機關單位加快檔案管理信息化建設探析

文/楊 會

當前，全國上下越來越注重政府服務實效與質量的提升，強調通過加大公開力度、改善信息資源質量、優(yōu)化政務服務，更好地滿足群眾需求，讓群眾獲得高效便捷優(yōu)質的政務服務。實現檔案管理信息化是檔案工作適應社會信息化和建設服務型政府的需要，也是檔案管理轉型升級的必要途徑，應加快推進。

1 機關單位檔案管理信息化建設的必要性

檔案信息化是一個以信息技術廣泛應用為主導，檔案信息資源建設為核心，信息網絡為基礎，信息人才為依托，檔案信息、法規(guī)、政策、標準為保障的綜合體系。推進其建設，十分必要。

1.1 檔案信息存儲更加方便

隨著業(yè)務工作的發(fā)展，機關單位產生的檔案數量較龐大，傳統紙質管理模式需要用更大的空間來存儲檔案。紙質檔案對存儲條件要求較高，檔案庫房必須符合“八防”要求，才能延長其壽命，一旦存儲條件發(fā)生變化，檔案就面臨破損的風險。檔案管理信息化建設則能通過電子檔案存儲，實現機關單位檔案信息無紙化管理，節(jié)省存儲空間。因此，機關檔案信息化建設不僅可以使單位更快、更廣泛地開展檔案信息資料收集管理工作，也能節(jié)省機關檔案存儲空間，為機關檔案工作節(jié)省人力物力與財力開支，還能有效提升機關檔案管理效率，為機關經濟效益和社會效益提升奠定基礎。

1.2 檔案信息資源共享便捷

保管任何檔案都是為了利用，傳統檔案管理信息共享的難度較大，檔案不可直接復制信息，利用時需到檔案部門查詢、調閱，費時費力，利用效率較低。檔案管理信息化建設能夠更便捷地共享檔案信息資源，借助檔案信息網絡平臺掌握機關單位及各部門的工作重點及進展情況、檔案工作動態(tài)信息，甚至可在共享檔案信息的基礎上交流工作經驗，提高辦事效率。檔案管理信息化的開放性、易用性更強，利用網絡便能獲取所需檔案信息，無需再到檔案部門查詢，檔案利用率更高。

1.3 檔案信息數據較安全

一直以來，機關單位利用傳統的手工方式歸檔整理檔案，檔案人員在檔案管理過程中可能因為業(yè)務不熟練或疏忽大意等導致檔案存儲不當、管理不規(guī)范，造成檔案信息丟失。個別檔案人員甚至可能隨意篡改檔案內容，破壞檔案信息的真實性和原始性。機關單位加快檔案管理信息化建設，利用信息化方式和檔案管理信息系統，可將辦公自動化系統與檔案信息系統無縫對接，自動存儲檔案資料，減少因人為失誤造成的損失。可設置檔案管理信息系統操作權限，避免人為篡改信息，也可對敏感檔案進行權限控制，最大限度保障檔案的真實性、準確性和安全性。準確無誤的檔案信息、規(guī)范的管理模式既方便人們查詢、利用檔案，又充分體現檔案的價值，幫助提高機關單位的服務質量，助力單位和社會的發(fā)展。

2 影響機關單位檔案管理信息化建設的制約因素

2.1 重視程度不夠

機關單位長期使用傳統辦法管理檔案，對檔案管理信息化建設的認識度較低，缺少長期工作計劃。盡管部分機關單位已經在檔案室安裝了文件管理軟件，并錄入檔案信息，但對信息化建設認識不足，領導和檔案部門都不夠重視，造成檔案管理信息化建設進程緩慢，信息化工作水平偏低。或者部分機關單位簡單地用電腦將檔案收集、整理、數字化后用硬盤的形式存儲起來，把檔案數據錄入計算機，便認為是信息化建設，對檔案管理信息化建設沒有充分的了解和認識，沒有制定長遠的信息化建設規(guī)劃，信息化建設總體進展明顯滯后。

2.2 制度不夠完善

切實可行的檔案信息化管理制度能夠讓檔案人員增強責任意識，提高執(zhí)行力，提升工作水平，讓檔案管理信息化建設有章可循，推動檔案的規(guī)范化與標準化管理。從機關單位現有的檔案管理情況來看，檔案管理制度主要包括檔案歸檔、保管、鑒定、銷毀等方面的內容，很多都有待完善。例如檔案歸檔制度，沒有根據檔案管理信息化建設要求做出調整，不利于“雙軌歸檔”的實現；檔案利用制度不全，局限于以往的紙質檔案查詢、借閱等，忽視檔案信息利用和網絡支撐，利用檔案信息的權限和流程不明確，降低了檔案利用率；忽視檔案保密制度的建立和執(zhí)行，檔案內容被泄露后也沒有明確的懲罰措施，造成相關人員互相推卸責任等情況。

2.3 利用效率不高

滿足機關單位內部人員和社會大眾對檔案的利用需求是管理檔案的最終目的。檔案利用率的高低既取決于社會需要檔案信息資源的程度，也直接被檔案信息的檢索方式、獲取途徑等因素所影響。據了解，有部分機關單位仍然保持以紙質檔案為主、電子檔案為輔的模式存儲檔案信息，進行簡單的手工和計算機管理，缺少數字檔案資源，嚴重阻礙檔案信息資源的共享和利用，導致檔案利用率偏低，未能充分發(fā)揮檔案應有的價值。

2.4 檔案人員能力欠缺

在機關單位檔案人員方面，部分人員的專業(yè)素養(yǎng)不高，業(yè)務能力不強，對整理檔案、獲取信息等缺少敏銳度，容易造成檔案分類整理不合理，信息錄入不全面，檔案檢索時出現問題。無論是檔案人員思維方式陳舊、工作方式落后，還是缺乏基本的專業(yè)素養(yǎng)，在信息化時代，都很難從容應對檔案管理信息化建設帶來的挑戰(zhàn)。甚至有部分檔案人員不熟悉日常檔案管理程序與業(yè)務標準，缺少基礎的信息化技能，例如復制聲像檔案、刻錄光盤、裱糊破損檔案、操作檔案管理信息系統和數據庫等有困難。檔案人員業(yè)務能力不足嚴重影響機關檔案管理信息化建設。

3 機關單位加快檔案管理信息化建設的主要舉措

3.1 高度重視，加大推進信息化建設的力度

2019年國家檔案局印發(fā)的《機關檔案管理規(guī)定》第五十五條規(guī)定，機關單位應當加強檔案信息化工作，將機關檔案信息化工作納入機關電子政務和信息化總體規(guī)劃。機關檔案信息化工作應當與機關信息化建設、檔案館信息化建設協調配合，實現系統互聯互通，資源共享共用。新世紀的科技進步日新月異，檔案管理也得到科技的支持而快速發(fā)展，陳舊管理模式無法適應檔案管理信息化發(fā)展的需要。因此，機關單位領導及有關人員應更新觀念，從思想上提高對檔案管理信息化改革和創(chuàng)新的認識，將其納入重要工作議程，改進檔案管理模式，由紙質檔案的收集、保管、使用快速過渡到信息化管理，不斷加大推進力度。應增加對檔案管理信息化建設的資金投入，促進辦公自動化系統、電子政務和檔案管理信息化建設協調實施。強化頂層設計，針對檔案管理信息化建設提出要求，進行整體布局，形成統一的標準和規(guī)范，實現資源整合利用，防止因各部門各自為政、無法兼容等原因導致人力物力和財力的浪費。通過制定合理有效的信息化建設計劃，保證檔案管理工作開展得科學有序，不僅適應檔案信息的周期性更新，還適應檔案信息的臨時性增加。

在檔案管理工作中掌握信息技術應用是機關單位加快檔案管理信息化建設的技術基礎。因此，機關單位應在提高認識的基礎上加大宣傳力度，促使全體人員樹立和增強信息化意識，為加快檔案管理信息化建設提供思想保障。在信息化建設中，機關單位的檔案管理部門和相關人員應更新工作理念，在實際工作中加強對先進信息技術的學習和運用，更好地實施檔案信息化管理。單位人員對檔案信息化認識的深淺，很大程度上取決于單位對檔案信息化管理的宣傳效果，讓職工意識到檔案管理是需要全體人員共同參與的工作，提升他們對檔案信息化管理重要性的認識，自覺參與和配合檔案信息化建設。

3.2 完善制度，規(guī)范檔案信息資源管理

一是建立健全檔案歸檔制度，保證做到“雙套歸檔”。在信息化建設中，互聯網和信息技術得到廣泛應用，電子檔案更加簡單、便捷、準確、靈活。因此，紙質檔案歸檔制度已經不適應電子檔案歸檔管理需求，應建立完善檔案信息資源歸檔制度，實現在線電子檔案歸檔工作。此外，為了最大程度保證檔案的安全，有條件的單位應同時歸檔紙質檔案，保證紙質檔案信息的安全管理。

二是建立健全檔案信息利用制度，體現檔案的最大價值。機關單位檔案管理信息化建設的目的是最大限度發(fā)揮檔案信息資源的利用價值，為個人、單位和社會提供更優(yōu)質的信息服務。機關單位在制定檔案信息利用制度時，既要考慮檔案信息的方便利用，也要考慮檔案信息的安全，特別是部分敏感信息的利用更要謹慎，泄露敏感的檔案信息是非常嚴重的問題。因此，制定制度時應多征求各有關部門意見，用最完善的制度發(fā)揮檔案的最大價值，保證利用檔案信息資源的便利性和安全性。

三是建立健全檔案信息資源保密制度，避免惡意泄露檔案信息的行為。檔案是機關單位信息和個人信息的重要載體，傳統手工管理模式的信息化程度偏低，檔案信息資源傳播速度緩慢，傳播途徑也相對單一，信息安全性較高。在檔案信息化建設中，機關單位的檔案信息要經過網絡進行整理、傳播，如果檔案信息保密制度不夠完善，容易出現意外泄露檔案信息的失誤，對單位及個人帶來損失，管理人員將受到一定程度的懲處，也會導致部分人對檔案信息化管理的抵觸情緒。因此，機關單位應完善保密制度，如查閱機關單位內部資料或者涉密檔案時必須由相關部門負責人批準，如有必要，應由分管領導審核；沒有得到允許，任何人都不能將檔案信息隨意復制使用，杜絕隨意傳播保密性檔案信息；如果要復制或摘錄涉密檔案信息，應經過審批、登記，妥善保管，使用之后按規(guī)定退回；一旦發(fā)生泄密問題，相關人員必須承擔責任，嚴肅處理。

3.3 轉變方式，提高檔案利用率

檔案信息化的重要前提之一是將傳統檔案進行檔案數字化處理，把各種載體的檔案資源轉化為數字化的檔案信息，以數字化的形式存儲，網絡化的形式互相連接，利用機算計系統進行管理，形成一個有序結構的檔案信息庫，及時提供利用，實現資源共享。要想實現檔案資源共享，必須建立檔案數據庫。數據庫信息檢索方式的科學性、合理性決定著機關單位檔案資料的利用效率，機關單位應定期按照實際情況更新檔案數據庫信息檢索方式。為了便捷獲取準確的檔案信息，機關單位應進一步完善目錄檢索，加快推進全文檢索的實現，做到目錄檢索、全文檢索的全檔案數據庫信息覆蓋，更好地實現檔案信息資源共享。

3.4 加強培訓，提升檔案管理人員業(yè)務能力

社會在不斷發(fā)展和進步，各種各樣的新技術、新設備不斷涌現。檔案業(yè)務知識結構隨之改變，要求機關單位的檔案工作人員擁有更高的業(yè)務能力和綜合素質，以適應持續(xù)發(fā)展和變化的信息化工作環(huán)境。一是應要求檔案人員熟練掌握一些基本的技能，例如計算機軟硬件和數據庫管理操作技能等，能夠熟悉檔案管理信息化建設的先進設備操作；二是了解機關檔案管理的制度與方法，具備充足的檔案專業(yè)知識；三是保持思想覺悟的先進性，擁有強烈的責任感，職業(yè)道德良好，堅決不做對集體和人民不利的事情。為此，應加強檔案業(yè)務培訓。應積極開拓思路，采用多元化的培養(yǎng)方式，重視檔案理論知識培訓和業(yè)務操作技能培訓。定期舉辦檔案培訓，明確培訓內容，為機關檔案人員提供理論學習、實踐鍛煉的平臺，促使機關單位檔案管理團隊邁向正規(guī)化；組織檔案人員到檔案管理信息化建設先進單位參觀學習，進行實地考察，通過舉辦討論班、研討會等方式，引導檔案人員總結參觀學習的感想和體會，學習他人先進的管理模式，繼而在具體崗位工作中落實。

總之，在信息化時代，機關單位以手工方式和紙質載體為主的傳統檔案管理模式已經不能滿足需求，加快檔案管理信息化建設是必然選擇。機關單位應為檔案管理信息化建設提供必要的人財物支持，并制定合理的規(guī)章制度對檔案信息資源進行科學管理，使檔案信息資源管理更規(guī)范，利用效率更高。檔案工作人員的業(yè)務能力也應進一步提升，以適應檔案信息化建設的需要。機關單位檔案管理信息化建設是較為復雜的系統工程，各單位必須積極創(chuàng)新，進一步加快檔案信息化建設步伐，持續(xù)提高檔案信息化管理工作質量，為單位、個人和社會提供更高效、更準確、更安全的檔案服務。