淺談檔案管理在人才隊伍建設中的作用

文/李 爽

對于事業單位而言，面對新時期的發展要求，加強人才隊伍建設有助于夯實人才保障，提升事業單位競爭優勢，朝著高層次發展，十分必要。人事工作在管理中占據地位逐步提升，檔案管理工作受重視程度卻隨之下降，浪費了很多寶貴資源，阻礙檔案管理工作改革創新，并且給人才隊伍建設帶來了深層次的影響。所以，面對新時期事業單位的人才隊伍建設相關要求，應正確看待檔案管理的重要性，積極深化檔案管理改革，通過人事檔案資料收集、分析和處理，為人力資源合理配置利用提供堅實可靠的信息支持。

1 檔案管理在人才隊伍建設中的重要作用

1.1 為人才吸收和培養提供可靠依據

檔案中記錄了單位的發展歷史，是單位決策部署的基礎所在，合理化使用相關資料，有助于更加全面、深刻地掌握單位過去歷史，這樣才能更好地把握現在、展望未來。人事檔案作為單位檔案中的重要組成部分，是一種專門檔案，也是單位人才選拔和培養的重要依據。人事檔案是檔案工作重要構成部分，在人事工作中應該充分發揮檔案管理的積極作用，提升檔案價值和作用認知水平，并且在人才隊伍建設中積極融入檔案管理工作內容，以此來壯大人才隊伍，支持人事管理工作高效有序進行，切實提升單位整體管理水平。

1.2 為針對性職工培養提供支持

為了滿足單位各項工作開展，合理化培養和配置人才是重中之重，這要以充分了解職工個體基本情況為前提，也就需要查閱人事檔案資料，了解不同部門人才的工作能力、工作歷程，以此為依據進行人員任用、晉升或是工作改進，進而充分挖掘人員潛能，展現各自不同優勢，為單位發展提供更好的服務。另外，調整職工在合適且感興趣的崗位工作，工作效率也將大幅度提升；有助于單位領導干部充分掌握職工工作情況，綜合評估人才的閃光點，推動人才隊伍建設，為后續單位持續穩定發展夯實基礎。因此，在人事工作中，應該先查閱個人檔案資料，包括業務水平、工作能力、工作經驗和思想言行等信息，做好檔案記錄，通過查看職工檔案即可針對性調整人才培養方案，最大程度上激發和培養職工工作熱情。

1.3 提供個人真實歷史依據

人事檔案是個人真實歷史記錄，反映了個人成長經歷、工作業績、工作成果等，這些個人真實信息是職工崗位晉升、薪酬待遇調整、保險辦理、工作調整的重要參考依據。目前多數的單位領導已經認識到檔案管理重要性，加強人事檔案管理，在解決一系列問題后明確人事檔案重要價值，以便于在人才隊伍建設中合理化開發合理用人事檔案資料，便于最大程度彰顯人事檔案作用。

1.4 為人才隊伍建設起到引導和監督作用

在職工成長過程中，通過檔案管理工作可以讓員工提高對自身行為的重視程度，認識自身不足，不斷優化改進，提升職工隊伍整體水平的同時，建造良性的人才管理體系。人事檔案記錄下了個體成長經歷，并從管理者角度來明確人才隊伍建設方向，提供引導的作用。同時，檔案管理對于人才隊伍建設具有監督作用，通過有效監督和考核，全方位提升人才隊伍建設水平，在單位內部形成良好的督導效應。

1.5 為人才隊伍建設提供服務

檔案管理的主要內容并不局限于管理層面，而是要為人才隊伍建設提供服務。人才建設方面，提供可靠的資料，研究個體不同時期的成長經歷，并結合不同事件來挖掘有價值信息，夯實理論基礎的同時，更進一步提升人才隊伍建設水平。

另外，在信息時代，信息成為人力資源管理工作的重要內容，在實際工作中需要全方位掌握人事檔案資料，為人才隊伍建設提供支持，主要提供的信息有人員工作履歷、學歷、考核、職務、職稱、政審、待遇、能力和工作經驗等，推動人才隊伍建設。如果忽視檔案資料的支持，那么單位在人才隊伍建設中將無法全方位考察人才背景，在決策中出現偏差，甚至出現決策失誤，影響到單位各項工作高質量展開。

2 檔案管理在人才隊伍建設中運用的不足

2.1 檔案管理理念創新度不足

領導干部在關于人事檔案管理對人才隊伍建設的積極作用方面存在認知不足，理念陳舊。有些單位檔案管理部門未能真正打破檔案和管理局限性，人事檔案管理方面改進完善力度不足，僅僅是發揮了檔案管理作用，人事檔案原本的價值卻未能得到深層次挖掘和展現。部分人員的服務理念和人才建設意識不強，也忽視了人事檔案在人才隊伍建設中的重要作用，此種情況不可避免地導致各項工作敷衍了事，并未展現出真正的作用。

2.2 檔案管理創新力度不足

在日常檔案管理工作中，重點關注的是單位發展狀況和人員基本信息的記錄，對于人才引進、人才成長監督考核重視程度較高，但是關于薪酬待遇、個人晉升空間、工作氛圍和制度建設等影響人才隊伍建設等因素方面并未予以足夠重視，此種情況制約著檔案管理工作創新發展。從現階段的檔案管理工作情況來看，對于人員的管理僅僅是通過限制人員檔案調動等簡單懲罰方式予以控制，缺乏情感層面投入。對此，應該尋求更具人性化的檔案管理激勵方式，才能更好地服務于人才隊伍建設。

2.3 監督考核不到位

檔案管理促進人才隊伍建設的作用發揮方面，缺少有效的監督考核，部分地區的單位對于人事檔案管理監督考核普遍缺失，即便有所落實，但重點并不明確，局限在人員引進、培養方面，監督考核缺位問題較為嚴重。另外，檔案管理封閉性特性的存在，使其很難接受有效的監督考核，此種情況容易留下檔案管理漏洞，在人才隊伍建設中所起到的作用發揮也會受限。

3 檔案管理在人才隊伍建設中作用發揮措施

3.1 積極完善檔案管理制度

人才隊伍建設是單位工作的重點，相關領導人員需要正確認識到人才隊伍建設中檔案管理的重要性，增強檔案管理部門服務意識，積極推進和完善檔案管理制度，調整檔案管理制度內容，尤其是要注重人事檔案管理制度完善，為后續的人才隊伍建設提供信息支持。在此制度基礎上，規范人事檔案資料信息的收集、整理、傳輸和利用工作，最大程度挖掘和展現檔案管理積極效應，滿足人才隊伍建設需要。

3.2 提升檔案管理信息化水平

信息時代下各單位檔案數據信息量成倍增長，單一的收集和保管方式已經無法滿足實際需求。因此，要注重引用網絡技術、大數據技術、云計算技術等，建立科學合理的檔案管理系統。尤其是要注重檔案信息檢索系統建設，這樣可以通過搜索關鍵詞、類別來尋找到所需要的檔案信息，加快檔案信息處理速度和檢索效率。而檔案管理人員也要自我提升，學習新理念和新技術，熟練運用信息技術輔助工作開展，實現檔案信息潛在價值深層次挖掘和利用，為檔案管理信息化奠定基礎。

3.3 建立完善的檔案管理長效監督機制

建立長效監督機制，有助于檔案管理工作持續優化完善，在人才隊伍建設中展現更大的作用，為各項措施全面落實提供保障支持。檔案管理機構要強化部門職能，積極與其他部門溝通交流，形成多層次監督網絡，盡可能消除檔案管理漏洞。檔案管理人員也要增強自主監督意識，主動參與到人員監督中，為人事管理合理配置提供支持。與此同時，在保證檔案管理基礎功能發揮同時，也要注重增強檔案管理服務功能，通過專業的檔案管理工作來收集職員信息，保證人事工作真實性和客觀性，提升精準、高效的信息服務，明確未來人才隊伍建設發展方向，持續增強人才建設和服務能力，以便于為單位的人才隊伍建設提供堅實可靠的支持。

4 結論

綜上所述，人才隊伍建設是一項系統工程，而檔案管理工作在其中有著不可忽視的作用。這就需要挖掘檔案管理工作和人才隊伍建設的內在聯系，積極推陳出新，結合人才隊伍建設需要來優化調整檔案管理工作，提供精準、全面的信息服務，切實提升人才隊伍建設水平。