淺議提升檔案管理工作水平提高檔案服務質(zhì)量的對策

文/崔媛英

檔案管理作為一項長期且復雜、牽涉面比較廣的系統(tǒng)工作，如何通過檔案工作體制上的完善提升檔案管理的水平，同時促進檔案服務能夠滿足時代發(fā)展的新要求，這是當下開展提升檔案管理與提高檔案服務研究的主要目的之一。

1 充分認識檔案管理工作的重要性

檔案作為記錄和記載社會各行各業(yè)發(fā)展和進步的重要載體，有著非同一般的參考意義，對各項決策起著一定的資政作用。合理使用檔案信息能夠化解部門或單位發(fā)展中遇到的部分難題，利用檔案信息的服務功能可以促進人民生活水平的提升。做好檔案管理和檔案服務工作是充分體現(xiàn)檔案價值的關鍵，這也是檔案事業(yè)適應和滿足新時代發(fā)展需求的必經(jīng)之路，是檔案事業(yè)得到進步和提高的必然。

2 當前檔案管理與服務工作中存在的主要問題

2.1 忽視檔案管理工作的重要性，沒有形成現(xiàn)代檔案管理理念

一些單位對檔案管理與檔案服務的認識還停留在紙面，簡單地理解為檔案管理及服務的信息化就是檔案信息數(shù)據(jù)的錄入；對檔案管理缺乏系統(tǒng)的認知，導致檔案管理的體系不健全，相關管理方式也缺乏科學性和規(guī)范性，沒有針對檔案工作的實際情況進行檔案工作的相對改進，從而導致現(xiàn)有的檔案工作出現(xiàn)雜亂無章的情況。因管理理念的模糊，降低了檔案服務效率，讓檔案管理內(nèi)容達不到人們預期，使得絕大多數(shù)管理者看不到檔案管理的意義，從而減少對檔案管理理念提升的重視，減少對檔案服務的研究，進而進入惡性循環(huán)，讓檔案管理工作難以得到質(zhì)的變化和整體的提升。

2.2 人員專業(yè)素質(zhì)較差，綜合能力不強

檔案工作者作為檔案管理的直接責任人，在一些部門表現(xiàn)出檔案管理效果不佳，檔案服務意識不強，這都與工作人員的專業(yè)水平低有直接關系。在一些單位以及企業(yè)中，檔案管理與檔案服務人員都是兼職的，很多都沒有經(jīng)過必要的崗位職業(yè)培訓以及系統(tǒng)的專業(yè)知識學習，其專業(yè)素質(zhì)普遍較低。檔案工作者比較低的專業(yè)素質(zhì)，以及一些單位領導對檔案管理工作的輕視，很難實現(xiàn)進一步提升檔案管理的效率以及提高檔案服務的多元化。

2.3 檔案管理制度不夠健全

一些單位或企業(yè)尚未形成對檔案管理的統(tǒng)一制度，現(xiàn)有的制度體系建設也比較單一片面，對檔案相關的信息沒有涉及完全，存在有部分缺漏。還有很多制度內(nèi)容科學性較低，無法滿足科學管理和規(guī)范化的要求。由于缺少一個統(tǒng)一、規(guī)范的管理體制，進而降低了檔案管理的有效性，導致檔案服務效率降低，無法更好地發(fā)揮檔案信息服務的優(yōu)勢，無法充分體現(xiàn)檔案信息的綜合價值。在檔案信息資源越來越多的情況下，讓檔案管理的內(nèi)容無法連續(xù)、系統(tǒng)，進而也惡化了檔案管理工作，使得檔案管理的信息量更大，管理難度更大，管理效率更低。

2.4 檔案工作設施落后，管理和服務手段僵化

從檔案管理與檔案服務的情況來看，目前一些單位檔案工作的基礎設備比較落后，技術性不足，很多檔案室的基礎管理條件也十分簡陋。比如有些檔案室空間狹小，不能滿足“八防”要求，出現(xiàn)潮濕、蟲蛀等問題，這些外界環(huán)境會導致檔案管理的安全性降低，容易使檔案材料出現(xiàn)損壞，無法對檔案管理提供安全保證。目前一些檔案室還缺乏相應的信息化管理設備，沒有提供或設置基本的電子設備進行檔案的電子轉(zhuǎn)型，這也降低了檔案管理和服務效率提升的速度，導致檔案管理設備更加落后，不利于檔案服務的提高，檔案管理工作的提升。

2.5 檔案服務手段單一，服務內(nèi)容乏味

從目前各級各類檔案管理部門的服務內(nèi)容和方式看，服務僅局限于檔案信息的搜索和查找，無法適應檔案信息數(shù)量大、主題覆蓋面廣的新發(fā)展需求，進而也導致檔案服務的難度加大，很多服務內(nèi)容都無法第一時間滿足利用者的需求。由于服務手段的單一，進而也影響到了整體的服務質(zhì)量，導致服務內(nèi)容和形式的匱乏，降低了服務的有效性。尤其是當下信息技術使用越來越廣泛，很多行業(yè)對大數(shù)據(jù)的應用都并不陌生，也有很多行業(yè)根據(jù)大數(shù)據(jù)技術優(yōu)勢衍生出了很多信息分析數(shù)據(jù)，如何充分發(fā)揮檔案資源，拓展其服務水準，加強服務的技術性，這也是當下檔案工作需要突破和改進的重點。

3 提升檔案管理水平提高檔案服務質(zhì)量的幾點建議

3.1 樹立和夯實現(xiàn)代化管理理念

要實現(xiàn)提高檔案管理水平及提升檔案服務質(zhì)量，必須樹立和實施檔案管理理念的改革與創(chuàng)新。結(jié)合當下檔案管理的現(xiàn)狀，主要從兩個方面的展開。首先是實現(xiàn)管理觀念的轉(zhuǎn)變。在管理觀念上，檔案工作人員要充分認識到檔案管理對于整個檔案工作的重要性，要能夠不斷加強檔案工作的有效性，了解檔案服務對于自身建設和社會發(fā)展來說的重要意義。其次要樹立正確的現(xiàn)代化檔案管理理念。在檔案管理理念上，要強調(diào)思想的現(xiàn)代化和科學性。要能夠切合檔案管理的實際情況，緊跟時代步伐，注意不斷加強自身的技術性，不斷提高檔案管理效率，建立科學、高效的管理理念，改變傳統(tǒng)單一、守舊且容易被忽視的檔案管理觀念，將檔案管理工作逐漸導向正軌，提高大眾對現(xiàn)代化檔案管理的認知。也注意對檔案服務質(zhì)量的內(nèi)容提升，化被動服務為主動服務，讓檔案管理與檔案服務形成相輔相成的關系，增進檔案服務的質(zhì)量水平，讓檔案內(nèi)容更好地走向社會、走入大眾、走出世界。

3.2 加大資金投入

結(jié)合目前在檔案行業(yè)中存在的基礎設施不足的問題，要改善現(xiàn)有的檔案管理與檔案服務情況，需注意加大對檔案基礎設施的資金投入和使用。保證檔案管理與服務技術的基本工作經(jīng)費，同時，為了挖掘部門服務水平，增強部門的服務質(zhì)量，各級領導要重視檔案基礎業(yè)務建設的投入，只有有了充分的資金儲備，才能在技術使用和設備更新上有足夠的發(fā)揮空間。還要注意對檔案價值的深度挖掘，要充分發(fā)揮檔案信息價值的優(yōu)勢，展現(xiàn)檔案的服務功能，通過合理的服務類型與檔案管理方式，進而實現(xiàn)對檔案信息的充分發(fā)揮。利用檔案信息提升檔案部門的競爭力，充分發(fā)掘檔案資料的潛在優(yōu)勢，讓檔案信息能夠更好地為人民服務，為社會做出貢獻，也讓檔案信息有更多可以使用的空間和范圍。

3.3 建立健全的檔案管理體制

在檔案管理體制建設中，要注意其完整性。首先，要做到對檔案管理流程的規(guī)范管理，要確定每個流程的具體內(nèi)容，通過提高流程的科學性，加強流程各個環(huán)節(jié)的技術性，由此增強檔案管理整體的技術水平，確保整體檔案管理和檔案服務的工作質(zhì)量。其次，做好對檔案管理與檔案服務的安全保障工作，在對檔案資料的轉(zhuǎn)型以及整理上進行定期的檢查和更新，防止因檔案信息編輯問題而出現(xiàn)檔案管理方式上的問題，導致整體的檔案管理和檔案服務效果不佳。注意做好對檔案電子信息的定期維護，確保其完整、安全。還有在檔案管理制度中形成標準化的管理體系，標準化能夠增強之后的檔案管理實效，能夠形成一定的管理標準，確保管理的高效性。

3.4 提高檔案管理與服務工作人員的專業(yè)素質(zhì)

為了加強檔案管理與檔案服務的現(xiàn)代化技術，要側(cè)重在服務工作人員的專業(yè)素質(zhì)提高上下功夫，通過對入職人員的專業(yè)水平考核，以及對入職崗位培訓和之后的專業(yè)提升工作，進一步提升整體工作人員的業(yè)務素質(zhì)和工作水平，強化檔案管理人員的綜合素質(zhì)。同時，在信息化技術的融合中，加強檔案管理與服務人員對信息化技術的使用，確保其工作效率，保證工作上的順利、穩(wěn)定。以相關部門管理者為核心，還要注意對檔案參與人員的人才團隊創(chuàng)建，組建一支現(xiàn)代化的檔案人才隊伍，以此不斷普及檔案專業(yè)知識，推進整體的檔案水平提升。

3.5 創(chuàng)新檔案服務手段

在檔案創(chuàng)新服務中，可以建立檔案館的網(wǎng)頁，拓展檔案信息網(wǎng)上服務。在部門門戶網(wǎng)站建設中，增加網(wǎng)頁存儲檔案信息的項目，從而實現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索，為用戶提供更加全面、便利、快捷的服務體驗。加強和重視檔案信息資源數(shù)據(jù)庫的建設，實現(xiàn)對網(wǎng)上檔案電子信息的實時管理，突破時間、地域等方面的局限，由此讓檔案信息覆蓋面更廣，讓檔案信息內(nèi)容進行資源共享。做好檔案電子文件的自動上傳收集，減輕工作人員的工作負擔，減少不必要的人力物力浪費，實現(xiàn)檔案信息管理的智能化，加強檔案信息的安全管理。

總結(jié)

綜上所述，在有關檔案管理水平提升以及檔案服務質(zhì)量提高研究方面，通過分析現(xiàn)有的檔案管理情況，可以看出當下在檔案管理和檔案服務工作中還存在有很多提升和發(fā)展的空間。隨著信息技術的不斷普及，檔案管理與檔案服務要充分發(fā)揮技術優(yōu)勢，不斷跟上信息化技術的腳步，注意提升自身的科技性，由此拓展出更多可以發(fā)揮的空間，由此做到對檔案管理各項工作的整體推進。同時，在檔案服務工作中，充分融入大數(shù)據(jù)技術，拓展線上的數(shù)據(jù)分享平臺，強化數(shù)據(jù)性、科技性，從而帶給檔案使用者更加豐富的使用體驗。為了確保檔案執(zhí)行水平能夠與工作技術相匹配，要注意進行對工作人員的專業(yè)技能培訓，不斷提高工作人員的專業(yè)性，強化檔案管理人員的綜合素質(zhì)，豐富檔案人員對工作內(nèi)容、機制的認識了解，為之后的技術革新提供一定的技術保障。在最基本的檔案管理體制建設中，要能夠有效加強體系內(nèi)容，為檔案管理與檔案服務的基礎設施配置更好、更新的設備內(nèi)容，及時進行技術升級和優(yōu)化改造。最后，檔案管理的提升以及檔案服務的提高這兩者都會直接關乎檔案行業(yè)的整體質(zhì)量，對檔案行業(yè)有著較大的推動作用，是檔案行業(yè)中亟待解決的兩大主要問題。今后，針對這兩項問題，還會展開更進一步的研究，以便能夠更好地推動檔案管理與檔案服務中的技術轉(zhuǎn)型，能夠讓我國的檔案事業(yè)得到更大進步。