中小學檔案收集工作有效性研究

文/楊 潔

中小學作為國家教育的基礎，在檔案管理中能充分體現教育教學的相關信息，能夠推動中小學教育向著更好的方向發展。簡單來說，本文希望能夠完善檔案收集工作，讓所收集到的檔案信息更好地服務于中小學教育教學事業的發展，強化檔案工作的有效性。

1 做好中小學檔案收集工作的重要性

在中小學，檔案收集工作主要包括對學校校舍建設、學校維護管理文件、教師信息、教學資源、基礎設施等內容的文件材料的集中匯總，對學校今后的規劃、管理和發展有重要的依據和參考價值。在檔案工作中，收集工作作為檔案工作最為基礎也是最為關鍵的一個環節，直接影響了整個檔案工作的內容和信息的有效性。檔案作為一種信息資源，作為中小學建設和教育教學活動的記錄和基礎工作，是中小學的無形資產。如何規范化、科學化、系統化地展開收集工作，助力于檔案管理的有效性，起到規避風險和降低試錯的概率，這是檔案收集必須做好的一項基礎性工作。

2 目前中小學檔案收集工作中存在的主要問題

2.1 檔案收集工作模式落后

目前，中小學檔案收集工作模式主要沿用傳統的檔案收集形式，多為手工管理模式，后來隨著科學技術的發展，手工管理逐漸向電子信息化管理模式過渡。但是主要的工作模式還未成熟，如何實現檔案收集的自動化管理還有很大的發揮空間。如今電子信息化技術有了飛速發展，在各行各業中也都發揮了一定作用。將電子信息技術融入進檔案收集工作中無疑能夠整體推進檔案收集工作，為檔案收集提供很好的技術支持，在便利檔案收集工作的同時，為檔案收集注入一股新的技術活力。不過以本校的檔案收集來看，電子信息技術融合程度不夠，還未實現檔案收集的全自動化管理，在檔案收集的數據編輯和數據整理中還存在許多問題。

2.2 檔案收集結構不夠科學

檔案收集的結構并不科學，存在一定的重復，收集整體也比較紊亂，體現不了收集的簡便和信息重點。一般檔案工作都需要聘請相關專業的人來開展檔案收集工作，但是中小學在對待檔案建設這一塊并未有足夠重視，導致檔案收集工作由很多非專業的人員來進行。他們根據對信息收集的最基本認識，在收集過程中按照自己所想的去行動，只要是數據或者相關咨詢內容便進行收錄。加上沒有一個完整明確的結構體系做參考，因而也導致了檔案收集的內容混亂。

2.3 檔案收集工作滯后

檔案收集工作作為檔案工作的第一項，往往會因為管理方式不當或者收集方式不夠科學而出現滯后的情況，導致收集之后的檔案管理事項無法正常推進，從而影響整體的檔案工作效果。在檔案收集工作中沒有明確的體制規定，也造成了收集的質量參差不齊，工作進度時快時慢等問題。為了進一步強調檔案收集工作的有效性，在收集過程要確保其質量和速度。應在規定時間內完成對檔案內容的收集和整理，也能在規定時間內完成信息錄入和信息化技術的智能處理。在不同時期的檔案更新以及檔案延續中，由于人員差異，也會存在一些檔案信息的管理偏差。

2.4 檔案收集意識不強

近些年，中小學的檔案收集工作環境有了一定改善，但是大體上仍然沒有提供最適合檔案收集工作的環境。在進行檔案收集時，一些工作人員對相關信息的收取不夠及時，往往會出現一定的時間偏差，出現資料漏記、漏存的情況。針對這些問題，歸根到底是管理意識不夠，檔案管理人員工作的專業性不強，收集的方法不夠科學嚴謹。一些單位和人員未充分意識到電子信息技術方法的融入，不能對數據信息做到靈活應對，存在一定的時間偏差和效果偏差。

3 提升中小學檔案收集工作有效性的主要對策

3.1 提高對檔案收集重要性認識，改善檔案收集環境

在中小學檔案收集過程中，為了保持所收集檔案資料的齊全完整，加強對檔案資料的保護，有關人員應增強對檔案收集重要性的認識。在檔案收集中，還要切實結合電子信息技術，融入智能化的信息處理手段，通過大數據以及互聯網優勢，提高收集的質量，增強收集的效果。加強檔案收集制度建設，可以根據《中華人民共和國檔案法》等法律法規規定，制定實施中小學檔案收集制度并嚴格執行，全方位做好檔案收集工作。從源頭上提高檔案收集的有效性，提高檔案管理水平。在中小學還要注意建立完整、具體的檔案管理網絡，進而實現檔案的科學管理。為了充分調動檔案收集人員的積極性，中小學管理部門應在檔案收集工作上提供良好的環境，學校各部門及各位教職工應做好配合，積極移交工作中所形成和保管的文件材料，發現有漏掉的及時補充，形成檔案收集工作的強大合力。

3.2 改變收集管理模式，引進新的技術與時代接軌

應優化檔案收集管理模式，通過引進新的技術來與時代接軌，也借用新技術最大限度地提高檔案收集的效果。在信息技術的引用下，可以讓檔案收集在互聯網平臺上實現在線歸檔，只要是有關校園資訊發布，那么根據關鍵詞索引會即刻體現在檔案收集的范圍里，這樣就不用人為再去關注學校發生的動態，利用電子信息技術可以實現對檔案收集的在線自動歸檔，強化檔案收集的有效性和專業性。另外，在檔案收集中，加強管理模式更新，要注意專業性和標準化。為了解決上述收集環節滯后的問題，應明確檔案收集搜索的時間、采集信息挖掘的時間、收集的整體過程耗時等，只有做到對每個環節的整體把握，才能最終確保檔案收集的規范性和有效性。

3.3 提高檔案工作人員素質，優化人員結構

針對目前中小學檔案工作人員的實際情況，應在收集工作有效性研究中注意提高人員素質問題。加強在職人員的專業能力培訓和考核。在檔案在職人員中應當加強專業知識的培訓活動，定期對每位檔案人員進行專業內容的考試。采取激勵和獎懲制度，提高在職人員對檔案工作重要性和專業性的認識，增強他們的工作積極性和責任心。應優化檔案人員結構，保證以專業為第一基準，努力提高工作人員的專業理論水平和業務工作能力，在在職人員之間形成良好的工作氛圍，讓其能夠就檔案收集及信息化技術融入不斷開展研究，取得實效。

綜上所述，做好檔案收集工作十分重要，我們應認清在中小學檔案收集工作中存在的主要問題，提高對做好檔案收集工作重要性的認識，改變收集管理模式，加大網絡信息技術在檔案收集工作中的運用，提高檔案工作人員素質，不斷提高中小學檔案收集工作的水平和質量，為提升中小學檔案管理工作的整體水平奠定扎實的基礎。