民辦高校檔案管理與教學評估
——以陜西國際商貿學院為例

文/陜西國際商貿學院 劉雪寧

黨的十八大報告明確要求“努力辦好人民滿意的教育”“努力提高教育質量”“推動高等教育內涵式發展”。黨的十八屆三中全會通過的《中共中央關于全面深化改革若干重大問題的決定》進一步強調，推動高等教育內涵式發展是黨中央在我國由高等教育大國向高等教育強國轉變的關鍵時期對高等教育作出的重要部署。促進高等學校步入以提高質量為核心的內涵式發展道路是一項系統性的工程，教學評估是其中的關鍵抓手。教育部開展的高等學校本科教學水平評估是對各高等學校教學質量和學校綜合能力的全面檢查，通過評估可以加速教育教學改革的速度，提高本科教學的質量，使高等教育更加適應社會發展的需要。我國實施高校本科教學評估制度從1985年開始至今，已有30多年的發展歷史，經過了試評估階段（1985～1993年）、系統化評估階段（1994～2002年）、全面推進制度化階段（2003～2008年）及進一步改革完善（2009～今）四個階段。審核評估是2014～2018年針對已通過本科教學工作水平評估的高校展開的，目的不在于劃分優劣，而偏重于經驗借鑒和促進提升。

陜西國際商貿學院2007年順利通過“水平評估”，2008年升格為本科院校，2012年被批準授予“碩士學位”資格院校，2015年以“優秀”通過評估，以上評估工作順利通過了教育部評估專家的審核，檔案資料提供了很重要的佐證，也更好地促進了學校檔案工作的發展。

一、民辦高校檔案管理與教學評估的關系

（一）高校檔案為教學評估奠定基礎并提供重要依據。1.高校檔案是教學評估的基石。陜西國際商貿學院于2015年10月接受了教育部組織的本科教學工作合格評估（簡稱教學評估）。依據教育部頒發的《本科教學工作水平評估指標》進行的，其中44個觀察點和1個特色項目均需要學校檔案材料作為支撐證明，體現各項工作的真實性。從迎接評估的準備階段、自評自查階段、專家進校階段到最后的評估整改階段，學校各部門均能按計劃、有條理地做好各項評估工作，提供比較規范的檔案材料，供專家組現場考察，最后以“優秀”順利通過專家組的檢查。學校通過這次評估，進一步證明了民辦高校檔案是教學評估最重要的佐證材料，從各方面、全過程見證了學校教學評估的歷程，當之無愧被譽為教學評估的基石。2.高校檔案是教學評估的重要參考依據和憑證作用。陜西國際商貿學院是一所由步長制藥獨資創辦的全日制普通本科院校。學校成立于1997年，從剛成立的“陜西國際商貿專修學院”（助學機構），到2002年的“陜西國際商貿職業學院”（高職院校），再到2008年的“陜西國際商貿學院”（本科院校）；2017年榮獲“研究生聯合培養示范單位”。從當初200多名學生到現在的17000多名學生；從最初的5個專業到現在的54個專業；剛成立時，學校僅有20多名教職員工，現有教職員工1000余人，具有碩博學位的682人，高級職稱292人；從當初的60多畝地到現在的13000余畝占地面積，學校的發展歷程，均在檔案室里留下了足跡。作為伴隨著學院一同走過20多年的檔案人，筆者親身感受到學校的發展變化，見證了學校的光輝歷史。2007年，學校通過“水平評估”，2015年10月通過“合格評估”，從2018年至今準備新一輪審核評估，結合學校前兩次迎評工作的實際情況，截取部分檔案利用案例，再次體現高校檔案工作的意義和作用。準備階段：2015年3月，學校成立迎評工作領導小組，正式開啟迎評促建工作，在此階段，學校檔案為評估準備工作提供了很重要的參考憑證。評估工作階段：2015年5月～10月，學校評估工作全面展開，按照學校迎評工作部署，檔案部門根據學校的領導小組工作部署，做到評建工作開展到哪里，學校的檔案工作就跟隨到哪里。特別是為編寫《媒體上的陜商院》及建設校史館，學校檔案提供了很多的檔案資料、照片資料等，充分展示了學校的發展歷程，得到專家組的充分肯定。評估整改階段是教學評估工作的核心階段，根據評估專家工作組反饋的意見進行整改，做好整改報告，其中檔案支撐材料又一次發揮作用，保證評估工作開展順利。

（二）教學評估有力促進檔案建設工作穩定發展。1.教學評估增強了員工檔案意識。通過學校教學評估工作，學校員工整體檔案意識有所提高，原來在大家的認知中，檔案工作就是檔案管理人員的事情，特別是在收集科研檔案的時候，很多教師認為是個人的項目，不愿意給學校檔案部門提交，通過這次評估后，好多人都會自愿把科研項目立項、結題等材料提交到檔案科；甚至有的部門領導主動邀請檔案人員去他們部門對檔案管理工作進行培訓，進一步規范檔案管理工作。2.教學評估確立了檔案工作的主體地位。檔案工作的主導地位需要為學校做出一定貢獻才能確立。在學校教學評估階段，檔案部門從大局出發，提前安排、主動提供服務，積極為各部門提供評估所需要的檔案材料，滿足各部門評估工作的需求，以結果為導向，讓大家感受到檔案工作的重要性。讓那些平時欠缺檔案意識的人們，從內心認識到檔案工作是教學評估不可或缺的重要部分，如果沒有檔案工作，教學評估將會是另外一種結果。3.教學評估檢驗了檔案工作的質量和效果。教學評估對于學校的發展，其重要性不言而喻。評估專家組進校考察，一方面是查看學校的辦學條件，也就是學校辦學的硬件建設和師資條件、實驗室建設等；另一方面是查看評估的支撐材料，檔案部門需要按照評估指標體系為專家提供近3年各部門的相關檔案材料，其中有相當一部分檔案資料需要按照評估指標體系重新進行整理、分類、編目、裝盒，其內容包括學校各個部門工作的方方面面，作為“佐證”和“依據”條分縷析地提供給專家組查看。所以說，教學評估是對檔案工作的一次大檢閱。

二、通過教學評估發現高校檔案管理問題

（一）檔案原始材料欠缺系統性、完整性。通過教學評估工作，發現學校檔案管理工作欠缺系統性和完整性，檔案材料普遍存在“少歸”“多歸”和“亂歸”的現象，對高校教學評估影響很大，具體情況如下：1.檔案材料“少歸”。檔案材料“少歸”是檔案信息資源缺失的主要原因。例如，上行文需要有請示，有批復，再有執行過程，但在檔案部門歸檔時，有的缺少上級部門的請示或者批復，只保存了學校在完成此項工作的過程材料，或者學校的重要管理文件；還有部分員工對重要的檔案資料由于經常使用而不及時提交，導致部分應該歸檔的資料“落入民間”；這些都直接導致檔案材料“少歸”。2.檔案材料“多歸”。檔案材料“多歸”，是檔案管理者把不需要歸檔的文件資料按照歸檔要求進行了歸檔，造成資源浪費。增加了檔案管理人員的負擔，對教學評估有較大影響，主要源于對檔案管理者缺少專業的培訓。另外，部分檔案人員工作敬業程度欠缺，對提交的檔案沒有進行嚴格把關，也沒有認真檢查，就直接歸檔了，這些都會導致檔案材料“多歸”。3.檔案材料“亂歸”。檔案材料“亂歸”是指材料沒有按照檔案工作的分類進行系統整理，組卷混亂，教學類、科研類、綜合類等歸檔期限不明確，把該歸入長期的文件歸為短期，把該歸入永久的文件歸為長期，歸檔文件中欠缺簽字或者蓋章的就裝盒歸檔了，這些都會導致檔案材料“亂歸”，“亂歸”現象對教學評估影響很大。

（二）檔案材料管理體系欠缺制度化、標準化。任何時候，干任何事情都要有制度、有標準，無規矩不成方圓。檔案管理更是如此。在教學評估工作之前，很多學校欠缺系統的檔案管理制度和一套標準化的檔案管理體系，導致很多重要檔案資料“落入民間”，不能及時歸檔。沒有制度的約束，檔案工作人員工作積極性不高，僅僅滿足于將工作“干完”，而不是“干好”，嚴重影響了檔案工作的質量。檔案資料從開始的收集、整理、分類、編碼、歸檔到后面的分析、研究、統計等工作是一項規范的動態管理的系統工程，任何一個環節的缺失都將影響檔案材料的質量，進而影響學校的教學評估工作。

（三）檔案管理信息化有待提高。當前，各高校檔案管理信息化迫在眉睫。陜西國際商貿學院未跟上檔案管理現階段工作的信息化發展，檔案管理設備陳舊、老化，導致出現檔案陳舊、部分紙質檔案破損、照片損壞等問題，都給檔案管理帶來不利的影響。學院至今仍沿用以前的老方法收集、整理、存儲、調閱檔案。檔案以紙質檔案為主，電子檔案為輔。雖然利用電腦辦公，但相關配套設施不齊備，檔案工作還是以檔案管理人員手動錄入為主，沿用傳統的人工操作模式，相關數據的錄入和對比效率不高，信息化水平不高，檔案信息的歸集整理精確度不高，使學校整體的檔案管理工作效率不高。

三、全面提升檔案管理工作的思考

（一）提高民辦高校檔案管理認知，增強全員歸檔意識。在平時的工作中，檔案管理得不到大家的重視和認可，檔案部門應利用教學評估工作的契機，積極宣傳檔案工作，用檔案工作的業績為各部門提供方便和服務，同時開展檔案宣傳活動。當然，僅靠檔案部門的行動是遠遠不夠的，作為管理檔案工作的領導，更應該利用各種場合去宣傳檔案工作的重要性，讓檔案工作融入全體員工的工作中，提升大家對檔案工作的認知，讓員工有歸檔的意識和自覺性，變被動收集檔案為主動提交檔案，讓他們體會到檔案取之于員工、用之于員工的好處；同時，檔案管理人員要提升個人業務工作水平，積極開展檔案的開發和利用工作。

（二）建立健全檔案工作目標責任制，完善檔案管理制度。檔案工作的制度化、規范化和經常化是評估工作制度化、規范化和經常化的強有力保障。正如江澤民所說：“檔案工作有它的特點，就是平時不起眼，也不引人注目，但是，一旦你需要時，如果平時工作沒做好，臨渴掘井，就悔之晚矣！”當前，檔案管理普遍缺乏一套適應學校改革發展新時期現狀的、較為完備的規章制度。檔案管理頭緒眾多，相關規章制度不完善，容易產生管理上的無序，影響管理的權威性。從檔案管理工作來看，主要表現為缺少檔案管理工作考核機制。承擔工作任務的輕重和多少在薪酬上不能成正比關系，從而挫傷了工作量繁重的人員的積極性，工作量較輕的員工更是懈怠工作，影響了民辦高校檔案管理工作氛圍。《普通高等學校檔案管理辦法》明確指出：對高校檔案工作應實行“三納入”（把檔案工作納入學校整體規劃，列入領導議事日程；納入教學、科研工作計劃和規章制度；把文件材料的形成積累、整理歸檔納入各項工作程序，列入有關部門和人員的職責范圍）、“四同步”（要求布置、檢查、總結、驗收各項工作與布置、檢查、總結、驗收檔案工作同步）管理制度。要將這個制度落實到位，必須建立檔案工作目標責任制，明確高校主管領導是檔案工作一級責任人，各職能部門和教學單位負責人是二級責任人，各單位兼職檔案人員是具體執行人，學校檔案管理部門負責監督和檢查，使高校檔案工作形成一種有人管、有人做、有人查的良好機制。

（三）按照評估指標體系，制訂評估檔案歸檔范圍。教學評估指標體系包含學校各項工作的方方面面，指標體系只是觀測點，支撐這些觀測點的材料需要各個學校根據實際情況來確定，單靠檔案部門來確定是不夠的，需要聯合教務處、評估中心、檔案部門一起，既要考慮教學工作的實際情況，還要考慮評估指標體系的細則，更要考慮檔案歸檔工作的范圍。當然，在學校的所有檔案工作中，教學檔案是教學評估的重中之重，所以教學檔案的歸檔理應成為重點，只有按照評估指標體系，明確歸檔范圍，才能使檔案管理工作科學有效，助力教學評估工作。

（四）開展檔案編研工作，創建特色檔案管理工作。大部分人認為，開展科學研究工作是教師的主要專項，檔案管理人員只是對檔案工作進行收集、分類、整理而已。實際上，檔案的編研工作是很重要的一項研究工作，檔案管理人員對學校各部門提交的檔案資料進行收集、分類后，對有相同項目的材料可以進行統計、分析、最后形成有特色、有代表性的檔案編研成果，通過這些成果的展示，方便教職員工在檔案利用方面更加便捷，同時讓大家逐步認可檔案工作的重要性，幫助大家提高建檔、存檔、用檔的意識。

四、結語

綜上所述，高校檔案和學校評估工作相互支撐，學校的檔案工作質量高，學校評估工作效果就好。當然，通過教學評估，對檔案工作的發展有很大的幫助作用，兩者互為補充，缺一不可。