信息化項(xiàng)目管理存在的問(wèn)題及對(duì)策研究
——以南京市規(guī)劃和自然資源局為例

王 晶

(南京市國(guó)土資源信息中心，江蘇 南京 210005)

0 引言

隨著信息化技術(shù)不斷飛速發(fā)展，信息化項(xiàng)目以其高效、便捷服務(wù)于各行各業(yè)，對(duì)政府部門和企事業(yè)單位全方位的管理決策、發(fā)展業(yè)務(wù)工作起到了巨大的改變和推動(dòng)作用。因此，如何管理好信息化項(xiàng)目也被越來(lái)越多的部門和單位重視起來(lái)。

信息化項(xiàng)目是指以計(jì)算機(jī)、通信技術(shù)及其他現(xiàn)代信息技術(shù)為主要手段的信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、信息應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、信息資源利用開發(fā)、數(shù)據(jù)更新和利用、信息安全保障等項(xiàng)目[1]。雖然信息化項(xiàng)目能夠提升工作效率，但是如果不能進(jìn)行有效管理將會(huì)造成信息化程度不夠或者過(guò)度，導(dǎo)致資源浪費(fèi)、效率低下等一系列問(wèn)題。

近年來(lái)，南京市規(guī)劃和自然資源局針對(duì)信息化項(xiàng)目存在的問(wèn)題提出了各種對(duì)策，對(duì)信息化項(xiàng)目的管理采取了一系列有效的措施。本文將對(duì)這些對(duì)策和措施進(jìn)行探討。

1 存在問(wèn)題

1.1 項(xiàng)目建設(shè)缺乏統(tǒng)一規(guī)劃

近年來(lái)，信息化快速發(fā)展，各個(gè)部門、單位都在進(jìn)行信息化項(xiàng)目的建設(shè)。由于缺乏統(tǒng)一的規(guī)劃和設(shè)計(jì)，上下級(jí)部門之間、同級(jí)部門之間都存在著信息化項(xiàng)目交叉、重復(fù)的問(wèn)題；資源、數(shù)據(jù)共享不夠，往往導(dǎo)致數(shù)據(jù)的重復(fù)采集、系統(tǒng)重復(fù)建設(shè)，造成了人力和財(cái)力的浪費(fèi)；沒(méi)有做好統(tǒng)一規(guī)劃和設(shè)計(jì)，造成各系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)格式互不兼容，整合難度大。

1.2 項(xiàng)目過(guò)程管理不到位

部分單位對(duì)項(xiàng)目過(guò)程管理不到位，無(wú)法實(shí)時(shí)掌握項(xiàng)目的進(jìn)度狀態(tài)，對(duì)項(xiàng)目的立項(xiàng)、采購(gòu)、實(shí)施、驗(yàn)收等關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)無(wú)法及時(shí)監(jiān)督，項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)程是否達(dá)到預(yù)期效果無(wú)法掌控，對(duì)于過(guò)程管理中存在的問(wèn)題，無(wú)法及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決，造成項(xiàng)目進(jìn)度一拖再拖，項(xiàng)目最終建設(shè)成效不理想等問(wèn)題。

1.3 項(xiàng)目材料管理不規(guī)范

項(xiàng)目管理過(guò)程中各環(huán)節(jié)會(huì)產(chǎn)生各類材料，對(duì)于這些材料的規(guī)范與歸集缺乏有效的監(jiān)督和管理手段。

1.4 缺乏信息化項(xiàng)目管理專業(yè)人才

部分單位對(duì)于信息化項(xiàng)目管理沒(méi)有專人投入，各單位重業(yè)務(wù)、輕管理，人員都投入項(xiàng)目建設(shè)，而無(wú)暇對(duì)信息化項(xiàng)目全過(guò)程進(jìn)行認(rèn)真跟蹤和把控[2]。

2 信息化項(xiàng)目管理的政策依據(jù)

2019年，國(guó)辦發(fā)布了《國(guó)家政務(wù)信息化項(xiàng)目建設(shè)管理辦法》(國(guó)辦發(fā)【2019】57號(hào))；2020年，江蘇省和南京市分別發(fā)布了《省政府辦公廳關(guān)于印發(fā)江蘇省省級(jí)政務(wù)信息化項(xiàng)目建設(shè)管理辦法的通知》(蘇政辦發(fā)【2021】24號(hào))、《市政府關(guān)于印發(fā)南京市政務(wù)信息化項(xiàng)目建設(shè)管理辦法的通知》(寧政發(fā)【2020】058號(hào))。上述文件對(duì)各級(jí)政務(wù)信息化項(xiàng)目管理進(jìn)行了規(guī)范，明確了項(xiàng)目的審批、建設(shè)、驗(yàn)收、績(jī)效評(píng)估、審計(jì)等一系列政務(wù)信息化項(xiàng)目管理過(guò)程[3]。南京市規(guī)劃和自然資源局參照上述政策文件，針對(duì)本局信息化項(xiàng)目的管理出臺(tái)了相應(yīng)的規(guī)定，對(duì)于信息化項(xiàng)目普遍存在的問(wèn)題采取了相應(yīng)的措施和對(duì)策。

3 對(duì)策

3.1 規(guī)范信息化項(xiàng)目管理的流程

南京市規(guī)劃和自然資源局首先梳理了信息化項(xiàng)目管理流程(見圖1)，將一個(gè)信息化項(xiàng)目分為3個(gè)大階段：項(xiàng)目啟動(dòng)階段、項(xiàng)目建設(shè)實(shí)施階段、項(xiàng)目驗(yàn)收考核階段。項(xiàng)目的啟動(dòng)主要包括項(xiàng)目申請(qǐng)、項(xiàng)目審查、立項(xiàng)、列入年度計(jì)劃；項(xiàng)目建設(shè)實(shí)施主要包括項(xiàng)目采購(gòu)、合同簽訂、項(xiàng)目實(shí)施；項(xiàng)目驗(yàn)收考核主要包括項(xiàng)目驗(yàn)收、項(xiàng)目歸檔和項(xiàng)目績(jī)效評(píng)估。以此流程為基礎(chǔ)，進(jìn)行了相應(yīng)的信息化項(xiàng)目管理制度建設(shè)和管理系統(tǒng)建設(shè)。

圖1 信息化項(xiàng)目管理流程

3.2 加強(qiáng)信息化項(xiàng)目管理制度建設(shè)

為規(guī)范南京市規(guī)劃和自然資源局的信息化項(xiàng)目建設(shè)管理，明確部門職責(zé)，實(shí)現(xiàn)信息化項(xiàng)目統(tǒng)一管理、科學(xué)建設(shè)、高效應(yīng)用、高質(zhì)量發(fā)展，南京市規(guī)劃和自然資源局根據(jù)有關(guān)政策和本局的工作實(shí)際情況，編制了《南京市規(guī)劃和自然資源局信息化項(xiàng)目建設(shè)管理辦法》(見圖2)。管理辦法包括組織管理、年度計(jì)劃和立項(xiàng)、建設(shè)管理、驗(yàn)收歸檔、監(jiān)督檢查等幾個(gè)部分，對(duì)信息化項(xiàng)目進(jìn)行了全過(guò)程管理。

圖2 《南京市規(guī)劃和自然資源局信息化項(xiàng)目建設(shè)管理辦法》框架

在組織管理上，明確了管理架構(gòu)，由局網(wǎng)信領(lǐng)導(dǎo)小組統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，局網(wǎng)信辦牽頭，各部門配合共同完成信息化項(xiàng)目的管理(見圖3)。

圖3 信息化項(xiàng)目組織管理架構(gòu)

在項(xiàng)目計(jì)劃和立項(xiàng)上，局網(wǎng)信辦每年按照上級(jí)部門要求和年度財(cái)務(wù)預(yù)算開展信息化項(xiàng)目申報(bào)，各責(zé)任部門按照工作實(shí)際和建設(shè)條件上報(bào)，并由科技發(fā)展處組織計(jì)劃審查后，報(bào)市大數(shù)據(jù)局立項(xiàng)。凡未列入市局信息化項(xiàng)目建設(shè)年度計(jì)劃的，原則上不再安排在本年度實(shí)施。

在建設(shè)管理上，要求各責(zé)任部門遵循上級(jí)部門有關(guān)要求，按照“誰(shuí)建設(shè)誰(shuí)負(fù)責(zé)”的原則，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照項(xiàng)目批復(fù)的建設(shè)內(nèi)容和投資額度實(shí)施項(xiàng)目建設(shè)。對(duì)項(xiàng)目過(guò)程進(jìn)行統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，強(qiáng)化管理，對(duì)項(xiàng)目的采購(gòu)、合同簽訂、實(shí)施、安全評(píng)估都進(jìn)行了相應(yīng)的規(guī)定。

在驗(yàn)收歸檔上，規(guī)定了項(xiàng)目建設(shè)完成后要經(jīng)過(guò)質(zhì)檢、驗(yàn)收、歸檔等一系列工作。

在監(jiān)督檢查上，明確了局網(wǎng)信辦要加強(qiáng)對(duì)信息化項(xiàng)目的安全監(jiān)督，審計(jì)處和財(cái)務(wù)處要加強(qiáng)項(xiàng)目的審計(jì)和資金監(jiān)管，項(xiàng)目責(zé)任部門必須接受項(xiàng)目的監(jiān)督檢查，配合做好審計(jì)工作，在投入運(yùn)行后，要主動(dòng)開展項(xiàng)目績(jī)效自評(píng)價(jià)等工作。

3.3 建設(shè)信息化項(xiàng)目管理系統(tǒng)

本文按照《南京市規(guī)劃和自然資源局信息化項(xiàng)目建設(shè)管理辦法》以及實(shí)際工作需要，建設(shè)了南京市規(guī)劃和自然資源局信息化項(xiàng)目管理系統(tǒng)。

根據(jù)信息化項(xiàng)目管理流程，搭建系統(tǒng)架構(gòu)，建設(shè)系統(tǒng)功能模塊。信息化項(xiàng)目管理系統(tǒng)建設(shè)了項(xiàng)目審批、過(guò)程監(jiān)管、查詢統(tǒng)計(jì)三大模塊。

項(xiàng)目審批模塊，每年由各部門通過(guò)系統(tǒng)報(bào)送年度項(xiàng)目計(jì)劃，包括項(xiàng)目名稱、建設(shè)內(nèi)容、建設(shè)目標(biāo)、總金額、建設(shè)方案等內(nèi)容，再由部門負(fù)責(zé)人初審，科技發(fā)展處進(jìn)行審批。審批通過(guò)的項(xiàng)目進(jìn)入過(guò)程監(jiān)督模塊。

過(guò)程監(jiān)管模塊，對(duì)于已審批的項(xiàng)目立項(xiàng)后進(jìn)行進(jìn)度追蹤，包括項(xiàng)目采購(gòu)審批、招投標(biāo)、合同審批、項(xiàng)目報(bào)銷、項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)度、驗(yàn)收歸檔等節(jié)點(diǎn)。由項(xiàng)目責(zé)任部門定期將項(xiàng)目進(jìn)展錄入系統(tǒng)。通過(guò)過(guò)程管理界面，管理者可以清晰地看到項(xiàng)目的進(jìn)展情況，已完成階段變成綠色，未完成階段依然是紅色。同時(shí)，通過(guò)過(guò)程監(jiān)管模塊收集了項(xiàng)目不同階段，包括需求、立項(xiàng)、審批、實(shí)施、驗(yàn)收等各個(gè)階段翔實(shí)的項(xiàng)目資料[4]。

查詢統(tǒng)計(jì)模塊可以查詢到當(dāng)前和歷史的信息化項(xiàng)目資料，并且對(duì)信息化項(xiàng)目按照各種字段進(jìn)行了匯總統(tǒng)計(jì)。

信息化項(xiàng)目管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了對(duì)信息化項(xiàng)目全過(guò)程的監(jiān)督，并為項(xiàng)目管理信息化提供了數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供了依據(jù)。

3.4 加強(qiáng)信息化項(xiàng)目管理人員的培養(yǎng)

信息化項(xiàng)目發(fā)展速度飛快，這就要求信息化項(xiàng)目管理人員要不斷學(xué)習(xí)，不僅要熟悉業(yè)務(wù)，還要懂管理。在各個(gè)業(yè)務(wù)部門都設(shè)置信息化項(xiàng)目管理人員，負(fù)責(zé)本部門信息化項(xiàng)目的追蹤和管理，由局網(wǎng)信辦的項(xiàng)目管理人員負(fù)責(zé)對(duì)全局的信息化項(xiàng)目進(jìn)行管理，并對(duì)這些信息化項(xiàng)目管理人員加強(qiáng)政策、業(yè)務(wù)、系統(tǒng)使用方面的日常培訓(xùn)。

4 結(jié)語(yǔ)

南京市規(guī)劃和自然資源局通過(guò)梳理信息化項(xiàng)目管理流程、制定信息化項(xiàng)目管理制度、建設(shè)項(xiàng)目管理系統(tǒng)、加強(qiáng)信息化項(xiàng)目管理人員的培養(yǎng)等幾項(xiàng)舉措，明確了責(zé)任分工，實(shí)現(xiàn)了信息化項(xiàng)目的統(tǒng)籌建設(shè)、及時(shí)跟蹤，實(shí)現(xiàn)了信息化項(xiàng)目管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。相信隨著信息化項(xiàng)目管理工作的不斷完善，信息化項(xiàng)目集約建設(shè)、信息共享等目標(biāo)將會(huì)進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)，真正做到節(jié)約、集約、安全、規(guī)范的發(fā)展。