高校辦公自動(dòng)化應(yīng)用與推廣研究
——基于上海旅游高等專(zhuān)科學(xué)校辦公自動(dòng)化實(shí)踐

文/上海旅游高等專(zhuān)科學(xué)校 武婕

一、學(xué)校OA系統(tǒng)應(yīng)用現(xiàn)狀分析

上海旅游高等專(zhuān)科學(xué)校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是在校園網(wǎng)建設(shè)的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)與內(nèi)網(wǎng)無(wú)縫對(duì)接，其功能主要有公文管理、會(huì)議管理、事務(wù)管理、個(gè)人辦公、公共服務(wù)、資源管理六大模塊組成。

（一）工作效率影響因素分析。OA系統(tǒng)能否得到廣泛應(yīng)用和全面普及的主要因素就是該系統(tǒng)是否能夠真正提高對(duì)各項(xiàng)業(yè)務(wù)處理工作的效率和質(zhì)量，通過(guò)問(wèn)卷調(diào)查得出，50%的受訪者認(rèn)為信息化手段支持不夠?qū)е鹿ぷ餍式档停?7%的受訪者認(rèn)為工作執(zhí)行不到位影響了工作效率，41%的受訪者認(rèn)為工作程序繁瑣，流程重復(fù)影響了工作效率，30%的受訪者認(rèn)為部門(mén)之間職責(zé)不清，互相推脫影響了工作效率，19%的受訪者認(rèn)為缺乏技能培訓(xùn)影響了工作效率。一方面表明學(xué)校當(dāng)前在各項(xiàng)工作處理程序和監(jiān)督管理上不夠嚴(yán)格規(guī)范。另一方面也表明學(xué)校當(dāng)前使用信息化技術(shù)手段開(kāi)展各項(xiàng)工作的建設(shè)力度不夠。

（二）OA系統(tǒng)使用情況分析。我校OA系統(tǒng)全面投入運(yùn)行時(shí)間與上海其他高校相比較晚，目前仍在不斷摸索、不斷完善的階段。通過(guò)問(wèn)卷調(diào)查分析得出的數(shù)據(jù)顯示，學(xué)校有53%的受訪者使用過(guò)OA系統(tǒng)，47%的受訪者還未使用過(guò)OA系統(tǒng)。這一方面說(shuō)明OA系統(tǒng)在學(xué)校的日常行政管理工作中正在逐漸替代傳統(tǒng)辦公模式，成為各部門(mén)工作人員處理日常工作的主要方式。另一方面也表明OA系統(tǒng)在我校的宣傳推廣力度不夠，普及率比較低。

（三）OA系統(tǒng)應(yīng)用價(jià)值分析。OA系統(tǒng)在高校推廣過(guò)程中，在提高工作效率、規(guī)范工作程序、節(jié)約人力資源、加快無(wú)紙化辦公方面取得了一定成效。通過(guò)問(wèn)卷調(diào)查，69%的受訪者認(rèn)為OA系統(tǒng)公文查詢(xún)功能利于提高工作效率，59%的受訪者認(rèn)為信息發(fā)布功能利于提高工作效率，31%的受訪者認(rèn)為個(gè)人信息功能利于提高工作效率，3%的受訪者認(rèn)為公文審批功能利于提高工作效率。一方面表明我校OA系統(tǒng)得到了各部門(mén)工作人員認(rèn)同。另一方面也表明目前OA系統(tǒng)主要還是應(yīng)用于學(xué)校的公文管理和信息發(fā)布方面，其他功能模塊沒(méi)有充分發(fā)揮其優(yōu)勢(shì)。

（四）OA系統(tǒng)界面設(shè)計(jì)操作性分析。在高校教職工計(jì)算機(jī)操作水平參差不齊、老教職工對(duì)新事物接受能力較慢的情況下，OA系統(tǒng)是否操作方便至關(guān)重要。通過(guò)調(diào)查分析，6%的受訪者認(rèn)為符合自己工作要求，78%的受訪者認(rèn)為基本符合自己要求，13%的受訪者認(rèn)為不符合，其中認(rèn)為不符合自己操作要求的主要原因是界面設(shè)計(jì)不夠便捷，各功能設(shè)計(jì)不夠明晰。一方面表明學(xué)校當(dāng)前OA系統(tǒng)界面設(shè)計(jì)基本符合教職工的要求。另一方面也表明學(xué)校OA系統(tǒng)的界面設(shè)計(jì)存在缺陷，還有進(jìn)一步完善和提升的空間。

（五）OA系統(tǒng)功能模塊利用率分析。通過(guò)調(diào)查了解，有88%的受訪者比較關(guān)注OA系統(tǒng)通知欄，81%的受訪者關(guān)注待辦事項(xiàng)，28%的受訪者會(huì)關(guān)注OA系統(tǒng)服務(wù)中心模塊，25%的受訪者關(guān)注應(yīng)用中心模塊，50%的受訪者關(guān)注學(xué)校最新發(fā)文模塊。表明教職工對(duì)OA系統(tǒng)中與自身工作聯(lián)系緊密部分比較關(guān)注，為OA系統(tǒng)的順利推廣和全面普及樹(shù)立了信心。

二、學(xué)校OA系統(tǒng)問(wèn)題研究

（一）兼容性問(wèn)題。由于辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)和設(shè)計(jì)在整個(gè)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)發(fā)展過(guò)程中仍處于初級(jí)階段，在技術(shù)方面仍存在不少缺陷，尤其是對(duì)瀏覽器、操作系統(tǒng)等版本有特殊要求，常常出現(xiàn)兼容性問(wèn)題，導(dǎo)致在計(jì)算機(jī)上無(wú)法流暢實(shí)現(xiàn)所有功能。

（二）無(wú)專(zhuān)職技術(shù)人員。OA系統(tǒng)技術(shù)含量高，對(duì)工作人員的專(zhuān)業(yè)操作技能要求也高，本校在這方面問(wèn)題顯著。OA系統(tǒng)需要專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員進(jìn)行維護(hù)、更新、升級(jí)以及解決在使用過(guò)程中出現(xiàn)的各種問(wèn)題，學(xué)校目前無(wú)專(zhuān)職技術(shù)人員負(fù)責(zé)該項(xiàng)工作，只能通過(guò)網(wǎng)上直接聯(lián)系外包公司。相關(guān)工作人員并未接受過(guò)正規(guī)培訓(xùn)，在遇到問(wèn)題時(shí)不能從專(zhuān)業(yè)角度及時(shí)解決問(wèn)題，只能不斷地從外界尋求幫助。

（三）管理制度不完善。隨著高校OA系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用，針對(duì)在系統(tǒng)使用過(guò)程中出現(xiàn)的包括軟硬件配置和兼容擴(kuò)展、系統(tǒng)規(guī)范使用和推廣落實(shí)、部門(mén)管理職責(zé)和人員培訓(xùn)以及安全管理體系的建立等問(wèn)題，應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家相關(guān)規(guī)定建立健全完善的規(guī)章制度，從而確保系統(tǒng)有效運(yùn)行。當(dāng)前我校尚未出臺(tái)關(guān)于學(xué)校辦公自動(dòng)化有效運(yùn)行的科學(xué)完整的管理制度，導(dǎo)致系統(tǒng)在各項(xiàng)業(yè)務(wù)的應(yīng)用中比較隨性化。

三、高校OA系統(tǒng)應(yīng)用和推廣策略

基于對(duì)上海旅游高等專(zhuān)科學(xué)校辦公自動(dòng)化實(shí)踐過(guò)程問(wèn)題的分析和總結(jié)，為保障OA系統(tǒng)在高校運(yùn)行順利，必須要有針對(duì)性強(qiáng)、覆蓋面廣的推廣策略：

（一）加強(qiáng)培訓(xùn)，提升水平，提高OA系統(tǒng)普及性。加強(qiáng)對(duì)辦公人員操作技能的培訓(xùn)，使辦公人員不僅能夠全面掌握信息化辦公基本知識(shí)，熟練運(yùn)用各種先進(jìn)設(shè)備和辦公軟件，還要對(duì)系統(tǒng)運(yùn)行中常出現(xiàn)的問(wèn)題具備解決和掌控能力。

（二）制定辦法，完善機(jī)制，提高OA系統(tǒng)規(guī)范性。針對(duì)系統(tǒng)的安全性、信息可靠性、管理科學(xué)性和發(fā)文規(guī)范性制定完整的規(guī)章體系，明確部門(mén)職責(zé)，加強(qiáng)督查，保證OA系統(tǒng)有效使用。