佳，同時，存在高人力資源投入而回報率低的問題。而在利用信息化技術改革檔案管理模式后，將紙質檔案進行電子化存儲，可擴充檔案的存儲數量，也便于及時整理檔案資料，從而提高工作效率，并最大程度避免人力資源浪費[10-11]。本研究結果顯示，研究組整理一次檔案耗時短于對照組（P＜0.05）。姚紅石[12]亦表明，信息化技術優化了檔案使用方法，可改變管理效率低下的缺陷，提高管理人員的工作效率。佐證信息化檔案管理可顯著縮短檔案整理時間，提升管理工作效率。

3.2 信息技術可提高檔案管理質量 疾控中心的檔案數量頗多，且不同檔案于信息內容存在較大差異，因此，檔案管理工作較為繁瑣、復雜。在采用傳統管理模式時，由于人為的局限性，易導致某環節出現疏漏而影響管理質量[13-14]。另外，紙質檔案不易保存，由于火災、水災、人為搬遷等緣故，可能導致檔案遺失或數據資料缺損。而信息技術可將檔案管理工作由手工的整理、收錄轉為自動化信息管理，對于提升管理質量具有重要作用。本研究結果顯示，研究組檔案管理優良率高于對照組（P＜0.05），與葉志遠[15]研究結果基本一致。分析原因為，通過建立電子化檔案，可彌補紙質媒介為依托檔案管理的缺陷，保證檔案資料得到安全、完整保存[16]。且依托計算機強大的功能，只需幾個按鍵操作，便可實現檔案資料的自動整理歸檔，可減少人為因素造成的差錯[17]。

3.3 信息技術可提高檔案利用率 傳統檔案管理時，因受到時間、地點的限制而導致檔案利用率低。而進行信息化管理后，通過建立檔案電子化數據庫，可方便管理人員及其他人員隨時隨地查詢檔案信息，獲得所需的資料。同時，因網絡信息儲備豐富，不僅能實現對國內疾病信息的快速查詢，還有利于獲取國外疾病信息。故借助信息技術可為信息化檔案的充分利用提供便利[18-19]。本研究結果顯示，研究組檔案利用率高于對照組（P＜0.05）。提示通過利用信息技術可顯著提升檔案利用率。且有研究表明，利用信息技術可通過實現信息資源的有利共享而大大提高檔案利用率[20]。

3.4 應用信息技術還能提高檔案管理人員業務能力 檔案管理人員大多是由行政后勤、醫技等部門轉崗而來，文化程度參差不齊，流失率高，對檔案管理影響較大[21-22]。而實施信息化管理后，注重對檔案管理人員的業務技能培訓，并通過職業道德教育提高其職業素養，更好地堅守本職工作，且可促使其主動進行業務學習，從而使檔案管理人員的業務能力，與金丹等[23]研究結果相似。

綜上所述，信息技術應用于疾控中心檔案管理中，有利于提高檔案管理質量及工作效率，提高檔案利用率，并顯著增強管理人員業務水平。本研究不足之處在于缺乏多層次的綜合研究，調查指標較為簡單，導致研究結果較為片面。因此，后續將選取更多樣化的指標來對檔案管理效果進行綜合評價。