文書檔案數(shù)字化管理研究

文/邵瑞萍

文書檔案管理包括文件的收集、分類、整理、保管和開發(fā)利用等環(huán)節(jié)。在國家大力推行信息化、數(shù)字化建設(shè)的今天，文書檔案數(shù)字化管理對(duì)于日后的使用查閱、檔案資料的開發(fā)利用有著十分重要的意義。通過文書檔案數(shù)字化歸檔管理系統(tǒng)對(duì)文書檔案材料整合，為文書檔案數(shù)字化管理和服務(wù)提供“一站式”網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)平臺(tái)，節(jié)省存儲(chǔ)空間，實(shí)現(xiàn)文書檔案高效管理和快速查詢。本文以自然資源部第二大地測(cè)量隊(duì)（黑龍江第一測(cè)繪工程院）檔案數(shù)字化管理為例，對(duì)文書檔案數(shù)字化歸檔的一些問題進(jìn)行探討。

1 文書檔案數(shù)字化歸檔現(xiàn)狀

傳統(tǒng)模式下的文書檔案管理主要是以紙質(zhì)文書檔案整理歸檔為主；數(shù)字化檔案管理除了要完成紙質(zhì)文書檔案整理歸檔工作外，還要運(yùn)用掃描等方式對(duì)紙質(zhì)文書檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)化。

根據(jù)近年來國家和省檔案局對(duì)企事業(yè)單位文書檔案整理歸檔規(guī)則的調(diào)整、變化，以及中共中央辦公廳國務(wù)院辦公廳印發(fā)《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見》、黑龍江省關(guān)于《紙質(zhì)檔案數(shù)字化實(shí)施細(xì)則》等相關(guān)規(guī)定，自然資源部第二大地測(cè)量隊(duì)（黑龍江第一測(cè)繪工程院）檔案管理部門從前幾年開始逐步采用數(shù)字化手段對(duì)文書檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，以提高檔案的管理水平，適應(yīng)信息化社會(huì)發(fā)展的需求。

2 文書檔案數(shù)字化歸檔的意義

2.1 信息化發(fā)展豐富了檔案管理的形式

自然資源部第二大地測(cè)量隊(duì)（黑龍江第一測(cè)繪工程院）在近幾年開展數(shù)字化檔案管理工作時(shí)，將文書檔案管理與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)有效結(jié)合，豐富了工程院的檔案存量，給日常工作提供了寶貴的信息資源，提高了文書檔案的管理效率和利用價(jià)值，同時(shí)也給文書檔案管理的安全性帶來了嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。

2.2 是社會(huì)技術(shù)發(fā)展的必然選擇

文書檔案反映了檔案資料產(chǎn)生單位在當(dāng)下生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)中黨務(wù)和行政管理的基本情況，具有重要的查考利用價(jià)值。開展數(shù)字化文書檔案管理工作，查詢利用更加方便快捷，節(jié)約存儲(chǔ)空間，是現(xiàn)代社會(huì)科學(xué)技術(shù)發(fā)展的必然選擇。

2.3 提升文書檔案管理工作效率

在數(shù)字化管理模式下，文書檔案可利用掃描設(shè)備完成數(shù)據(jù)掃描、刻錄以及備份保護(hù)等操作，也可以通過與辦公OA系統(tǒng)直接對(duì)接，轉(zhuǎn)存電子文檔。以計(jì)算機(jī)為載體，通過某些文書檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)的管理，應(yīng)用單位的主服務(wù)器或?qū)I(yè)服務(wù)器、光盤來存儲(chǔ)文書檔案數(shù)字化信息。這樣的操作可以讓人們?cè)谡怼w檔文書檔案時(shí)能夠做到信息編輯和整理歸檔同步進(jìn)行，一步到位，也使文書檔案的應(yīng)用更加靈活。

從文書檔案查閱利用方面來看，查閱效率提升，檔案信息的查閱利用也更加便捷。檔案管理人員采用先進(jìn)的自動(dòng)檢索軟件系統(tǒng)進(jìn)行檔案信息的查詢和提供，大大提高了檢索利用效率，減少了紙質(zhì)文書檔案出現(xiàn)損毀、丟失的情況，最大程度地保證了文書檔案的完整性，充分發(fā)揮了檔案的保存價(jià)值和利用價(jià)值。

3 文書檔案數(shù)字化歸檔存在的問題

3.1 對(duì)文書檔案數(shù)字化歸檔重視不夠

一些領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作重視不夠，缺乏必要的檔案意識(shí)，簡單地認(rèn)為文書檔案管理就是整理文件，只要完成了文件的整理，文件不丟失，就完成了檔案管理工作，忽視了檔案信息分類和歸檔處理。有的單位在人員配置和經(jīng)費(fèi)投入上也不夠，無法滿足現(xiàn)階段文書檔案管理工作的需求，文書檔案數(shù)字化建設(shè)工作的開展就更無從談起。

3.2 文書檔案數(shù)字化歸檔安全保障不足

自然資源部第二大地測(cè)量隊(duì)（黑龍江第一測(cè)繪工程院）是采取“線上+線下”相結(jié)合的文書檔案管理模式。線上，文書檔案在檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)上傳歸檔或OA系統(tǒng)對(duì)接檔案管理軟件直接歸檔；線下，按照傳統(tǒng)紙質(zhì)化文書檔案管理進(jìn)行歸檔管理。文書檔案數(shù)字化管理依托的是內(nèi)網(wǎng)數(shù)據(jù)信息技術(shù)，因此文書檔案數(shù)字化的安全性也是不容忽視的。而在辦公OA系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)項(xiàng)、電子文檔信息，很可能由于匹配規(guī)則的設(shè)置不當(dāng)、某些端口設(shè)置不匹配，以及電子文檔流轉(zhuǎn)節(jié)點(diǎn)的缺失，都會(huì)導(dǎo)致文書檔案歸檔出現(xiàn)文件丟失的情況。

4 如何充分利用數(shù)字化優(yōu)勢(shì)發(fā)揮文書檔案的利用價(jià)值

文書檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)是顯而易見的，我們應(yīng)采取有效措施，更好地發(fā)揮數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)。自然資源部第二大地測(cè)量隊(duì)（黑龍江第一測(cè)繪工程院）從以下幾個(gè)方面入手，來不斷推進(jìn)文書檔案數(shù)字化管理及相關(guān)系統(tǒng)建設(shè)。

4.1 利用檔案管理系統(tǒng)軟件平臺(tái)搭建文書檔案數(shù)字化歸檔管理體系

一是確定文書檔案數(shù)字化管理范圍與標(biāo)準(zhǔn)。制定完善科學(xué)、規(guī)范的數(shù)字化文書檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和管理規(guī)程，明確文書檔案數(shù)字化歸檔流程、范圍、檔案信息編輯加工要求、信息存儲(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)以及信息安全標(biāo)準(zhǔn)，明確信息化管理機(jī)制、流程，全方位推進(jìn)本單位文書檔案的信息化、數(shù)字化建設(shè)，完善相關(guān)配套制度，使文書檔案數(shù)字化管理工作順利進(jìn)行。

二是明確文書檔案數(shù)字化歸檔的具體操作流程和責(zé)任人。數(shù)字化文書檔案加工就是將紙質(zhì)文獻(xiàn)以掃描的形式加工為數(shù)字化信息，應(yīng)用檔案管理軟件，對(duì)文書檔案進(jìn)行統(tǒng)一格式的著錄，并建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，再將文件經(jīng)過掃描轉(zhuǎn)為數(shù)字圖像，打造全文數(shù)據(jù)庫。這一過程需要各部門或各項(xiàng)目組指定專人負(fù)責(zé)，整理本部門或某項(xiàng)目需要移交存檔的文書檔案，配合管理人員完成檔案的整理、移交以及檔案的數(shù)字化工作。

三是標(biāo)準(zhǔn)化文書檔案數(shù)字化錄入。根據(jù)檔案管理軟件和文書檔案電子化建設(shè)平臺(tái)的要求，對(duì)文書檔案進(jìn)行錄入、整理歸檔，需要用統(tǒng)一錄入標(biāo)準(zhǔn)管理數(shù)字化文書檔案，使用規(guī)范的著錄符號(hào)，確保內(nèi)容完整性。比如用“［］”表示自擬文件標(biāo)題等。

4.2 完善統(tǒng)一的文書檔案信息存儲(chǔ)

一是建立專門為文書檔案服務(wù)的信息數(shù)據(jù)庫。應(yīng)建好檔案全文數(shù)據(jù)庫和檔案目錄數(shù)據(jù)庫，并提高數(shù)據(jù)庫之間的兼容性，從而提升檔案資源利用效率。由于二者建設(shè)模式存在區(qū)別，可以分別使用相應(yīng)的軟件建立數(shù)據(jù)庫，提高信息應(yīng)用的便捷程度。應(yīng)用數(shù)字化軟件建立全文數(shù)據(jù)庫，統(tǒng)一著錄格式，將文書檔案全部存儲(chǔ)在系統(tǒng)內(nèi)，再對(duì)信息展開結(jié)構(gòu)化處理。

二是加強(qiáng)單位內(nèi)部各部門從上至下的配合工作，做好文書檔案的移交對(duì)接工作。黑龍江第一測(cè)繪工程院各部門和各項(xiàng)目組在日常工作中會(huì)產(chǎn)生很多文書資料，要做好文書檔案的數(shù)字化管理，就要強(qiáng)調(diào)各部門之間的協(xié)調(diào)與配合，特別是有的項(xiàng)目還涉及到安全保密管理，在檔案管理上要特別注意。檔案管理人員主動(dòng)指導(dǎo)各部門做好文書檔案的收集、移交工作，及時(shí)將各部門的文書檔案在規(guī)定的時(shí)間集中進(jìn)行收集、移交，保證檔案資料的完整性，防止檔案資料的遺漏或丟失。

根據(jù)相關(guān)的檔案查閱制度，建立完善的檔案查閱、借閱制度，特別是不公開、涉密的檔案資料，還需要相關(guān)負(fù)責(zé)人、領(lǐng)導(dǎo)人的簽字同意后方可查閱。未經(jīng)允許，任何人不能隨意翻閱。檔案管理人員務(wù)必要做好檔案查閱權(quán)限的把關(guān)，不得隨意泄露檔案資料信息，否則將承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。部分文書檔案不可以帶出檔案室，要求查閱人員配合檔案管理人員的工作，在檔案室內(nèi)完成對(duì)信息的查閱。

4.3 應(yīng)積極推進(jìn)文書檔案數(shù)字化

實(shí)現(xiàn)文書檔案數(shù)字化管理的關(guān)鍵之一在于信息掃描、語音識(shí)別以及鍵盤錄入。其中最常見的方法就是掃描，它可以對(duì)文書檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，提高文書檔案管理效率。在數(shù)字化掃描時(shí)需要配置專業(yè)的掃描設(shè)備，比如性能符合標(biāo)準(zhǔn)的掃描儀，按照科學(xué)的掃描流程對(duì)文書檔案進(jìn)行掃描，掃描完成后需要對(duì)文書檔案進(jìn)行文字識(shí)別與校對(duì)工作，確定無誤后將文檔妥善保存。

建立檔案管理數(shù)字化平臺(tái)。文書檔案數(shù)字化管理平臺(tái)建設(shè)有利于提升文書檔案管理效率，實(shí)現(xiàn)對(duì)文書檔案管理工作的優(yōu)化調(diào)整，協(xié)調(diào)內(nèi)部各個(gè)環(huán)節(jié)。統(tǒng)籌部門之間的溝通與交流，優(yōu)化文書檔案的查閱利用方式，對(duì)檔案管理部門的內(nèi)部資源進(jìn)行優(yōu)化配置，應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)和信息技術(shù)構(gòu)建內(nèi)網(wǎng)。保證文書檔案數(shù)字化管理的實(shí)效性，實(shí)現(xiàn)文書檔案信息資源的實(shí)時(shí)共享，完成對(duì)文書檔案的線上歸檔和查詢利用，提升檔案信息在部門之間的利用率，促進(jìn)文書檔案數(shù)字化管理工作方式的進(jìn)步，解決文書檔案存放地分散、檔案查閱效率低、歸檔借閱手續(xù)繁瑣、檔案丟失泄密、檔案權(quán)限設(shè)置不合理等問題。

4.4 提高安全技術(shù)保障措施，防止數(shù)據(jù)信息泄露

檔案管理部門應(yīng)建立一支專門的文書檔案數(shù)字化管理人才隊(duì)伍，全方位負(fù)責(zé)內(nèi)網(wǎng)，不斷提升文書檔案檔案數(shù)字化平臺(tái)的技術(shù)防范，保障平臺(tái)數(shù)據(jù)存檔安全，審核業(yè)務(wù)部門因工作需求進(jìn)行數(shù)據(jù)信息查詢是否符合規(guī)定，確保檔案數(shù)據(jù)整理、收集加工、查詢利用過程中不出現(xiàn)信息泄露問題。

檔案數(shù)據(jù)信息共享范圍、權(quán)限應(yīng)根據(jù)各部門、各項(xiàng)目組業(yè)務(wù)開展的實(shí)際需要進(jìn)行開放，設(shè)置合理的檔案查詢權(quán)限，滿足實(shí)際工作需求的信息范圍即可，不能隨意擴(kuò)大檔案信息的共享范圍。檔案數(shù)據(jù)的共享通過密碼認(rèn)證、訪問權(quán)限等技術(shù)方式保障檔案數(shù)據(jù)信息安全，確保工作人員在職責(zé)范圍內(nèi)調(diào)用文書檔案數(shù)據(jù)。未經(jīng)相關(guān)職責(zé)權(quán)限授權(quán)，不得隨意查詢檔案信息，或者查詢工作需求以外的數(shù)據(jù)信息，引發(fā)檔案數(shù)據(jù)泄露的信息安全事件。

做好文書檔案的數(shù)字化管理，一方面離不開大家對(duì)檔案工作的重視，另一方面應(yīng)不斷提升檔案部門及其工作人員自身的綜合技術(shù)。隨著信息技術(shù)日新月異的發(fā)展，只有不斷地學(xué)習(xí)、研究，開拓眼界，不斷充實(shí)管理人員的理論，加強(qiáng)業(yè)務(wù)工作技能武裝，才能更好地推進(jìn)文書檔案數(shù)字化建設(shè)。