流動人員人事檔案管理服務(wù)研究

文/楊 玚

概述

截至2021年底，全國共有各類人力資源服務(wù)機構(gòu)5.91萬家，較2020年增加了1.33萬家，人力資源服務(wù)業(yè)從業(yè)人數(shù)103.15萬人，為用人單位提供服務(wù)次數(shù)為5099萬家次，較2020年增加116萬家次，管理流動人員人事檔案9584.02萬份。人力資源服務(wù)業(yè)為流動人員提供招聘信息、高端人才引進、人事檔案管理等服務(wù)。為進一步規(guī)范流動人員人事檔案管理，提升流動人員人事檔案管理服務(wù)水平，促進人才資源順暢有序流動，2021年12月29日，中組部、人社部、財政部、國家郵政局和國家檔案局根據(jù)《檔案法》《干部人事檔案工作條例》 《人力資源市場暫行條例》等，聯(lián)合印發(fā)了《流動人員人事檔案管理服務(wù)規(guī)定》（以下簡稱《規(guī)定》）。《規(guī)定》詳細規(guī)定了流動人員人事檔案的內(nèi)涵、主體、管理服務(wù)機構(gòu)及職責、日常管理內(nèi)容，以及接收、轉(zhuǎn)遞和服務(wù)利用等。該《規(guī)定》的出臺和實施為新時代流動人員人事檔案管理服務(wù)提供了根本遵循，有力促進了就業(yè)大局穩(wěn)定和人力資源順暢流動配置。

1 流動人員人事檔案管理服務(wù)取得的成績

隨著《流動人員人事檔案管理服務(wù)規(guī)定》的頒布實施，1996年《流動人員人事檔案管理暫行規(guī)定》（以下簡稱《暫行規(guī)定》）實施20余年后正式宣告其使命的完成。20余年來，我國流動人員人事檔案管理服務(wù)工作在機構(gòu)設(shè)置、人員配備、管理職責、檔案范圍、管理數(shù)量等方面均有較大進展、取得較大成績，為流動人員工作流動、工齡計算、檔案轉(zhuǎn)遞、人才選拔錄用提供了有力服務(wù)。

1.1 機構(gòu)設(shè)置較合理

根據(jù)《檔案法》 《暫行規(guī)定》等，流動人員人事檔案管理實行集中統(tǒng)一管理，其人事檔案作為國家檔案重要組成部分，所有權(quán)為國家。《暫行規(guī)定》指出，流動人員人事檔案管理機構(gòu)統(tǒng)一為“縣以上（含縣）黨委組織部門和政府人事行政部門所屬人才流動服務(wù)機構(gòu)統(tǒng)一管理”“跨地區(qū)流動的流動人員人事檔案，由其戶籍所在地的人才流動服務(wù)機構(gòu)管理，也可由其現(xiàn)工作單位所在地人才流動服務(wù)機構(gòu)管理”。具體來說，各地均陸續(xù)組建了縣級以上專門的流動人員人事檔案管理機構(gòu)，機構(gòu)名稱或叫“人才服務(wù)中心人事檔案管理科（處）”“人才交流中心人事檔案管理科（處）”，屬人力資源與社會保障局下屬組成機構(gòu)。健全的管理體制、統(tǒng)一的機構(gòu)設(shè)置，為流動人員人事檔案管理工作提供可靠組織保障。

1.2 管理范圍較明確

從全國范圍來看，2021年，人力資源服務(wù)機構(gòu)管理著9584.02萬份流動人員的人事檔案。從管理范圍來看，流動人員的人事檔案主要包括：1）辭職或被辭退機關(guān)、企事業(yè)單位工作人員、專業(yè)技術(shù)人員、管理人員的人事檔案；2）與用人單位解除勞動/聘用合同專業(yè)技術(shù)、管理人員的人事檔案；3）待業(yè)大中專畢業(yè)生的人事檔案；4）自費出國留學人員的人事檔案；5）外商投資企業(yè)、鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)、區(qū)街企業(yè)、民營科技企業(yè)、私營企業(yè)等非國有企業(yè)聘用人員的人事檔案；6）外國企業(yè)常駐代表機構(gòu)中方雇員的人事檔案；7）其他流動人員的人事檔案。從各級人才管理服務(wù)機構(gòu)的情況來看，大中專畢業(yè)生、企事業(yè)單位人員的人事檔案占比較大。

1.3 作用發(fā)揮較顯著

近年來，隨著人才流動服務(wù)中心的成立，在人才流動服務(wù)方面，為用人單位提供了較為全面的流動人員人事檔案，促進了人力資源的順暢流動，為就業(yè)大局的穩(wěn)定提供了有力保障。如棗莊市市中區(qū)公共就業(yè)和人才服務(wù)中心通過人事檔案信息管理系統(tǒng)，為流動人員提供檔案接收、保管、轉(zhuǎn)遞等服務(wù)，也為用人單位提供人才學歷核驗、誠信信息、獎懲背景調(diào)查等查詢服務(wù)。此外，還為流動人員職稱評定、證明出具、工作流動等提供人事檔案服務(wù)，在流動人員順利就業(yè)、培養(yǎng)、晉升，以及用人單位人員招錄等方面發(fā)揮了積極作用。

2 流動人員人事檔案管理服務(wù)工作的原則

2.1 堅持“集中統(tǒng)一、歸口管理”

《暫行規(guī)定》第三條、《規(guī)定》第五條均提出，流動人員人事檔案工作應(yīng)遵循“集中統(tǒng)一、歸口管理”的原則。流動人員人事檔案屬于國家檔案的重要組成部分，其所有權(quán)歸國家。其中，集中統(tǒng)一管理，是指各級各類檔案保管機構(gòu)分別集中管理國家檔案。具體到流動人員人事檔案管理，則由本機關(guān)建立的檔案室、檔案科等集中統(tǒng)一管理，不得由個人或用人單位分散保存。建立檔案行政管理系統(tǒng)，運用行政手段統(tǒng)一管理流動人員人事檔案，執(zhí)行統(tǒng)一的規(guī)章制度和行業(yè)標準，等等。落實《檔案法》 《規(guī)定》等國家制定或認可的有關(guān)流動人員人事檔案管理工作的法律、法規(guī)、條例、政策等。歸口管理，實際上是指根據(jù)國家賦予的流動人員人事檔案管理權(quán)利和承擔的責任，按特定管理渠道實施管理。流動人員的人事檔案管理統(tǒng)一歸口由縣級以上黨委組織部門或人事行政部門所屬的人才流動服務(wù)機構(gòu)，即人才服務(wù)中心或公共就業(yè)與人才服務(wù)中心等管理，嚴禁用人單位或個人管理流動人員人事檔案。

2.2 堅持“安全、保密”原則

流動人員人事檔案管理服務(wù)工作是一項保密性工作，突出要求其安全性。《暫行規(guī)定》明確“人才流動服務(wù)機構(gòu)應(yīng)按照《干部檔案工作條例》中的有關(guān)規(guī)定”，并提出5項“流動人員人事檔案查詢、借閱工作制度和注意事項”；《規(guī)定》提出“嚴格執(zhí)行國家保密法律法規(guī)”，堅持“預(yù)防為主，防治結(jié)合的要求”，進一步做好流動人員人事檔案的保密和安全管理服務(wù)工作。從當前流動人員人事檔案保密安全的影響因素來看，主要有轉(zhuǎn)遞程序執(zhí)行不夠嚴格。根據(jù)《規(guī)定》，流動人員人事檔案轉(zhuǎn)遞應(yīng)通過機要通信、專人送取、郵政特快等給據(jù)郵件方式，但在實際執(zhí)行過程，流動人員，尤其是高校畢業(yè)生求職時自帶檔案，用人單位本應(yīng)從人才服務(wù)中心調(diào)閱檔案，但也落實不到位，不問來源渠道。此外，查閱、借用手續(xù)不規(guī)范，《規(guī)范》中明確提出“嚴格查閱手續(xù)”，以及任何個人不得查閱人事檔案的范圍，在實際執(zhí)行過程中，認為流動人員非行政事業(yè)單位正式員工，不是國家公職人員，降低了查閱手續(xù)要求。

2.3 堅持“人事代理服務(wù)”原則

流動人員人事檔案管理服務(wù)工作具有很強的公益服務(wù)屬性，要始終把服務(wù)擺在首位，建立用人與管檔相分離的流動人員人事檔案管理服務(wù)體制，最大限度地發(fā)揮人事檔案功能和作用。《規(guī)定》第28條，明確提出要“健全流動人員人事檔案公共服務(wù)制度……提高流動人員人事檔案管理服務(wù)水平”。第21條、23條、24條提出了人才服務(wù)中心為流動人員人事檔案提供“檔案管理服務(wù)機構(gòu)按照程序和要求提供查閱服務(wù)”“出具存檔、經(jīng)歷、親屬關(guān)系等相關(guān)證明材料”“為流動人才黨員提供黨員組織關(guān)系轉(zhuǎn)接服務(wù)”。

3 流動人員人事檔案管理服務(wù)工作新特征

與《暫行規(guī)定》相比，《規(guī)定》從內(nèi)容上進一步拓展了服務(wù)范圍、規(guī)范了服務(wù)流程，提高了服務(wù)標準和要求，也使得新時代流動人員人事檔案管理工作呈現(xiàn)出新特征。

3.1 拓展服務(wù)范圍

《暫行規(guī)定》第2條、《規(guī)定》第4條都將流動人員人事檔案服務(wù)范圍規(guī)定為七類。但《規(guī)定》中的人事檔案較《暫行規(guī)定》有了進一步的拓展。一是將非公有制經(jīng)濟組織和社會組織聘用人員的人事檔案納入管理范圍。二是將原本辭職、辭退的機關(guān)工作人員、企事業(yè)單位人事檔案拓展至辭職辭退、解除（終止）聘用（勞動合同）、取消錄（聘）用、被開除等與用人單位解除或終止人事（勞動）關(guān)系，以及“軍隊文職人員”的人事檔案。三是將自費出國留學人員人事檔案拓展至“自費出國（境）留學的高校畢業(yè)生及其他隱私出國（境）人員”。四是明確“自由職業(yè)或靈活就業(yè)人員”的人事檔案也納入管理范疇。《規(guī)定》也從提法上就當前現(xiàn)實情境將相關(guān)表述進行修訂。突出體現(xiàn)“一非一未”特點。即，非公有制、未就業(yè)人員。

3.2 突出服務(wù)理念

與《暫行規(guī)定》相比，《規(guī)定》更加突出就業(yè)和人才服務(wù)屬性，流動人員人事檔案管理機構(gòu)名稱也由之前的“人才流動服務(wù)機構(gòu)”修改為“公共就業(yè)和人才服務(wù)機構(gòu)”。從名稱變化來看，流動人員人事檔案管理服務(wù)從之前的注重服務(wù)“體制內(nèi)”技術(shù)人員、管理人員及大中專畢業(yè)生流動朝著向“體制外”流動人員服務(wù)，重點向所有“非公”企業(yè)及組織聘用人員提供“公共就業(yè)和人才服務(wù)”。從“服務(wù)為主、適當收費”向“嚴禁將流動人員人事檔案管理服務(wù)與其他經(jīng)營服務(wù)相掛鉤”“嚴禁以流動人員人事檔案為載體的捆綁收費、隱形收費”。可見，《規(guī)定》的制定和實施，更加突出了以人為本的服務(wù)理念，體現(xiàn)出新時代經(jīng)濟社會發(fā)展需要轉(zhuǎn)換發(fā)展動力，深化創(chuàng)新驅(qū)動，推動人才順暢流動。

3.3 嚴格服務(wù)要求

《暫行規(guī)定》第6章規(guī)定了四種“監(jiān)督與處罰”，《規(guī)定》第5章第29條、30條、31條明確規(guī)定了“紀律和監(jiān)督”的相關(guān)條款。其中，明確提出了流動人員人事檔案管理服務(wù)工作的“十個嚴禁”，并就這些規(guī)定落實情況，明確由人力資源社會保障行政部門進行日常監(jiān)管，并提出接受相應(yīng)的舉報投訴渠道，自覺接受組織、群眾和社會監(jiān)督。并提出違反流動人員人事檔案管理規(guī)定分別給予相應(yīng)的處理和處分。

4 流動人員人事檔案管理服務(wù)工作舉措

4.1 加強政策宣傳

《規(guī)定》是2021年12月出臺，實施還不足一年，這是一部專門針對流動人員人事檔案管理服務(wù)，較《暫行規(guī)定》有較大幅度的修改和完善。因此，要切實加強《規(guī)定》的現(xiàn)行規(guī)章制度的宣傳力度，讓相關(guān)的人事檔案管理制度和政策規(guī)定為社會公眾、用人單位，以及流動人員個人所熟悉。明白公共就業(yè)和人才服務(wù)中心是流動人員人事檔案專門管理服務(wù)機構(gòu)，讓流動人員知曉要及時將個人人事檔案及人事關(guān)系交由公共就業(yè)和人才服務(wù)中心保存，后期才能更好地接受全方位人事檔案管理服務(wù)。

4.2 做好檔案收集

檔案收集是流動人員人事檔案管理和服務(wù)的前提和基礎(chǔ)，也是十分重要的一個環(huán)節(jié)。一方面，要嚴格按照《規(guī)定》的具體要求和程序，通過機要通信、郵政特快專遞、專人送取等給據(jù)郵件的方式進行。流動人員人事檔案接收方應(yīng)履行告知承諾制，確保人事檔案資料收集的規(guī)范、完整。公共就業(yè)和人才服務(wù)中心要增強工作的主動性、積極性，主動與流動人員及其用人單位的聯(lián)系，督促按照標準和要求主動做好人事檔案資料移交轉(zhuǎn)遞工作，確保應(yīng)收盡收。

4.3 強化檔案利用

隨著人事制度改革的深入，以及人才流動的現(xiàn)實需要，應(yīng)積極改革現(xiàn)行條件下流動人員人事檔案利用制度，切實發(fā)揮流動人員人事檔案價值和功能，設(shè)置一定條件，在滿足相關(guān)條件的基礎(chǔ)上，允許用人單位查閱流動人員人事檔案信息。同時，要嚴明紀律規(guī)矩，嚴格遵守流動人員人事檔案“十個嚴禁”，公開舉報投訴電話，自覺接受各界監(jiān)督。并對在流動人員人事檔案利用過程中違反相關(guān)規(guī)定的，堅決處理。

4.4 加快信息化建設(shè)

《檔案法》將電子檔案作為一個章節(jié)專門進行了詳細規(guī)定，流動人員人事檔案管理服務(wù)也要加快信息化建設(shè)進程，通過流動人員人事檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化建設(shè)，解決流動人員人事檔案“人檔分離”情況下的人事檔案資料補充和利用。流動人員人事檔案信息化建設(shè)，有助于精準分析流動人員的數(shù)量、結(jié)構(gòu)、分布及流向等。此外，要積極落實《加強和改進人力資源社會保障領(lǐng)域公共服務(wù)的意見》 《關(guān)于簡化優(yōu)化流動人員人事檔案管理服務(wù)的通知》精神，加快構(gòu)建“全國流動人員人事檔案基礎(chǔ)信息庫”，提升流動人員人事檔案管理的信息化水平。