發票電子化流轉的信息化建設實踐

楊彥偉 孫喆 魏熙/中航證券有限公司

當前數字經濟已成為中國經濟發展的新動能，電子商務、在線支付等新興商業模式蓬勃發展，紙質發票日漸暴露出低效率、高成本等弊端，推動傳統領域進行數字變革的呼聲日漸高漲，電子發票應運而生。

電子發票是指全數字化發票，以電子記錄的方式進行流轉，可以通過提取電子發票號碼和稅控密碼證實真偽。電子發票是現代信息社會的產物，與傳統紙質發票相比，電子發票具有無紙化、低耗能、易保存、易查詢等優點［1］。作為中國稅務信息化的重要載體以及幫助企業實現數字化轉型的有效工具，近年來，電子發票種類不斷豐富，開具數量持續增長。

2022年3月，國家稅務總局廣東省稅務局發布《關于進一步開展全面數字化的電子發票試點工作》的公告，自4 月1 日起，全面推廣純數字化發票在廣東省內的試點應用。此舉標志著我國發票數字化進程步入一個劃時代的新階段，同時對發票的管理也勢必將提出更高的要求。

一、發票管理的應用痛點分析

電子發票的保存形式、流轉方式雖有諸多優點，但實際應用中也存在查重、驗真、歸檔困難等管理難題。在不同階段，通過打印人工核對或錄入電子表格留存比對，或開發專用系統歸集查對，不同程度上解決了一些應用問題，但仍然給經濟業務流轉和財務核算管理帶來了諸多新的問題。

（一）全流程電子化管理的斷點與割裂

全流程電子化管理發票是歸集、報銷、入賬、歸檔的全電子化流程管理，而實際應用中，存在手工錄入發票信息、手工流轉報銷、手工制證記賬、打印紙質歸檔的情況，致使電子化管理存在斷點，不能實現信息電子化流轉的全面串聯。

（二）發票信息的無效沉淀

手工錄入發票關鍵信息或將電子發票按附件上傳，無法有效提取票面上的各類信息，致使數據大量、無效沉淀，造成信息孤島，不利于企業的信息化串聯和經營管理。

（三）發票管理效率存在瓶頸

驗真操作不便。需要手工輸入發票號和發票代碼或打印后掃描識別，存在漏輸、錯輸、識別錯誤等情況；無法實時驗真。未與國家稅務局發票驗真服務平臺互連，只能人工登錄服務平臺，手工輸入發票信息驗真；篩選查找發票困難。不能根據發票相關信息，如發票號碼、發票日期等進行精確篩選；報銷流轉不便。報銷時要求報銷人打印電子發票，連同其他相關紙質附件一并提交，報銷人不能實時辦理報銷。

（四）打印歸檔費時費力

沿用傳統會計檔案管理模式，電子發票需由報銷人或安排專人逐張打印，附于對應憑證后裝訂、歸檔，耗費大量時間、精力、紙張與人工，沒有達到電子發票節約環保、降低經營成本的初衷且調閱、查詢不便。

二、發票電子化流轉的目標定位及架構設計

針對發票管理中存在的痛點，為滿足公司經營管理需求，迫切需要建立一套從取得發票始，以歸檔發票終，中間串聯查驗、報賬、審批、付款、核算的會計檔案管理系統。

（一）目標定位

按照國家關于會計信息化、電子會計憑證管理的相關規范和要求，建立以報銷管控、財務核算、會計檔案管理系統為依托，以保證數據真實、完整、可用、安全為前提，以提高電子發票管理的效率和質量為目的，達成從預算管理、報銷管控、業務數據交互，到財務記賬、生成報表、檔案管理的完整閉環流程，并逐步擴展實現會計資料的全面電子化歸檔和管理。

1.保障合規合法

滿足國家法規對會計檔案的管理要求，包括會計檔案僅以電子形式歸檔、存儲、移交、銷毀等場景的合規合法。

2.實現系統一體化

打通報銷、核算、檔案管理，實現原始電子會計檔案直接歸檔，提升工作效率，保障會計數據的真實性、準確性、可用性、完整性。

3.提高會計檔案數據質量

通過加密傳輸、數字水印、電子簽章、下載控制、日志管理等技術手段，保障會計檔案數據無篡改、安全、原始、準確。

4.節約經濟成本

電子會計檔案僅以電子形式歸檔保存，可節約大量紙質憑據打印、整理、歸檔的保存成本、人工成本，減少企業管理成本以及社會資源消耗，形成綠色低碳的企業環境。

（二）架構設計

按照系統建設目標定位，基于發票從取得、識別、查驗，到報賬、審核、制證、付款，最后歸檔、查閱的流轉模式，架構設計包括采、制、存、查四個環節。通過系統集成，將發票池管理、報銷過程管控、銀企直聯支付、憑證制證推送、檔案匯集查詢等功能有機串聯，形成上下游各環節的有序聯動和單證的電子化流轉。根據國家檔案局發布的《企業電子文件歸檔和電子檔案管理指南》（檔辦發〔2015〕4號）等相關規定，設計發票電子化流轉架構如圖1所示。

圖1 發票電子化流轉架構

此架構采用模塊化設計理念，分為報銷管控、財務核算、檔案管理三個模塊，對應依托于三個系統，根據本單位信息化系統實現情況，可直接上線整套會計檔案管理系統，也可在原有系統基礎上即插即用缺少的模塊和功能，分模塊上線匹配系統。

1.系統范圍

目前國內市場既有獨立報銷管控系統，也有與財務核算系統融合的報銷管控模塊，而會計檔案管理系統基于安全考量，一般為獨立系統。各系統的功能通過系統集成，實現數據聯通和業務串聯，達成電子發票及財務檔案的全流程電子化管理。發票電子化流轉所需系統及功能范圍見表1。

表1 發票電子化流轉所需系統及功能范圍

2.系統部署

基于上述架構設計和涉及系統，報銷管控、財務核算、會計檔案管理系統需部署獨立服務器并通過數據接口開發，實現系統間的數據傳遞及與業務系統的數據交互，最終實現各類數據和票據、附件等文件在會計檔案管理系統的層級匯總。

3.實際應用情況

我單位在實際應用中，采取的方案為延用原有的財務核算系統、升級報銷管控系統、開發上線會計檔案管理系統、補足缺少的功能和模塊，通過系統集成，形成完整的會計檔案管理系統。系統上線前后對比情況見表2。

表2 系統上線前后對比情況

三、發票電子化流轉的實施方案

《財政部 國家檔案局 關于規范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》（財會〔2020〕6 號）中，對電子票據的報銷、入賬、歸檔提出了明確要求，結合通知中要求內容和我單位發票電子化流轉的架構設計，梳理我單位實際應用中的業務處理流程和步驟如圖2所示。

圖2 實際業務處理流程

（一）歸集

財會〔2020〕6 號文件要求：“來源合法、真實的電子會計憑證與紙質會計憑證具有同等法律效力；接收的電子會計憑證經查驗合法、真實；使用的會計核算系統能夠準確、完整、有效接收和讀取電子會計憑證及其元數據”［2］。

基于上述要求，發票歸集環節涉及系統為報銷管控系統，實施情況如下：

1.紙票、電票解析

取得增值稅、貨運、通行費、通用機打發票，以及火車票、機票行程單等紙質、電子票據后，報銷人可第一時間在電腦端或手機端登錄報銷管控系統，進行便捷、實時掃描操作。

系統集成OCR識別技術，報銷人影像上傳發票時系統可自動提取票面信息，如發票類型、發票代碼、發票號碼、開票日期、購方信息、銷方信息、數量、單價、金額、稅額等，并可同時識別多張不同類型的發票，也能夠直接導入、識別版式電子發票（電子發票版式文件遵循國家稅務總局管理要求，格式支持PDF、OFD等）。

2.發票校驗

基于識別出的發票代碼、發票號碼，與發票池中的發票進行查重比對，若有重復上傳則系統報錯，不允許報銷；基于識別出的購方信息，與系統中按營業執照信息設定的公司名稱、納稅人識別號進行校驗，若有不一致情況則系統報錯，不允許報銷。

3.發票驗真

將識別提取出的發票關鍵字段，進行實時線上驗真，并將驗真結果回傳報銷管控系統，若驗真不通過則系統報錯，不允許報銷。系統可根據發票類型、發票金額等要素，設定驗真范圍，同時對已驗真通過的發票，可避免二次重復驗真。

4.發票池

識別后校驗成功的發票，上傳儲存于發票池，發票池中可查看發票代碼、發票號碼、錄入方式、驗真狀態、報賬進度等信息，并可多維度對發票信息進行查詢。

（二）報銷

財會〔2020〕6 號文件要求：“電子會計憑證的傳輸、存儲安全、可靠，對電子會計憑證的任何篡改能夠及時被發現”［2］。

基于上述要求，智能報賬環節涉及系統為報銷管控系統，實施情況如下：

1.填寫報銷單

報銷人可根據業務類型、有無簽訂合同，分類填寫對應報銷單，并從發票池中選擇一張或數張發票上傳到報銷單中，系統將發票掃描及識別時提取出的票面信息自動填寫到報銷單的對應字段中，如發票代碼、發票號碼、貨物名稱、金額、稅額、姓名、時間、地點信息等，余下報銷信息由報銷人手工填寫齊全。除發票外，報銷人亦需將相關附件的電子影像文件一并上傳提交。

2.智能檢查和預警

填制或提交單據時，系統會自動與內置的報銷管控規則智能比對，進行合規性檢查。如預算額度、報銷標準、跨/超期報銷、異地發票、發票號碼連號、貨物名稱敏感字控制等，若有超政策事項發生則系統預警，視規則設置，不允許報銷或強制填寫說明上浮審批報銷。

3.自動匹配審批流

滿足系統規則條件的報銷單提交后，系統根據報銷人所在部門和職務、報銷金額、超政策事項等情況，依據公司規章，通過系統預先定義的智能審核規則，自動匹配審批流、自動依序傳遞至相關節點審批。

4.人工復核

系統內設置兩個環節的人工復核，即審批環節和影像核對環節，并根據不同審核人的角色定義預先配置其對應權限。審批環節人員收到待審報銷單后，基于不同審核關注點，對單據、票據、附件的電子影像進行合規、合理、適當性復核。發現問題駁回時，必須填寫駁回原因說明，通過時則不強制填寫原因說明。

對審批通過后的報銷單，若單據里皆為電子發票，系統可直傳影像至核對人員接收確認即可；若為紙質票據，影像核對人員接收后，需通過掃描儀單張或批量掃描，比對單據中的電子影像與紙質票據信息是否一致無誤，若匹配不通過則系統報錯，需退回報銷人，不允許報銷。人工復核中，對單據的各項操作，系統均有留痕。

5.銀企直聯支付

單據審批、影像核對無誤，制證通過后，支付信息自動傳遞至報銷管控系統中的資金管理模塊，由出納逐筆或批量通過銀企直聯進行支付，支付成功后，通過與銀行系統間的數據接口，報銷管控系統自動定時采集銀行回單至對應單據中。

（三）入賬

財會〔2020〕6 號文件要求：“能夠按照國家統一的會計制度完成會計核算業務，能夠按照國家檔案行政管理部門規定格式輸出電子會計憑證及其元數據”［2］。

基于上述要求，自動制證推送環節涉及系統為報銷管控和財務核算系統，實施情況如下：

1.系統間規則對接

將財務核算系統的各項基礎數據（機構、部門、人員、客商、業務項目、銀行賬號、科目等），會計憑證生成規則，與報銷管控系統的費用類型、單據類型等進行規則對接和關系映射并自動定時交互新增或更新的數據。

2.自動采集信息

在報銷管控系統中設置信息自動采集規則，自動采集報銷單據中的關鍵信息字段，形成憑證中的摘要，并將摘要字段與會計分錄同步傳送至財務核算系統。

3.自動制證

單據審批、影像核對完成，財務人員通過報銷管控系統的制證工作臺，逐筆或批量操作單據制證，制證時根據系統預先配置的規則生成會計科目和分錄，定時推送至財務核算系統。財務核算系統接收后，自動保存生成符合國家會計制度的會計憑證，并將憑證號信息回傳報銷管控系統。至此，兩系統間可實現某一憑證的信息互查。

（四）歸檔

財會〔2020〕6 號文件要求：“電子會計憑證的歸檔及管理符合《會計檔案管理辦法》（財政部國家檔案局第79號令）等要求”［2］。

基于上述要求，業財資料匯集環節涉及系統為會計檔案管理、報銷管控和財務核算系統，實施情況如下：

1.檔案歸檔

（1）歸檔內容。通過系統集成，將會計檔案管理系統與報銷管控系統、財務核算系統互連，層級匯集歸檔范圍內的數據和文件。報銷管控系統歸檔數據和文件為報銷單據封面、票據、附件、合同、銀行回單等；財務核算系統歸檔數據和文件為會計憑證、會計賬簿、會計報表等。

（2）數據采集。每月財務核算系統結賬完畢后，由檔案管理員在財務核算系統進行歸檔操作，將會計憑證等數據和文件傳遞至會計檔案管理系統。同時，通過前述“（三）入賬”環節，會計憑證與報銷單據間建立的數據匹配關系，會計檔案管理系統以會計憑證為索引，可自動比對、匹配、接收報銷管控系統對應的數據和文件，并對取得的數據真實、完整、安全、可用性進行檢測。

（3）憑證裝冊。數據匹配完畢，按核算賬簿、分憑證序號，列示于會計檔案管理系統“待裝冊”欄目中，檔案管理員依實際憑證裝訂情況設定憑證號碼區間，按核算賬簿、憑證類別分別將憑證裝冊并自動生成封皮。

（4）歸檔入庫。裝冊完成后，檔案管理員按照紙質憑證實際保存的檔案室和柜號，在會計檔案管理系統內選擇憑證冊，匹配系統內對應檔案室和柜號進行歸檔上架操作，保證線上線下憑證存放位置的對應，便于查找。至此，檔案入庫完畢。

（5）檔案調閱。可通過核算賬簿、日期、憑證號、關鍵詞等要素，多維度對會計檔案管理系統內數據進行檢索，通過分級授權管理，權限范圍內，即查即閱，權限范圍外，審批查閱。

（6）檔案流轉。財務檔案歸檔后，其移交、外借、銷毀、鑒定等流轉操作，均需按要求走完審批程序后，方可由檔案管理員在會計檔案管理系統內和線下同步辦理。

2.檔案管理

（1）四性檢測。按照國家檔案局發布的《DA/T 70-2018：文書類電子檔案檢測一般要求》規定，對電子檔案在三大環節進行四性檢測工作，即歸檔環節、移交和接收環節、長期保存環節，三大環節均要實現真實性、完整性、可用性及安全性檢測，并對每一檢測項進行不同程度細分，以自動檢測為主、人工檢測為輔的方式進行［3］。

（2）數據保護。會計檔案管理系統接收數據時，同步自動逐項加蓋電子簽章并進行加密，防止服務器數據外泄。電子檔案保管期間，未經審批，系統不允許擅自對已上架入庫的檔案進行修改、替換和刪除，保證原數據信息的不可篡改和唯真性。并定期對系統數據進行備份操作，保證數據安全。

（3）權限控制。按用戶角色，分別定義會計檔案管理系統用戶權限，區分菜單功能、檔案類型、數據范圍、調閱功能等，細化各類人員操作授權，用戶只能通過會計檔案管理系統查看被授權內容，提高數據使用安全性、保密性［3］。

（4）日志管理。會計檔案管理系統內日志分為三類：操作日志、登錄日志和目錄日志，用戶在系統內各類操作都應有詳盡的日志記錄，做到審計可追溯性。

操作日志包括：系統管理的設置操作，例如：新增全宗、新增用戶、修改檔案室等；登錄日志包括：系統用戶的登錄、登出記錄；目錄日志包括：對檔案目錄進行的具體操作，例如：裝冊、拆冊、歸檔、取消歸檔等。

（5）調閱保護。調閱電子會計憑證前，視權限分配情況，需辦理調閱審批流程，預覽、下載、打印時，會計檔案管理系統自動加蓋水印保護，防止重要影像文件由調閱人進行泄露，加強數據安全性管理，降低人為操作風險。

四、發票電子化流轉的實施成效

（一）推動業財一體化融合

1.提升會計信息質量

電子發票取得后，同一類業務的報銷，從票據和附件的要求、使用科目、輔助核算項、摘要內容、憑證類別等，在報銷管控系統中按統一標準進行管控，通過電子化自動流轉、推送和采集，并將此標準貫穿在報銷、核算、歸檔各環節，顯著提升會計信息質量。

2.提升會計核算效率

電子發票在報銷、核算、歸檔各環節流轉時，只有票據復核、影像核對、單據制證、歸檔入庫的關鍵節點，需在對應系統進行人工操作和管控，余者均通過系統電子化自動流轉、推送和采集，保證會計數據在第一時間向下一環節流轉，有效提升會計核算效率。

3.提高前端集成憑證數量

通過不斷對業務、報銷管控、財務核算、會計檔案管理等系統的升級、開發和有機串聯，我單位目前在財務核算系統中，總賬下手工制證憑證占比為11%，即前端集成和半集成憑證數量達到89%，提升了業務與財務的融合水平。

4.打破局限、資源共享

電子會計檔案打破傳統紙質檔案利用的物理局限，內外部審計、法務、人力等檔案查閱，通過電子檔案的權限劃分直接在線上調閱，不需要去檔案室翻閱紙質憑證，提升內部文件與數據的共享應用率。

（二）環保節能、降本增效

我單位會計檔案管理系統上線三個月以來，系統共接收電子發票7 485張，生成報銷單封面6 349張，抓取銀行回單7 090張，合計20 924張，另有其他各類電子附件若干。

財會〔2020〕6 號文件要求：“符合檔案管理要求的電子會計檔案與紙質檔案具有同等法律效力。除法律、行政法規另有規定外，電子會計檔案可不再另以紙質形式保存”［2］。本文所述方案，滿足電子票據電子歸檔的條件，且我單位已獲得驗收通過，電子票據只需進行電子裝冊歸檔，不再專人打印裝訂。全年以10 萬張文件測算，預計直接節約成本情況見表3。

表3 為僅考慮直接費用節約情況。另外，系統上線后對工作效率提升及電費、紙張使用量下降的環保節能和人工時間成本節約等，亦有很大裨益。后續，隨著電子票據使用范圍的不斷擴大，將形成倍增效應，產生更大的經濟效益。

表3 預計直接節約成本情況

五、建議

（一）電子發票與財務信息化進一步融合

目前，電子發票的管理模式與紙質發票相仿，仍需要向稅務機關申領、使用稅控設備開具，單張發票存在額度限制，發票版式有格式（OFD、PDF）要求等。企業對電子發票的管理只能從取得發票之后的流轉效率方面進行提升，沒有打通發票取得前端的連接，沒有真正發揮電子發票的電子化流轉優勢。

要發揮電子發票的優勢，就要體現電子發票的“數字”化屬性，沒有發票版式、文件格式的限制，開具時不需要連接稅控設備，發票號碼全國統一，發票的申領、開具、交付均通過稅務機關數字平臺，是一個大型數據集合平臺，申領時即可查重、開具后即可驗真。在發票開具后，以統一社會信用代碼、身份證號等為標識，通過數字平臺向標識對應的數字平臺登錄賬號、電子郵箱、手機等媒介，推送查重、驗真后的數字化發票，企業可將報銷管控系統對接上述媒介，自動、定時接收數字化發票信息，并展開后續報銷、核算、歸檔流轉。此舉將極大地提高電子發票與財務信息化的融合度，從根本上改變電子發票的流轉模式。

（二）開票方紅沖電子發票的風險規避

根據國家稅務總局相關規定，增值稅電子發票開具后不得作廢，只能紅沖處理。報銷管控系統一般是在發票影像上傳時進行驗真操作，若開票方在報銷歸檔完畢后，未通知購買方直接開具紅字發票，尤其是增值稅電子普通發票，不需要開具“紅字發票信息表”即可直接開具紅字發票，將會對購買方產生很大的稅務風險。購買方如何及時獲知藍字發票已備紅沖，需要政策層面給予支持，并在系統開發環節進行提前防控。

（三）推進財務文件全面電子化歸檔管理

會計檔案管理系統上線前，存在著大量的紙質財務文件，內外部因公查詢財務檔案時，需投入大量人員和時間去翻找，拍照或掃描的文件需人工逐一修改文件名，否則無法檢索，查詢使用不便且基于不同人員的不同需求，可能會產生重復性的翻查和掃描工作量。基于此項困擾，我單位正在探索勞務外包相關專業公司，由其逐步集中掃描轉換為電子版，按會計檔案管理和信息化工作規范，逐級、分類上傳到公司檔案系統，并建立檔案索引和篩查關鍵字，實現高效便捷的電子化調取，逐步達成財務檔案全范圍的電子化管理。