內控視角下G 高校財務網站建設的創新實踐

甘雅善，莊承平，葉玉瓊

（桂林理工大學南寧分校，南寧 530001）

0 引言

在迅猛發展的信息化時代，高校財務網站已經成為財務部門的一張名片。優質的財務網站不僅能發布信息、提高服務質量和辦事效率、體現宣傳部門良好的自身形象，還可以反映財務部門的網絡信息服務水平以及最新發展動態。因此，越來越多的高校都重視財務網站的建設過程，以期促進高校財務的建設和發展。

1 高校財務網站建設的現狀及問題

《2019 年教育信息化和網絡安全工作要點》中指出，高校要深入落實《教育信息化“十三五”規劃》和《教育信息化2.0 行動計劃》，推動數字資源綜合服務普及，印發《高等學校數字校園建設規范》，加快推進數字校園建設與應用。隨著高校體制的改革、經費來源多樣化、業務活動不斷拓展，高校建立與之相適應的財務網站顯得尤為重要。而將內部控制貫穿到財務網站建設中已成為必然趨勢。根據已有的文獻研究成果，不難發現高校財務網站建設還存在諸多問題。

1.1 網站中的機構設置與崗位職責流于形式

大部分高校的財務網站并沒有建立起內控組織架構，崗位職責含糊不清，崗位設置制衡薄弱，內部控制關鍵崗位工作人員的輪崗制度沒有得到施行，不利于公眾約束監督。不相容崗位分離是內部控制的一項基本措施，但是有些高校并沒有真正貫徹實施。比如，出于工作方便的考慮，出納的崗位職責中既有領取銀行對賬單，又有編制銀行存款余額調節表，這就存在巨大的風險隱患，可能會出現挪用或侵占單位資金，并通過偽造對賬單或修改銀行存款余額調節表來掩蓋舞弊的行為。另外，有些高校在崗位制度的設計中并沒有考慮到財務人員暫時離崗時工作交接的問題，通常是臨時指派相關人員來兼任，這樣容易導致不相容崗位由同一人擔任的現象。此外，財務人員長期在一個崗位上沒有輪崗，這也存在較大的財務內部控制風險。

1.2 政策制度欄目亟待完善

部分學校政策制度欄目比較混亂，未形成完整體系，僅有少量內容推送，制度的制定游離于內控系統之外，操作性不強，執行力較差。很多高校的制度都是在發展中逐步形成的，通常是高校發現管理中的某方面出了問題，就相應地出臺一個制度來規范。例如，今天發現維修費超支了，就編制一個設備維修管理辦法；明天又發現公務接待不規范，再補充一個公務接待管理辦法。這種制度建設只能防范已經發生過的風險，并不能防范未發生的風險，而且這樣構建制度體系無論是在內容上還是在形式上都缺乏系統性和完整性，也沒有科學合理的分類，甚至不同部門制定的制度還會出現重復和矛盾的現象，讓人無所適從，嚴重影響制度執行的效果。

1.3 內控業務流程模塊有待進一步開發

內控制度需要內控流程作為保障，很多高校都存在財會圖表較少、文字性描述內容較多的問題，這樣無法賦予財務內控制度直觀性與科學性，定量分析欠缺，很難達到財務內控效果。此外，業務流程模塊的設置未能與學校經濟活動統一，教職工不熟悉報賬流程，對報賬政策感到疑惑，這增加了報賬難度，也不利于財務工作的開展。

1.4 網站系統安全風險防范措施有限

部分高校在財務網站建設中，沒有設置區分不同人員進入各自系統模塊的功能，不利于瀏覽者快速查找所需內容，還容易出現無關人員通過網站系統登錄網頁收集財務信息的行為，增加網絡病毒流入的途徑，造成財務數據被惡意篡改或丟失。財務系統和網絡平臺上的數據共享影響著高校財務網站建設的進程，而網絡安全成為影響數據共享的關鍵問題。

2 高校財務網站建設融入內部控制的重要性與必要性

2.1 有助于提升高校財務管理水平

傳統的財務管理模式具有局限性，而利用信息化管理模式則打破了時間與空間的限制，它可以將各部門的數據進行整合與分析，結合內部控制等手段還能降低財務風險，實現資源的合理化分配和科學化利用，大大解放了財務人員的雙手，提高了工作效率，從而提升財務管理水平。

2.2 有助于數據共享，優化財務管理資源

在我國高校深化教育教學信息化的背景下，高校通過信息化技術手段，能夠將經濟活動中內部控制的理念、制度、流程、關鍵環節嵌入管理系統，減少人為影響因素，從而實現對業務風險的有效把控，實現高校精細化管理。高校通過線上線下流程一體化建設，推進“一站式”服務，能改變高校“信息孤島”現象，既加強各部門之間的溝通與聯系，同時也能將相關數據進行整合并實現數據共享。此外，完善各類信息系統，能確保高校業務的有效銜接與相互制衡，使得高校通過財務對業務進行有效監控，實時掌握管理動態，為高校管理者提供可靠的數據支撐，全面提高高校的運行效率。

2.3 有助于防范與管控財務風險

高校資金的使用涉及物資采購、基本建設、教學科研、后勤保障等方面，要使資金得到合理使用并發揮它的最大作用，加強內控制度建設、制定預算管理制度和民主決策制度是有效的必要手段。在構建了財務信息化網站后，高校能夠充分發揮其監督功能，實現對財務風險的動態跟蹤，及時將各類風險信息反饋至管理者，幫助管理者做出正確的決策，從而提高高校防范風險的能力，并確保高校健康穩定發展。

3 G 高校將內控制度融入網站建設的創新做法

高校財務內部控制是指學校通過制定制度、實施措施和執行程序，進而對學校的經濟活動進行風險防范和管控，使高校的各項經濟活動形成一個互相聯系、互相制約的體系。G 高校通過建立部門組織機構、健全內控制度、梳理業務流程、設置用戶管理等措施，實現了將內部控制理論與方法融入網站建設的實踐過程。

3.1 建立部門組織機構，落實崗位職責，確保不相容崗位相互分離

業務崗位上應確保不相容崗位相互分離，合理設置部門組織機構（見圖1），明確各崗位的職責與權限，避免交叉、缺失或者權力過于集中，形成各司其職、各負其責、相互制約、相互協調的運行機制。“管錢不管賬，管賬不管錢”就是不相容崗位分離的一個典型做法。目前，高校對財務崗位的設置還需加強，并且財務人員普遍缺乏內控的意識，還不能完全做到各司其職。為提高機構設置的合理性，G 高校通過完善各崗位職能的分工，讓授權與執行、執行與審核、執行與記錄、保管與記錄等崗位相互分離。同時，實行崗位責任制，明確每個崗位的職責及其權利與義務，并經相關崗位人員簽字確認，以示定責。

圖1 高校財務部設置的組織機構

任何一個崗位，總會出現員工休假或出差的情形，因此財務部門有必要規定一些重要崗位的工作交接制度，避免員工臨時休假或出差時出現內部控制“真空”的現象。此外，G 高校實行財務部門關鍵崗位的定期輪崗制度，建立起層次分明、職責明確的崗位責任體系。通過強制輪換，或者學習交流，安排其他人接替工作，既可以提升員工的工作能力，也可以防止員工長期在同一崗位上可能產生舞弊的現象。

3.2 完善政策法規，健全內部控制制度體系

高校內部控制制度的完善能使高校的經濟活動在制度的框架內進行。內控制度應貫穿高校經濟活動的全過程，包括決策、執行和監督，從而實現全面控制。當前，很多高校基本是將上級主管部門頒發的文件規定作為自身財務制度執行和落實，而制度的建設是一個動態的過程，應根據國家新規和高校的實際情況制定并不斷予以修訂和完善。

根據內控制度體系建設的計劃，G 高校的規章制度建設主要包含以下幾個方面：預（決）算管理制度建設、收支業務管理制度建設、政府采購業務制度建設、資產業務管理制度建設、建設項目業務制度建設及合同業務管理制度建設。G 高校于2017 年就已著手起草內控制度的建設與實施管理辦法，通過每周業務學習會，強化內控制度的學習，并結合校內實際情況對管理辦法進行多次討論與修改，逐步建立健全符合學校實際情況的內控制度體系（見圖2）。

圖2 G 高校制度體系

3.3 梳理業務流程，加強內部控制監督

制度的建立和完善有利于理順各項財務工作，維持正常的財經秩序，讓財務工作順利進行。但制度的貫徹和落實必須依靠完善的財務業務流程來實現。這些業務流程就是財務制度執行的程序或規則，業務流程越清晰明了，就越能讓人充分理解與掌握，而業務流程越規范、優化，制度的執行就越順暢、高效。因此，規范財務業務的流程是以財務制度為核心，根據財務制度的嚴肅性，拓寬財務信息獲取的渠道與方式，加大財務制度和業務流程的宣傳力度，改進業務流程，減少不必要的環節，從而降低財務管理成本，提高財務工作效率。對廣大教職工來說，制度是否細分他們不是很關心，他們更想知道哪些情況能報銷，哪些情況不能報銷，報銷需要什么材料，報銷的整個流程又是什么。因此我們可以將制度通過流程、指南、圖表等方式呈現，達到制度與流程相融合的目的。流程圖主要利用符號和圖形來表示機構組織結構、職責分工、權限、經營業務的性質及種類、各種業務處理規程、各種會計記錄等，能反映業務的本質。該方式還可以清晰地看出內部控制體系是如何運行的、業務的風險點在哪里、控制的措施有哪些，有助于發現內部控制體系的缺陷和漏洞。G 高校在內控體系建設框架下，結合各部門業務管理過程，逐條對業務流程制定、執行過程和匹配程度進行梳理，最終形成業務流程圖，確保內控流程嚴格落地。

3.4 設置用戶管理模塊，精準服務，防范系統風險

隨著大數據、云計算的推進以及社會的發展，高校財務應順應時代發展潮流，利用網站優勢，積極打造各類優質服務平臺，服務于師生。不同的用戶群體所需要的資訊信息不盡相同。G 高校在學校領導的統一協調下，依托數字化信息技術，整合全校各部門內控信息，促進信息共享，創建了以用戶為導向的服務平臺。該平臺設置成三大模塊：學生繳費平臺、教職工服務平臺、財務人員服務平臺（見圖3）。高校學費、住宿費等收費項目金額較大，此類收費一直都是高校的重中之重，學生進入“學生繳費平臺”隨時隨地都能繳費。點擊“教職工服務平臺”，可以快速進入“網上預約報賬平臺”和“個人收入申報系統”，教職工服務平臺涵蓋了教職工日常報銷、工資查詢、個稅的申報、經費項目的查詢等業務，解決了教職工報賬要排隊的難題。而隨著平臺的應用、發展和不斷完善，網上預約平臺對于傳統的會計核算模式可以說是一個創新舉措。“財務人員服務平臺”則是為財務部門的工作人員設置的管理模塊，里面有各種賬務系統、收費系統，支持財務人員自動生成記賬憑證，月末實現智能對賬，還能實現實時賬務查詢。財務平臺將財務人員從信息搜集整合工作中解放出來，使其能夠利用網絡技術及時統籌與分析高校財務相關數據信息，財務信息資源利用率隨之提高，有效節省了人力、物力與財力。這些模塊能夠引導用戶快速找到對應功能，精準對接訪問者的需求，方便用戶查找，極大地縮短操作時間，提升了廣大學生、員工的體驗感和滿意度，也提高了財務工作的效率。

圖3 G 高校財務系統平臺模式

在高校財務信息逐步公開的時代，不斷提高信息公開的廣度和深度有利于公眾的監督，促進高校間的學習與交流。基于互聯網發展帶來的客觀存在的安全問題，財務網站一旦運維不當，就容易出現安全漏洞，嚴重時財務數據還將被竊取、損壞和丟失。鑒于財務信息的特殊性，G 高校對部分涉及工資、學生費用信息等內容設置訪問權限，以便保護師生的個人信息安全。通過設置互聯網協議（Internet Protocol，IP）地址，輸入教工編號、學生學號等限制外來者進入財務相關系統，或者采用虛擬專用網絡（Virtual Private Network，VPN）的登錄方式，加上登錄名和密碼，最大限度對網站平臺系統的數據進行保護，防范財務系統風險。

4 結語

本文主要分析高校在內控視角下建設財務網站的過程與策略，以G 高校為例，分析其通過健全組織機構、完善內控制度體系、優化業務流程、區分用戶模塊、防范財務風險等措施實現財務網站與內控制度相融合的過程。網站建設不是一蹴而就的，我們要做好準備，迎接建設過程中所遇到的困難與挑戰，探索出一條科學化、規范化、智能化的發展路徑，助力高校持續健康發展。