精益管理視域下醫療衛生檔案管理質量提升途徑

文/溫 爽

作為現代管理方式的精益管理，在引入醫療衛生檔案管理時強調不同管理環節精細化、高效化發展的重要性。在精益管理視域下，醫療衛生檔案管理工作被賦予了更為清晰的發展方向，有助于檔案管理質量的有序提升。為此，本文在探討醫療衛生檔案管理質量提升必要性的基礎上，提出應遵循的工作原則，在醫療衛生檔案管理質量提升途徑層面提出一些意見和建議。

1 精益管理視域下醫療衛生檔案管理質量提升的必要性

1.1 展現檔案管理與時俱進的發展趨勢

以往傳統意義下的檔案管理以人工管理為主，檔案信息以書面載體為主，檔案管理人員綜合素養往往決定了檔案管理質量能否獲得良好提升。當前，隨著檔案管理理念、管理方式的多樣化提升，這一工作也得到了長足發展。精益管理正是上世紀下半葉以來日本、美國等多國學者順應時代發展提出的管理方式。

醫療衛生檔案管理工作不斷順應精益管理方式提升管理質量，其必要性主要體現在展現檔案管理與時俱進的發展趨勢上。精益管理方式經過幾十年的醞釀、實踐、調整，已經形成了趨于成熟的學術理論內容。醫療衛生機構將精益管理理念與方式引入檔案管理工作，能夠展現出升華傳統管理理念，優化新穎性管理方式的發展趨勢。

1.2 滿足檔案信息需求者的迫切訴求

在精益管理視域下，積極思考醫療衛生檔案管理質量的有序提升，也是滿足檔案信息需求者迫切訴求的必要性體現。醫療衛生機構檔案信息豐富多彩，信息需求者涵蓋范圍相對廣泛。其中，醫療衛生機構醫生護士、醫療專業學生、疑難雜癥病人及其家屬等都屬于既定范疇。不同的檔案信息需求者或者擁有科研訴求，或者擁有治病訴求，或者擁有看病了解信息訴求。差異化訴求的不斷涌現迫使醫療衛生檔案管理質量需要不斷提升才能予以滿足。

一是能夠滿足醫療衛生機構醫生護士、醫療專業學生、專業工作人員的科研訴求。無論是醫療衛生機構醫生護士、醫療專業學生，還是醫療衛生機構中的專業工作人員，都需要獲得檔案室龐大科研信息的加持，讓他們能夠較為高效、便捷地檢索到自己想要了解的信息內容，提升醫療衛生檔案利用的科研保障能力。二是能夠滿足醫療衛生機構醫生護士的治病訴求。無論是醫生，還是各科護士，在遇到多種多樣的病癥需要進行信息檢索利用時，就會對檔案管理工作提出迫切訴求。在精益管理下提升檔案管理質量，可以更大程度地滿足不同需求者的相關訴求。三是能夠滿足疑難雜癥病人及其家屬的看病了解信息訴求。很多罹患疑難雜癥的病人及其家屬出于各種目的同樣需要借助醫療衛生檔案室（館）進行針對性較強的信息檢索與了解，在精益管理下的檔案管理質量提升可以很好地滿足他們的信息需求。

1.3 凸顯醫療衛生事業的綜合管理水平

以精益管理為研究視域，不斷提升醫療衛生檔案管理質量，增強檔案管理工作人員的服務意識，是凸顯醫療衛生事業綜合管理水平的關鍵所在。

具體來說，醫療衛生檔案管理涉及檔案信息收集、檔案利用、檔案信息化建設等不同環節，或多或少地都與醫療衛生機構其他業務存在密切交集。一是檔案信息收集隨著收集范圍的日漸拓展將醫療衛生機構所有二級部門都囊括其中，強化不同部門之間的溝通聯動力度。二是檔案利用能夠根據利用用途的不同，在科研領域、治病救人領域等增強檔案利用質量，盤活醫療衛生機構綜合業務開展。三是檔案信息化建設與醫療衛生機構的總體信息化建設一脈相承，檔案信息化水平提升有利于醫療衛生機構總體信息化建設方案的貫徹落實。

2 精益管理視域下醫療衛生檔案管理質量提升的基本原則

2.1 全員參與原則

全員參與原則，是精益管理視域下醫療衛生檔案管理質量提升需要遵循的基本原則之一。上從醫療衛生機構管理層，下到普通工作人員，尤其是負責檔案管理工作的專職與兼職人員都應納入全員參與范疇，各司其職、群策群力，在檔案管理不同環節中扮演差異化的角色。

一是醫療衛生機構管理層提綱挈領，為精益管理與醫療衛生檔案管理融合發展指明方向，尤其在檔案信息收集、檔案利用、檔案信息化建設等環節提供人力、物力、財力、制度等多元化支持。二是檔案管理工作專職與兼職人員立足崗位需要，將精益管理在日漸探索的過程中引入檔案管理，成為醫療衛生檔案管理質量提升的主力軍。三是醫療衛生機構普通工作人員作為檔案信息的內部需求者，還承擔著監督者、倡議者等多元化角色，所以，普通工作人員需要在檔案管理參與過程中的多個角色中自覺切換，成為醫療衛生檔案管理質量提升的重要力量。

2.2 簡單持續原則

在精益管理視域下，在醫療衛生檔案管理質量提升過程中需要遵循簡單持續原則，將簡單化、持續化積極融入醫療衛生檔案管理過程。這需要明確兩個問題。一是簡單化的融入，并不代表一切從簡，而是在拒絕不必要繁雜程序的前提下追求醫療衛生檔案管理工作的簡約化運行，以突出應有的檔案管理一站式發展為目標。第二，持續化的融入，在于醫療衛生檔案管理工作理念、工作方式的持續化，是與時俱進和持續反思的彼此融合。簡單化與持續化的共贏局面能夠為醫療衛生檔案管理工作落實形成多樣化保障。可以說，醫療衛生檔案管理質量提升在遵循簡單持續原則的前提下，可以讓檔案管理工作措施和要求的貫徹落實營造出趨于高效的環境氛圍。

2.3 流程高效原則

流程高效原則，同樣是醫療衛生檔案管理質量提升過程中需要為之貫徹的關鍵性原則。應將流程高效原則貫徹整個檔案管理流程，檔案信息收集、檔案利用、檔案信息化建設等都被囊括其中。一是檔案信息收集高效化。依托線下線上彼此融合的方式推動醫療衛生檔案收集實時化、高效化發展，拓展信息收集范圍，提升收集效率。二是檔案利用高效化。開拓多元化檔案信息利用途徑，為不同層次信息需求者提供更多信息利用體驗，提升醫療衛生檔案利用實施成效。三是檔案信息化建設高效性展現。引入大量新穎信息化管理系統，以高科技性高效管理取代以往的傳統低效管理模式。

3 精益管理視域下醫療衛生檔案管理質量提升的主要途徑

3.1 完善信息獲取機制，促進檔案收集高效化

信息獲取機制的科學構建，能夠為醫療衛生檔案管理工作的開展，尤其為檔案信息收集環節的進一步優化形成舉措層面的思索保證。為此，醫療衛生檔案管理人員借助信息獲取機制的思考與實施，推動檔案收集高效化運行，彰顯精益管理優勢。

完善信息獲取機制，促進檔案收集高效化舉措的具體實施主要在于實施好兩個方面的措施。一是醫療衛生機構檔案室結合實際情況，循序漸進地拓展信息獲取范圍。依托信息化建設優勢，醫療衛生機構各部門多元化信息內容都能高效收集進入檔案信息范疇。二是在拓展信息獲取范圍的前提下，節省信息獲取響應時間，利用信息化建設形成的既定優勢，由檔案管理人員全權負責，其他部門專人對接信息獲取渠道的科學完善，使得檔案收集時間不斷縮短，展現收集過程的高效化態勢。

3.2 完善多元管理機制，推動檔案利用有序化

對于醫療衛生檔案管理工作來說，多元管理機制的不斷完善同樣至關重要。檔案利用層面的安全管理、績效管理、高效管理都需要得到更多的強調，以收到推動檔案利用有序化發展的效果。

完善多元管理機制，推動檔案利用有序化舉措的具體實施主要三個方面的措施。一是強化醫療衛生檔案利用的高效管理。突出檔案利用過程中遇到突發問題的解決方案擬定，展現管理科學化、高效化與針對化優勢。二是強化醫療衛生檔案利用的安全管理。檔案管理工作人員應細化檔案室物理環境安全與網絡環境安全，提升安全管理水平。在物理環境安全上，強化管理防控，防止蚊蠅鼠蟻，強化防火、防水保障；在網絡環境安全上，引入高標準網絡防火墻，強化網絡防護技術實踐應用效果。以此為前提，使得多元化安全管理不斷向檔案利用環節延伸，體現出檔案管理中檔案利用的高效化與有序化。三是強化醫療衛生檔案利用的績效管理。突出績效考核標準多元化、公平化、差異化，使得檔案管理專職人員、兼職人員的工作積極性得到提升，并且針對醫療衛生機構內部信息需求來強化績效管理落實，營造出趨于良好的檔案利用內部環境氛圍。檔案利用層面的高效管理、安全管理、績效管理共同發揮作用而形成的多元管理機制架構，能夠為醫療衛生檔案管理中的檔案利用環節有序發展形成管理層面的有效加持。

3.3 完善保障機制，實現檔案信息化高質量發展

醫療衛生檔案管理保障機制的逐步完善，對于實現檔案管理信息化建設的高質量發展具有不容忽視的作用。因此，醫療衛生檔案管理機構及人員需要不斷完善保障機制，保持醫療衛生檔案信息化建設高質量發展的良性趨勢。

完善保障機制，實現檔案信息化高質量發展的舉措主要在于兩個方面。一是落實信息化系統引進、更新、高效應用，并形成全程保障。從信息化系統引進開始，醫療衛生機構上自管理層，下到檔案管理工作人員都需要在信息化建設各大環節群策群力，形成明確的保障機制，使得檔案信息化建設能夠在檔案信息收集、檔案整理、檔案利用等不同環節發揮重要的推動作用。二是落實信息化建設人才保障，以人才優勢凸顯醫療衛生檔案管理信息化建設優勢。醫療衛生機構重視檔案管理現代化人才的集中培養，尤其對于信息化人才的培養給予更多重視，能為檔案信息化高質量發展形成人才層面的有力加持。