基于信息化探索事業單位采購全流程內部控制

江 琳

(江蘇省疾病預防控制中心 總務科，江蘇 南京 210009)

當前，事業單位內部控制工作已經向狠抓內控執行轉變，明確把抓“落實”、抓“執行”作為主攻方向。通過梳理采購全流程各個環節，從內部控制的角度進行精細化分解研究，發現存在的風險，并采用信息化的手段逐一攻克，實現全流程內部控制。

1 梳理采購全流程，發現各環節存在風險

以某疾控中心為例，梳理事業單位采購全流程(如圖1所示)存在的風險，即：從單位內各部門發起項目申請、可行性論證、計劃和預算編制，到逐級審批、立項，制定參數、需求調查、審查管理，采購執行部門按照預算金額選擇委托第三方有資質的代理機構或自行采購的方式辦理，最后合同簽訂與履約，項目驗收及報銷，資產清查及報廢。

1.1 計劃和預算編制

編制計劃和預算時漏報、少報現象嚴重，個別項目經費雖余額充足，但其中專業設備經費、材料費卻余額不足，影響合同簽訂和資金執行。

圖1 采購全流程

1.2 逐級審批及立項

按照項目類型和預算金額由不同審批權限的角色進行逐級審批時，同一項目的不同內容由需求部門分批申請，分別提交給采購部門不同負責人審批，間接導致項目拆分，存在拆標風險。

1.3 需求調查及制定參數

需求調查及技術參數往往以專家意見表、調研報告、技術參數比對表等形式呈現。實際調研時不夠全面和充分，僅滿足于電話詢問、查看官網、翻閱彩頁，特別是對于一些新產品的參數、功能及市場應用等方面了解不夠及時和清楚，從而影響參數制定，存在排他性風險。

1.4 采購執行

組織自行采購時，比價詢價有時局限于曾用品牌或合作過的供應商，在一定范圍內公示后，由于標的較小，往往不能達到充分競爭，導致中標供應商依然是以往供應商，存在走形式的風險。

1.5 合同簽訂與履約

合同簽訂與履約時，若沒有考慮周全，則存在履約風險。根據合同內容的不同特點，有不同的約定和履約要求，即設備、試劑、實驗耗材、水電耗材、維修配件、辦公用品、工程服務、技術服務、設計服務及印刷品、搬家運輸、軟件開發或運維服務、危化品等。比如設備應注意質保年限，配套軟件升級或試劑耗材是否通用的問題，試劑、耗材、配件、辦公用品等實物類應考慮有效期限及退換貨的約定，工程類項目涉及施工范圍、明細項目羅列等問題，技術服務、設計印刷、搬家運輸、軟件服務類項目涉及預付款比例以及驗收標準的約定，危化品則要約定運輸及管理要求。

1.6 驗收與報銷

目前新購儀器設備的驗收由使用部門及有關技術人員完成，驗收完畢由使用科所在辦公OA填驗收表完成流程；對試劑耗材、辦公用品、零配件等的驗收由總務科及需求部門在入庫前共同完成驗收時應確保雙人驗收，按照驗收要求逐條對照，細化到實物數量、產品信息、隨機資料等；對軟件類項目應會同信息部門組織驗收。對于檢測服務類項目，要求附測序或基因合成項目明細，但由于檢測結果沒有統一標準，且周期較長，尚未對結果進行驗收。

1.7 資產清查與報廢

在實際工作中，資產清查通常采取科室設備管理員自查方式，存在清查不全面、不徹底的情況，對于因人員調換部門發生的設備歸屬變更但賬目未及時更新，甚至出現設備不在單位，存在資產流失風險。

2 通過信息化實現全流程內部控制

通過信息化的手段，串聯起需求部門、財務部門和采購部門相關工作，讓合作更加高效、規范、便捷、透明。以下以某單位總務采購管理系統為例。

2.1 系統設計依據[3]

根據政府采購法律法規和財政部門的文件精神，以及事業單位管理相關規定，結合本單位實際情況，修改并完善采購相關規定，包括規章制度3個共119條、程序文件1套、質量手冊1套，并針對不同類別、不同預算的項目制定相應的標準操作規程兩個共46條，發布相關規定和通知7個共98條。

2.2 將各項規定部署為信息系統的模塊，同時進行流程再造

(1)模塊包括10萬元及以上儀器設備申請與驗收、10萬元及以下儀器設備申請與驗收、10萬元以上其他項目、萬元項目申請(即萬元到10萬元項目)、一般項目申請(即萬元以下項目)、采購安排、領用七大模塊。

(2)流程包括申請、編制預算、論證、審批(學術委員會及黨委會記錄)、需求調查、審查到采購、合同簽訂(外貿免稅合同)、驗收報銷、入固定資產或下發分配流程，以及固定資產報廢和調撥、檢定和維修等，每一項業務都必須按照設定的流程和程序辦理，否則無法進入下一步，有效防止缺少材料、跳過程序等問題，特別是與財務管理系統進行對接，實現經費與預算控制，確保項目有合適的經費來源并預留充足的可用余額。另外，為了更加高效地保障突發公共衛生事件的應急處置，設置應急項目模塊，按照項目金額設置不同的審批流程；審批通過后實施采購活動時，20萬元以下應急物資由采購人詢價并上傳詢價記錄、資質、合同等材料，20萬元以上應急物資需組織單位內部采購小組緊急詢價并上傳資質、會議紀要、詢價記錄、合同等。

2.3 把重點環節的風險細化并歸類，采取相應的信息化措施進行內控

2.3.1 提醒和預警功能

設置辦理提醒和審核流程反饋，當審批未通過時審批人可備注不同意或退回的依據和原因，并在接收人的代辦事項中提醒查看，可解決因遺忘辦理或不符合規定需要重填而導致流程停滯在某一環節的問題；在采購人頁面中，到貨時間應具體到某一日，按照采購計劃安排日期為開始日往后推算，設置國內常規試劑10天到貨，進口試劑3個月到貨，提醒采購人及時跟進貨期，防止貨期過長導致遺忘；增加同類品目預算金額超限預警功能，可有效避免相同項目拆分申請的風險。

2.3.2 查詢和比價功能

進行項目及物資的精細化分類和名稱標準化，優化綜合數據處理和統計分析，可查看既往配置數量，避免重復審批。采購頁面中新增詢價比價記錄表鏈接，曾經采購過的材料名稱應采用不同顏色字體識別，并可鏈接到既往比價記錄表中查看或新增填寫，比價完成后材料名稱自動更換顏色顯示，同時支持以往價格和一定范圍內市場情況的查看，使競爭更為充分，并預留端口，逐步對接其他比價系統。

2.3.3 合同簽訂及驗收

根據項目內容設計合同模板，充分考慮技術要求、商務條款以及適合項目特征的特殊要求，并與財務系統對接，增加合同審核，有效控制履約風險。結合驗收規定優化驗收模式，即根據合同內容生成需驗收項目基本信息，且不可更改，由采購部門推送至需求部門按照驗收表逐條驗收，有效防止實際驗收與合同約定不符或有偏差的風險；針對批量領用的物資，設置驗收后各部門庫存管理，各部門經由采購部門領用的物資，自動生成各部門庫存，統計使用量、剩余量，便于使用中的管理。

2.3.4 引入二維碼管理

以設備二維碼管理為例，一物一碼，鎖定采購及管理信息，防止賬實不符的風險，規范資產管理，實現到貨后狀態實時查詢。根據工作實際，賦予相關人員不同權限，且不同類別的項目除了包含基本信息，還會根據各自特點包含其他信息，比如設備二維碼包含存放地點、保管人、質保期、設備狀態、設備的維修、計量檢定情況、使用評價；特種設備二維碼信息包括維修、計量檢定、使用評價，并設置自動提醒下次檢定日期；辦公用品、試劑耗材包括品名、貨號、申請科室、使用人、保存條件及科所具體使用情況，通過掃描二維碼實現入庫、出庫及采購狀態自動更新。定值以上的辦公用品、耗材設置電子標簽，劇毒、易制爆、易制毒等危化品設置電子標簽加強管理，設置有電子標簽的物品不得突破電子圍欄的范圍。

2.3.5 零散采購“最后一公里”的管理措施

批量或單項10萬元以下項目，相對零散瑣碎，涉及分散采購、內部分散采購、詢價采購、比價采購及直接采購等采購形式，按照不同采購金額設計了不同的申請審核表及辦理流程。特別是驗收環節的上傳功能，對于下發至省內基層疾控或社區醫院開展業務工作的物資，本單位人員無法現場驗收，需由當地驗收人員拍攝現場圖片或視頻及時上傳。

2.3.6 合格供應商動態管理

批量導入合作供應商資質，設置到期提醒，定期維護更新。在審查供應商完整資質的基礎上，由使用部門和總務科動態地根據實際合作情況對供應商從價格、質量、供貨、服務等方面進行量化評價，90分以上者納入合格供應商名錄，低于60分者取消其供貨資格。

3 應用效果

(1)采購全流程信息化，使采購全過程更加公開透明。既往采購數量、價格等成交信息均可查，計劃逐步對接其他詢價比價平臺，充分利用大數據，以便多部門價格監督、成本控制和資源共享，不僅是領導審批的重要依據，也是各部門自我管理的重要資源。

(2)采購全流程風險控制，有效推動采購管理規范化。當規章制度逐條落實為信息系統的每一步操作，規范采購變得更為清晰明確，制度約束更為切實可行，風險防控也更有據可循，同時可明確各部門對經費及物資的管理責任。通過信息系統的操作培訓，融入采購相關法律法規和規章制度，使采購管理各環節有效串聯、高效合作，促進采購信息化、專業化，并且所有環節做到留痕，可溯源。

(3)制度約束和風險防控的同時，通過人性化的操作設計，最大限度地提高效率。個性化的服務配置，根據每個科所實際需要和個人使用習慣自行設置，增加每個用戶的使用體驗感，提高工作幸福度。正值新冠肺炎疫情防控期間，及時將緊急采購相關內控制度體現到信息系統中，便于今后突發公共衛生事件發生的應急采購管理工作，做到及時降低采購風險并兼顧執行采購管理制度。

4 結論

采購管理工作是一項需要根據法律法規和各項政策變化而持續總結和修訂的工作；是需要嚴格遵守管理規章制度同時兼顧采購時效和采購質量以及服務質量的工作；同時需要考慮廉政監督和有效風險管控，通過對采購工作的全流程信息化管理以及風險控制，強化制度約束，促進采購業務系統化、專業化、流程化，從而防范采購風險。