打造智慧檔案室 提升檔案信息資源利用價值

文/謝雪燕 濟南市智慧城管服務中心

隨著信息技術的不斷發展，對檔案事業產生了深刻影響，城管服務中心在檔案管理工作中應主動引進現代信息技術，充分利用大數據、云計算、人工智能技術優勢，推進智慧檔案室建設，進一步提升城市檔案信息資源的利用價值。通過智慧檔案室建設為智慧城市建設和智能城管服務體系建設提供更為全面的檔案信息支持，將智慧檔案室建設嵌入智慧城管運行體系之中，為全面提升城市管理水平貢獻力量。

城管服務中心為何建設智慧檔案室

城管服務中心在檔案管理過程中受信息技術影響，由原來的紙質檔案管理逐漸向信息化檔案管理轉變，進一步提升了檔案管理工作效率，使檔案信息資源得到了充分利用。

有效降低了檔案管理成本，提升了檔案管理效率。傳統城管服務中心檔案管理工作主要以紙質檔案管理為主，既需要對大量城市管理檔案進行收集，還需要結合具體工作對相應檔案查取調用，耗費了大量人力物力，工作重壓力之下，檔案管理質量難以得到保障。隨著網絡信息技術的應用，城管服務中心通過智慧檔案室建設實現了對檔案信息資源的快速收集、整理和管理，有效降低了檔案管理人員工作壓力，提升了工作效率和工作質量。

確保了檔案信息安全。城管服務中心大量檔案信息資源與城市建設和城市規劃息息相關，建檔過程中會對大量檔案資源重復利用，很多紙質材料在使用過程中出現了損毀，特別是在重復翻閱和復印過程中紙質檔案迅速老化，很大程度上影響了檔案信息安全。隨著現代信息技術的運用，實現了紙質檔案數字化轉型。在大數據、云計算、區塊鏈、人工智能技術的支持下，提升了檔案管理效率，確保了檔案信息安全，還可以結合城管服務中心的業務工作隨時隨地調取檔案，實現了檔案信息清晰化查詢。

為實現檔案信息資源共享提供了更為多元化的路徑。城管服務中心在傳統紙質檔案管理過程中，由于受到技術和客觀條件的限制，很多重要的檔案信息資源并沒有實現共享，導致檔案“信息孤島”的形成，在很大程度上影響了城市環衛、園林、綠化等工作的協同推進，難以發揮檔案信息資源的價值和作用。隨著現代信息技術的應用，通過城管服務中心智慧檔案室建設，能夠將不同行業、不同工種的檔案信息資源進行有效整合，并按照一定的數據標準形成城管服務中心檔案數據庫，可以結合不同行業對于檔案信息的需求，實現檔案信息資源共享，實現檔案信息大服務、大協同。

提升了城市管理檔案利用效率。城市管理檔案是城市發展歷程的真實寫照，是未來城市規劃和城市發展的重要依據。因此，城市管理檔案信息資源開發和利用對于城市發展起著至關重要的作用。城管服務中心智慧檔案室建設能夠對大量城市管理檔案信息資源進行有效整合，將紙質檔案進行數字化轉型，并存儲到大數據庫，進一步擴大城市管理檔案數據庫規模，豐富城市管理檔案的內涵和外延。

提升了城市管理檔案宣傳效果。當前，廣大人民群眾對于城市管理服務工作提出了新的要求，智慧檔案室建設是服務人民群眾的重要手段和方式，也是提升城市管理效果的重要宣傳載體。在城市治理和發展過程中會形成大量的城市管理檔案，即是城市發展的真實記錄，也是美好生活和歷史記憶的重要參照。城市管理服務中心可以結合市民的文化訴求，對智慧檔案室的重要城市檔案信息進行整合，通過專家講座的形式介紹智慧檔案的價值和作用，讓居民了解未來城市的發展方向；也可以對老照片和老影像資料進行加工，通過展覽宣傳的方式，讓廣大人民群眾了解城市發展的點滴，主動投身到城市管理中，爭取從小事做起，從自身做起，保護城市環境，提升城市整體管理質量。

依托數字平臺，打造智慧檔案室

智慧檔案室建設是智慧城管建設的重要組成部分，也是智慧城市建設的有機組成。在具體實施過程中，一方面，要重視電子檔案數據管理以及系統建設，主動引進現代信息技術，加強基礎設施建設，為智慧檔案室建設奠定基礎；另一方面，構建智慧城管檔案管理框架體系，提升城管服務中心智慧檔案室服務水平和服務能力，實現對城市檔案信息資源的系統開發和利用。

構建智慧城管檔案管理框架體系。智慧檔案室建設需要轉變傳統思路，主動適應時代發展趨勢，將智慧城管與智慧檔案室建設有機結合，積極探索與智慧城管相適應的智慧檔案室管理模式，構建更為科學、系統的智慧城管檔案管理框架體系。一方面，實現檔案管理由分散走向集中，實施一張網檔案管理工程，將城管服務中心各科室、各部門都納入檔案管理工作體系之中，形成部門互動、信息共享的檔案管理新格局，為促進“大城管、大檔案”管理格局奠定堅實基礎。另一方面，提升檔案管理工作的主動性。傳統的紙質檔案管理一般要延續到次年才能完成，加之受主客觀等條件因素限制，在檔案信息收集和整理過程中難免會出現信息收集不全、不完整的問題。隨著智慧檔案室的不斷推進，業務流程將會前移，能夠實現重要檔案信息實時在線收集，打破被動局面，牢牢把握檔案信息管理主動權，確保檔案信息收集的準確性、系統性和完整性。

提高城管服務中心智慧檔案室服務水平。“智慧檔案室”建設既是城市管理服務中心自身服務能力提檔升級的重要體現，也是現代信息技術與城市檔案管理工作有機結合的具體典范。一方面，形成部門協作、齊抓共管的檔案管理新局面。傳統檔案在檔案信息收集和服務過程中很容易處于單打獨斗的被動局面。隨著智慧檔案室建設的不斷推進，以數字平臺作為依托，能夠實現檔案信息資源快速、準確、全面收集，并通過大數據、云計算等技術，圍繞城管服務中心的工作，提供高質量的檔案信息服務。另一方面，依托數字平臺，有助于民眾了解當前城市管理服務的工作重點，借助平臺發表意見建議，為城市建設和城市管理提供好的想法和思路。

依托數字平臺打造智慧檔案室的保障機制

未來，隨著現代信息技術的不斷發展，城管服務中心在智慧檔案室建設過程中既要依托數字平臺，提升服務質量和服務效率，也要夯實智慧檔案基礎設施，健全智慧檔案管理制度機制，為其可持續發展提供扎實的保障。

夯實智慧檔案軟硬件基礎。城管服務中心智慧檔案室建設離不開軟硬件設施，因此在智慧檔案室建設過程中要對其進行長期規劃和宏觀設計，為智慧檔案室建設提供扎實的軟件基礎和長效的資金支持機制。可將智慧檔案室軟硬件設備更新納入年度預算之中，確保智慧檔案室有足夠的軟硬件設備。特別是城管服務中心主要領導要充分認識到智慧檔案室建設不是一錘子買賣，并非建設完成之后就會一勞永逸。要樹立高度的責任感、使命感，對智慧檔案室建設過程中遇到的問題要經常過問，通過采購配置高、性能強的軟件設備，為數字平臺建設和智慧檔案室建設提供扎實的物質保障，充分滿足智慧檔案室建設的多元化需求。

健全智慧檔案規章制度。無規矩不成方圓，智慧檔案室要想可持續發展，還需要完善的制度機制作為保障。要充分認識到智慧檔案室建設的長期性和復雜性，要結合智慧檔案室建設出現的各種問題，對原有制度機制認真梳理。將歸檔制度、電子檔案信息收集制度、電子檔案查閱制度、借閱制度、電子檔案保密制度進行完善和創新，進一步提升制度機制的可操作性和科學性。同時要對智慧檔案室建設出現的新情況和新問題進行系統考慮，將總結出來的經驗和辦法上升到制度層面，為開展智慧檔案管理工作提供可靠的制度依據，進一步提升智慧檔案規章制度的引導功能和規范作用。

新形勢下，城管服務中心在智慧檔案室建設過程中要充分利用數字平臺的優勢和特點，結合智慧檔案室建設的具體需求，引入現代信息技術，進一步提升智慧檔案室的服務能力和水平。此外，還要加大人才培養力度，形成系統的激勵機制，充分調動工作人員的積極性和主動性，為智慧檔案室可持續發展提供扎實的人才保障。商