大數據時代文書檔案管理一體化研究

文/邵瑞萍

大數據特點主要包括大量、高速、多樣、真實、有效，在大數據技術下，信息內容變得智能化、可用性強，作為一種可以高效進行數據整合的技術，大數據技術能夠為文書檔案管理一體化提供充分的技術支持，能夠在檔案管理中創建信息化的技術平臺，優化文書檔案的一體化建設和管理。下面就文書檔案管理一體化的發展情況以及發展趨勢，還有未來的相應發展策略展開相關討論和說明。

1 大數據時代文書檔案管理一體化發展趨勢

文書檔案管理一體化是指將文件通過處理生成檔案的形式加以保管，再利用計算機技術將文書檔案電子化，在電子化的管理方式下，實現對信息內容的智能化篩選與智能化查找。文檔管理一體化強調了文書檔案管理的整體性，要將文書檔案中一些重要的檔案內容做好檔案存儲與管理的整體考量，簡單來說，就是實現文書內容生成到歸檔管理的一系列管理過程，由此強化文書檔案中的整體管理內容，進而實現事業單位對文書資料與檔案資料的統一管理。隨著社會發展的進程加快，未來檔案的一體化管理將更加凸顯，只有整合信息，才能發揮信息優勢，最大化地體現信息價值。而文書檔案的管理一體化就是必經項。

2 大數據時代文書檔案管理一體化的必要性

2.1 提高文書檔案管理效率

結合文書檔案管理一體化的出發點和要求來看，展開一體化管理最為重要的是能夠提高文書檔案管理效率。在文書檔案管理中，運用現代化信息技術，打通文書工作階段和檔案工作階段兩個階段的對接性。同時，增進檔案管理的信息技術，強化文書檔案的一體化管理。進行文檔一體化的管理工作能夠統一文件管理，將文檔資源做到合理整合，實現文檔一體化，在進行相關信息查找時就能獲取更多有用資料，從而體現文書檔案管理的實用性以及文書檔案管理的信息智能化。還有，隨著大數據技術的不斷提升，信息技術的使用也能夠加強文書檔案管理一體化的信息使用效率，讓文書檔案管理的資源信息能夠進行智能化篩選，提升信息的使用價值和信息使用的效率。

2.2 有利于文書檔案實現信息化和智能化管理

如果文書檔案管理未形成一體化，那么在文書與檔案的信息使用中就不能夠實現對資源搜索的智能化管理，反而會帶來更多的數據冗余，讓搜索變得更加復雜，搜索的信息往往要經過多次、反復才確認可以確保其真實性。只有將資源做好整合，展開對檔案管理的一體化，在其中融入計算機信息技術，才能進一步保障信息技術的使用效果，體現并提高文書檔案的信息化和智能化管理。

2.3 有利于實現文書檔案的信息高度共享和高利用率

在創建后的文書檔案管理一體化的結構中，通過加強信息技術的引進，可為文書檔案的信息使用提供信息的高度共享，從而充分展示文書檔案的信息技術，提高信息技術在文書檔案中的使用效率。另外，文書檔案管理實現一體化也意味著原有的文書信息資源開始得到整合，在融合了信息技術后，兩者可以實現對資源信息的共享和利用。在一體化后的文檔管理中融入現代化信息技術，開創網絡共享的信息化平臺，由此創建信息技術下檔案文書管理的一體化新格局，在信息化的檔案管理中還能加強文書檔案信息資源的使用效率，最大化地發揮檔案資源價值。

2.4 有利于文書檔案管理的信息化管理體系建設

隨著大數據時代的到來，未來信息技術勢必會融入進檔案管理的操作技術中，實現文書檔案的一體化管理能夠加快文書檔案的技術轉型，有利于之后的信息化管理體系建設，能夠在信息化管理體系中提供大量的數據信息。另外，在搭建的檔案信息平臺上，文書檔案管理的一體化實現了檔案的信息整合，為開創信息共享平臺也提供了一定的技術保障，可以說是為今后信息化管理體系的建設奠定基礎，提供技術平臺和資源渠道。

3 大數據時代文書檔案管理一體化制約因素

3.1 文檔實體生成部門出現斷口

在文檔實體生成中離不開文書檔案做主要輸出，隨著大數據時代數據一體化的要求越來越高，如何加快文書檔案的數據化轉型也成為了一大難題。一般規模較小、檔案內容較少的事業單位都不會單獨設立文書檔案數據化轉型的單獨部門，而檔案資料稍多的單位會設置專門的信息轉化管理人員。但各管理部門的文件草擬以及文件流轉過程涉及的工作人員較多，存在一定的溝通難度。這也就導致了文檔實體生成不夠統一，出現工作上的斷口。溝通上的缺乏，讓很多檔案材料在格式、用紙、附件、審批等方面難以統一。因此，也制約了文書檔案管理一體化的整體執行。

3.2 文檔管理前緊后松

文書工作與檔案管理工作作為檔案信息管理的前后兩個關鍵環節，在實際工作中容易出現前緊后松的情況，尤其是文書工作作為一個單位的“門面”，單位的相關人員都會更加重視該部分的工作情況，會更加細致、用心。能夠進行大量的財力、人力上的投入。而檔案管理工作更偏向于幕后，在事業單位的表現往往不夠突出。因此相對地人們會忽視檔案管理所產生的價值，在檔案管理工作中投入的資金與人力也就比較缺乏。這導致了對這兩個關鍵環節的差別對待，使得其難以保持統一，難以保證文書檔案管理一體化的最終成效。

3.3 文檔信息利用率不夠

在文檔信息利用上面，文書工作階段和檔案工作階段兩部分環節還無法完整銜接在一起，進而也出現了文檔數據使用上的局限，導致文檔信息的利用率不夠。應充分利用電子信息技術，利用公文處理過程中形成的數據信息進行檔案數據之間的轉換和使用，讓公文與檔案信息的使用和管理成為一個有序的整體，實現對檔案信息查詢的智能化、自動化，防止兩個關鍵工作階段之間的信息傳遞斷層，加強對每個環節資源的認識，進而塑造出文件精練化、文檔生成標準化、文檔信息查詢自動化的文檔信息使用環境，加強文書檔案的一體化管理。

3.4 文檔規范化的雙重標準

文書與文檔管理兩部分工作階段相互獨立又互相影響，有著緊密的聯系，但又有各自的管理體制。因此在文檔規范化的管理上，有雙重標準。而雙重標準會導致兩者的檔案信息管理內容不夠一致，導致檔案管理工作規范不夠一致。在該情況下，往往需要人為進行第二次的信息資源再整理，無形中就耗費了大量的人力物力以及時間成本。因此，在形成文書檔案管理一體化的研究過程中，應統一標準體制，強調一體化進展，實現兩部分工作階段的統一性，打通兩部分工作階段的銜接，由此保證后續工作的連續性，減少人力物力的再次浪費。

4 大數據時代文書檔案管理一體化實施策略

4.1 樹立正確的管理理念，強化“一體化”意識

首先，為了維護好文書檔案管理一體化的整體效果，相關領導者要樹立清楚正確的管理理念，充分認識到檔案管理工作的重要性，能夠在文書工作階段和檔案工作階段中做到兩者的平衡。同時，要注意對檔案管理相關人員的工作能力提升，要求檔案管理者能有較強的一體化意識，能夠在日常工作中做到對兩個工作階段的銜接和融合。還要注意檔案管理的細節質量，注意紙張、格式等多個方面的管理。在文檔內容制作前做好檢查，用統一的標準要求檔案管理的每個環節，最終確保檔案信息內容的整體性和一致性，以便優化檔案管理一體化的信息建設，為一體化的檔案內容提供有效的技術支持。

4.2 采用先進的管理方式，制定“一體化”制度

為了加強檔案管理一體化的科學性和有效性，在管理方式中要注意將雙重制度轉化為適應性的先進管理方式，通過“一體化”的制度建設，確保檔案管理工作的持久發展。比如可以從各個部門的職責分工開始，對每個檔案管理環節都職責分工到人，防止有工作程序重復或者人員工作矛盾的情況。另外，建立統一的管理體制，用統一的工作流程以及規章制度保證工作的穩定性和及時性。只有簡化制度內容，才能讓更多人更好地按照制度執行任務。同樣，在員工的制度化中可以加進獎懲模式，多組建培訓活動，從而營造良好的組員培訓氛圍，激發各個組員的工作主動性。

4.3 建立健全的信息化平臺，建立“一體化”流程

大數據時代下的信息技術能夠讓文書檔案管理一體化變得更加簡便、直觀，因此，可以充分發揮技術優勢，建立健全的信息化平臺，在線上線下實現對檔案管理信息的對接，通過一體化的流程設立，讓更多人能夠更加方便、簡單地利用檔案信息。同時，要注意信息化平臺工作中的流程科學化。相關人員要注意做好檔案信息的錄入、編輯、整理。能夠根據體制內容進行文檔的轉入，也能夠結合信息技術進行文檔輸入輸出的兩部分監督。

4.4 提升員工的專業素質，培養“一體化”人才

對于在文書檔案管理一體化的工作研究中，如何運用好大數據信息技術，提高數據一體化，促進文書工作階段和檔案工作階段的數據技術銜接，提高文件流轉過程的各個工作銜接性的問題，這需要在技術人才的培養上下功夫。為了提高各個工作階段信息之間的互通性，可以培養“一體化”人才，在文書內容與檔案管理中組建復合型人才，從而打破原始技術和信息技術之間的隔閡，加強技術轉型后的緊密性。在一體化人才培養中，也能夠減少事業單位在工作流程中存在的溝通無效性，提高相關人員的工作水平，從而增強工作的整體質量，更加有利于檔案管理的一體化體現，也有利于檔案管理工作的綜合水平凸顯，能夠讓檔案管理人員得到更多鍛煉和提升，有更多發展和進步的空間。

總結

綜上所述，在大數據時代開展文書檔案管理一體化能夠有利于文書檔案管理效果的提高，同時對文書檔案實現信息化和智能化以及信息系統建設都有著十分重要的助推作用。從目前文書檔案一體化管理中出現的數據量龐大、途徑多樣化的情況可以看出實現一體化管理不可缺少的就是大數據的信息化技術。在目前制約文書檔案一體化發展的因素里，主要包括有文書管理上的缺陷、文檔信息利用率問題以及文檔生成部門出現的斷層，還有管理體制中的雙重標準。這些都導致了文書檔案的一體化難以實現完整性和有效性。針對這些問題，本文提出了管理理念強化、管理方式優化、管理流程信息化等策略，期望能從體制等多個方面簡化文書檔案管理一體化的工作任務，從而能夠進一步實現一體化的有效管理。另外，在大數據時代背景下，信息技術的優勢也會逐漸得到顯露，如何將該優勢融入文檔一體化管理中，加強管理的信息化，這也是我們今后致力的研究方向。為了突出文書檔案在信息化研究中的智能化，在一體化的網絡信息平臺構建上也需要我們進一步做技術研究。今后針對這些方面的研究也會越來越深入，會提出更加科學有效的可行措施，從而做好大數據時代里文書檔案管理一體化的整體工作，實現我國檔案事業的再上一層樓。