數(shù)據(jù)信息化技術(shù)提升辦公室檔案管理效率的途徑

艾梅

中國(guó)船舶集團(tuán)有限公司第七二二研究所 湖北 武漢 430205

引言

辦公室管理中行政檔案管理是辦公室工作內(nèi)容的重要組成部分，高質(zhì)量、高效率的檔案管理能夠充分保證檔案管理的完整性，進(jìn)而最大限度地提升檔案查閱和利用的效率，實(shí)現(xiàn)良好的人才管理過程，最大化地發(fā)揮出人才檔案管理的效率。隨著智能化終端設(shè)備的不斷發(fā)展，信息技術(shù)被廣泛應(yīng)用于社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域內(nèi)，在辦公室的檔案管理過程中也是如此，強(qiáng)化先進(jìn)技術(shù)的使用能夠改善并創(chuàng)新辦公室檔案管理的效率。對(duì)此，本文結(jié)合數(shù)字信息化的相關(guān)技術(shù)，對(duì)檔案管理的相關(guān)管理措施和應(yīng)用方法展開系統(tǒng)性的探討，為橫向的技術(shù)管理和行政管理提供參考和借鑒。

1 數(shù)據(jù)信息與檔案管理

數(shù)據(jù)信息的發(fā)展來(lái)源于基礎(chǔ)信息資源，隨著人力資源管理過程的不斷深化，信息化的處理方法為人力資源管理和檔案管理提供了良好的解決工具，通過信息化技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)良好的信息分析過程，促進(jìn)了數(shù)據(jù)信息文本的集中化管理[1]。目前，大數(shù)據(jù)管理和數(shù)據(jù)信息挖掘已經(jīng)成為社會(huì)各行各業(yè)發(fā)展的基本趨勢(shì)，對(duì)于行政管理工作也是如此，信息化的檔案管理過程促進(jìn)了檔案管理朝著系統(tǒng)化和便捷化的方向發(fā)展。同時(shí)數(shù)據(jù)信息系統(tǒng)有效地對(duì)文本檔案內(nèi)容進(jìn)行電子化集成，節(jié)約了紙質(zhì)文本的加工和制作時(shí)間，不但節(jié)省了人力資源和空間成本，同時(shí)還有效保障了檔案內(nèi)容的真實(shí)性和安全性[2]。

2 辦公室檔案管理的現(xiàn)狀

2.1 辦公室檔案管理效率低

傳統(tǒng)檔案管理的過程較為煩瑣，同時(shí)不同專業(yè)工種之間涉及的崗位參數(shù)和行政流程不盡相同，導(dǎo)致協(xié)同工作的過程較為繁雜，很容易產(chǎn)生檔案管理不規(guī)范、書寫過程不準(zhǔn)確、歸檔過程不明晰、信息查詢有紕漏等現(xiàn)象[3]。同時(shí)在新業(yè)務(wù)不斷集成發(fā)展的基礎(chǔ)上，制度更新措施沒有完全跟上，導(dǎo)致信息處理過程還存在漏洞，長(zhǎng)此以往形成了檔案管理不規(guī)范甚至是不合理的現(xiàn)象發(fā)生，這嚴(yán)重影響到了實(shí)際的工作效率，同時(shí)檔案本身應(yīng)該發(fā)揮的價(jià)值也沒有在具體的工作進(jìn)程中展現(xiàn)出來(lái)。因此，需要采取切實(shí)有效的管理方法對(duì)檔案管理的工作流程進(jìn)行更新，促進(jìn)管理過程更加清晰化和人性化。

2.2 檔案管理缺乏健全的制度

檔案管理工作的管理規(guī)章制度仍舊存在著較大的漏洞，尤其是對(duì)部分關(guān)鍵細(xì)節(jié)、關(guān)鍵流程和關(guān)鍵要點(diǎn)上存在著空白，因此行政管理人員在面對(duì)著空白規(guī)章的管理過程中往往以自身的工作經(jīng)驗(yàn)開展工作，導(dǎo)致檔案管理過程不明晰，沒有對(duì)辦事人的工作進(jìn)程形成規(guī)范化和制度化的基本要求，其工作過程的隨意性較大，最終導(dǎo)致整體效率降低[4]。同時(shí)規(guī)章制度中對(duì)于崗位的具體職責(zé)也沒有進(jìn)行系統(tǒng)性的明確，因此對(duì)于管理人員無(wú)法形成較強(qiáng)的約束力，檔案管理過程發(fā)生行政事故時(shí)無(wú)法確定責(zé)任人，容易產(chǎn)生責(zé)任劃分不明顯的情況，制約了部門的生產(chǎn)效率。

2.3 檔案查詢利用率較低

從單位整體的行政過程來(lái)看，部分單位存在對(duì)辦公室檔案管理工作認(rèn)識(shí)不夠全面的問題，尤其是對(duì)管理方法和管理技術(shù)的要求不高，仍舊是采用最為原始的檔案管理方法，從頂層設(shè)計(jì)的戰(zhàn)略布局中沒有強(qiáng)化檔案管理的重要性，因此這也間接地制約了檔案管理工作人員水平的提升，使得檔案管理查詢效率不高。“檔案管理”變成了“檔案存檔”，沒有充分發(fā)揮檔案的核心指導(dǎo)作用，無(wú)法發(fā)揮其最大化價(jià)值。

2.4 辦公室文秘檔案素養(yǎng)整體較差

目前部分辦公室的文秘管理工作的從業(yè)人員沒有具備專業(yè)化的檔案管理素養(yǎng)，甚至是沒有經(jīng)過專業(yè)化的素質(zhì)能力培訓(xùn)就直接上崗，因此企業(yè)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)能力水平不高，甚至部分工作人員不完全理解檔案管理工作的核心內(nèi)涵，繼而無(wú)法正確地意識(shí)到檔案管理工作的重要性，進(jìn)而出現(xiàn)了檔案管理流程不規(guī)范，甚至是不合理現(xiàn)象。同時(shí)在沒有信息化系統(tǒng)的支持下，其紙質(zhì)材料沒有辦法得到系統(tǒng)化的梳理，造成大量的紙質(zhì)文檔資料的堆積。

因此檔案管理工作需要有針對(duì)性的措施和工具來(lái)提升整個(gè)工作的工作效率和質(zhì)量水平，促進(jìn)其檔案管理理念的提升，對(duì)業(yè)務(wù)工作的開展具有重要意義。辦公室檔案管理的規(guī)范化業(yè)務(wù)提升，不僅體現(xiàn)在目前的檔案管理現(xiàn)狀上，同時(shí)還要結(jié)合檔案管理的核心目標(biāo)創(chuàng)建關(guān)鍵的解決措施，并對(duì)辦公室檔案管理的過程開展有針對(duì)性的指導(dǎo)，促進(jìn)其全面并且深化發(fā)展，綜合滿足社會(huì)的實(shí)際發(fā)展要求。并且這個(gè)過程要始終堅(jiān)持以人為本的核心要點(diǎn)，在業(yè)務(wù)開展的過程中要將崗位職責(zé)進(jìn)行細(xì)化，對(duì)于崗位工作要點(diǎn)中不合理的規(guī)章制度也要進(jìn)行強(qiáng)化和完善，促進(jìn)其愛崗敬業(yè)的意識(shí)得到加強(qiáng)，進(jìn)而通過檔案管理來(lái)促進(jìn)整體工作效率和建設(shè)水平的提升。

3 辦公室文秘做好檔案管理工作的意義

3.1 推進(jìn)各項(xiàng)工作順利開展

辦公室工作的檔案管理建設(shè)質(zhì)量對(duì)整個(gè)業(yè)務(wù)開展具有重要的促進(jìn)作用，綜合提升檔案管理效率能夠保證各項(xiàng)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)和基礎(chǔ)工作的順利開展。數(shù)字化信息系統(tǒng)協(xié)同優(yōu)化了各個(gè)部門之間工作的資源，重點(diǎn)強(qiáng)化了資源建設(shè)的集中化過程。辦公室檔案管理的業(yè)務(wù)內(nèi)容涵蓋單位人事、事務(wù)以及材料的綜合管理，數(shù)字化信息技術(shù)能夠顯著增強(qiáng)協(xié)同工作的工作效率和工作質(zhì)量。

3.2 提升整體工作效率

為了實(shí)現(xiàn)檔案查詢和檔案利用效率的最大化，檔案的綜合利用是重要的幫助手段。數(shù)字化的高效率處理過程擺脫了傳統(tǒng)手工加工文案的過程，將決策部署的權(quán)利下放到核心人力當(dāng)中。辦公室業(yè)務(wù)及其他經(jīng)營(yíng)性部門所需要的檔案文件種類較多，資源需求內(nèi)容較為龐雜，清晰有效的管理過程能夠清晰明了地對(duì)檔案管理活動(dòng)進(jìn)行分門別類的處理，更加便于實(shí)際的查詢和業(yè)務(wù)推進(jìn)。

3.3 強(qiáng)化機(jī)要文件的保護(hù)

機(jī)要文件是日常業(yè)務(wù)開展和生產(chǎn)過程中所出現(xiàn)的重要文件，因此對(duì)機(jī)要文件的處理和協(xié)同交流的過程中需要有高度的責(zé)任感和規(guī)范化意識(shí)，嚴(yán)格參照機(jī)要文件的內(nèi)容處理要求以及相關(guān)的規(guī)章制度文件對(duì)文件進(jìn)行綜合處理。數(shù)字化系統(tǒng)的權(quán)限設(shè)計(jì)能夠最大限度地保護(hù)各類從業(yè)者保護(hù)好文件資源。同時(shí)作為辦公室文件管理的從業(yè)者，需要有良好的個(gè)人素質(zhì)以及必備的管理要素能力，對(duì)待機(jī)要文件要有良好的保密意識(shí)，促進(jìn)保密工作能夠更加嚴(yán)格和可靠的落實(shí)。檔案管理工作本質(zhì)上也是一項(xiàng)系統(tǒng)性的保密工程，一旦發(fā)生泄密事件不僅會(huì)影響單位整體的工作效率和工作要點(diǎn)，同時(shí)還會(huì)對(duì)整體業(yè)務(wù)產(chǎn)生重大影響，因此做好檔案管理工作的同時(shí)，還要強(qiáng)化保密工作的深化，提升整體的工作效率和水平。

3.4 提供準(zhǔn)確地文本和數(shù)據(jù)來(lái)源

檔案的數(shù)據(jù)內(nèi)容和文字記錄的內(nèi)容是對(duì)已有的歷史情況和歷史參數(shù)進(jìn)行綜合記錄，同時(shí)也是歷史內(nèi)容的系統(tǒng)化記錄，是未來(lái)經(jīng)營(yíng)性業(yè)務(wù)開展的第一手資料，同時(shí)也是生產(chǎn)建設(shè)過程中的重要參考資源。數(shù)字化信息系統(tǒng)具有高質(zhì)量的文件管理追溯效果，根據(jù)實(shí)際的經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)發(fā)展需求綜合整理各類會(huì)議基礎(chǔ)資料、領(lǐng)導(dǎo)講話以及各類相關(guān)的制度文件等內(nèi)容，并將其合理的劃分至相關(guān)的檔案管理類別中，促進(jìn)檔案資料整理的完整。

4 數(shù)據(jù)信息技術(shù)提升檔案管理效率的途徑

4.1 強(qiáng)化辦公室文秘的培訓(xùn)力度

數(shù)據(jù)信息技術(shù)的應(yīng)用雖然能夠促進(jìn)業(yè)務(wù)流程的智能化發(fā)展，但是其過程仍舊是以人員主觀意識(shí)的操作為主，其信息化的開展過程對(duì)文職人員的計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力和應(yīng)用水平的要求較高，大系統(tǒng)、大運(yùn)維的平臺(tái)模式下，任何人都要清晰了解信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)架構(gòu)、基礎(chǔ)功能和基礎(chǔ)流程，這才能共同在一個(gè)信息平臺(tái)內(nèi)開展協(xié)同工作。因此，單位行政領(lǐng)導(dǎo)班子要組織辦公室內(nèi)部積極開展“知識(shí)更新”工程，促進(jìn)每一位辦事成員都具備較好的信息化從業(yè)水平，在既能夠掌握豐富的檔案管理知識(shí)基礎(chǔ)上，還能夠系統(tǒng)化地掌握數(shù)據(jù)信息技能，實(shí)現(xiàn)全面化的辦事人才策略，促進(jìn)檔案管理發(fā)揮出最大的價(jià)值。

4.2 提升辦公室檔案實(shí)踐的能力水平

在完成智能化信息終端操作業(yè)務(wù)能力提升外，行政人員對(duì)于檔案管理過程所發(fā)揮的重要功能也要有全面的認(rèn)識(shí)，信息化平臺(tái)可以作為檔案管理實(shí)踐的基礎(chǔ)平臺(tái)，在不斷實(shí)踐的過程中總結(jié)和汲取相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，不斷促進(jìn)和提升自身檔案管理的意識(shí)，進(jìn)而規(guī)范化檔案的收集、鑒別和歸檔的過程，綜合提升檔案管理的質(zhì)量。這個(gè)過程中合理的檔案管理知識(shí)結(jié)構(gòu)是現(xiàn)代化社會(huì)職業(yè)技能發(fā)展的必要條件和人才成長(zhǎng)基礎(chǔ)。同時(shí)在不斷實(shí)踐和學(xué)習(xí)的過程中，對(duì)于可能存在的潛在風(fēng)險(xiǎn)和系統(tǒng)建設(shè)不足也可以及時(shí)地提出問題，輔助平臺(tái)功能建設(shè)更為完善。借助信息化管理技術(shù)平臺(tái)能夠不斷完善自身業(yè)務(wù)能力，綜合提升檔案實(shí)踐操作管理水平。

4.3 引導(dǎo)自主強(qiáng)化檔案管理過程

信息化的管理過程實(shí)現(xiàn)了信息資源的綜合利用，對(duì)此辦公室的檔案管理人員應(yīng)積極強(qiáng)化檔案資料管理過程的資源利用導(dǎo)向，明確檔案管理過程中服務(wù)于其他部門的檔案實(shí)際管理需求，進(jìn)而最大限度地挖掘檔案資料管理過程的價(jià)值，綜合提升檔案管理工作的綜合效能。數(shù)據(jù)信息系統(tǒng)促進(jìn)實(shí)際工作中形成完備的自身約束能力，進(jìn)而有效減少了管理工作和管理進(jìn)程中的工作疏漏，使得工作流程更為全面化和清晰化，數(shù)字化信息背景下，其行政管理綜合體系過程如圖1所示。

圖1 信息化檔案管理流程措施

4.4 數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)促進(jìn)檔案信息的開發(fā)與利用

數(shù)據(jù)信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)提升了網(wǎng)絡(luò)化和自動(dòng)化的水平，檔案文本信息內(nèi)容也逐漸形成了較為全面的信息資源，通過網(wǎng)絡(luò)化的信息資源管理完成了數(shù)據(jù)信息的綜合整合和分析，并且可以實(shí)現(xiàn)基于“點(diǎn)對(duì)點(diǎn)”的數(shù)據(jù)信息挖掘，為規(guī)范化的信息管理工作內(nèi)容提供了關(guān)鍵的數(shù)據(jù)技術(shù)支持，實(shí)現(xiàn)了更為深層次的信息資源綜合分析和處理的過程，使其信息挖掘的結(jié)論更有指導(dǎo)性。在系統(tǒng)建設(shè)的過程中檔案管理部門可以設(shè)計(jì)并且完善相關(guān)指導(dǎo)算法和模型，實(shí)現(xiàn)具有導(dǎo)向性和針對(duì)性的檔案數(shù)據(jù)采集、分析和處理過程，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的綜合開發(fā)和利用，進(jìn)而綜合提升檔案管理工作的服務(wù)指導(dǎo)性和管理效率。

5 結(jié)束語(yǔ)

檔案管理工作是辦公室文職工作的重要組成部分，信息化數(shù)據(jù)管理技術(shù)促進(jìn)了工作流程和工作效率的提高，綜合提升了檔案管理的應(yīng)用水平。