智能財務(wù)背景下財務(wù)機器人流程自動化應(yīng)用研究

上官立波 劉洋洋

（廣東理工學(xué)院，肇慶 526000）

一、財務(wù)機器人的概念

財務(wù)機器人指的是一種能夠?qū)⑵髽I(yè)發(fā)生的各種財務(wù)、業(yè)務(wù)信息數(shù)據(jù)化，通過梳理數(shù)據(jù)之間的關(guān)系，執(zhí)行基于一定規(guī)則既定指令下的重復(fù)性操作，在處理模式、處理流程、處理效應(yīng)上均基于流程自動化技術(shù)（robotic process automation, RPA）的應(yīng)用程序。該應(yīng)用程序可以在脫離人工操作的情況下，實現(xiàn)實時化、跨平臺、多窗口的自動化操作，這也被稱為財務(wù)機器人的第一階段。通過將RPA技術(shù)與其他人工智能技術(shù)結(jié)合使用，還可以為其賦予圖像識別、數(shù)據(jù)處理、報告分析、思維推理等能力，這些智能認(rèn)知能力的開發(fā)也被稱為財務(wù)機器人的第二階段。目前，財務(wù)機器人已經(jīng)邁入了第三階段，能夠?qū)PA技術(shù)與AI技術(shù)深度融合，全方位實現(xiàn)財務(wù)、業(yè)務(wù)與數(shù)字經(jīng)濟(jì)的聯(lián)動，打造智能化、數(shù)字化、效率化的財務(wù)應(yīng)用平臺。目前較為成熟的RPA產(chǎn)品有UiPath、BluePrism、Automation Anywhere，以及華為的AntRobot等。

二、財務(wù)機器人流程自動化應(yīng)用設(shè)計

傳統(tǒng)的人工處理數(shù)據(jù)的方式不僅耗時耗力、成本高昂，而且存在一定的誤操作率，在智能財務(wù)背景下，通過使用財務(wù)機器人RPA技術(shù)可以使數(shù)據(jù)處理更加智能化、精準(zhǔn)化、效率化。要實現(xiàn)降低企業(yè)財務(wù)管理成本和提升財務(wù)工作效率的目標(biāo)，就必須把財務(wù)機器人流程自動化技術(shù)落實到財務(wù)工作的各個環(huán)節(jié)。單個RPA技術(shù)組件一般是無法滿足所有業(yè)務(wù)需求的，需要較多數(shù)量的RPA技術(shù)組件有機融合和有效運轉(zhuǎn)，才能與財務(wù)工作的各個環(huán)節(jié)相契合。例如，票據(jù)核對、銀行回單自動化、自動對賬、月底結(jié)賬等自動化流程的實現(xiàn)，都需要一個或多個RPA技術(shù)組件相互配合來完成，然后再結(jié)合財務(wù)工作程序之間的邏輯關(guān)系對財務(wù)機器人流程自動化進(jìn)行應(yīng)用設(shè)計，實現(xiàn)財務(wù)數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的一體化，全面優(yōu)化企業(yè)的財務(wù)管理模式。具體的應(yīng)用流程：①結(jié)合RPA技術(shù)和NLP（數(shù)據(jù)索引）技術(shù)對企業(yè)內(nèi)外部的數(shù)據(jù)進(jìn)行檢索和收集，并將這些財務(wù)大數(shù)據(jù)進(jìn)行分類、整合；②結(jié)合人工智能AI+BI算法技術(shù)對數(shù)據(jù)進(jìn)行映射和驗證，過濾和識別錯誤數(shù)據(jù)，一些簡單的數(shù)據(jù)可以直接采用OCR技術(shù)進(jìn)行識別，非標(biāo)準(zhǔn)化和非結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)要進(jìn)行規(guī)律的整理和分析；③對數(shù)據(jù)進(jìn)行管理與協(xié)調(diào)，權(quán)衡工作流分配和數(shù)據(jù)審查，對工作任務(wù)進(jìn)行分配和交接；④將處理后的數(shù)據(jù)進(jìn)行接收，并再次進(jìn)行識別，實現(xiàn)多接口的數(shù)據(jù)錄入與記錄，并進(jìn)行歸檔和保存，對記錄的數(shù)據(jù)進(jìn)行測試和遷移，將數(shù)據(jù)在員工、客戶、供應(yīng)商之間進(jìn)行傳輸，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享；⑤通過RPA技術(shù)對數(shù)據(jù)自動計算、處理，得出所需的財務(wù)數(shù)據(jù)組群，管理者基于企業(yè)價值創(chuàng)造目標(biāo)對財務(wù)數(shù)據(jù)組群進(jìn)行分析、決策；⑥將有效財務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行輸出，基于財務(wù)數(shù)據(jù)規(guī)則和原理建立數(shù)據(jù)指標(biāo)分析框架與模型，結(jié)合RPA技術(shù)自動收集數(shù)據(jù)的功能，計算、匯總生成各類格式化的報表，并自動處理分發(fā)至財務(wù)共享中心，為數(shù)據(jù)的有效性賦能。財務(wù)機器人流程自動化應(yīng)用設(shè)計流程圖如圖1所示。

圖1 財務(wù)機器人流程自動化程序設(shè)計圖

三、財務(wù)機器人流程自動化應(yīng)用現(xiàn)狀

（一）應(yīng)用優(yōu)勢

隨著國內(nèi)外學(xué)者對人工智能理論與實踐的研究，人工智能的應(yīng)用范圍覆蓋了各個行業(yè)領(lǐng)域。其中，財務(wù)領(lǐng)域與人工智能的深度融合是備受關(guān)注的焦點。在智能財務(wù)背景下，財務(wù)機器人應(yīng)運而生。研究發(fā)現(xiàn)，大多數(shù)財務(wù)活動都存在自動化操作的可能性，其中又屬交易性活動自動化操作的可行性最高。目前，財務(wù)機器人被應(yīng)用于一般會計活動、現(xiàn)金支出、營收管理、財務(wù)控制與外部報告、稅務(wù)、審計、風(fēng)險管理等財務(wù)活動中。2017年，德勤會計師事務(wù)所推出了首款財務(wù)機器人“小勤人”，隨后普華永道、安永和畢馬威也不甘落后，不斷尋求實現(xiàn)流程自動化的路徑，掀起了財務(wù)機器人的引進(jìn)熱潮。企業(yè)引用的這些財務(wù)機器人被應(yīng)用到大容量數(shù)據(jù)、低附加值業(yè)務(wù)、高頻交易處理、單一重復(fù)性操作等處理中，在風(fēng)險控制、高效管理、業(yè)務(wù)處理等方面起到了很大的促進(jìn)作用。財務(wù)機器人在企業(yè)中的應(yīng)用優(yōu)勢主要體現(xiàn)在以下幾個方面。

1.促進(jìn)企業(yè)財務(wù)模式轉(zhuǎn)型

對于基于財務(wù)模式轉(zhuǎn)型升級建立財務(wù)共享中心的企業(yè)，RPA技術(shù)為財務(wù)共享中心建設(shè)和有效運行提供了技術(shù)支撐，還能夠促進(jìn)財務(wù)人員的思維創(chuàng)新，不斷尋求新的解決方案，進(jìn)而能夠減輕新技術(shù)本身的不確定性帶來的應(yīng)用阻力，這是企業(yè)平穩(wěn)推進(jìn)轉(zhuǎn)型時的重要保證。

2.提高財務(wù)工作效率

財務(wù)機器人打破人工精力不足的局限性，減少傳統(tǒng)人工操作流程的干預(yù)，實現(xiàn)“24×7”的無間斷高效運轉(zhuǎn)。RPA技術(shù)本身具有較強的靈活性，可以通過設(shè)置成百上千個既定的程序或腳本制作RPA組件，然后將其嵌套到財務(wù)工作的各個程序中，如自動獲取并處理數(shù)據(jù)、自動掃描原始憑證、自動記賬、自動審核、自動對賬、自動納稅申報等，在標(biāo)準(zhǔn)化處理的基礎(chǔ)上增強了差異化處理的可比性，提升了處理流程的透明度，規(guī)范了財務(wù)處理流程，提高了財務(wù)信息的真實性、客觀性、準(zhǔn)確性，全面提升了財務(wù)數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)信息的處理效率。另外，RPA還具有非侵入性的特點，與ERP、U8等財務(wù)軟件不同，RPA可以在不影響軟件原有系統(tǒng)的情況下直接連接財務(wù)端的高層軟件，增強其使用過程的穩(wěn)定性。

3.降低錯誤率，甚至實現(xiàn)“零錯誤”

企業(yè)根據(jù)自身的需求，按照財務(wù)處理的固定操作流程、標(biāo)準(zhǔn)等設(shè)置既定規(guī)則，RPA基于既定規(guī)則進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化、無差別化操作，實現(xiàn)財務(wù)精細(xì)化運營，能夠消除錯誤，提高準(zhǔn)確性，有效降低記賬失誤和財務(wù)舞弊的可能性，規(guī)避潛在的財務(wù)風(fēng)險。

4.降低企業(yè)財務(wù)管理的成本，釋放了勞動力

在傳統(tǒng)的財務(wù)模式下，企業(yè)需要付出巨大的薪酬成本，包括基本工資、社保、津貼等，增加企業(yè)的成本負(fù)擔(dān)，而RPA的出現(xiàn)減輕了企業(yè)的成本壓力。RPA技術(shù)主要是以人工智能為導(dǎo)向，結(jié)合計算機編程程序?qū)τ趩我弧⒅貜?fù)性的財務(wù)處理實現(xiàn)流程自動化，替代了傳統(tǒng)人工操作，實現(xiàn)一鍵式、自動化操作，在提高效率的同時，降低了企業(yè)財務(wù)運營管理的成本，也被稱為“數(shù)字化勞動力”。RPA技術(shù)在財務(wù)領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用雖然在一定程度上會影響財務(wù)人員的就業(yè)形勢，但其優(yōu)勢體現(xiàn)在勞動力的釋放上，能夠使財務(wù)人員專注于更具價值的其他工作，優(yōu)化人力資源配置。

（二）應(yīng)用局限性

1.處理“異常事件”不夠靈活

由于基于RPA技術(shù)的財務(wù)機器人是執(zhí)行預(yù)先設(shè)置的既定程序來實現(xiàn)自動化操作的，固化了操作執(zhí)行程序，降低了靈活性。RPA技術(shù)并不像人工智能一樣具有推理、判斷、分析、學(xué)習(xí)的能力。當(dāng)應(yīng)用環(huán)境或相關(guān)信息系統(tǒng)發(fā)生重大變化時，財務(wù)機器人無法識別與既定規(guī)則不相符的程序語言，導(dǎo)致異常情況處理不當(dāng)。例如：計算機的C/S應(yīng)用和B/S應(yīng)用更新或修改之后，計算機服務(wù)器的運行環(huán)境也會隨之發(fā)生變化，瀏覽器會顯示不同的UI，RPA運行軟件會彈出異常錯誤報告，操作執(zhí)行會隨即中斷；當(dāng)RPA的生產(chǎn)環(huán)境發(fā)生更新，測試環(huán)境又沒有進(jìn)行提前部署時，也會出現(xiàn)類似異常情況。此時，為了防止在進(jìn)行數(shù)據(jù)處理的關(guān)鍵節(jié)點出現(xiàn)異常情況，保證財務(wù)機器人的有序操作，降低誤操作風(fēng)險，就需要由工作人員對運行過程進(jìn)行全程監(jiān)督，避免出現(xiàn)執(zhí)行中斷等異常情況。

2.運營維護(hù)成本高昂

RPA技術(shù)是智能財務(wù)背景下的新型技術(shù)，將其運用到數(shù)據(jù)分析、發(fā)票處理、對賬、報表處理、稅務(wù)申報等財務(wù)處理流程中，需要設(shè)置成百上千、不同功能的RPA嵌套組件，其使用成本較為高昂。與ERP、U8、CRM等傳統(tǒng)軟件系統(tǒng)不同的是，RPA是基于原有系統(tǒng)上嵌入的自動化流程應(yīng)用程序，它屬于一種更高層次的軟件系統(tǒng)。在實際使用的過程中，要確保RPA穩(wěn)定、有效運轉(zhuǎn)，系統(tǒng)的測試、更新、升級必不可少，企業(yè)要聘請PPA技術(shù)研發(fā)人員，不定期地根據(jù)運行異常報告對財務(wù)機器人進(jìn)行優(yōu)化設(shè)計，建立財務(wù)機器人運營維護(hù)中心、控制臺等部門，投入大量的資金。另外，財務(wù)機器人的運行、系統(tǒng)操作、日常維護(hù)等環(huán)節(jié)都需要財務(wù)人員全程參與，而財務(wù)人員對于RPA的研發(fā)過程、工作原理、程序規(guī)則的認(rèn)知并不透徹，這對財務(wù)人員的綜合素養(yǎng)提出了新要求，企業(yè)需要加大對財務(wù)人員的培訓(xùn)力度，進(jìn)一步增加了成本。

3.需要及時優(yōu)化運行機制

從異常情況的處理來看，財務(wù)機器人的靈活性較低。雖然RPA技術(shù)是基于既定規(guī)定來執(zhí)行操作的，但是財務(wù)業(yè)務(wù)的處理流程卻并非固定不變。當(dāng)企業(yè)業(yè)務(wù)進(jìn)行更新或調(diào)整時，RPA技術(shù)的運行機制就要隨之重新進(jìn)行設(shè)計和部署，要以運用程序為導(dǎo)向，對一些腳本進(jìn)行參數(shù)修改，并根據(jù)新業(yè)務(wù)的流程來重新錄制屏幕動作，導(dǎo)入新的腳本并重新執(zhí)行處理。財務(wù)機器人是否能夠高效、有序地運轉(zhuǎn)，很大程度上取決于運行規(guī)則標(biāo)準(zhǔn)化的程度。為了保證財務(wù)機器人的正常運行，企業(yè)應(yīng)該及時更新或調(diào)整運行環(huán)境，設(shè)計運行方案，減輕業(yè)務(wù)調(diào)整帶來的影響。

四、財務(wù)機器人流程自動化的應(yīng)用措施

（一）結(jié)合AI技術(shù)為RPA的有效運用賦能

AI與RPA之間既有區(qū)別也有聯(lián)系，很多人會混淆這兩者，認(rèn)為RPA就是人工智能，其實不然。簡單來說，RPA就是替代人工進(jìn)行一些機械化、重復(fù)性的操作，缺乏判斷、認(rèn)知能力，而AI具有推理、分析、預(yù)測、決策、深度學(xué)習(xí)的能力，其算法機制要比流程自動化更高級、更復(fù)雜。如果把RPA比作神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)，那么AI更像大腦，由AI發(fā)布指令，RPA執(zhí)行指令，可以實現(xiàn)神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)與智能算法的有機結(jié)合，確保應(yīng)用程序運行的科學(xué)化、數(shù)字化、智能化，而有了AI的智能算法和分析、決策、推理等能力，即使在程序應(yīng)用過程中出現(xiàn)“異常事件”，也能隨機應(yīng)變地進(jìn)行處理。企業(yè)要想提高財務(wù)管理的效率，光靠RPA技術(shù)是難以實現(xiàn)的，還必須融入智能AI算法，科學(xué)引入決策支持系統(tǒng)思想，完善財務(wù)自動化流程。由此可見，AI與RPA的深度融合是大勢所趨，是創(chuàng)新應(yīng)用的重要舉措，是企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的抓手。從“勞動密集型”向“AI密集型”轉(zhuǎn)型，推動生產(chǎn)模式與業(yè)務(wù)流程實現(xiàn)顛覆式創(chuàng)新升級。目前，在財務(wù)機器人的自動化處理流程中，AI技術(shù)得到了廣泛應(yīng)用，如OCR識別技術(shù)（掃描與識別）、NLP（文字檢索與分類）及ML（分析與決策）等技術(shù)。

（二）構(gòu)建穩(wěn)定的應(yīng)用環(huán)境

RPA技術(shù)能夠在業(yè)務(wù)處理的過程中實現(xiàn)流程自動化，體現(xiàn)了其流程固定、規(guī)則既定的特征。創(chuàng)設(shè)穩(wěn)定的應(yīng)用環(huán)境是確保RPA財務(wù)機器人高水準(zhǔn)、高效率運轉(zhuǎn)的前提條件，也是降低營運維護(hù)成本的主要途徑。一方面，要在軟硬件上提供支撐，及時配備或更新相關(guān)軟件設(shè)備，提升運行速度，優(yōu)化網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，構(gòu)建運行環(huán)境測試中心和控制臺等部門，并合理設(shè)置應(yīng)用權(quán)限，做好重要信息的保全措施，防止數(shù)據(jù)遺漏、泄露，增強數(shù)據(jù)與信息的安全性；另一方面，要加強財務(wù)人員綜合能力的培訓(xùn)，制定財務(wù)機器人使用手冊，培養(yǎng)財務(wù)人員RPA與人工智能技術(shù)的應(yīng)用能力，使其掌握其操作原理、程序流程、應(yīng)用場景等。

（三）及時跟蹤優(yōu)化機制

應(yīng)市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需求，企業(yè)的經(jīng)營方式、內(nèi)外部環(huán)境和業(yè)務(wù)處理流程也時常會進(jìn)行調(diào)整，而基于既定規(guī)則實現(xiàn)流程自動化的RPA技術(shù)只適用于標(biāo)準(zhǔn)化程度較高的處理程序。為了保證財務(wù)機器人的高效應(yīng)用，運行人員要及時記錄和跟蹤“異常事件”檢測報告，完善基于RPA技術(shù)相關(guān)軟件運行風(fēng)險預(yù)警機制，針對現(xiàn)有的問題調(diào)整應(yīng)用流程設(shè)計和既定規(guī)則，重新部署和優(yōu)化運行機制，制定有效應(yīng)對措施。另外，企業(yè)要對財務(wù)機器人的運行過程實施精細(xì)化管理，提高其對企業(yè)的適配性，創(chuàng)新更多的應(yīng)用場景，滿足企業(yè)業(yè)務(wù)調(diào)整的各項需求，推進(jìn)企業(yè)財務(wù)管理模式數(shù)字化轉(zhuǎn)型。

結(jié) 語

在智能財務(wù)背景下，傳統(tǒng)財務(wù)模式向財務(wù)中心共享模式轉(zhuǎn)型升級勢在必行，精細(xì)化、數(shù)字化、智能化的財務(wù)管理模式將成為企業(yè)實現(xiàn)戰(zhàn)略目標(biāo)的重要抓手。財務(wù)機器人的流程自動化應(yīng)用不僅可以提高企業(yè)運行效率，降低企業(yè)管理運營成本，提供準(zhǔn)確、完整、真實的財務(wù)信息，還可以結(jié)合人工智能算法進(jìn)行高效分析與決策，提升企業(yè)經(jīng)營效益，實現(xiàn)財務(wù)管理目標(biāo)，對財務(wù)管理領(lǐng)域的發(fā)展起到促進(jìn)作用。隨著人工智能的不斷發(fā)展，企業(yè)要積極地探索智能財務(wù)發(fā)展的新路徑、新思路，不斷拓展和創(chuàng)新財務(wù)機器人流程自動化應(yīng)用場景，為企業(yè)推進(jìn)精細(xì)化、智能化、數(shù)字化的財務(wù)管理模式賦能。