數(shù)字航天背景下規(guī)章制度體系構建新思考

董志梅 /北京航天長征飛行器研究所

企業(yè)的成功源于出色的管理,出色的管理離不開健全的制度。在數(shù)字航天的大背景下，航天企業(yè)要想立于不敗之地并取得更長遠的發(fā)展，就必須加強企業(yè)基礎管理，形成健全的法規(guī)管理體系。航天檔案工作作為維護航天歷史真實面貌、保障航天企業(yè)根本利益的重要事業(yè)，地位和作用極為重要。構建系統(tǒng)全面、層級合理、協(xié)調(diào)匹配的檔案工作法規(guī)管理體系架構，研究科學有效的規(guī)章制度管理方法是提升檔案管理效能的重要途徑之一。檔案法規(guī)管理體系建設，是航天企業(yè)規(guī)章制度體系建設的主要組成部分之一。

在大力推進數(shù)字航天技術的背景下，航天企業(yè)檔案已呈現(xiàn)出生成電子化、傳輸網(wǎng)絡化、保存數(shù)字化、管理動態(tài)化的特點，檔案工作環(huán)境、對象、內(nèi)容也將發(fā)生重大變化，因此通過構建和完善規(guī)章制度網(wǎng)絡體系框架，優(yōu)化和加強規(guī)章制度全生命周期管理，深化和細化規(guī)章制度流程管控，有助于規(guī)范航天企業(yè)檔案管理，增強檔案治理能力，持續(xù)發(fā)揮檔案保障科研的作用。

一、規(guī)章制度管理的重要性

規(guī)章制度對于組織管理是不可或缺的，更是專業(yè)建設和業(yè)務發(fā)展的基礎和支柱。一個組織是否能夠高效有序地運行，很大程度上依賴于規(guī)章制度的保障，制度在企業(yè)管理中起到極為重要的作用。根據(jù)定義并結合北京航天長征飛行器研究所工作實踐，筆者梳理出規(guī)章制度的幾點重要作用。

1.劃定業(yè)務范圍,保障企業(yè)運作有序化

航天企業(yè)規(guī)章制度有多層級、多維度，由此構成了整個航天企業(yè)業(yè)務體系的框架?！禭XX規(guī)章制度管理辦法》是研究所規(guī)章制度的“立法法”（即制度的制度），從制度屬性維度明確了所規(guī)章制度的3個層級，為開展制度的立、改、廢工作提供制度依據(jù)，是制度體系建設的頂層文件，在工作中優(yōu)先實現(xiàn)頂層體系架構，明確劃定了各專業(yè)業(yè)務維度。

2.明確動作規(guī)則,保障管理工作規(guī)范化

實現(xiàn)頂層架構后，明確動作規(guī)則及各類組織中崗位之間的相互關系，劃清權力和職責范圍。在規(guī)章制度中，明確員工工作職責和相互關系。明確規(guī)定每一個業(yè)務流程地工作內(nèi)容和形式，具有指導性和約束性，避免了管理的隨意性。

3.融入企業(yè)文化,增強企業(yè)競爭力

規(guī)章制度既是企業(yè)文化的主要組成部分，同時又是企業(yè)文化的落地，是企業(yè)文化在執(zhí)行中的重要體現(xiàn)。航天企業(yè)管理的規(guī)章制度雖然是根據(jù)國家、集團的管理規(guī)章制度制定，但是根據(jù)不同單位的實際情況及文化氛圍，各單位的規(guī)章制度也分別帶有各單位的特色。通過制定具有企業(yè)文化特點的規(guī)章制度，讓員工樹立自覺按規(guī)章制度辦事的思想。

二、規(guī)章制度體系建設現(xiàn)存的主要問題

1.規(guī)章制度體系不夠系統(tǒng)

規(guī)章制度體系的整體架構應涵蓋航天企業(yè)各項業(yè)務工作。如果不能真正融入到管理體系的方方面面,就只是“局部管理”，而不是“全面管理”。部分規(guī)章制度的設置只是為了應付臨時需求而增加補充的，導致部門制度間內(nèi)容相互有交叉、職能分工不明確、內(nèi)容分類不合理。

以研究所檔案規(guī)章制度體系為例，以往所有的檔案管理制度都稱為各門類檔案的“管理辦法”，沒有依據(jù)研究所規(guī)定的按照制度屬性對制度進行分級劃分和命名；存在個別暫行的管理制度自發(fā)布之日起3年后仍在實施的情況；一些制度在制定時規(guī)定了職能部門的職責，但在具體實施上沒有體現(xiàn)，造成制度執(zhí)行不到位等問題。

2.規(guī)章制度管理不夠優(yōu)化

對于企業(yè)部門而言,規(guī)章的制定主要立足于滿足管理的工作需求，如果沒有規(guī)章制度管理部門的綜合把控，規(guī)章就必然會存在看上去完整翔實、實則各自為政的情況。當前的突出問題就是在管理流程的設計方面，由于缺乏一個完全獨立于各個管理職能部門的統(tǒng)一組織機構對整個管理流程的頂層設計，致使多年的管理流程設計一直難以實現(xiàn)本質(zhì)飛躍。

以往研究所的制度管理流程中未設置專職管理制度體系建立的相應機構，對規(guī)章制度體系實施頂層設計及全局規(guī)劃的力量欠缺，對制度合規(guī)性、必要性的審查及對規(guī)章制度實施狀況進行監(jiān)督檢查的力量不足。

3.規(guī)章制度機制不夠靈活

航天企業(yè)早期建立的制度基本停留在對應國家工作規(guī)定和參考具體行業(yè)規(guī)章制度上，并沒有隨著國家和企業(yè)內(nèi)外部化境的變化而進行及時變更。宏觀的規(guī)定要求多，具體的可操作性規(guī)范少，可執(zhí)行度較低。由于沒有建立有效的制度動態(tài)管理體系，制度對新情況、新變化的適應性不強。

以研究所規(guī)章制度體系建設為例，某些規(guī)章制度已經(jīng)5年甚至更長時間未修訂，法律法規(guī)、上級制度進行新增、修訂、廢止的，研究所的制度沒有進行實時更新，造成某些制度缺失、冗余或者不能再指導實際業(yè)務工作。

三、規(guī)章制度體系建設思路及舉措

規(guī)章制度建設是現(xiàn)代企業(yè)的基本管理活動之一，但規(guī)章制度并非單一產(chǎn)生的，也并非存在于一時，而是必須根據(jù)源頭信息，結合落地措施、橫向信息、縱向管理,將繁雜的規(guī)章制度有機地組成系統(tǒng)，融合成網(wǎng)絡，達到規(guī)章制度與行業(yè)信息的密切融合，全方位覆蓋，這才能夠讓規(guī)章制度發(fā)揮出最大的效用，使業(yè)務信息高效運轉(zhuǎn)。

1.構建規(guī)章制度網(wǎng)絡體系框架

航天企業(yè)規(guī)章制度體系建設,是著眼于單位戰(zhàn)略發(fā)展，同時兼顧各部門職能之間的彼此聯(lián)系，采用自上而下的設計，左右兼顧的組織架構。從系統(tǒng)、體系的高度設計制度管理體系、以及由此產(chǎn)生的“上下有序，操作與管理并進，管控與監(jiān)督相互制約又相互配合，事事都有據(jù)可查，有章可循的制度網(wǎng)絡體系?！备鶕?jù)研究所 2021 年新修訂的規(guī)章制度管理規(guī)定，可以將規(guī)章制度按照屬性分為3類：一是基本規(guī)章制度，為一類規(guī)章制度，是對某一項業(yè)務或某一方面管理工作做出的完整、系統(tǒng)且通用的行為準則，適用于全局或全系統(tǒng)且原則性強，一般稱為“規(guī)定”“規(guī)則”；二是具體實施規(guī)章制度，為二類規(guī)章制度，就某一具體實施項目或某一方面管理工作給出具體實施方法和條件的規(guī)章制度，往往著重明確管理工作或具體實施的步驟和程序，往往稱為“管理工作辦法”“實施辦法”；三是操作制度，為三類管理制度，就某一具體項目的某一方面需要給出細化措施和規(guī)范的管理制度,往往是明確具體實施的標準、條件和過程，一般簡稱“細則”“規(guī)范”。規(guī)章制度依據(jù)重要程度又分成重要制度和一般制度，相關界定見表1。

表1 重要制度界定表

此外，按照服務區(qū)域的規(guī)模，經(jīng)過網(wǎng)絡整合，構建了由業(yè)務維度與制度維度組成的規(guī)章制度管理架構，由“公司戰(zhàn)略”“業(yè)務運營”“管理支持”“內(nèi)部監(jiān)督”“黨的建設”等五大功能模塊組成，每個功能模塊進一步細分為若干個邊界清晰的業(yè)務模塊，業(yè)務模塊可按照業(yè)務的復雜程度和構成進一步細分為業(yè)務子類。研究所規(guī)章制度體系已逐漸進行縱橫層面維度的有機銜接，形成全面、完整、先進的縱橫層面規(guī)章制度網(wǎng)絡體系架構。

研究所檔案部門依據(jù)所規(guī)章管理規(guī)定，形成了以檔案工作管理辦法為二級制度、其他門類制度為三級制度的規(guī)章制度管理體系。2021年起，依照研究所發(fā)布的規(guī)章制度制定（修訂）三年滾動計劃，陸續(xù)對三級制度進行修訂。計劃在“十四五”期間完成所有三級制度的修訂工作。嚴格按照制度寫作規(guī)范進行制度修訂，凡是規(guī)定了職能部門的職責，在具體實施步驟上都規(guī)定了具體措施，前后呼應，并且每個制度都根據(jù)具體內(nèi)容繪制流程圖，保證了制度流程清晰。

2.進行規(guī)章制度全生命周期管控

企業(yè)管理制度的生命周期過程包括前期調(diào)研、需求分析、計劃制定、征求意見、審核、頒布、實施、監(jiān)督等階段。規(guī)章制度生命周期管理是對在形成規(guī)章制度生命過程中的活動實施全過程控制,從而進行規(guī)章制度的不斷創(chuàng)新與傳承。

研究所2020年發(fā)布的《規(guī)章制度管理規(guī)定》是本企業(yè)有關規(guī)章制度管理工作的綱領性規(guī)定，是規(guī)章制度體系建設的基本法律依據(jù)。通過本體系,規(guī)定了規(guī)章制度管理機構的組成(制度決策機構、制度歸口管理部門和制度主責部門)以及其他部門的職責，確定了規(guī)章制度建立、修改、廢止的流程，并提出了規(guī)章制度執(zhí)行、審核和獎勵的具體方法，對規(guī)章制度管理的重要環(huán)節(jié)進行把控和完善，通過流程圖的形式將制度管理流程進行高度凝練。

《規(guī)章制度管理規(guī)定》中明確規(guī)定了成立研究所規(guī)章制度體系建設領導小組，該小組對規(guī)章制度體系實施頂層設計，職責主要是對年度規(guī)章制度建立、修改、撤銷的計劃進行審查，對需黨委會、員工代表大會審定通過的規(guī)章制度進行審查，并對所制度管理體系建設過程中的重要事項、重大問題進行調(diào)研和解決，以及對研究所規(guī)章制度管理體系執(zhí)行、監(jiān)控、評估、獎懲和優(yōu)化的閉環(huán)管理工作進行推動等。

研究所利用信息化技術手段建立了制度數(shù)據(jù)庫，指派專人負責對制度數(shù)據(jù)庫進行動態(tài)管理與更新，保證了數(shù)據(jù)庫資源的真實性、完整性。另外，利用檔案管理系統(tǒng)，通過流程管控，實現(xiàn)線上查閱規(guī)章制度文件、線下借閱紙質(zhì)規(guī)章制度文件的利用模式，既保護了制度原件，又提供了便捷的服務。在規(guī)章制度生命周期中,既要保證規(guī)章制度內(nèi)容質(zhì)量,又要保證規(guī)章制度的執(zhí)行和落地，同時通過評估和修訂使得整個過程形成閉環(huán)。在規(guī)章制度生命周期的管理中，除了對規(guī)章制度內(nèi)容的質(zhì)量把控之外，我們需要注意以下幾個方面。

一是加大對制度的宣貫力度。規(guī)章制度的建立著重在落實,制度實施的前提是公開宣貫執(zhí)行，為全體職工所了解和認可。規(guī)章制度作為員工的基本行為準則，要讓使職工熟悉。所以，在規(guī)章制度頒布后必須通過適當方式公開，包括利用企業(yè)內(nèi)部局域網(wǎng)、公文系統(tǒng)等多種形式公開信息，并隨時可供企業(yè)職工查閱。此外，企業(yè)為增強職工對規(guī)章制度的理解與接受情況,采取各種行之有效的推廣方法，如知識競賽、職工大會討論、起草者培訓班等，旨在增強企業(yè)職工對規(guī)章制度存在的認知性以及對規(guī)章制度合法性和正當性的接受度。研究所制定新制度后要求全員范圍進行培訓并記錄。

二是建立規(guī)章評價考核機制。航天企業(yè)業(yè)務的環(huán)境處在不斷變化之中，上級要求的不斷變化和經(jīng)營管理環(huán)境的變化要求企業(yè)制定適當?shù)脑u估和反饋制度，定期考核評估規(guī)章制度體系和院所發(fā)展的符合程度，收集規(guī)章制度的有效反饋。對不適應企業(yè)發(fā)展需要的，必須督促有關主管部門及時廢改，以保障企業(yè)制度活力。

三是時時關注規(guī)章制度變化。航天企業(yè)的規(guī)章制度建設需時時關注上級規(guī)章制度體系的變化，根據(jù)上級制度的變化時時增、改、廢航天企業(yè)規(guī)章制度。要建立制度領導小組，對建立的各種制度加以審核，實現(xiàn)整體把控，頂層設計。

3.實現(xiàn)規(guī)章制度流程化管理

上級法律規(guī)定和制度的變化是我們首先要考慮的問題， 在全面掌握上級規(guī)定精髓的基礎上，將研究所全系統(tǒng)規(guī)定相互融合，通過分階段、分批次推進規(guī)章制度“立、改、廢”，基本完成了融合過渡，把各項要求落實在規(guī)章、流程、作業(yè)文件里。緊緊圍繞單位生產(chǎn)工作重心作為建設重點，與時俱進，形成以業(yè)務知識管理模塊、流程平臺等規(guī)章制度衍生補充。在規(guī)章制度建設過程中，積極實現(xiàn)規(guī)章流程化，從流程本身入手，收集各方面信息與反饋，與流程平臺建設相結合，用信息化手段、信息化思維去實現(xiàn)流程創(chuàng)新與發(fā)展，實現(xiàn)流程節(jié)點的控制，保證規(guī)章制度的切實落地，使得規(guī)章制度內(nèi)容更優(yōu)質(zhì)、執(zhí)行更實在、效果更顯著。

以新用戶需添加檔案管理系統(tǒng)的借閱權限為例，依據(jù)《文件借閱管理辦法》，原流程需填寫紙質(zhì)版《使用權限申請表》進行審批，流程優(yōu)化、實現(xiàn)電子化管理后，用戶只需線上申請，待審批通過后，足不出戶即可在檔案管理系統(tǒng)上進行查詢或申請瀏覽等服務。通過梳理，可以將制度中的一些要求嵌入流程平臺中，使執(zhí)行更順暢、管理更規(guī)范。為了更好地完善和補充規(guī)章制度，可以編制各專業(yè)的業(yè)務流程模塊、業(yè)務知識手冊，豐富規(guī)章制度所述內(nèi)容的形式，使得規(guī)章制度不再只是嚴肅的一紙說明，這對使用者更好地理解和執(zhí)行規(guī)章制度大有裨益，這也勢必為航天企業(yè)的數(shù)字化轉(zhuǎn)型發(fā)展提供更加堅實的制度保障。

隨著電子化、數(shù)字化時代的到來，流程、應用手段、管理方式的變化使航天企業(yè)管理工作也逐漸從傳統(tǒng)形式向以信息化、網(wǎng)絡化為特征的數(shù)字航天企業(yè)轉(zhuǎn)變。為了適應數(shù)字化大環(huán)境的新形勢，航天企業(yè)還需不斷探索規(guī)章制度體系建設，使其真正成為保證企業(yè)工作高質(zhì)量發(fā)展的有力工具。