大數據時代干部人事檔案管理數字化建設研究

文/楊 玲

檔案數字化管理是指采用數字化技術，將傳統的紙質檔案轉化成電子數字信息，通過圖片、文字等的數字化轉換，實現數字化管理。檔案數字化管理可以提高工作效率，實現對檔案信息資源的共享。隨著檔案存儲方式的改變，其相應的使用方式也會得到變化，在數字化的干部人事檔案管理中，檔案信息價值將得到進一步凸顯。

1 大數據時代對干部人事檔案管理數字化產生的重要影響

1.1 有利于干部人事檔案處理更加快速便捷

在信息化技術融合的檔案管理中，不管是檔案采集還是檔案存儲或檔案檢索，只需要輸入關鍵詞就能夠進行，相比人工手動的大范圍逐一核對，信息化的檔案管理則更為快捷和方便。同時信息化檔案采集還能實現自動化，不需要人為去盯著每一個相關的檔案收集，而是鏈接事業單位的工作發布或者資源共享平臺，從而開創檔案在線自動收集和歸檔功能。

1.2 有利于干部人事檔案信息傳遞更加安全

采用網絡信息技術，在一定程度上可使干部人事檔案數字資源的安全性更強。過去檔案信息的傳遞只能通過書面形式，很容易因為傳閱而出現紙張磨損或者丟失的問題，而通過網絡，就能很好地避免這種紙質檔案損壞或者丟失的情況。有關單位只需要對可以進行共享的人事檔案內容組建一個局域網，然后在局域網內設置共享權限和分享密碼，就能確保在檔案資料傳閱中的保密性，以及檔案內容的完整性和安全性。同時，在網上進行信息傳遞，速度更快，突破了時間和空間的限制，實現共享，方便用戶利用。

2 大數據時代干部人事檔案管理數字化建設存在的主要問題

2.1 干部人事檔案管理觀念落后，對數字化建設重視不夠

一些工作人員的管理觀念比較落后，依然停留在傳統的管理要求上，不能對現有的管理內容進行創新或者更新，難以體現檔案管理的規范化。尤其是目前網絡信息技術廣泛普及的新時代，一些單位的干部人事檔案管理數字化建設還比較遲緩，很多基礎的信息技術以及信息設備都尚未配備，嚴重制約了干部人事檔案管理工作的發展。

2.2 數據來源渠道較少，缺乏完善的干部人事檔案數據信息管理平臺

干部人事信息都比較單一，內容涉及面也很簡單，直接制約了干部人事檔案管理數字化的發展。由于大數據技術等的利用不足，使得檔案信息內容只能用于對某位指明姓名的人員進行搜索，不能夠實現對同一階段或者同一專業員工的綜合能力對比，弱化了檔案數據管理有效性和潛在價值，無法體現數據管理的優勢。還有，在現有的干部人事檔案信息收集中，多是以文字為主的信息記錄內容，因此，在統計與電子檔案轉化時就需要大量的人力物力對文字信息進行二次提取，從而導致干部人事檔案信息管理的重復。建立干部人事檔案信息數據管理平臺，能夠將這些檔案信息充分提煉，實現對信息的資源共享和自主編輯，提升管理和利用成效。

2.3 干部人事檔案管理信息化配套設施不健全，缺乏專業的信息化操作人員

干部人事檔案管理平臺構建和檔案數字化管理，對檔案管理人員的技術水平要求比傳統的檔案管理更高、更加嚴謹。從目前多數檔案管理從業者的綜合素質來看，很多人員的專業水平并不高，還有一些甚至沒有達到基本的專業水平標準。一般干部人事檔案數字化管理要求在系統中實現用戶的檢索分類，且要求不同的用戶有不同的使用權限，高級檢索可以進行對信息的批改、刪除管理，中級檢索可以實現對文檔內容的全文檢索，還有管理人員有使用用戶的管理權限，能夠及時查看每個用戶的使用情況和使用內容。這也就要求檔案管理人員知道怎么操作和使用這個檔案管理平臺，出現問題時，可以及時解決，確保各位用戶查用檔案是在使用規則限定范圍內進行的，防止用戶的使用意外以及使用問題的出現。

2.4 缺乏信息安全意識，容易引發信息泄露風險

在大數據時代背景下，檔案文檔的一體化數據存在一定的信息安全隱患。如何做好對保密性文檔信息的保護，以及防止檔案信息濫用的情況，這些都需要在檔案數字化管理的構建中重點考慮。在推進干部人事檔案數字化管理，以及檔案大數據平臺組成時，應注意使用規范的防火墻設置。相比較傳統的檔案信息，在數據信息平臺上因使用更加便捷，也就容易導致很多信息泄露的風險。如果某個平臺窗口沒有做好安全防護，就可能讓檔案信息系統被黑客攻破，導致重要的檔案內容無法安全保管。還有在干部人事檔案使用者的分類與要求中，也要注意對用戶身份鑒別，某些高度保密性內容要加設上級權限才能允許使用。同時，使用者對所下載的檔案內容如果做了修改或者增減，應自動實時跟蹤記錄。

3 大數據時代干部人事檔案管理數字化建設策略

3.1 加強信息化宣傳教育，集中統一管理干部人事檔案數據

應加大對有關領導、部門及人員的干部人事檔案管理信息化及數字化理念的宣傳，讓有關人員增強干部人事檔案數字化管理理念，學習運用數據處理技術管理干部人事檔案。可以邀請網絡信息及“大數據”技術方面的專家學者進行知識和技術的講座培訓，不斷培養和提升干部人事檔案管理工作人員的綜合能力。在干部人事檔案數字化管理中應強調集中統一管理，建設和使用文檔一體化的存儲、管理和利用平臺。在檔案信息的收集中，不僅收集的過程要統一，導入數據的窗口也要統一。對收集信息進行統一的收集管理，可以方便之后的數據分類處理以及數據信息的篩選利用。數據的使用管理也應統一，簡化檔案處理過程，讓檔案處理變得更加有效、方便、簡捷，更加凸顯干部人事檔案的價值。

3.2 收集基礎信息數據，建立干部人事檔案信息數據庫

應實行文檔一體化管理模式，建立相應數據庫，實現對干部人事檔案基礎信息數據的整體把握。目前所設計的較為突出的軟件是TRIP數據庫，這種非結構化特征的數據庫最為顯著的優勢就是可以跨平臺進行大數據存儲，通過二進制的數據形式，實現對數據對象的各種導入和存儲。這種數據庫不會過多強調對象數據的大小，且能夠自助完成對文本的抽取工作，自主實現檔案信息的查找功能，其檢索功能十分強大。還有TRIP數據庫中的層次機制值得一提，通過對用戶身份識別以及訪問權限與訪問內容調查，可以完成對干部人事檔案數據的快速處理及跟蹤監督。

3.3 完善基礎設施，加快技術人才隊伍建設

基礎設備作為檔案數字化建設和提高檔案管理效率的重要條件，相關管理部門應舍得擴大資金投入，配備好信息化、數字化檔案管理基礎設備，包括數字化建設所需要的服務器、計算機、掃描儀和系統軟件等，滿足干部人事檔案數字化管理的實際需要。由于目前檔案信息的數字化轉型還未普及，一些地方的數字化管理操作技術能力較落后。因此，加強人才培養，提高人才的信息技術操作能力，對干部人事檔案信息的數字轉型有十分重要的意義。在人才培養中，應突出檔案管理數字化技術的運用。應通過培訓，使檔案管理人員熟知數字化知識，熟練掌握數字化檔案管理操作技能。除了基礎知識方面的培訓提高，還可以組建人才團隊進行專項研究，以此來提升檔案數字化管理轉型的水平。

3.4 提高干部人事檔案管理信息系統運行的安全性

一些數字化干部人事檔案管理涉及國家機密信息、專利技術或商業機密、地方建設等不公開資料，應加強網絡數字風險的技術防控，建立數字化檔案安全保障體系，注意信息安全防護，防范檔案信息泄露風險。在干部人事檔案管理信息系統運行的綜合維護上，應注意對使用流程的管理和監控，嚴格操作管理。通過對操作系統的嚴格把握，在用戶使用入口上增設身份識別內容，防止檔案數據信息的泄露，避免檔案數據的用戶濫用情況，進一步提升干部人事檔案信息的安全性。

綜上所述，在有關大數據時代下干部人事檔案管理與數字化建設的研究中可以看出，在信息化技術逐漸普及的新形勢下，檔案管理的優化升級將成為必然趨勢。我們應加強檔案信息化及數字化管理的宣傳教育，集中統一管理干部人事檔案數據，建立干部人事檔案信息數據庫，完善基礎設施，加快技術人才隊伍建設，保障信息系統安全，通過不斷的技術強化和人員工作水平的提升，促進干部人事檔案管理綜合效率的提升，更好地發揮干部人事檔案信息資源的價值。