內(nèi)控視角下公立醫(yī)院合同信息化分類管理的探索

許協(xié)輝，鄺鵬

(黃石市婦幼保健院/湖北理工學(xué)院附屬婦女兒童醫(yī)院，湖北省黃石市 435000)

隨著越來越多的公立醫(yī)院高擎“高質(zhì)量發(fā)展”大旗，致力推動(dòng)醫(yī)院運(yùn)營管理模式的精細(xì)化發(fā)展，公立醫(yī)院在采購業(yè)務(wù)、資金資產(chǎn)管理和建設(shè)項(xiàng)目等方面的經(jīng)濟(jì)往來日益增多，作為對(duì)外經(jīng)濟(jì)活動(dòng)事項(xiàng)的重要支撐和依據(jù)的合同扮演著越來越重要的分量。以筆者所在的公立醫(yī)院為例，每年簽訂經(jīng)濟(jì)合同的總價(jià)占財(cái)務(wù)總支出的65%左右。2020年末國家衛(wèi)生健康委、中醫(yī)藥管理局聯(lián)合下發(fā)了《關(guān)于印發(fā)公立醫(yī)院內(nèi)部控制管理辦法的通知》中明確將合同業(yè)務(wù)內(nèi)部控制作為業(yè)務(wù)層面內(nèi)控建設(shè)的一個(gè)單設(shè)章節(jié)，對(duì)歸口管理、簽核機(jī)制、履約流程和糾紛解決等事項(xiàng)作了明確規(guī)定。在現(xiàn)行公立醫(yī)院合同種類越來越多、涉及領(lǐng)域越來越廣以及主管部門越來越重視的大環(huán)境下，如何對(duì)醫(yī)院合同實(shí)行有側(cè)重點(diǎn)的分類管理，明確合同簽訂和履行階段的內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)并加以防范，在分類的基礎(chǔ)上巧用信息化手段提升合同管理效率，最終實(shí)現(xiàn)幫助醫(yī)院防范法律風(fēng)險(xiǎn)、預(yù)防經(jīng)濟(jì)糾紛、提高醫(yī)院資金使用效率的目標(biāo)，直接考驗(yàn)和反映著一個(gè)醫(yī)院的管理運(yùn)營和制度建設(shè)的現(xiàn)代化水準(zhǔn)[1]。本文結(jié)合醫(yī)院推動(dòng)內(nèi)部控制規(guī)范化和醫(yī)院資源規(guī)劃(Hospital Resource Planning，HRP)系統(tǒng)上線運(yùn)行的契機(jī)，對(duì)合同的分類及后續(xù)跟蹤管理信息化運(yùn)用進(jìn)行了積極探索，最終達(dá)到了工作效率和內(nèi)部控制水平的雙提升。

1 資料來源

選取醫(yī)院2015年至2019年來簽署的經(jīng)濟(jì)往來類合同，對(duì)所有書面合同名稱及具體內(nèi)容進(jìn)行統(tǒng)計(jì)匯總，對(duì)合同所屬的類別進(jìn)行分析，對(duì)合同標(biāo)的金額、權(quán)利義務(wù)、履約方式、違約解決等要素條件進(jìn)行登記，繪制專門表格和設(shè)置查詢條件，以此作為開展合同分類管理的初始資料來源。

2 方法步驟

公立醫(yī)院合同信息化分類管理包括合同的內(nèi)容劃分、合同的分類設(shè)置、各類合同內(nèi)控重點(diǎn)梳理、合同管理業(yè)務(wù)流程確認(rèn)及合同信息化管理功能設(shè)置等5個(gè)環(huán)節(jié)。

2.1 合同的內(nèi)容劃分

《中華人民共和國民法典》合同編對(duì)買賣合同、贈(zèng)予合同等19項(xiàng)典型合同作了具體介紹，但民法典畢竟是涵蓋社會(huì)生活的百科全書，醫(yī)院所涉及到的合同不能與民法典中的典型合同一一對(duì)應(yīng)。通過對(duì)醫(yī)院2015年至2019年來簽署合同的分析，發(fā)現(xiàn)公立醫(yī)院簽訂的經(jīng)濟(jì)往來類合同往往集中在采購、服務(wù)和工程建設(shè)等方面，在合同的分類設(shè)置上，我們不僅結(jié)合了民法典對(duì)典型合同的分類設(shè)置辦法，更遵從了醫(yī)院從事經(jīng)濟(jì)往來活動(dòng)的實(shí)際和數(shù)量金額大小，從而將醫(yī)院的合同確定為采購合同、建設(shè)工程合同、服務(wù)類合同、信息化建設(shè)合同、合作類合同及捐贈(zèng)類合同等六大類，并將2015年至2019年簽署的合同一一歸屬到六類中去。在此過程中，我們廣泛咨詢了醫(yī)院法律顧問的意見，確定了醫(yī)院經(jīng)濟(jì)往來類合同的分類原則。

2.2 合同的分類設(shè)置

醫(yī)院作為獨(dú)立法人通過購置各類物品、從事各類買賣活動(dòng)來滿足其日常運(yùn)營管理的需要，采購合同無疑占據(jù)著醫(yī)院簽訂合同的絕大部分，為實(shí)現(xiàn)合同的精細(xì)化管理，區(qū)分對(duì)待各類采購物資的特性和合同要素，十分有必要對(duì)采購合同進(jìn)行二次分類。同樣由于受疫情影響，國家極力推動(dòng)公立醫(yī)院公共衛(wèi)生體系的建設(shè)，各地醫(yī)院的改擴(kuò)建項(xiàng)目增多，再加上建設(shè)工程的專業(yè)性，我們對(duì)建設(shè)工程類合同按照專項(xiàng)和日常建設(shè)進(jìn)行了二次分類[2]。在目前國家大力推動(dòng)醫(yī)院信息化建設(shè)的大背景下，專業(yè)化和技術(shù)性程度都較高的信息化建設(shè)合同有必要進(jìn)行單獨(dú)的分類設(shè)置。在綜合醫(yī)院實(shí)際和經(jīng)濟(jì)往來重心的前提下，結(jié)合前期內(nèi)容的劃分，通過召開職能主管部門座談會(huì)、咨詢法律專家意見、上報(bào)院長辦公會(huì)等程序?qū)α箢惡贤瑒澐诌M(jìn)行了細(xì)化設(shè)置，明細(xì)見表1。

表1 公立醫(yī)院合同分類設(shè)置明細(xì)表

2.3 各類合同內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)梳理

醫(yī)院經(jīng)濟(jì)往來類合同在進(jìn)行精準(zhǔn)的分類設(shè)置后，最終目標(biāo)是要根據(jù)各類合同的特點(diǎn)和性質(zhì)，找出除合同標(biāo)的、價(jià)款支付、權(quán)利義務(wù)和違約責(zé)任等實(shí)質(zhì)性條款之外的個(gè)性化特征，對(duì)合同訂立及履行階段的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行充分評(píng)估并實(shí)行相應(yīng)的控制措施。在此過程中，我們運(yùn)用了文獻(xiàn)分析法、翻閱相關(guān)法律條文、舉辦臨床專家及供應(yīng)商座談會(huì)等方式，擬定了各類合同的內(nèi)部控制重點(diǎn)(見表2)。

表2 各類合同內(nèi)控重點(diǎn)一覽表

2.4 合同管理業(yè)務(wù)流程確認(rèn)

合同內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)的確定對(duì)合同的全流程閉環(huán)管理具有重大指導(dǎo)意義，旨在加強(qiáng)合同擬定、簽批、履行和歸檔等環(huán)節(jié)的相互關(guān)聯(lián)，建立有效的跟蹤反饋機(jī)制，優(yōu)化合同的審批流程和提升管理效率[3]。先確立合同各階段實(shí)施的基本原則：確定合同簽署和執(zhí)行的部門為后勤保障科(信息化建設(shè)合同基于其專業(yè)性歸屬于信息科負(fù)責(zé))，合同審核及內(nèi)部審計(jì)的部門為審計(jì)科，合同歸檔的執(zhí)行部門為行政辦公室。在確立合同管理原則前，基于前期合同二級(jí)分類及內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)梳理分析基礎(chǔ)性工作，由合同簽署執(zhí)行科室、財(cái)務(wù)和審計(jì)等實(shí)施，確定各類合同的標(biāo)準(zhǔn)化模板。在合同簽署階段，對(duì)照招標(biāo)文件及參數(shù)要求、辦公會(huì)紀(jì)要等材料，后勤保障科(信息科)具體發(fā)起人重點(diǎn)對(duì)格式合同模板內(nèi)的簽約方信息、合同標(biāo)的、合同效期、履約因素、付款方式及費(fèi)用等內(nèi)容進(jìn)行修改和填寫，與簽約方確認(rèn)無誤后進(jìn)入簽署流程，先后經(jīng)過后勤保障科(信息科)負(fù)責(zé)人、審計(jì)科專審人員及負(fù)責(zé)人、執(zhí)行科室分管領(lǐng)導(dǎo)分別進(jìn)行審核簽字。對(duì)于涉及“三重一大”重要事項(xiàng)合同的簽署，還需要附有領(lǐng)導(dǎo)集體決議并由院長對(duì)合同進(jìn)行全面審核并簽署意見。合同簽署環(huán)節(jié)完成后，執(zhí)行部門發(fā)起人按照簽署意見將合同打印后加蓋公章并執(zhí)行。合同履行過程中后勤保障科(信息科)作為主管科室進(jìn)行貨物驗(yàn)收、款項(xiàng)支付等工作，但款項(xiàng)的支付必須經(jīng)過內(nèi)部審計(jì)部門，內(nèi)審部門主要核查合同執(zhí)行與合同內(nèi)容的一致性，款項(xiàng)支付后合同交由行政辦公室進(jìn)行存檔。

2.5 合同信息化管理功能設(shè)置

2020年2月，醫(yī)院上線HRP系統(tǒng)。為改善以往合同簽署、審核、實(shí)施和存檔等工作反復(fù)跑腿、耗費(fèi)大量人力和時(shí)間、浪費(fèi)大量紙張的弊端，醫(yī)院將合同信息管理系統(tǒng)作為單獨(dú)的HRP模塊上線，前期合同二級(jí)分類管理和內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)梳理工作準(zhǔn)備充分，再加上合同管理業(yè)務(wù)流程的確認(rèn)，合同信息化管理系統(tǒng)僅用時(shí)3 d就完成設(shè)計(jì)上線工作。根據(jù)合同分類原則將11類合同標(biāo)準(zhǔn)化模板同步上傳至系統(tǒng)，在合同簽署階段對(duì)各類合同按照緊急程度設(shè)置了每個(gè)流程的簽核時(shí)間，規(guī)定了天數(shù)并設(shè)置了預(yù)警功能，未在規(guī)定時(shí)間內(nèi)簽核的會(huì)發(fā)送郵件進(jìn)行提醒；在實(shí)施階段，系統(tǒng)根據(jù)不同類別合同的內(nèi)部控制要點(diǎn)，摘取了付款信息、合同有效期、驗(yàn)收時(shí)間等關(guān)鍵信息，到期進(jìn)行提醒，對(duì)即將到期的合同提前30 d進(jìn)行郵件提示。在合同存檔環(huán)節(jié)，最終打印的紙質(zhì)版合同自動(dòng)加有醫(yī)院水印，降低了篡改的風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)由于進(jìn)行了合同分類管理，系統(tǒng)記錄了合作方、合同價(jià)款等信息，可按照合同類別、供應(yīng)商等不同維度對(duì)合同金額統(tǒng)計(jì)匯總和分析，實(shí)現(xiàn)了合同管理的全流程電子化和無紙化。

3 結(jié)果

將2015年至2019年度、2020年3月至2021年10月的合同管理分為兩個(gè)階段進(jìn)行數(shù)據(jù)的比對(duì)分析：合同從執(zhí)行部門簽字開始到審計(jì)部門審核完畢時(shí)的平均耗時(shí)從9.7 d縮短至3.2 d；合同款項(xiàng)逾期支付率，即按照合同條款到期應(yīng)付款項(xiàng)而未支付的比例，由之前的12.3%下降到0；合同存檔完整率，即簽署合同總數(shù)與歸檔合同總數(shù)的比率，從87.5%上升到100%。

可見，運(yùn)用合同二級(jí)分類管理和合同業(yè)務(wù)管理流程信息化后，不僅實(shí)行了合同運(yùn)轉(zhuǎn)各流程階段的實(shí)時(shí)監(jiān)控和痕跡管理，對(duì)合同流轉(zhuǎn)動(dòng)態(tài)和執(zhí)行進(jìn)度提出了更高的要求，大大提高了工作效率。同時(shí)信息化的手段為合同管理的監(jiān)控和反饋提供了數(shù)據(jù)分析和收集的便利，醫(yī)院設(shè)備購置、藥品采購、耗材使用等金額都可以通過合同分類進(jìn)行直觀體現(xiàn)，為醫(yī)院各項(xiàng)決策部署提供了基礎(chǔ)性數(shù)據(jù)支撐。

4 討論

4.1 構(gòu)建職能科室協(xié)作配合而又相互制約的聯(lián)動(dòng)機(jī)制至關(guān)重要

隨著醫(yī)院規(guī)模的不斷擴(kuò)大，職能科室設(shè)置增多，相關(guān)科室“各自為戰(zhàn)”的局面逐漸凸顯。建立合同分類的全流程化管理，將承辦部門負(fù)責(zé)合同擬定、簽訂、變更、履行等職責(zé)，財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)合同價(jià)款、預(yù)算、財(cái)務(wù)手續(xù)的審查，審計(jì)部門對(duì)資金來源、審批手續(xù)、合同價(jià)款支付結(jié)算的合法性審查的工作職責(zé)相對(duì)固定下來，明晰了各部門在合同分類管理中的職責(zé)權(quán)重，充分發(fā)揮了各部門的專業(yè)優(yōu)勢(shì)。同時(shí)通過合同簽署的流程化管理和電子化記錄，上一個(gè)部門的工作內(nèi)容沒有完成無法到達(dá)下一階段，這種相互制約的工作機(jī)制有利于提升各相關(guān)科室的工作責(zé)任感，提升了合同的簽署和執(zhí)行效率，一定程度上解決了辦事拖沓的弊端。

4.2 構(gòu)建合同分類管理與信息化動(dòng)態(tài)監(jiān)管的融合體系至關(guān)重要

通過頂層設(shè)計(jì)和信息化推進(jìn)的契機(jī)，將合同管理嵌入到HRP系統(tǒng)中，在系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)合同簽署前、簽署及執(zhí)行以及查閱歸檔的全過程動(dòng)態(tài)監(jiān)管[4]。一是在合同簽署前準(zhǔn)備階段，合同簽訂的數(shù)據(jù)來源于預(yù)算收支管理、可行性論證、招投標(biāo)資料和同類物品的購置信息等資料，將以上信息錄入到HRP系統(tǒng)中，在擬定合同階段有利于避免實(shí)質(zhì)性條款不符合要求。二是合同簽署的全流程包括會(huì)簽審批、蓋章登記、付款審核等數(shù)據(jù)信息全部移植到系統(tǒng)中，通過動(dòng)態(tài)監(jiān)測(cè)和反饋跟蹤機(jī)制，明晰了合同簽署及執(zhí)行過程中的滯后點(diǎn)，提高了工作效率。三是以合同分類設(shè)置為前提，在HRP系統(tǒng)中建立了統(tǒng)一的合同歸檔編碼規(guī)則，將不同分類的合同進(jìn)行區(qū)別編碼，方便了后續(xù)的統(tǒng)計(jì)和查詢工作，完善了合同檔案管理的同時(shí)為醫(yī)院經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的決策提供了原始數(shù)據(jù)。

4.3 構(gòu)建完善的合同管理制度和人員能力提升培養(yǎng)機(jī)制至關(guān)重要

合同的信息化分類管理的實(shí)施過程中暴露了醫(yī)院內(nèi)部控制制度和流程的薄弱環(huán)節(jié)，為建立健全完備的內(nèi)控機(jī)制，根據(jù)合同的實(shí)施階段，建立了諸如合同分類簽審制度、績效考評(píng)制度、責(zé)任追究制度和分類授權(quán)等制度，有效地防范了合同風(fēng)險(xiǎn)[5]。在合同管理的過程中，培養(yǎng)既懂專業(yè)又懂法律的復(fù)合型人才至關(guān)重要，為此我們通過召開各部門的聯(lián)席座談會(huì)、邀請(qǐng)各部門負(fù)責(zé)人結(jié)合各自的崗位職責(zé)講授財(cái)務(wù)、審計(jì)、后勤管理、工程建設(shè)和招投標(biāo)等專業(yè)知識(shí)、對(duì)于重大經(jīng)濟(jì)類合同邀請(qǐng)外部法律專家審核并分享經(jīng)驗(yàn)等方式，對(duì)合同文本的合法性、經(jīng)濟(jì)性、可行性進(jìn)行重點(diǎn)審核，明確了審核的重點(diǎn)，在各科室培養(yǎng)了一批合同管理的行家里手，人員素質(zhì)的提高規(guī)避了合同管理過程的風(fēng)險(xiǎn)，醫(yī)院近五年來因合同引發(fā)的糾紛僅1起。