近十年高校畢業生檔案管理研究綜述

■高建明 陳 雯

一、數據來源

2022年5月9日，通過中國知網（www.cnki.net）網站，以“篇名”為檢索項，以“高校畢業生檔案管理”為檢索詞，檢索出近十年（2012年1月1日-2021年12月31日）文獻數據63條，全部為期刊論文，其中學術期刊53篇，特色期刊10篇。

二、檢索數據分析

（一）論文發表年度分析

從總體來看，近十年高校畢業生檔案管理論文發表總量不多，平均每年度發表論文6.3篇，從高校畢業生檔案管理工作的重要性來說，業界對高校畢業生檔案管理工作的關注度并沒有那么高。分年度來看，2014年、2016年和2018年，這三個年度的論文發表數量高于年度平均數，分別為10篇、10篇和8篇，其余各年度論文發表數量均低于年度平均數，其中2012年、2013年、2015年、2017年和2021年，這五個年度的論文發表數量接近年度平均數，分別為6篇、6篇、5篇、6篇和5篇，2019年和2022年這兩個年度相對較少，分別只有4篇和3篇，年度數量分布類似正弦函數曲線，有“大小年”之分，表明各年度論文發表數量不均衡。各年度論文發表數量見圖1。

圖1 各年度論文發表數量

（二）論文期刊來源分析

經統計，63篇論文共刊發在40種期刊中，總的來說分布較為分散，較集中的刊發在《辦公室業務》《蘭臺內外》《蘭臺世界》《黑龍江史志》等4種檔案類期刊，共22篇，占總發文量的35%，說明對高校畢業生檔案管理工作的研究，以檔案界為主。其中，《辦公室業務》刊發論文最多，共11篇，占發文總量的17.5%，說明該期刊對于高校畢業生檔案管理工作的關注度高、持續時間長，也說明高校畢業生檔案管理領域學者對該期刊較為關注。另外，《長江叢刊》《山西青年》《現代經濟信息》《明日風尚》《中國大學生就業》等5種期刊各刊發了2篇，占總發文量的16%，《時代教育》等31種期刊各發表了1篇論文，說明多類期刊關注高校畢業生檔案管理方面的研究工作。主要文獻來源分布見圖2。

圖2 主要文獻來源分布

（三）論文研究主題分析

分析圖3可知，業界對于高校畢業生檔案管理這一專題的研究，主題主要集中在“高校畢業生”“畢業生檔案”“檔案管理”“畢業生”“檔案管理工作”“存在的問題及對策”“檔案管理系統”“檔案管理問題”等，總的來看論文研究的主題領域較寬泛，但包含“高校畢業生”“畢業生檔案”“檔案管理”三個主題的論文分別有53篇、50篇和42篇，說明對高校畢業生檔案管理這一專題的研究主題高度集中。另外，從論文主題可見，有4篇論文圍繞高校畢業生檔案管理系統的設計與開發開展研究，應該說為自然科學類論文，分別刊發于《現代電子技術》《軟件》《電大理工》《祖國》等非檔案類期刊。

圖3 論文主題分布

（四）論文被引頻率分析

經統計，被引0次的論文共26篇占論文總量的41.3%，也就是說近一半的論文未被引用過；被引1次和2-4次的論文各16篇，均占論文總量的25.4%，兩者合計占論文總數的半數以上；被引5-7次的論文共3篇占論文總量的4.8%，分別是被引用5次的《后大眾化階段高校畢業生檔案管理的問題及對策》，解梅于2016年10月5日發表在《蘭臺世界》，被引用6次的《“互聯網+”視角下高校畢業生檔案管理水平提升對策研究》，章莉于2020年2月19日發表在《檔案與建設》，被引用7次的《高校畢業生檔案管理現狀及對策探索》，吳志鋒于2013年6月15日發表在《湖北經濟學院學報（人文社會科學版）》；被引8次及以上的論文共2篇占論文總量的3.2%，分別是被引用8次的《高校畢業生檔案管理的問題與對策研究》，徐宏江于2013年3月20日發表在《中國大學生就業》，被引用10次的《大數據時代下基于SSM框架的高校畢業生檔案管理系統的研發設計》，吉豪杰于2018年11月15日發表在《軟件》。從以上分析可以看出，絕大部分論文的被引次數在4次及以下，一方面說明這些論文未能引起業內學者的關注，另一方面說明相較于設計方法類的論文，理論研究型論文參考價值相對較低，吉豪杰的《大數據時代下基于SSM框架的高校畢業生檔案管理系統的研發設計》被引用10次，為被引次數最多的論文，可以一定程度上反映這一問題。

圖4 論文被引次數統計

（五）作者及機構分析

從圖5作者分布圖來看，高建明、賴丹香2位作者各發表了3篇論文，孫柏國、呼俊財、賀小芹3位作者各發表了2篇論文，其他作者均各發表了1篇，說明高校畢業生檔案管理研究領域的學者較為分散，影響力較大、成果較為集中的學者不多，可以說比較匱乏。另外，經對作者機構分布分析，63篇論文作者共來自51個機構，其中高等學校27個，地方人社部門20個，其他機構4個，說明來自高等學校和地方人社部門的學者為高校畢業生檔案管理研究領域的主力，值得一提的是，發表論文數量前5位的作者均來自地方人社部門，可見相較于高等學校地方人社部門研究高校畢業生檔案管理的學者相對集中一些。

圖5 論文作者分布統計

三、論文內容分析

從論文性質來看，除前文所述的4篇自然科學類論文外，其他59篇論文均為社會科學類論文，本文以59篇社會科學類論文為研究對象，對論文研究的內容進行分析。

綜合分析59篇社會科學類論文內容發現，來自高等學校的學者研究內容主要著眼于高校畢業生畢業離校前的檔案管理，例如解梅、董雪梅、吳志峰等；而來自地方人社部門的學者，其研究內容主要著眼于高校畢業生畢業離校后的檔案管理，例如賴丹香、高建明、呼俊財等。雖然兩個群體研究的側重點不同，但論文基本都是圍繞高校畢業生檔案的重要性、存在的問題、提升策略等三個方面開展研究。

（一）概念辨析

對于高校畢業生檔案國家有關法律法規沒有規范的定義，檔案學界也沒有一個統一的解釋，但學者對于高校畢業生檔案的理解差別不大。綜合董雪梅、高遠飛、張愛嬌、嚴飛四位學者的觀點，可對高校畢業生檔案給予以下較為明晰的釋義，即“高校學生檔案一般是指學生在高校學習期間形成及續存相關檔案的所有記錄總和”“是學生在校期間學習、生活、參加社會活動等各方面的記錄和反映”，主要包括高中時形成的檔案（畢業生登記表、體檢表、高考有關材料等）和大學時形成的檔案（入學登記表、成績單、畢業生登記表、報到證等）兩部分，“是大學生個人情況的真實歷史記錄”“是大學生就業及其今后各單位選聘、任用、考核的主要依據”。高等學校的檔案管理工作主要側重于檔案的收集、整理以及轉遞，地方人社部門的檔案管理工作則主要側重于保存和利用。

（二）高校畢業生檔案及其管理的重要性研究

從高校畢業生檔案的釋義和內容可以看出，高校畢業生檔案對畢業生個人來說非常重要，馮金蘭認為“畢業生檔案是對學生在校期間現實表現的最原始記錄”“其原始性、真實性和重要性是不可取代的”，彭壽英認為高校畢業生檔案“具有保密性”“具有唯一性”，王兵認為高校畢業生檔案“具有極高的可信性和可追溯性”，賴丹香認為“檔案是大學生步入社會最重要的憑證”，徐宏江認為“畢業生檔案是人事檔案的重要基礎”。

從高等學校檔案管理工作重要性的角度，部分學者提出了以下觀點，馮金蘭、晉曉輝、張愛嬌三位學者認為，“畢業生檔案管理水平是學校教書育人成效的生動體現”“畢業生檔案管理關系高校的發展與聲譽”“檔案管理的健全反映了高校管理水平”；王克付認為“對高校而言，學生檔案是其教學、管理、后勤服務等方面的‘成果鑒定’，是對高校辦學水平的全面評估，也是濃墨重彩的一筆精神財富”。從高校畢業生檔案管理保存和利用的角度來說，嚴飛認為“加強對畢業生檔案管理，可以為大學生就業以及企業人才招聘提供能力考察的依據”，馮金蘭認為“畢業生檔案是學生走向社會的最佳通行證”“優化畢業生檔案管理，是切實提高畢業生就業率的有效途徑”，羅勇認為“有了檔案，就可以享受到相關的人事、勞動、社會保障服務”。綜合以上，高校畢業生檔案是畢業生各方面表現的綜合體現，不僅極為重要且不可或缺，這也是高等學校和地方人社部門需要高度重視檔案管理工作的原因。

（三）高校畢業生檔案管理存在的問題研究

《中華人民共和國檔案法》《高等學校檔案管理辦法》《流動人員人事檔案管理服務規定》以及各級地方出臺的法律法規等，對高校畢業生檔案管理工作做出了具體要求和安排，但在實際工作中，由于各種原因高校畢業生檔案管理工作仍然存在諸多問題，經對檢索論文的綜合分析主要有以下幾個觀點。一是吳志峰、周海松、王國宗、樊麗君、韓艷平為代表的眾多學者認為，高等學校對檔案管理工作不夠重視，工作體制機制不夠健全，檔案專門機構設置不達標，畢業生本人檔案意識淡薄，導致“死檔”“棄檔”“斷檔”“口袋檔案”等現象比較普遍。二是呼俊財、王穎、謝達輝、高建明、馬英鑫為代表的學者指出，高等學校及地方人社部門檔案管理模式單一，檔案管理工作信息化、數字化程度不高，對信息化技術的運用較為缺乏。三是蘇全玉、王穎、謝達輝、張娜為代表的學者認為，檔案管理工作人員普遍存在知識老舊、綜合素質水平較低的情況。四是呼俊財、吳志峰、王國宗、高建明為代表的學者指出，高校畢業生檔案轉遞工作不規范，存在封面信息填寫標準不統一，通過普通快遞轉遞畢業生檔案的情況，增加了檔案丟失的風險。五是楊迪、謝達輝、曹麗娜、張娜為代表的學者認為，高校畢業生檔案利用率低，有時候不能及時服務于高校畢業生就業創業，例如曹麗娜認為“管理人員過度重視檔案的保存性而忽視了對檔案的利用”。

（四）高校畢業生檔案管理提升策略研究

對于如何做好高校畢業生檔案管理工作，針對高校不重視、體制機制不健全、畢業生意識淡薄的問題，賀小芹認為要“加快構建統一完善的檔案管理機制”“構建科學合理的檔案管理工作流程”，沈紅霞認為要“加強畢業生對檔案重要性的認識、完善學生檔案管理制度”，彭宗忠指出要“加強在校生檔案意識的宣傳教育”。針對高校畢業生檔案管理工作模式陳舊、信息化程度不高的問題，王穎認為要“利用信息化手段提升畢業生檔案管理的方法”，高遠飛認為要“推動畢業生檔案管理網絡信息建設，實現信息化管理”，高建明認為“決策部門要大力推動檔案管理信息化水平建設工作的開展”。針對高校畢業生檔案轉遞存在的問題，吳志峰認為“高校要重視畢業生檔案的價值，規范檔案轉遞工作，必須嚴格按照《普通高等學校檔案管理辦法》的相關規定及時將檔案轉遞到相關的企事業單位、人才交流中心，杜絕隨意擱置檔案、自帶檔案等不規范的現象。”周海松認為“要進一步規范學生檔案轉遞的方式，優化轉遞流程，盡量防止學生檔案丟失”。針對高校畢業生檔案利用率低的問題，賴丹香認為要“破除‘重管輕用’，充分開發和利用檔案信息資源”“既要重視檔案的管理，也要重視檔案的運用”，王婷認為“相關檔案管理部門要轉變服務意識，由靜態存管變為主動服務，積極了解社會對人事檔案的需求動向，大力拓寬服務領域，使畢業生檔案的利用價值得到充分挖掘和發揮。”

四、總結與展望

檔案學界對于高校畢業生檔案管理工作的研究，指出了高校畢業生檔案及檔案管理工作的重要性，揭示了高校畢業生檔案管理工作存在的問題，給出了做好高校畢業生檔案管理工作的舉措。近十年高校畢業生檔案管理工作研究，應該說研究領域較為寬泛，涵蓋了高校畢業生檔案管理的各個方面，得出的結論非常系統也很科學，對高等學校、地方人社部門，乃至用人單位如何做好高校畢業生檔案管理工作具有很強的借鑒意義。