精細化管理模式在醫院檔案管理中的應用研究

崔文昕

曲阜市人民醫院，山東 曲阜 273100

0 引言

隨著我國醫療水平的提升，醫院檔案管理工作也愈加繁復[1]。但在醫院檔案管理上，原有的常規管理措施存在不少問題。例如，因管理模式的落后，導致檔案資料遺失；因管理效率低下，導致資料提取率不高，珍貴資源不能很好地被利用；因人員分工不明，出現責任推諉的現象，導致各個部門對檔案管理工作的評價偏低[2]。從醫院長遠發展出發，為提升醫院的管理水平和工作效率，引進精細化管理模式很有必要。精細化管理模式源于中大型企業，通俗來說，精細化管理就是通過對管理內容進行細分，將每一個事項都落實在責任人身上，從而達到事無巨細均有管理的目的[3]。

在很長的一段時間內，醫院檔案管理都是簡單地圍繞整理、存放、借閱、歸還的步驟進行管理。從檔案保存的視角來看，粗糙的管理模式容易造成資料丟失、損傷，簡陋的檔案室容易引起紙質檔案受潮、發霉，工作人員不合理的分類將為后期資料查找埋下隱患；從檔案管理人員的視角來看，因缺少完善的管理體系，需要花大量的時間去整理資料、尋找資料、監督資料歸還，工作量非常大，但管理效果差；從借閱者的視角來看，借閱檔案資料需要經過多個人員的審批，從發起申請到收到資料，需要數天甚至10多天的時間，大大降低了工作效率，同時也降低了通過調取檔案研究專業知識的積極性；從醫院管理團隊的視角來看，煩瑣的審批流程、檔案管理層出不窮的問題將占據他們大量的精力。因此，對醫院檔案進行精細化管理，對每一位醫療行業工作者而言，都是有利無弊的。

目前，僅有少數的醫院在嘗試精細化管理模式，相關研究也很少。本文通過對精細化管理模式與常規管理措施的對比研究，以期為醫療行業采用精細化管理模式提供實踐依據。

1 資料和方法

1.1 一般資料

從某醫院2020年2月至2021年1月的檔案中隨機選取100份采用常規管理措施進行管理，從2021年2月至2022年1月的檔案中隨機選取100份采用精細化管理模式進行管理，并將它們分別命名為對照組和觀察組。兩組檔案中均隨機包含了人事檔案、技術檔案、病歷檔案、行政檔案、會計檔案等，兩組檔案的類型無明顯差異，具有可比性。2020年2月至2021年1月，該醫院檔案管理人員共計44名，平均年齡為35.5歲，其中男性24名，女性20名；2021年2月至2022年1月，該醫院檔案管理人員共計43名，平均年齡為36.3歲，其中男性23名，女性20名。所有參與研究的檔案管理人員均符合以下條件：①從事檔案管理工作的時間超過3年；②在2020年2月至2022年1月兩年間均正常在職工作，無超過5天以上的病假或產假。

1.2 方法

對照組資料采用常規檔案管理措施：檔案管理人員根據自身的主觀意識，將檔案進行簡單、粗糙的分類，然后將檔案搬移至檔案架上存放，當有人需要尋找檔案時，再安排人員查找。

觀察組資料采用精細化管理模式，從完善檔案管理制度、提高檔案管理人員工作素養、推動檔案管理數字化轉型、明確檔案管理崗位的人員職責、建立安全保護網等維度著力，制定契合精細化管理的方案。

（1）創建并優化數據庫。隨著醫院規模的不斷擴大和新員工的不斷增加，醫院管理的文件數量也在不斷增加。早期常用的粗放式管理模式與現階段醫院的發展模式并不完全一致。因此，醫院應全面優化和調整檔案信息管理，建立完整的電子數據庫，實現精細化管理的目標。通過不斷調整和優化數據庫，歸檔內容更加統一，建立過程中必須考慮3個方面。第一，數據庫的機密性。該文件包括從中學到工作階段的所有個人書面信息，在建立、使用數據庫以及數據存儲時，要特別注意保護個人隱私。第二，數據庫的準確性。文件除了記錄個人基本信息外，還可以反映干部的科研水平和專業能力，是崗位競爭和職稱晉升的重要依據。第三，數據庫的效率。數據庫具有模糊搜索功能，員工可以根據自己的實際需要查詢相應的內容，提高查詢效率。

（2）完善檔案管理制度。在新的醫療環境下，為了更好地滿足醫院發展需求，一定要構建具有高效率、長遠性的檔案管理制度。通過建立一套科學高效的管理制度，長期指導檔案管理工作，將檔案管理工作細致到每一個步驟，對各個部門、各個崗位的工作起到引導、約束的作用，促進管理者在工作中有理可依、有據可循，并通過不定期的考核，對工作人員進行監督。

（3）提高檔案管理人員的工作素養。醫院檔案具有種類多、來源雜、數量多等特點，對于管理人員來說，這既是體力活也是腦力活。精細化管理模式的落地，關鍵在于人，因此，工作人員素質的提高至關重要。對人員素養的提升，既有專業水平的提升，又有思想理念的提升。首先，要讓檔案管理工作人員意識到檔案管理工作的重要性（這不只是一份簡單的整理分類工作，而是醫院長遠發展的堅定基石），通過優秀案例分享，激發他們不斷學習，提升檔案管理的能力。其次，要開展各種提高專業技能的培訓活動，包括分析以往工作中存在的問題、學習檔案信息管理技術、建立工作獎懲制度、組織優秀工作人員外出參觀學習、邀請檔案管理專家現場指導等，增強檔案管理人員的精細化管理認知。

（4）推動檔案管理數字化轉型。隨著時代的進步，紙質檔案管理模式已經不能滿足現代機構的檔案管理需求。精細化管理模式加強信息化建設力度，推動檔案管理向數字化轉型，運用成熟的大數據信息技術，實現檔案自動分類和批量化處理。在平臺搭建前期，管理者將建立起共享數據，并給予院內工作人員不同層級的管理/查閱權限，方便查找檔案資源及內部信息傳遞，在降低檔案管理人員工作量的同時，提升檔案提取的便捷性。數字化管理還可避免檔案丟失、損壞等情況，各個部門、各個崗位的工作人員在查閱檔案時，整個過程都被記錄，進一步加強了檔案的精細化管理。

（5）明確檔案管理崗位的人員職責。作為一個擁有40余名檔案管理人員的醫院，難免會因為某個工作人員的失誤/不負責導致檔案管理出現紕漏，明確每位檔案管理人員的工作內容和工作責任很有必要。通過制定崗位職責表，明確每一個崗位的工作標準，每一項工作都落實到具體責任人身上，每一個細節都有評判依據。

（6）建立安全保護網。醫院檔案牽涉醫院、醫生、患者等多個方面，在檔案管理向數字化轉型之后，檔案信息的儲存和共享的安全性需要得到保證。在精細化模式下，需要由專人來負責檔案信息的安全。例如，在前期設置安全模式，并對安全設備進行定期的維護；在系統內設置檔案借閱到期預警裝置，提醒借閱者如期歸還，如仍未如期歸還，可通過電話通知、共享平臺權限回收等方式提醒借閱者；還可以與信息工程企業合作，對重要檔案使用加密技術、設置防火墻等，最大化保障檔案的安全，充分實現檔案的價值。

1.3 觀察指標

使用自制的檔案管理表，記錄兩組檔案的整理、存放、借閱、歸還等情況，最后計算出兩組檔案管理的齊全率、丟失率、提取率、滿意度。齊全率與提取率總數值為100%，數值越高表示管理效果越好。滿意度總分為100分，超過90分表示滿意，80～90分表示一般，低于80分表示不滿意。滿意度通過80分以上的人數之和除以總人數再乘以100%得到。

1.4 統計分析

采用 SPSS 23.0 統計軟件對得到的數據進行分析處理，計數資料為n（檔案數量每組分別為100份，評分人數每組分別為20人），采取χ2進行檢驗；計量資料用（x±s）表示，使用t檢驗，P＜0.05 證明差異具有統計學意義。

2 結果

（1）觀察組的齊全率、提取率均高于對照組，觀察組的丟失率低于對照組（表1）。

表1 兩組檔案的齊全率、丟失率、提取率對比

（2）醫院各個部門（包含基層部門與管理部門）對檔案管理的滿意度評分，觀察組高于對照組（表2）。

表2 醫院各個部門人員對檔案管理的滿意度評分

3 結語

在中國醫療體制不斷改革的今天，提升內部管理水平和醫療服務水平同等重要，這也是參與醫院間良性競爭、促進行業積極進步的重要環節[4]。

本文對總計200份檔案分兩組進行研究，從優秀企業檔案管理中提煉管理方法，結合該醫院的基本情況和長遠需求，將精細化管理模式通過觀察組實踐與使用常規管理措施的對照組進行對比，經過長達兩年的觀察、統計、計算、總結，發現使用了精細化管理模式的觀察組，檔案齊全率為100%，檔案丟失率為0，檔案提取率為99%，各部門對檔案管理工作滿意度為95%，遠優于對照組（檔案齊全率為92%，檔案丟失率為8%，檔案提取率為81%，各部門對檔案管理工作滿意度為65%），由此可以說明，精細化管理模式通過完善檔案管理制度、提高檔案管理人員工作素養、推動檔案管理數字化轉型、明確檔案管理崗位的人員職責、建立安全保護網等方法，能夠有效避免檔案丟失、損傷；減少因儲存不當造成的檔案受潮、發霉現象；在降低檔案管理工作人員工作強度的同時，提升各部門人員借閱檔案的便捷性和對檔案管理工作的滿意度。通過運用精細化管理模式，該醫院的檔案管理水平有了質的提升。從該醫院發展來看，精細化管理模式在該醫院檔案管理中的運用，將大大提升該醫院在城市中的競爭力；從醫療行業發展來看，隨著精細化管理模式被各個醫院引入，我國醫療行業將向前邁進一大步。

綜上所述，通過為期兩年的研究對比，將精細化管理模式引入醫院檔案管理，效果明顯，值得在各個醫院落地使用。在不遠的未來，大多數醫院將通過應用精細化管理模式來提升檔案管理工作效率，強化檔案管理質量，減輕檔案管理工作負擔，推動醫療行業長遠健康發展。