國(guó)有企業(yè)文件簽批管理基于RFID技術(shù)的信息化建設(shè)

文/北京計(jì)算機(jī)技術(shù)及應(yīng)用研究所 夏冰 徐承超 徐語(yǔ)菲

一、背景

目前，國(guó)有企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)審批文件主要流程是各部門提交待審批文件交給辦公室，再由辦公室分類整理好轉(zhuǎn)交給領(lǐng)導(dǎo)審批。面對(duì)每日大量的文件與實(shí)際操作流程，各個(gè)角色存在一定的困擾和訴求。為提升辦公室工作效率，讓領(lǐng)導(dǎo)合理有序直觀地了解文件情況；讓部門人員避免多次詢問(wèn)保證第一時(shí)間收到文件審批通知；讓辦公室人員減少被催促、被詢問(wèn)、來(lái)回跑、常遺忘事情的情況發(fā)生，本文提出一種基于RFID技術(shù)的智慧型文件監(jiān)管的構(gòu)想，以解決上述問(wèn)題，輔助領(lǐng)導(dǎo)辦公，規(guī)范辦公室業(yè)務(wù)流程，助力企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。

二、關(guān)于RFID技術(shù)

（一）RFID的起源。RFID（Radio Frequency Identification）技術(shù)，其最早起源于英國(guó)，第二次世界大戰(zhàn)中應(yīng)用于辨別敵軍和我軍飛機(jī)的身份識(shí)別，從20世紀(jì)60年代開(kāi)始涉及商用。RFID技術(shù)可以看做一種自動(dòng)地識(shí)別性技術(shù)，是現(xiàn)代化、智能化的識(shí)別技術(shù)。據(jù)悉，美國(guó)國(guó)防部規(guī)定，2005年1月1日以后，所有美軍軍需物資全部使用RFID標(biāo)簽;美國(guó)食品與藥品管理局(FDA)建議制藥商自2006年起使用RFID技術(shù)跟蹤經(jīng)常造假的藥品。Walmart，Metro零售業(yè)致力應(yīng)用RFID技術(shù)等系列行動(dòng)，進(jìn)一步推動(dòng)了RFID技術(shù)在全世界的應(yīng)用熱潮，這波應(yīng)用從此廣泛分布在身份、證件、日常門禁、物資庫(kù)存、進(jìn)銷存、供應(yīng)鏈、生產(chǎn)流程控制、資產(chǎn)管理、目錄管理等諸多領(lǐng)域。

（二）基于RFID的物聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用。隨著科技的進(jìn)步，人工智能技術(shù)快速發(fā)展并被廣泛應(yīng)用于各行各業(yè)，智能物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)中對(duì)“物的流動(dòng)”這一實(shí)時(shí)管理也逐漸成為可能，極大限度地提高了管理效率、降低了人力、財(cái)力成本。RFID（射頻識(shí)別）技術(shù)作為物聯(lián)網(wǎng)中對(duì)物體身份的有效標(biāo)識(shí)，它與條形碼、二維碼等常見(jiàn)標(biāo)識(shí)的識(shí)別方式不同，RFID標(biāo)識(shí)具有非接觸、自動(dòng)化、快速識(shí)別的獨(dú)特優(yōu)勢(shì)，并且在金融支付、智慧交通、物流倉(cāng)儲(chǔ)、運(yùn)輸行業(yè)、制造行業(yè)、銷售行業(yè)、生產(chǎn)管理、資產(chǎn)管理、安防管理、防偽管理、質(zhì)量管理、追溯過(guò)程管理等領(lǐng)域或方向大量使用，極大提升了相關(guān)領(lǐng)域或方向的經(jīng)營(yíng)效率、管理效率、生產(chǎn)效率，帶動(dòng)了相關(guān)產(chǎn)業(yè)實(shí)現(xiàn)流程、技術(shù)、管理、服務(wù)和結(jié)構(gòu)的升級(jí)。近年來(lái)，我國(guó)政府部門對(duì)RFID技術(shù)的政策扶持力度持續(xù)加大，為RFID產(chǎn)業(yè)與技術(shù)應(yīng)用的發(fā)展?fàn)I造了良好的成長(zhǎng)環(huán)境。截至目前，已經(jīng)從政府主導(dǎo)、引導(dǎo)逐步轉(zhuǎn)向各行各業(yè)主動(dòng)將RFID應(yīng)用擴(kuò)散。

（三）RFID的應(yīng)用原理。RFID（射頻識(shí)別）又稱無(wú)線射頻識(shí)別，是一種通信方向的技術(shù)，俗稱RFID電子標(biāo)簽。它是通過(guò)無(wú)線電信號(hào)進(jìn)行識(shí)別指定的或特定的目標(biāo)，并將目標(biāo)數(shù)據(jù)讀寫出來(lái)，是一種無(wú)需識(shí)別系統(tǒng)與指定或特定目標(biāo)之間建立機(jī)械或光學(xué)接觸的技術(shù)。RFID原理是利用電磁波的磁場(chǎng)變化以識(shí)別出RFID電子標(biāo)簽的信息。無(wú)線電信號(hào)通過(guò)調(diào)成無(wú)線電頻率的電磁場(chǎng)，將附著在物品及標(biāo)簽上的數(shù)據(jù)信息傳遞出去，得以自動(dòng)識(shí)別并追蹤某物品。標(biāo)簽內(nèi)部包含電子存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)信息，規(guī)定范圍之內(nèi)均可以進(jìn)行識(shí)別。標(biāo)簽內(nèi)部的電源結(jié)構(gòu)不是必須項(xiàng)，其中部分標(biāo)簽在識(shí)別過(guò)程中可以從識(shí)別器發(fā)出的電磁場(chǎng)中得到能量，本身不需要電池設(shè)備;另一部分標(biāo)簽本身內(nèi)置電源設(shè)備，可以自身主動(dòng)發(fā)出無(wú)線電波（即調(diào)成無(wú)線電頻率的電磁場(chǎng)）。標(biāo)簽內(nèi)部包含電子存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)信息，規(guī)定范圍之內(nèi)均可以進(jìn)行識(shí)別。與條形碼、二維碼不同的是，射頻識(shí)別標(biāo)簽在識(shí)別器視線之外，依然可以追蹤被嵌入的物體，擴(kuò)大了追蹤范圍，實(shí)現(xiàn)跟蹤區(qū)域最大化，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)物體流轉(zhuǎn)動(dòng)作靈活化。RFID系統(tǒng)通常由電子標(biāo)簽、讀寫器和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)三個(gè)部分組成。1.RFID電子標(biāo)簽。標(biāo)簽由電子芯片和天線兩部分組成。電子芯片存儲(chǔ)物體的具體數(shù)據(jù)信息。天線在RFID電子標(biāo)簽和讀取器間傳遞射頻信號(hào)，進(jìn)行無(wú)線電波的收發(fā)。2.讀寫器。讀寫RFID電子標(biāo)簽的設(shè)備。通過(guò)射頻技術(shù)，接收電子標(biāo)簽的具體數(shù)據(jù)信息，并將信息傳送至外部主機(jī)。3.計(jì)算機(jī)應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)。完成具體數(shù)據(jù)的處理、傳輸和通信的平臺(tái)。

圖1 RFID系統(tǒng)的組成

三、國(guó)有企業(yè)文件簽批管理存在的問(wèn)題

隨著國(guó)有企業(yè)不斷發(fā)展壯大，每日企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)需要簽批的實(shí)物文件只增不減，文件催辦、急緩分類等問(wèn)題屢見(jiàn)不鮮。據(jù)統(tǒng)計(jì)，2021年某3000多人國(guó)有企業(yè)的辦公室全年向企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)遞交24457份實(shí)物文件。即使全年無(wú)休，日均也需要向企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)遞送60.01份文件。面對(duì)巨大的實(shí)物文件簽辦壓力，辦公室文件送簽與追蹤問(wèn)題日益凸顯。

企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)面對(duì)每天大量待審批文件，緊急程度不清晰，具體數(shù)量不直觀，缺乏統(tǒng)一收納整理工具。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)簽批完的文件，需要通知辦公室人員來(lái)取，或等到固定時(shí)段被統(tǒng)一取走，文件無(wú)法及時(shí)流轉(zhuǎn)。業(yè)務(wù)部門人員無(wú)法知悉文件流轉(zhuǎn)與簽批進(jìn)度，對(duì)已提交的文件無(wú)法催辦，每日詢問(wèn)辦公室人員，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。辦公室人員需對(duì)已審批文件現(xiàn)場(chǎng)確認(rèn)后才能取回，面對(duì)大量的流轉(zhuǎn)文件，無(wú)法一一跟進(jìn)簽批進(jìn)度，實(shí)物文件簽批狀態(tài)信息不對(duì)等及諸多現(xiàn)實(shí)問(wèn)題。

將RFID技術(shù)應(yīng)用在企業(yè)實(shí)物文件簽批管理中，可以突破原有文件簽批流轉(zhuǎn)管理中的層層瓶頸。實(shí)現(xiàn)信息化跟蹤、判斷、信息互通，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)對(duì)實(shí)物文件的精準(zhǔn)化過(guò)程管理。

四、基于RFID技術(shù)的文件簽批管理信息化建設(shè)

基于RFID技術(shù)文件簽批管理模式為業(yè)務(wù)部門、辦公室、企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)審批文件流程中文件接收、查看、識(shí)別、提醒等全過(guò)程實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)化、可視化、智能化、自動(dòng)化管理。結(jié)合物聯(lián)網(wǎng)的核心識(shí)別技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)、人機(jī)交互系統(tǒng)旨在實(shí)現(xiàn)解放人力、提升辦事效率。

（一）基于RFID的文件智慧管理工作原理和流程。

實(shí)物文件使用統(tǒng)一文件夾遞送，文件夾外側(cè)固定位置有系統(tǒng)為該文件分配的對(duì)應(yīng)的電子標(biāo)簽。閱讀器通過(guò)發(fā)射天線進(jìn)行一定頻率射頻信號(hào)的發(fā)送，當(dāng)實(shí)物文件外部的電子標(biāo)簽在文件流轉(zhuǎn)過(guò)程中進(jìn)入發(fā)射天線工作區(qū)，此時(shí)電子標(biāo)簽與閱讀器之間將會(huì)通過(guò)耦合元件進(jìn)行射頻信號(hào)的空間（無(wú)接觸）耦合，即根據(jù)時(shí)序關(guān)系在耦合通道內(nèi)實(shí)現(xiàn)能量之間的傳遞、數(shù)據(jù)之間的交換，通過(guò)數(shù)據(jù)的交換在讀寫器中為領(lǐng)導(dǎo)展示文件重要信息和緩急程度，當(dāng)文件簽批完放入指定位置后，再次通過(guò)耦合通道、數(shù)據(jù)交換在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)中依據(jù)不同的設(shè)定做出對(duì)應(yīng)的處理動(dòng)作或者控制動(dòng)作，實(shí)現(xiàn)發(fā)出指令信號(hào)進(jìn)而控制執(zhí)行機(jī)構(gòu)的對(duì)應(yīng)動(dòng)作。進(jìn)而顯示該文件流轉(zhuǎn)進(jìn)度、位置，通過(guò)信息系統(tǒng)展示文件流轉(zhuǎn)進(jìn)度的同時(shí)，提醒辦公室人員文件可取，提醒文件遞送人文件可取回。

（二）基于RFID的實(shí)物文件智慧管理模式。隨著各企業(yè)對(duì)資產(chǎn)、財(cái)產(chǎn)使用保管要求的提高，智能硬件設(shè)備與業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)相結(jié)合已形成一種規(guī)范化、流程化的標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)用體系。射頻識(shí)別（RFID）技術(shù)能唯一標(biāo)識(shí)物品，并提供統(tǒng)一的、通用的方式實(shí)現(xiàn)“物品流”到“信息流”的自動(dòng)采集與轉(zhuǎn)換，可方便實(shí)現(xiàn)實(shí)物文件信息化閉環(huán)管理。依托RFID技術(shù)對(duì)綁定電子標(biāo)簽的物品進(jìn)行統(tǒng)一管理，能有效減少實(shí)物文件遺漏、丟失、非授權(quán)流轉(zhuǎn)、被盜等問(wèn)題。

圖2 基于RFID的文件智慧管理工作原理和流程

（三）基于RFID的實(shí)物文件智慧管理的優(yōu)勢(shì)。1.實(shí)現(xiàn)智能化的文件保管平臺(tái)。從結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)上實(shí)現(xiàn)待審批文件、已審批文件兩個(gè)區(qū)域相互獨(dú)立，各區(qū)域自動(dòng)識(shí)別定位存放的文件信息，通過(guò)液晶顯示屏、指紋識(shí)別等模塊，幫助企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)直觀了解待審批文件和已審批文件數(shù)量、待審批文件緊急程度并接收提醒通知，提供更優(yōu)的人機(jī)體驗(yàn)和智慧辦公模式。2.實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化的文件流轉(zhuǎn)狀態(tài)追蹤。通過(guò)RFID技術(shù)與信息化的結(jié)合將待審批文件、已審批文件信息實(shí)時(shí)傳遞后臺(tái)，支持辦公室人員、業(yè)務(wù)部門人員通過(guò)后臺(tái)業(yè)務(wù)集成及時(shí)掌握文件審批進(jìn)度，支持緊急文件可在后臺(tái)業(yè)務(wù)集成系統(tǒng)申請(qǐng)催辦，實(shí)現(xiàn)文件流轉(zhuǎn)信息自主跟蹤和文件流狀態(tài)自助查詢，降低溝通成本、人力成本、時(shí)間成本，切實(shí)提升工作效率，幫助企業(yè)業(yè)務(wù)流程化、規(guī)范化、信息化和智能化。

五、結(jié)語(yǔ)

基于RFID技術(shù)的企業(yè)文件簽批管理的信息化建設(shè)，是智慧辦公的發(fā)展趨勢(shì)，不僅能夠從宏觀上帶動(dòng)辦公室業(yè)務(wù)信息化發(fā)展，而且能夠在具體文件簽批管理中實(shí)行全過(guò)程監(jiān)控，保證企業(yè)文件流轉(zhuǎn)簽批的信息化建設(shè)頂層有目標(biāo)、底層有措施，不斷提高企業(yè)辦公室業(yè)務(wù)信息化發(fā)展水平，為企業(yè)高效開(kāi)展科研、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理等組織活動(dòng)保駕護(hù)航。