高校檔案管理模式創新路徑探索

許麗媛

（昌吉學院，新疆 昌吉 831100）

0 引言

在高校管理中，檔案管理是非常重要的組成部門，對高校教育教學和科研管理具有重要意義。高校加強檔案管理，能夠進一步提升政務管理水平、教學管理水平和科研水平。但是一些高校對檔案管理不夠重視，管理人員沒有正確認識到高校檔案對自身建設與發展的重要作用，導致高校檔案管理水平不高，與高校發展水平存在較大差距。為了推動高校可持續發展，本文就高校檔案管理人員加大對檔案管理工作的重視程度，積極探索檔案管理模式創新路徑。

1 高校檔案管理的意義

首先，有助于高校教學管理水平的提高。高校承擔著為社會培養高素質人才的重任，對于社會而言，教書育人是高校最為重要的價值。高校中的教學檔案資料是在多年教育中形成的教學資料，比如文字、圖片、影像等。這些資料都是教師教學過程中形成的成果積累，不僅反映出教育教學工作的發展，而且還能體現教學理念與教育方法等。高校教學檔案是高校十分寶貴的資料，能夠為后續的教學提供借鑒和參考。因此，高校檔案管理不僅能夠提高教學質量和教學管理水平，而且還能推進高校教育教學改革，對高校發展有重要意義。其次，有助于高校科研水平的提高。高校建設與發展目標除了開展教學管理活動之外，還應當積極開展科研活動。高校檔案管理過程中，加強科研檔案管理，能夠有效提高高校的科研水平。科研檔案詳細記錄了高校科學研究中產生的數據、經費以及科研成果等信息。從這些記錄信息中，能夠展現高校科研工作水平，從而全面解決高校科研中的問題，提高科研檔案管理的有效性，進而獲取更多科研成果。再次，有助于高校更好地開展學生學籍管理工作。高校學籍檔案管理工作材料量大，設計面較廣，在進行學籍檔案管理方面，一方面要發動各個部門以及院系相關人員，對各種學籍管理方面的材料進行收集和整理，并落實責任到人。同時注意學校工作的實踐性和管理階段性，及時收集學籍管理方面的材料，例如，招生、轉學、退學、復學異動以及獎懲等材料。另一方面要是做好電子檔案與實物檔案的優勢互補。電子檔案的普及為高校學籍管理提供了便利，但是同時也需要對現有的實物檔案做好保存，此外還需要對電子檔案文件的版本及時更新升級，對分類代碼進行完善，確保電子檔案號與實物檔案號的統一，做好實物檔案與電子檔案信息庫相互管理，為后期查閱提供便利。最后，有助于高校更好地開展政務工作。政務工作是高校建設發展中不可或缺的重要工作。在高校檔案管理中，黨政資料是十分重要的管理內容，不僅關系到高校人事管理，而且還會涉及教育、科研等方面的管理。高校黨政工作檔案管理不僅能夠提高教職工隊伍管理水平，而且還有助于高校黨團活動更好地開展。

2 高校檔案管理工作中存在的問題

2.1 缺乏對檔案管理工作的重視

當前一些高校發展中，對檔案管理工作認識不足，重視力度不夠，實際檔案管理與相關標準要求存在較大差距。高校的一些領導過于重視教學和科研，忽視了檔案規范管理，使得高校檔案管理經費不足，相關軟硬件設施不夠完善，物質條件無法滿足實際管理工作需要，相應的檔案管理水平更談不上。此外，由于高校對檔案管理工作不夠重視，內部管理人員工作態度消極，存在檔案資料流失現象，這嚴重阻礙了高校檔案管理工作的開展。

2.2 檔案管理信息化水平比較低

目前我國部分高校落實了檔案管理工作，雖然在管理過程中運用了信息化管理手段，但是信息化水平比較低，尚未形成完整的信息化管理系統，缺少網絡信息平臺，檔案信息資源無法直接傳到內部相關部門，信息共享水平比較低。在這一情況下，高校教師和學生無法進行檔案信息資源的共享，導致高校檔案管理工作質量難以得到有效提升。

2.3 檔案管理信息利用率不高

隨著信息化技術的發展，檔案管理進入信息時代。但是我國大部分高校檔案管理發展水平較低，對檔案管理信息的利用率也比較低，難以將檔案的教學、科研指導等作用充分發揮出來，教學過程難以得到優化。此外，高校校園網絡共建平臺難以實現信息共享，檔案管理信息更新速度較為緩慢，也成為制約檔案信息利用率低的因素之一。

2.4 檔案管理人員素質有待提升

目前高校檔案管理人員由兩部分組成，分別是教職人員和檔案管理專業畢業生，教職人員具有一定的管理經驗，而本專業畢業生擁有專業知識。針對高校檔案管理中涉及的收集整理等管理工作，教職人員和本專業畢業生都可以勝任。但是在檔案數據庫建立與維護上，現有檔案管理人員還難以勝任。由于大部分管理人員對信息化管理知識了解得不多，難以及時有效地解決檔案資源共享中的問題，真正實現檔案信息資源的共享。為了提高檔案管理水平，高校檔案管理工作人員應當主動更新知識結構，提高業務能力和素養，掌握信息化知識，積極參與到培訓學習中，為廣大師生提供更加優質的服務。

3 高校檔案管理模式創新的路徑

隨著信息技術的快速發展，高校檔案信息資源共享成為高校檔案管理發展的必然趨勢。因此，為了提高高校檔案管理工作質量和效率，檔案管理人員應當積極創新高校檔案管理模式，滿足現代高校發展需求。具體創新路徑主要有以下幾個方面：

3.1 重視檔案管理，增強服務意識

高校檔案管理模式創新不僅能夠為高校檔案管理工作提供保障，而且還能規范相關管理制度，對高校穩定發展具有重要意義。高校檔案管理內容主要包括教學檔案管理、科研檔案管理等，這些既是高校發展過程中形成的信息資料，又是反映高校發展歷程的內容。所以，高校領導應當加大對檔案管理工作的重視。檔案管理的重要性不僅僅體現在記錄信息和保管信息方面，更重要的是檔案管理服務功能的展現。高校檔案資料具有豐富性等特征，涵蓋了十分廣泛的服務群體，既要面向本校師生，又要為社會提供信息服務。以教學檔案管理為例，教學檔案涉及大量教學管理工作中形成的材料，包括招生工作材料、專業申報、學位點申報、課堂教學材料、職稱晉升、教師培訓進修方面材料、等等。教學檔案反映了學校主要職能活動，是學校檔案重要的組成部分。通過加強檔案管理，能夠促使檔案管理服務更具便捷性和及時性。

3.2 完善檔案管理制度，為高校檔案管理模式創新提供制度保障

高校檔案管理部門應當樹立全局觀念，從大局出發不斷優化和完善內部檔案管理制度，明確檔案管理目標和管理任務，明確崗位職責。同時，還應當積極推進檔案管理的信息化建設，制定科學合理的信息化管理制度。為了將這一管理制度落實到位，高校應當加大宣傳力度，促使高校檔案管理人員更加深刻的理解檔案信息化管理，提高認知水平，積極主動地參與到檔案管理模式創新中，不斷提高檔案管理質量和管理效率，為高校教學、科研等工作提供更為優質的服務。

3.3 創新檔案管理應用，充分發揮檔案管理服務作用

高校檔案管理主要是為了幫助高校開展教學管理和科研管理活動。高校檔案管理模式創新是為了充分發揮檔案管理的作用，為高校各項工作開展提供更好的服務。為了提高檔案管理應用水平，高校的檔案管理人員應當增強自身的服務意識，提高自身的溝通交流能力，與各個院系、部門等保持良好關系，實現信息聯動，為高校教學管理、科研管理以及人事管理提供有價值的檔案資料信息。此外，高校還應當加強檔案信息的利用。作為檔案管理部門，應當根據各院系、科研的實際情況，構建便捷的檔案檢索體系，使用檔案信息的人員可以在規定權限內檢索所需資料，使得檔案信息得到實際應用，為教學、科研等管理工作提供管理服務。

3.3 構建組織協調機制，實現檔案信息資源共享

在高校檔案管理模式創新過程中，要想提高檔案信息資源的共享品質，需要高校擁有統一的組織協調機制，進行檔案管理信息化建設，進一步實現資源共享。當前我國大部分高校的檔案管理部門運用的檔案管理模式比較封閉，信息共享不足。因此，高校應當積極利用最前沿的技術和通信設施，在高校校園內建設網絡平臺，推進檔案信息資源共享。一方面，高校檔案管理部門應當積極引進先進的信息化設備，提高檔案信息資源使用的高效性。高校檔案涵蓋的內容較多，檔案數量非常大，只有依靠成熟的設備設施才能有效提升檔案管理的質量。在網絡平臺建設過程中，除了配備成熟的檔案管理設備之外，高校還應當運用功能強大的信息網絡軟件，主要用于不同密級的檔案信息資源交流。各大高校應當根據自身需要，選用適合的檔案管理信息軟件。另一方面，高校需要設立網絡化協調機構，建立規范的檔案網絡，提高檔案管理標準化建設，真正實現檔案信息資源共享。

3.4 建立人才培養機制，提高檔案管理工作效率

高校檔案管理模式創新需要專業素養和思想道德素養都處于較高水平的檔案管理團隊。高校應當根據檔案管理實際需要，打造專業化的檔案管理團隊，促使每個檔案管理人員明確自身職責以及自身應當具備的素質條件。因此，高校應當建立檔案管理人才的培養機制，制訂系統化、科學化的培訓計劃，要求高校檔案管理人員積極參與，不斷提高他們的專業素養和思想道德素養，為專業檔案管理團隊的建立儲備人才。同時，高校領導層應當樹立可持續發展觀，定期開展教育培訓工作，鼓勵檔案管理人員積極學習最先進的信息化管理知識和信息化技術，將其靈活運用到日常工作中，促使檔案管理人員持續不斷的提升。比如，高校可以組織技術研討會等活動，吸引更多的檔案管理人員參加，提高檔案管理人員的信息化水平，提高人才培養的有效性。此外，高校還應當完善績效考核制度，統一檔案管理人員工作標準，明確考核評價指標，對他們的工作績效進行客觀全面的考核，充分調動他們工作的積極性，促使他們全身心地投入日常工作中，進一步提高檔案管理工作的準確率和規范性。同時高校需要制定科學合理的激勵制度，激發檔案管理人員的工作熱情，為檔案管理工作的規范化和標準化提供保障。

4 結語

綜上所述，高校檔案管理模式創新對高校檔案管理發展有深遠意義。但是當前高校檔案管理中存在諸多問題，比如缺乏對檔案管理工作的重視、檔案管理信息化水平比較低、檔案管理信息利用率不高、檔案管理人員素質有待提升等。因此，在檔案管理模式創新中，高校應當積極探索檔案管理模式創新路徑，通過重視檔案管理，增強服務意識，構建信息化檔案管理體系，實現檔案科學化管理，完善檔案管理制度，為高校檔案管理模式創新提供制度保障，創新檔案管理應用，充分發揮檔案管理服務作用，構建組織協調機制，實現檔案信息資源共享，建立人才培養機制，提高檔案管理工作效率，推動高校健康持續發展。