高校教學檔案的發展歷程及管理模式研究

文/曹佳欣

高校教學檔案是高校教育工作的重要組成部分，是教學實踐的載體，高校文化的一部分。過去一些高校對教學檔案重視不夠，管理利用不足。新時代教學檔案的重要性日益顯現，為更好地發掘教學檔案的價值并且踐行高校培養育人的使命，創新教學檔案的管理方式勢在必行，須進一步改善管理體制和技術手段，推進高校教學檔案管理工作發展。

1 高校教學檔案的特點和作用

1.1 高校教學檔案的特點

一是內容的復雜性。高校教學檔案內容豐富多樣且具有復雜性。教學檔案有效記錄了學校的辦學理念和特色，以及教學管理人員的管理制度和工作流程，同時也詳細記載了學校教師的教學、科研成果，內容非常豐富。高校的教學檔案包含著學期教學計劃、課程課時安排、教師講稿、課件、學生成績（包括平時作業成績、期中考試成績、期末成績、理論課及實踐課成績）、學生論文、學生的學籍信息、學生的獎懲情況、學生的學術成果及教師的科研成果等多種內容，并且這些內容是動態變化的，需不斷更新、完善。

二是渠道的分散性。高校教學檔案內容的復雜性也決定了檔案收集渠道的分散性，不是一個部門就能夠收集齊全的，涉及很多部門，比如學生處、教務處、教師及學生，有的涉及企業。有些高校既有專科生、又有本科生，還有研究生甚至是博士生，所以不同層次的學生也需要匯總不同的檔案，這些層次又包括很多的部門。高校教學檔案來源或者說收集途徑的分散性，是收集的廣泛性的一種體現。最后，需要每個部門匯總不同的信息，并且把信息集中匯總而形成教學檔案、學生檔案等。

三是時間的周期性。高校是有學制要求的，所以檔案的整理收集工作就有周期性，也具有動態的延續性。這種周期性從體系上而言，可以理解為成套性。不難理解，從一個學生入學到畢業，其間所有有關的教學活動都是需要收集整理的，學制是三年或者是四年，那需要整理的就是這三年或者這四年的所有活動材料。從另一個角度而言，一個學生在校期間形成的全部文件材料就是一套檔案，具有一定的成套性、周期性。

四是載體的多元性。高校教學檔案隨著科學技術的進步、教學實踐活動的豐富多彩，已經不單單是教學書本、筆記、課程大綱等紙質檔案。也有音頻、短視頻、PPT課件等，有一些課程設計及設計成果的展示等，豐富多樣。

1.2 高校教學檔案的作用

一是促進師生教學成績的進步。教學檔案最直接的來源是教師和學生，最大的受益者也是教師和學生，雙向作用推動教學成績的提升。對于教師本身而言，教學檔案記錄著自己的教學歷程、教學方法及教育新的體會，是每一時期教學情況的真實體現。對于學生而言，教學檔案記錄著學生的成績、學生的獎懲情況，這不單單是教學檔案，也是學生的成長史，能夠助其更好地取長補短，共同進步。

二是推動高校教學管理的提升。教學檔案一定程度上反映了學校的教學質量和教學理念，是學校教學活動的真實記錄，可以通過查閱教學檔案，為當下的教學活動提供建設性的意見，尋找經驗，總結好的做法，為學校的教學相長及有關決策提供依據。同時，教學檔案也為評價教師的綜合能力提供了新的標準，透過教學檔案，可以反映出教師的教學態度和能力，是評價教師的一個重要且科學的指標，這種創新性的評價機制可以倒逼教師不斷提升教學能力。

2 高校教學檔案的發展歷程

2.1 萌芽時期

萌芽時期是高校教學檔案的初步發展時期，大致是1977—1986年十年。高校教學檔案的發展與高考制度的變革有著深度的關聯，沒有高等教育的發展就沒有高校教學檔案一說。1977年高考制度恢復，學生入學，正常的教學活動得以展開，才有比較正規的檔案管理一說。通過查閱檔案資料，我們可以發現，這一時期的檔案意識薄弱，高校教學檔案的內容單一，多是教師簡單的授課筆記，而且都是紙質的內容。內容淺顯不細致，而且沒有專門的檔案收集部門，與其說是檔案，其實可以理解為筆記，都是在創作者自己的手中，沒有統一的收集管理。內容除了授課的內容，很少有其他的內容，教學設計、學生信息幾乎沒有。這一時期的檔案主要是發揮記錄功能，能夠記錄完整就是工作到位。但是由于生活條件、經驗意識、科學水平因素的限制，檔案留存不完整。但回過頭來看，這一時期的檔案格外珍貴，縱使不全面有缺陷，但是也為我們留下了珍貴的歷史資料。

2.2 發展時期

高校教學檔案的發展時期大致是從1987—2012年。這一時期高校教學檔案的內容更加豐富，教學檔案管理工作更加規范，形式更加多樣，兼顧數字和紙質兩者形式。1987年國家出臺了檔案法，從法律制度層面開始重視檔案的收集整理工作。這一時期，很多高校也專門開設檔案專業，對于整個社會而言，檔案工作都開始被重視起來。高校教學檔案的收集和整理慢慢走上了正規。從制度層面到意識層面到高校的具體工作中，檔案工作都有著飛速的發展。高校開始系統整理檔案，成立專門的部門，對于教學檔案有了初步的規定和明確。明確了哪些檔案是必須收集和整理的，明確了收集流程、收集地點，成立專門的檔案室，對檔案的存儲和查閱也有了相關的規定。這一時期大家對教學檔案的重視程度已經開始有所傾斜。在這一時期高校教學檔案有了突飛猛進的發展，從制度到工作都有了規范性的推進。

2.3 繁榮時期

高校教學檔案經歷了四十余年的發展，迎來了當今的繁榮時期。從2013至今，檔案工作開展得有聲有色。無論是內容、形式上都有了質的飛躍。這一時期，信息技術和大數據技術的廣泛應用為高校教學檔案管理工作的發展助了一臂之力。經過前兩個時期的發展，檔案工作意識更強，對檔案工作的價值也更加認可。2021年修訂《檔案法》，全社會對檔案工作的認知更高。高校教學檔案的發展進行了分級分類管理，不同的高校根據自身的實際情況進行了教學檔案的收集管理工作。這一時期，數字化的檔案廣泛應用，既方便留存，也節約空間，更利于查閱，進而方便發揮檔案的價值。高校教學檔案發揮著獨特的作用，不再僅僅的是歷史留存，在學術借鑒、歷史資料的考察方面都發揮著作用。

3 創新高校教學檔案管理模式的措施

3.1 創新管理理念進而提高認識

首先，需要學校高度重視檔案工作。應制定工作機制和辦法，明確分工，上傳下達，成立高校教學檔案工作領導小組來統籌組織領導這項工作，既在思想上重視也在行動上努力。在整體的框架建構以后，持續推動工作，保證工作的長期性和穩定性，不能半途而廢。其次，在日常有關會議上向大家宣講高校教學檔案的作用和意義，專門舉辦培訓班講解檔案工作的重要性，從思想上筑牢檔案意識，潤物無聲，在學校的展板、宣傳片上也適當加入檔案工作內容，營造有檔案意識的校園文化，這種顯性和隱性的宣傳工作，都可以潛移默化地影響師生的檔案意識。最后，通過日常工作的監督管理和督導，用實際行動說話，上下一盤棋，只有通過行動的不斷落實，才能緊繃深處的思想，兩者是相互作用的。

3.2 轉換管理體制進而深入系統管理

完善的檔案管理制度在高校的管理體系中是必不可少的。第一，建立分級分類的管理體制，明確地將全校的檔案收集工作劃分為三級，最高一級是學校的檔案館，中間一級是學校的學生處、教務處、宣傳部、團委等各個部門，其次是提供基礎檔案的教師、學生、企業等個體。在這一過程中還涉及一個分類管理，高校一般有較為龐大的學科種類，不同的學科類別也要做好規范工作，做到既分級也分類。每個級別做好自己本級別的工作，前提是需要一個明晰的標準和規定，依據標準和規定，比如時間規定、裝訂規定、內容規定、媒介規定及形式規定，將工作細化，細化后的工作權責明晰好實施。只有在高層框架上建構好了，才可以推動高校教學檔案工作科學化的推進和深入。第二，人才隊伍管理機制要跟上。大的管理機制理順后，需要在檔案工作者的工作能力上迎頭趕上。長期以來，檔案工作者的水平參差不齊，對于這類工作者，要通過定期組織培訓或者講座來提升工作能力和素質。培訓不是結束，工作實踐水平是成績單，工作好的予以獎勵，經過培訓工作水平依然不行的就考慮轉崗和換崗。第三，明確責任制。責任制有利于檔案工作的正規性，是工作監督的另一種方式方法，有利于工作落實到位。檔案工作不再是小事，甚至有涉密檔案，對于出現檔案問題的事件是堅決不能容忍的，需要有人承擔責任。承擔責任不是目的，目的是更好地工作，維護制度的嚴肅性。

3.3 革新管理技術長遠發展

管理技術的助力會使檔案工作更上一層樓。現在是信息化社會，信息化給我們的生活帶來了方便，也為檔案工作帶來了曙光。

高校教學檔案管理工作應與時俱進，抓好檔案工作，推動檔案事業邁上新的臺階。為此，應做好四個方面工作。一是做好檔案的收集平臺和網站建設。比如學生的入學檔案、學籍信息，直接通過網絡注冊登記后備案，既利于存儲也利于后續的查閱；二是檔案信息的共享平臺，很多學科之間的檔案是互通的，也是可以共享的，這類檔案可以成立專門的平臺供使用，減少了檔案使用過程中的煩瑣程序，特別是相對紙質檔案而言，既方便，也不存在檔案損壞的情況；三是完善檔案服務系統，這種系統既要滿足內部工作人員的日常工作，還需要滿足外界人員的查閱，對技術水平要求很高，需要完備的整套服務體系；四是保證檔案安全，保證網絡檔案安全十分重要，很多檔案是獨一無二的，很珍貴，也有些檔案是涉及學術成果和國家秘密的，這類檔案的安全防范工作尤為重要，要有報警預案機制，最大限度地保證檔案的安全。同時，對于這類檔案，應有完備的備份體系。將互聯網融入到檔案工作不是一朝一夕的，是需要持續推進和不斷進步的。

高校教學檔案記錄著真實的校園教學、校園文化和教育工作者的點滴和成績，是不可復制的時代印記，是未來彌足珍貴的資料，對教師、學生和學校甚至我們國家教育事業的發展都有著重要的作用，需要我們將這項工作放在重要的位置上。創新管理模式和機制，與時俱進，推進信息化的普及和應用，助力檔案管理事業的發展，更好地為學校和國家的教育教學及科研事業注入活力。