精細化管理模式在醫院病案檔案管理應用價值探析

都俊華，付允彬，李玉霞

臨清市人民醫院病案質量管理科，山東聊城 252600

病案科屬于醫院運行部門中較為重要的科室，目前，醫院均需要設立病案管理部門，以此對醫院的病案分類處理，并整理、編號、儲存以及借閱，隨著病案管理的不斷合格化和正規化，使得住院患者的日常記錄、病程記錄、實驗室檢查資料等信息，體現在病案中。因此，應確保病案資料的可靠、真實、完整無誤[1-3]。傳統病案管理模式存在一定的盲目性[4-5]，且不同管理人員的工作能力存在一定的差異性，可能會導致管理水平的差異，引發醫患矛盾[6-7]。精細化管理模式屬于一種新型管理模式，能夠找準病案檔案管理中的問題以及相對薄弱環節，完善每個環節，以此促進醫院病案管理的發展[8-9]。本研究主要對2021年1—12月臨清市人民醫院病案檔案1 000份應用精細化管理模式管理的效果作觀察，現報道如下。

1 資料與方法

1.1 一般資料

以2020年1—12月本院病案檔案1 000份為對照組，以2021年1—12月本院病案檔案1 000份為觀察組。病案檔案管理人員共計10名，其中男4名，女6名；年齡23~52歲，平均（39.14±6.78）歲，其中3名專科，5名本科，2名研究生，均能夠完成病案管理過程，兩個時間段的檔案管理人員為同一組人，無離職、離休、病休、職位變動人員。觀察組檔案中，心內科病歷419份，消化內科301份，外科144份，骨科71份，其他科室65份。對照組檔案中，心內科422份，消化內科298份，外科146份，骨科73份，其他科室61份。兩組一般資料相比，差異無統計學意義（P＞0.05），具有可比性。

1.2 方法

對照組應用常規管理模式干預，囑咐科室醫師，及時上交病歷，即出院或死亡3 d內，病案管理人員登記、審核、整理、裝訂、保管，根據醫院管理的規定，合理進行教學、復印、審核、調閱，定時做好清理和整潔干預。

觀察組精細化管理模式干預，具體如下。

1.2.1 建設人員隊伍強化檔案管理人員的基礎素質、操作技能、知識及業務水平，定時以培訓的方式，實施理論指導，每周進行1次，專業管理人員為工作人員講解。每周一組織管理人員討論管理中的相關問題，并總結處理意見，對其中的錯誤觀念糾正，提高宣傳力度，引導管理人員外出進修或學習，促進其管理意識水平的提高。

1.2.2 管理制度健全根據醫院規定和《醫療機構病歷管理規定》進行檔案管理、上架、編號、借閱、保密等制度的制定，對交接手續履行，強化制度建設，確保病案檔案裝訂整齊、分類準確、材料齊全、查詢時間短。管理人員應嚴格遵守檔案管理的保密制度，并保證檔案借閱手續完備、有章可循，完善登記以及簽字手續，不可隨意復印和擴散。定期檢查保管檔案的完整性，對檢查的結果進行記錄，且不可擅自銷毀及泄密。

1.2.3 強化信息化建設患者出院后，由計算機系統提醒科室上交病歷，病案材料及時歸檔，配備檔案管理所需的互聯網、打印機、計算機等現代化設備，使得檔案信息不斷數字化。

1.2.4 責任制度建立確定管理人員、主任等的具體工作職責，對病案評判細則、評分等完善，以此保證檔案的責任制度，并且統一管理檔案，領導人員應定期清點，并定時清點，對于檔案首頁丟失、檔案損毀、檔案丟失等情況，則對個人責任追究，并根據檔案管理法嚴肅處理。

1.2.5 確保檔案管理安全及時調節檔案室的溫度和濕度，定時通風，進行殺蟲處理，避免檔案霉變。除管理人員外，不相關人員均不能擅自進入檔案資料庫，專人保管鑰匙，在下班后將檔案資料庫關閉，并做好房門窗等的防盜工作。

1.3 觀察指標

①觀察兩組年終考核結果、檔案管理不良事件，并分析檔案管理滿意度的差異性。

②年終考核結果包括制度考核、理論考核、實踐考核。

③檔案管理不良事件主要為醫療糾紛、檔案損壞、檔案缺失、檔案丟失。

④檔案管理滿意度：以調查問卷的方法調查檔案管理人員的醫院病案檔案滿意度，包括十分滿意（95~100分）、滿意（86~94分）、一般滿意（60~85分）、不滿意（0~59分），十分滿意率+滿意率+一般滿意率=總滿意率。

1.4 統計方法

采用SPSS 22.0統計學軟件進行數據研究，計量資料符合正態分布，以(±s)表示，組間差異比較采用t檢驗；計數資料以[n（%）]表示，組間差異比較采用χ2檢驗或Fisher精確概率法檢驗。P＜0.05為差異有統計學意義。

2 結果

2.1 兩組病案管理人員年終考核結果分析

觀察組制度考核、理論考核、實踐考核評分均高于對照組，差異有統計學意義（P＜0.05）。見表1。

表1 兩組病案管理人員年終考核結果對比[（±s），分]

表1 兩組病案管理人員年終考核結果對比[（±s），分]

組別制度考核理論考核實踐考核觀察組(n=10)對照組(n=10)t值P值84.17±5.22 78.43±6.38 2.202 0.041 86.19±4.98 80.13±4.14 2.959 0.008 87.49±6.37 80.56±7.33 2.257 0.037

2.2 兩組檔案管理不良事件比較

觀察組檔案管理不良事件發生率均低于對照組，差異有統計學意義（P＜0.05）。見表2。

表2 兩組檔案管理不良事件對比[n(%)]

2.3 兩組病案管理人員對檔案管理滿意度對比

觀察組檔案管理總滿意率為100.00%，高于對照組的總滿意率60.00%，差異有統計學意義（P＜0.05）。見表3。

表3 兩組病案管理人員對檔案管理滿意度對比[n(%)]

3 討論

病案資料應對內容的準確性保證，且應保證內容的完整性，特別是外科、骨科、急診科、心內科等重點科室，患者病情危重，變化速度較快，這樣則要求醫師及時完成患者的病歷書寫[10-11]。病案不僅是患者體格檢查、病情記錄、影像、病理等數據的匯總，且是醫療糾紛、費用報銷、再次就醫的憑證。以往為患者診療，主要注重臨床醫學水平和診治水平，使得病案管理發展的速度較慢[12-13]。隨著人們生活水平、醫療技術水平的提高，病案管理的重要性也在不斷提高，不管是教學、進修、科研等工作，還是病歷有效性、真實性的需求，均需要對病案管理進行改革[14]。精細化管理可針對病案管理中存在的薄弱環節，制定管理措施，不斷促進病案管理質量的提高，使得病案管理更加的制度化、規范化[15]。

本研究中，觀察組制度考核、理論考核、實踐考核評分均高于對照組；觀察組檔案管理不良事件發生率均低于對照組；觀察組檔案管理總滿意率為100.00%，高于對照組的總滿意率60.00%（P＜0.05）。說明精細化管理的實施，可提高管理人員年終考核評分及檔案管理的滿意度，對檔案管理不良事件發生率控制。精細化管理模式的應用，可強化專業知識培訓，引導檔案管理人員積極參與培訓，提高其業務能力及科室工作人員創新的意識，激發工作人員的潛能，將精細化管理工作充分落實。精細化管理模式，能夠充分落實管理組織結構，需要強化組織結構，將管理責任明確化、具體化，使得每個工作人員均能夠盡職、到位[16-17]。管理工作應日清日結，及時督促病歷的歸還，并對病歷歸檔，保證資料的完整性，同時應及時發現存在的問題，并分析問題，予以糾正，從而確保病案的準確性[18]。

綜上所述，精細化管理模式在醫院病案檔案管理中應用，價值較高，可提高管理人員年終考核的成績及檔案管理的準確度，降低檔案管理不良事件的發生率，意義重大。