公路工程檔案管理中存在的問題及對策建議
——以白城市公路管理處為例

文/裴蘊哲

公路工程檔案是公路建設等工作中直接產生的真實記錄，是第一手資料，既維護公路歷史發展歷程的真實性，又對公路規劃建設、工程質量保障起到指導、監督、保護作用，同時也是今后公路改造的科學依據。解決公路工程檔案管理工作中存在的問題，健全和完善公路工程檔案管理工作機制，充分發揮公路工程檔案在公路規劃、建設等工作中的重要作用，為城鄉建設、經濟發展服務，是我們重要的課題。

1 建立公路工程檔案的重要性

近年來，白城市公路交通發展迅速，公路等級顯著提高，形成了以市區為中心，以國、省道路為主骨架，以縣鄉公路為脈絡的公路網。我所在的白城市公路管理處作為全市公路交通建設主管部門，以從事公路建設、養護、管理為主，在公路建設中取得了令人矚目的成就。工作中，產生了大量的公路工程檔案，這些檔案信息比較全面地記載和反映了白城公路發展歷程全貌。

公路工程檔案是公路規劃、建設、管理活動中自建設項目立項開始直至竣工驗收過程中所形成的具有保存、查考利用價值的文字、圖表、聲像等各種形式和載體的歷史記錄。為進一步提高公路工程質量，規范項目建設過程中各項施工技術資料，加強公路項目管理，市公路管理處依據《公路建設監督管理辦法》和《交通檔案管理辦法》，建立了公路工程檔案。公路工程檔案是公路項目建設過程中產生的基礎性材料，反映項目質量、安全和計量管理的基本情況，是落實建設項目質量責任追究制度，保障工程質量的重要基礎，對加強公路工程項目管理、項目竣工驗收、建成后工程管理、運行、維護及改建和擴建具有保存、查考利用價值，是可追溯體系的基本手段和依據。

1.1 有利于推進公路工程建設

公路工程檔案是公路工程建設的一個縮影，反映公路建設的全過程。加強公路工程檔案管理，有利于及時全面了解工程建設情況，促進公路工程建設的順利進行。前期的工程檔案為工程建設提供了必要的決策信息，對公路工程的規劃建設、質量保障起著重要的指導作用。

1.2 有利于加強公路工程監督

加強公路工程檔案管理，有利于加強對公路工程的監督。因為它是真實記錄公路建設發展情況的第一手資料，反映了公路工程建設的真實性，作為公路工程管理基礎的工程檔案管理，有利于抑制當前公路工程領域腐敗現象的發生。

1.3 有利于公路工程的維護及改擴建

公路工程檔案資料是一種重要的資源，通過對公路工程檔案的規范化管理，有利于提高同類型工程管理的水平，而且還是今后道路規劃、維修及改擴建、大中修等不可缺少的科學依據。

2 當前白城市公路工程檔案管理工作存在的主要問題

在各級領導的重視下，在檔案工作人員的努力下，白城市公路工程處檔案管理工作相對規范，檔案資源利用較充分，為本系統乃至行業發展提供了較好服務。但還存在一些問題，影響檔案和檔案部門作用的發揮。

2.1 公路工程項目單位對公路工程檔案的重要性認識不足

一些公路工程項目單位對公路工程檔案的重要性認識不夠，在公路工程施工過程中，只意識到公路工程質量的重要性，卻對公路工程檔案收集、保管等工作重視不夠，認為文字材料收集、保管等環節既麻煩又繁瑣，已建立的公路工程檔案也存在應付檢查和竣工驗收的想法，在檢查和驗收過程中發現檔案資料管理不當、收集不齊全、內容不規范等問題；也沒有專門的檔案室，檔案資料隨意擺放，填寫不規范，字跡潦草，隨意涂改，現場資料和試驗室資料不同步，質檢資料不完整，影像資料不規范等問題。

2.2 公路工程檔案收集不齊全、格式混亂不規范

由于公路工程建設項目建設周期長，參建單位多，各參建單位檔案管理方法不同，致使一些公路工程檔案收集不齊全，部分重要公路工程檔案未得到妥善保管。檔案資料收集不全、丟失，待工程竣工驗收時，根據檢查內容現補材料，真實性不能得到保證。檔案資料應當是工程施工過程的真實記錄，但少數施工單位忽視平時的資料收集和積累，一旦工程驗收需要匯總時，突擊整理，匆忙湊合，隨意編造，應付過關，有的簽字出自一人之手，致使資料可靠性不強。公路工程檔案內容豐富，形成主體復雜，編制人員素質參差不齊，因此檔案的質量也就高低有別，一些不符合規范的做法，必將為檔案以后的保管和利用帶來隱患。

2.3 行政管理部門對施工單位監管力度不夠

公路管理處在公路工程檔案管理工作中雖然做了很多工作部署，提出了一些具體要求，但缺乏硬性的獎懲措施，只是提出問題，限期整改，導致公路工程檔案管理工作規范化進展緩慢。對施工單位檔案管理機制的建立缺少監督和考評，施工單位沒有完善的公路工程檔案管理機制體系，即使有的施工單位建立了管理機制體系，也存在執行不到位情況。這使公路工程檔案資料的收集與整理難以保證與公路工程施工建設同步進行，也可能造成有關公路工程檔案資料嚴重缺失，在一定程度上制約了公路工程檔案資料管理工作的深入有序發展，影響了公路工程建設及日后維護使用。

究其原因：一是各參建施工單位對公路建設工程檔案管理工作重要性的認識不夠，一些施工單位重視現場的工程建設質量，忽視工程建設資料的收集整理，重視現場的工程建設進度，忽視工程建設資料的管理利用。二是工程檔案管理體系不夠完善、檔案管理機制不夠健全，行政主管部門對檔案管理的內容、范圍和考核目標規定的也不夠具體，崗位責任制沒有真正落到實處，各項制度執行不到位。三是監督管理機制被忽視。在公路工程建設檢查驗收時，往往只注重公路工程建設的實體質量，忽視公路工程檔案的重要性，缺少針對公路工程檔案的檢查、督促和指導，管理手段落后，公路工程檔案信息化建設滯后，直接影響了公路工程檔案管管理工作的質量和水平。

3 做好公路工程檔案管理工作的對策建議

我們應站在對歷史和公路工程建設事業負責的高度，看待公路工程檔案管理工作，采取有效的對策措施，積極加以推進。

3.1 加強宣傳，組織指導，為公路工程檔案管理工作提供有力保障

加強對有關部門負責人和各參建施工單位領導及工作人員的宣傳教育工作，組織好指導培訓工作，以召開座談會、培訓會、約談項目主要負責人等形式，宣傳公路工程檔案管理工作的重要性和必要性，增強公路工程項目負責人對公路工程檔案管理工作重要性和必要性的認識，引導項目負責人自覺建立公路工程項目建設檔案。重視公路工程檔案管理工作，即是公路工程建設工作經驗的總結，也是重視公路事業發展的體現。應切實提高各級領導和工作人員，特別是項目負責人對檔案管理工作的重視程度，保證對工程項目檔案管理的投入，例如資金投入、人員配備、硬件配置等方面，不斷提高公路工程檔案管理的水平。通過規范公路工程檔案管理工作，使公路工程檔案資料信息更加全面、精確、簡練、直觀，并富有針對性，讓更多的人從檔案利用、服務工作的實踐中看到公路工程檔案真正的利用價值和作用。

3.2 加強監管，夯實基礎，整體提升公路工程檔案管理工作水平

公路行政主管部門應充分認識管好用好公路工程檔案的重要意義，擔負起對各參建單位監督監管的責任，在檢查工程進度、施工質量、工程考核和評比時，要同步檢查公路工程檔案的收集、整理和歸檔等情況，對公路工程項目驗收時，同時驗收歸檔文件資料的質量和完整性，對存在的問題提出改進意見，限期整改。建立公路工程檔案超前管理模式，即檔案材料的收集、整理和保管在公路工程項目組織體系組建初期就必須開始，公路工程檔案管理工作和工程項目建設同步進行。各參建單位要樹立“三納入”“四同步”的管理模式。“三納入”即將文件材料的形成、積累、整理和歸檔納入項目建設的各項程序中，納入項目管理計劃中，納入有關部門工作人員的職責范圍中。“四同步”即在項目前期籌備時同步提出文件材料歸檔要求，在項目招標時同步提出文件材料形成積累歸檔要求，并寫入有關合同、協議條款中，在檢查項目進度時查看文件材料收集工作是否同步，在項目竣工驗收時同步驗收項目檔案管理情況。通過這些工作，努力做到公路工程檔案收集齊全，整理規范，確保公路工程建設竣工時，公路工程檔案資料保存的及時性、完整性、準確性和可用性。

3.3 建立制度，規范標準，維護公路工程檔案管理正常秩序

加強公路工程檔案工作業務規范化管理工作，制度建設是前提保障。要使公路工程檔案管理工作步入科學化、規范化的軌道，應根據《中華人民共和國檔案法》及公路工程項目建設行業相關法律法規的規定，建立健全公路工程建設項目單位的《檔案員崗位責任制》 《檔案收集和立卷歸檔制度》 《檔案借閱利用制度》 《檔案保管制度》《檔案保密制度》等規章制度，對公路工程檔案資料的收集、立卷、管理、利用及安全保密等事項建立嚴格的制度加以約束，統一標準加以規范，同時建立健全公路工程檔案目標管理考評體系。公路工程檔案是公路工程項目建設的重要內容之一，關系到檔案專項驗收和工程交竣工驗收的順利進行。公路工程建設中涉及的所有工程建設單位及工作人員，往往工程檔案管理工作不在同一水平線上，進行目標管理考評，是檢驗檔案工作成效如何、質量高低的有效手段，可以做到宣傳先進，鞭策后進的作用，有利于提高公路工程檔案管理整體水平。

3.4 善于用人，提高能力，加強公路工程檔案管理隊伍建設

公路工程檔案管理人員是公路工程建設過程中產生的檔案資料的管理者，這需要根據形勢的要求，有組織有計劃地對檔案進行收集、整理、保管，提供利用。因此，應對檔案人員進行思想教育，使他們真正喜歡上這份職業，有干好本職工作的熱情和強烈的責任感，具有較高的政治思想素質、綜合業務能力和較強的愛崗敬業的精神。公路行政管理部門應成立公路工程檔案管理專項技術指導小組，按屬地管理原則，對公路工程檔案管理人員進行技術指導，通過組織參加業務培訓、學習，把檔案管理人員的素質提升起來，真正地解決人員素質低的問題。加強對檔案管理人員業務指導，統一規范公路工程檔案的格式，正確填寫公路工程檔案信息，確保檔案格式正確、內容規范。工程文件可劃分為工程準備階段文件、監理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗收文件等五個部分立卷歸檔。公路工程項目建設過程中，檔案管理人員應收集該項目所涉及的上級批文、土地合同、報建資料、工程合同（包括設計合同、監理合同、施工合同等）以及各類文書。公路工程項目竣工后，檔案管理人員應將施工過程中的重要文件、數據以及具有保存利用價值的文字、影像、圖表等資料和電子文檔收集、歸納、整理，按文件類別進行分類、編號、裝盒、標識，立卷歸檔，確保公路工程檔案齊全完整、規范有序。公路工程檔案管理水平的高低，很大程度上取決于檔案管理人員的素質，因此，在公路工程檔案管理中應堅持以能力為主的用人原則，針對公路工程檔案管理的專業性，定期開展崗位培訓，不斷提高檔案管理人員的政治素質和專業素質。還應使檔案管理人員有一種踏實的工作作風，把檔案管理人員各種積極的、有效的工作方式方法充分地利用起來，爭取多方面提高檔案管理人員的素質能力和工作水平。

總之，公路工程檔案是公路工程建設的一個縮影，它反映著公路建設的全過程。公路工程檔案管理工作是一項長期、細致、基礎的工作，各級部門、各參建單位應充分認識公路工程檔案管理工作的重要性和必要性，對公路工程檔案管理工作建章立制，營造良好的建檔環境，提高公路工程檔案工作管理的水平，最大限度地發揮公路工程檔案在公路建設和城鄉經濟社會發展中的促進作用。