數字化時代干部人事檔案管理的文化自信與提升策略

文/廣西醫科大學 楊秀梅

干部人事檔案是黨的組織工作的重要組成部分，是黨對干部和人才進行選拔、培養、教育、監督和評價的重要基礎。隨著數字化時代的來臨，新時期干部人事檔案管理工作在環境、模式、技術、工具等方面都發生了很大變化，但檔案管理者的地位與處境并未改變，其文化自信也亟待提升。

一、文化自信是干部人事檔案管理工作的前提

《干部人事檔案工作條例》明確提出，要推動干部人事檔案工作科學化、制度化、規范化。干部人事檔案工作的現代化轉型，除了各種檔案技術標準的確立外，最核心要素就是檔案管理者的技能提升與文化自信。尤其是文化自信，已經成為包括干部人事檔案在內的檔案管理工作的一個重要前提。對檔案管理工作文化自信的理解，需要結合歷史與現實，從檔案管理事業和檔案管理者兩個維度去認識。

檔案工作的文化自信首先來源于檔案事業悠久而厚重的歷史，來源于檔案與人類文明社會的密切聯系。人類自走出蠻荒時代，就開始利用各種載體記載自身群體的重要事件，檔案由此產生。這些檔案載體先后經歷了甲骨、金石、泥版、竹木、紙張及電子文檔等多種形式，成為不同國家、不同地區、不同民族及群體過往活動與經歷的證明，為國家、民族和群體的歷史保存與認同形成發揮了重要作用。

檔案工作的文化自信來源于檔案事業對國家、民族政治社會發展的巨大促進作用。自19世紀檔案管理成為西方正式職業以來，國家檔案館成為現代民族國家公民身份認同培育的重要機構，各種人事檔案成為獲取公民信任、公職人員認同及政府公信力的重要來源。尤其是在黨領導的革命斗爭和社會主義建設事業中，人事檔案管理對于保持干部隊伍的純潔性，對于不同時期的黨組織建設、社會動員與改造、政治社會發展都起到了不可替代的基礎性作用?？梢哉f，黨的革命與建設事業的成功與人事檔案工作卓有成效地開展是密不可分的，正是黨對人事檔案工作的高度重視，才塑造了一支富有戰斗力的黨員干部隊伍，為黨在不同時期各項事業取得成功奠定了堅實的組織基礎。

檔案工作的文化自信還來源于檔案管理者的職業自信與服務意識。檔案管理工作從其誕生之初就與國家人事制度聯系在一起，由作為最高統治者親信的秘書進行檔案記錄、管理，以及重大秘密的守護。這些高級行政管理人員具有很高的社會地位和身份，他們是決策的實際制定者和重要參與者，通過文件檔案的保存和管理，為決策提供重要支持信息，并負責決策文件的保存與管理。第二次世界大戰后，隨著打字機的普及和官僚體系的進一步分工細化，專門的打字員和管理員取代了原有的高級官員進行檔案管理，客觀上造成了檔案管理者薪酬收入與社會地位的降低，但文件檔案在政府決策體系中的重要地位并未改變。只是隨著行政管理的需要和人們檔案保存意識的提升，要處理的檔案文件不斷增多，檔案管理事業從政府行政管理系統的附屬性地位獨立出來，成為了一個專門的工作領域，檔案工作者也分化為專門的文件檔案管理者和以決策咨詢者為主體的檔案利用者。檔案管理事業和檔案管理者都經歷了一個專門化的過程，其含義也逐步變得狹義化，從政府行政事務的直接參與者，變成了文件資料的整理者和保管者，由此造成人們對檔案管理工作地位日益低下和邊緣化的誤解，進而使得部分檔案管理者出現文化自信缺失、職業認同不足和服務意識欠缺的問題。事實上，從政府行政管理系統運行的需求來看，檔案管理尤其是人事檔案的重要性在不斷提升，對檔案管理者的職業要求也越來越高，這些都應當成為檔案管理工作增強文化自信的重要基礎。

二、數字化時代干部人事檔案管理中的文化自信

數字化時代的來臨，使得檔案載體逐步從紙質檔案向數字檔案轉型，對包括干部人事檔案管理在內的整個檔案工作都提出了新的機遇與挑戰。一方面，數字檔案管理為干部人事檔案管理乃至整個檔案管理工作提供了現代化發展契機。數字檔案需要借助電腦、服務器、掃描儀、移動硬盤、網絡等硬件設施和管理軟件、數據庫等軟件設施，并對機房、存儲間等工作環境提出了一定要求；另一方面，數字檔案管理帶來了短期工作量增加和長期安全風險提高的挑戰。自2017年12月，全國各地陸續啟動干部人事檔案管理數字化工作，數字檔案成為未來檔案管理的重要載體?！陡刹咳耸聶n案工作條例》采取紙質檔案與數字檔案并重的方式，要求數字檔案要“確保與紙質檔案一致”。這就使得檔案管理者要在原有紙質檔案管理工作的基礎上，按照新的數字檔案管理標準，對已有海量紙質檔案存量和新增紙質檔案進行數字化轉化，客觀上增加了短期工作量。但從長遠來看，檔案信息數字化將成為社會發展的必然趨勢。

數字化時代帶來的檔案管理轉型，為干部人事檔案的機密性、真實性、完整性、動態性提供了保障，但也對檔案管理者的職業認同和服務意識提出了更高要求，更加重視其文化自信的提升。首先，檔案管理者的職業認同和職業自信是檔案事業良性發展的基礎。檔案管理工作的開展離不開檔案管理者的努力，只有當相關人員能夠從這份職業中收獲足夠的物質生活保障和精神滿足、社會尊重的時候，他們才能形成對檔案事業的認同和工作的自信，才能更加積極地投身檔案管理工作。其次，檔案管理者積極、自信的精神面貌是檔案事業走向社會、參與文化建設的關鍵。以檔案為基礎的文博事業是社會文化建設的重要組成部分，只有讓廣大檔案管理者以更加積極、自信的精神風貌參與其中，才能讓我們的社會文化建設更具歷史底蘊和內涵。

三、干部人事檔案管理中文化自信的提升策略

檔案管理數字化是未來檔案管理工作發展的必然趨勢，改善檔案管理者的地位與處境，提升其文化自信，是新時期包括干部人事檔案管理在內的整個檔案管理工作都必須予以解決的首要問題。數字化時代提升干部人事檔案管理文化自信的目標，就是要以檔案管理者為核心，改善檔案管理行業處境，提升檔案管理者收入與地位，提升他們的獲得感與尊嚴，幫助他們重建文化自信與職業認同。提升數字化時代干部人事檔案管理文化自信，要堅持三個方面基本原則：一是以人為本，要堅持以檔案管理者的需求為導向，以其獲得感和尊嚴為中心，讓檔案管理者真正成為干部人事檔案管理改革的獲益者；二是嚴格落實，要切實推動干部人事檔案管理者工作環境、職稱待遇等方面的改革，避免出現“雷聲大雨點小”或“空頭支票”的問題；三是經濟實用，要根據本單位財政狀況和實際需求制訂相應改革方案，既要適應數字化時代檔案管理需求，又要立足本單位實際情況，更要有利于檔案管理者待遇的改善。從上述目標和原則出發，可從如下幾個方面對數字化時代干部人事檔案管理工作進行優化，提升其文化自信：

（一）切實落實檔案管理員資格考試制度，將職稱等級與從業者工資待遇相掛鉤。檔案管理員資格證書與職稱等級，既是一項資格制度，更是其福利待遇的重要依據。但與本單位其他崗位相比，當前檔案管理者薪酬福利待遇普遍偏低，導致檔案管理者職稱等級失去了應有的激勵作用，相關人員職稱晉升以及學習數字化管理新知識等都很容易失去動力。鑒于此，提升檔案管理者職稱等級待遇，增強其薪資福利待遇和物質激勵顯得尤為必要。

（二）要制訂干部人事檔案管理工作制度，明確數字化時代這一工作的地位、規范和準則。《干部人事檔案工作條例》出臺后，各相關單位都組織檔案工作者進行了學習領會，但卻少有單位將這一條例進一步細化，制訂本單位的干部人事檔案管理數字化工作制度，這就充分說明干部人事檔案管理工作在相關單位邊緣化和不被重視的尷尬境地。要強化基層干部人事檔案管理工作，建立相關檔案管理的工作指引和工作制度，從組織和制度層面加強檔案工作的頂層支持，在單位內部形成一種“知檔案、懂檔案、敬重檔案”的文化氛圍，切實了解檔案管理的重要性和檔案管理者的工作內容，尊重其勞動付出，真正給人以尊嚴。尤其是數字化時代檔案管理工作將如何變革、如何開展，沒有領導的支持，是很難有效開展的。

（三）要讓檔案管理者切實參與到干部人事管理的過程中去，讓他們對檔案的生成情況進行充分說明與解讀，強化其專業性。數字化時代的干部人事檔案調閱與審讀需要檔案管理者進行深度參與，由管理者運用專業設備對數字文檔進行查取、調閱，并對檔案的生成過程和生成情況進行充分說明?？梢酝ㄟ^列席會議的形式，讓相關檔案管理者參加本單位黨委或組織部門的干部人事工作會議，由他們說明被考察對象個人經歷和檔案生成情況。在堅持保密性和安全性的紀律前提下，檔案管理者在干部人事工作中的行政參與，不僅能大大提升相關工作的行政效率，而且能夠讓檔案管理者在參與中獲得尊重感和成就感，從而增強其對檔案管理工作的職業自信。

（四）要加強檔案管理環境的改善與檔案管理知識技能的提升。干部人事檔案管理長期不受重視的一個重要原因，是人們缺乏對檔案管理知識技能專業性的認識，這影響到人事檔案管理工作環境的改善和管理者再教育水平的提升。隨著數字化時代的來臨，干部人事檔案管理工作環境和具體要求已經發生了很大變化，如果不及時進行軟硬件環境的更新改造和管理者職業技能的提升，相關檔案管理工作必將滯后于時代需求，必然會對黨的組織工作和干部人事工作產生不利影響，進而加劇人們對檔案管理工作的誤解和漠視，不利于干部人事檔案管理工作的良性發展。因此，切實加強對相關干部人事檔案管理工作的督導和改進，聯合基層檔案管理部門，制訂相關工作環境與工作技能標準，及時督促各黨政機關做好干部人事檔案管理的軟硬件條件改造和組織管理人員技能培訓，切實提升基層干部人事檔案的管理水平與能力。

（五）要致力于檔案管理者專業形象的提升與改造，增強單位內部檔案管理者的存在感與榮譽感。要讓檔案管理者走出檔案室，通過他們的專業技能指導，參與機關單位的公文規范化管理工作，并積極引導公文與檔案的數字化轉型和開發利用。在當前的很多黨政機關，檔案管理者往往缺乏對機關事務的深度參與，盡管這些人掌握的檔案信息管理知識對于機關文書、信息流轉具有很強的指導與促進作用，但卻因部門分工而阻隔在外。因此，要跳出部門分工既有藩籬，從信息管理與利用的角度，充分發揮檔案管理者在黨政機關信息管理中的積極作用，讓他們在機關事務參與中提升其專業形象，增強其文化自信。