論財務共享服務模式下財務流程的再造及優化

郭靜 中國石油集團共享運營有限公司

財務共享服務模式屬于分布式管理模式，可推動業財一體化發展，推動財務人員的轉型升級。在這個背景下，企業的財務工作形式出現了很大轉變。對于財務流程優化來說，它是企業提升內部管理效率的有效環節。在當前經濟形勢下，企業擁有的財務戰略及流程已不能滿足新時代下業務發展的需要，所以財會工作應順應時代發展要求進行調整。對此，筆者提出在財務共享模式下推動財務流程的再造與優化，借助先進技術和工具的使用提升財務工作的處理效率和質量。

一、財務共享與財務流程再造概述

（一）財務共享服務特征及價值

財務共享服務是建立在信息技術基礎上的，對財務業務進行流程化處理，借此優化組織結構，規范業務流程，提高財務工作處理效率，降低運營成本或者創造更多價值的服務模式。該模式的特點包括：以信息技術為基礎，建立FSSC，發揮先進技術的輔助作用；以業務流程為核心，考慮如何更加快速高效地完成財務工作，加強專業化分工能力，從而提升生產效率；存在多樣化的實施動機，FSSC的建立可成為優化整個財務組織架構的契機，能夠規范流程，提升流程效率，降低運營成本，同時也可以加強內部控制；市場化的視角，應重視客戶，為客戶提供需求的服務，同時滿足自身的經營動機；生產式服務，將財務服務作為生產運營，關注服務效率和質量，建立完善的現場績效評估體系以及質控體系；分布式服務，以FSSC為服務端，以商業單元為客戶端，提供分布式業務支持。

（二）業務流程再造理論分析

業務流程再造（BPR）也就是業務流程重組，是企業進行管理的一種先進思想。該理論是通過對企業的戰略方案、增值運營流程、存在支撐作用的系統、政策、組織、架構、管理體系等進行重組和優化，從而實現流程與生產力的最優配比。BPR 強調以業務流程為改造對象和中心、以關心客戶的需求和滿意度為目標、對現有的業務流程進行根本的再思考和徹底的再設計，積極應用先進技術手段和管理理念，最大限度地實現技術上的功能集成和管理上的職能集成，打破過去的職能型組織結構，建立全新的過程型組織結構，從而提高企業經營的成本控制、質量控制、服務和速度水平等因素。

二、財務共享服務模式對財務流程再造的影響

（一）對財務會計的影響

第一，財務會計過程的成長情況。伴隨著時代的進步，諸多企業逐漸實施全面信息管控，使用會計軟件能夠解決會計信息不能及時傳遞的問題，還能加大部門之間的聯系。但這需要對企業進行改革，使其管理方式與會計軟件可以良好結合。第二，運用財務共享再造財務會計流程。財務工作中存在很多基本活動，比如采購管控、庫存管控等。這部分工作產生的會計信息應該傳遞給會計系統，而在財務共享平臺中，應建立總賬核算，把所有的業務流程和總賬核算相銜接，可以高效處理業務。

（二）對資金管理的影響

第一，資金管理現狀。當前資金管理存在很多問題，比如信息傳輸速度慢，管理流程復雜，無法全面反映真實的工作情況，存在信息單方面傳遞的問題；財務管理的目的與價值鏈上的管理理念不同，主要是實現利潤最大化與股東財富最高限度，而這和價值鏈管控的理念不一樣，也不受重視，這給資金管理帶來一定阻礙。

第二，資金管理流程剖析和再造。資金管理工作的具體內容很復雜，結構性和非結構性因素都很多，而且對企業的影響較大，結果存在很強的不確定性。對此，企業需要設置完善的流程程序，規范各方面的資金管理工作。在財務共享服務模式下，非結構化與半結構化的出現次數較少，且不容易涉及穩定的程序。

（三）對會計人員的影響

一方面是對財務人員角色定位的影響。新模式下，財務工作流程得到簡化，很多過去由會計人員操作的工作被計算機程序接替，這減輕了會計人員的工作量和壓力，提高了工作效率，但也影響其工作價值的發揮。另一方面是對財務人員職能定位的影響。新模式下，會計人員的職能出現很大轉變，不再是簡單的財務信息收集、出具財務報告、保存財務憑證等，而是需要通過對財務信息的分析為決策制定、戰略規劃等提供參考依據，同時負責財務工作的預測與實時監管。

三、財務共享服務模式建設前財務流程存在的問題

（一）費用報銷流程方面

對于集團企業，進行費用報銷處理時一般是集中操作，按照月度、季度統一報銷的模式進行處理，并設置一定的時間限制。但在一定的時間范圍內，企業的財務人員集中處理這項業務，導致需要處理的信息增加，工作量也增加，還可能影響其他業務工作的開展。很多企業沒有采取銀企直連的方式處理報銷費用，多數是使用的網銀、現金，所以會存在一些限制。另外，報銷流程中有很多需要人工處理，特別是審批環節，大部分都是線下審批模式，環節多、效率低，而且報銷的發票等都是紙質存檔，不利于查找保存。

（二）應付賬款流程方面

企業在面對供應商付款時，需要在訂貨單、驗收單和發票三單一致的情況下進行，而這需要企業財務部門進行仔細審核，增加了運營負擔。企業也存在與供貨商的聯系不及時的問題，因為審核時間較長，供貨商不能及時了解業務處理進度，所以等待期也較長，會影響到企業的信譽。另外，財務人員不能及時發現有問題的單據，導致其經過傳遞、修改、重新制作后再次傳遞出去，不僅會增加工作量，也會延長付款周期。

（三）應收賬款流程方面

企業財務工作中的一些環節依然存在線下處理模式，由業務部門將票據等交給財務人員，然后由后者手工錄入收款等信息，如果發生折扣折讓等業務，也需要在線下審核完畢后再進行人工錄入。另外，對于訂單的整理和賬齡的分析不夠規范，流程處理不健全，財務人員的效率不高，而且容易出現失誤。

（四）現金結算流程方面

企業進行結算時大部分情況會選擇網銀、匯票、現金等方式，對于更加便利的銀企直連方式應用得不多，這導致業務處理效率較慢。企業的賬戶管理比較松散，總公司不能對分公司的賬戶進行統一管理，也就無法實時監測賬戶的變化。另外，企業的資金結算業務十分頻繁，結算量也比較大，這增加了財務人員的工作量，并且由于人工模式的存在降低了工作效率，進而影響到企業的資金利用率。

四、財務共享服務模式下財務流程再造及優化方案

（一）財務共享服務模式下財務流程優化目標及原則

1.財務流程優化目標

首先是保證企業資金的正常周轉。通過財務流程優化可以提高資金的使用率和綜合配置水平，進而保證資金的正常周轉。其次是可以提升財務信息使用效率。通過財務流程優化，引入信息技術進行信息化建設，可以提高財務數據加工能力，提升工作效率，同時也能擴大財務信息流動范圍，減小局限性，保證企業內部和相關的各財務關系主體都能及時獲取財務信息，提高時效性，也優化了財務職能。最后是增強抵御風險能力。因為企業發展規模不斷擴大，財務工作內容不斷豐富，在復雜的經濟形勢和內外部環境下面對較大的風險因素，而通過財務流程優化則可以顯著提高企業的抵御風險能力，妥善應對多變的市場環境。

2.財務流程優化原則。

首先是遵從戰略目標。這項工作的開展需要對應企業提出的戰略目標要求，滿足企業運營的發展需求，實現可持續發展。如果兩者出現偏離，即使這項工作成效顯著，也會因為偏離原本的規劃給企業發展造成阻力。其次是以流程導向代替職能導向。在供應鏈以及價值鏈的管理思想下，業務部門需要從各個生產環節入手，遵從實踐態度加強環節以及部門之間的聯系，整合所有資源，協調分配，減少不必要的糾紛，去除無法實現價值增值的環節，實現資源的最大化利用。再次是堅持以人為本。這項工作的開展需要從員工出發，強化先進管理思想的熏陶，加強思想培訓，通過對職能崗位的信息化改造，最大限度地釋放員工的工作能力，激發員工的能動性，調動員工的責任心，共同實現企業愿景。最后還要堅持信息共享、價值增值，按照循序漸進的想法與時俱進，積極應用先進技術逐漸改善業務流程，堅持工作重點穩步推進、工作難點各個擊破。

（二）財務共享服務模式下財務流程優化的具體設計

1.費用報銷管理流程優化

一是放棄原本的報銷流程中的線下手工處理操作，借助FSSC 進行工作，將線下費用報銷審批轉移到線上，加快處理速度，同時單據電子化嵌入了預算控制，也支持財務人員進行線上操作。二是進一步明確財務人員的分工，在FSSC 設立單獨的初審和復核崗位，可加快處理速度。三是費用報銷流程結束與后面的付款流程直接銜接，加快資金交付過程。

2.采購管理流程優化

從三個方面對采購管理環節進行優化：一是在對采購訂單、入庫單、發票的三單匹配環節，將過去的人工線下審核操作改成系統線上審核，由FSSC 的初核崗在ERP 系統中完成審核操作；二是為了規避發票認證風險，嚴格劃分各崗位的職責任務，明確工作分工，并專門在FSSC 設置收單崗負責核對發票的真實性；三是在預付款的核銷方面，由系統自動檢測，避免人工操作帶來紕漏。其中對于發票的審核主要是抬頭、類型、金額、數量等的準確性；如果存在差異性問題，需要做退單處理；而如果一切都對得上，則由核算崗進行預付款核銷，由ERP 系統自動完成；如果是企業采購的固定資產，審核之后會自動形成生產會計憑證，系統也會自動形成固定資產臺賬。

3.銷售收款管理流程優化

這個環節的優化包括兩個方面：一是借助信息技術和系統的存在強化了信息共享功能，保證賬實相符，消除了銷售出庫和收入因存在差異而產生的糾紛問題，明確了出庫單的基準作用。二是減少了線下人工的工作，利用財務系統實現產品打折、開具發票等流程的自動化操作。

4.總賬核算管理流程優化

這個環節的優化主要從兩個方面進行：一方面是手工憑證工單的創建和審核在共享中心和本地財務同時進行，增強了憑證制作的約束性；另一方面是支持性材料的提交經過審核通過后，在系統中進行會計憑證的錄入、復核和過賬以增強憑證制作的規范性。

（三）財務共享服務模式下財務流程再造與優化的措施

第一，加強信息安全管理。財務共享服務模式下的財務流程再造是依靠信息技術進行操作的，但是互聯網本身的開放性和模擬性增加了遭受網絡信息安全風險的可能，繼而會給金融信息安全造成安全風險。對此需要重視信息安全管理，從多個渠道入手建立信息安全防護機制。一是打造電子防火墻。這是電腦系統最常用的安全防護體系，一般是在內網與外網的接口處設置電子屏障，以此維護FSSC 和平臺的正常運行，直接阻斷不合法的訪問。二是為數據加設密碼。這樣可以防范非法分子偷聽與竊取數據，保證數據傳輸的安全性，結合實際可以選擇對稱與非對稱加密兩種方式。前者是雙方使用同樣的密鑰獲取數據信息；后者是雙方擁有一個公共密鑰與各自的一個私用密匙。相對來說，后者更加安全，所以應用十分廣泛。

第二，健全管理體制。企業需要完善財務流程再造操作的相關制度體系，為每位員工賦予不同的職責和權限，特別是FSSC 和系統的管理員與操作員要安排不同的人擔任，而且管理員與信息用戶也不能重合；在職責上，系統操作員只擁有使用文件數據的權利，沒有修改數據的權限。另外，在具體操作過程中，操作員要求在終端上詳細記賬、分析，負責會計憑證、賬簿的保管，協調其他工作的開展。

第三，改進金融共享服務核心流程。其主要涉及信息流、實體物流和資金流三個關鍵環節。對這三個環節的整合與優化，是開展財務流程再造工作遇到的核心問題。對此需要加強財務人員對于財務審計的開展，強調全過程監管，確保財務信息可以快速歸檔，符合應用的質量要求。在5G 時代，因為信息流出現升級，所以要將過去的串行信息流轉變為信息流，從而簡化信息傳遞方式，提高信息傳遞效率和質量。

五、結語

在互聯網時代，財務共享服務模式的應用十分普遍，并有很大的便利性。在該模式下開展財務流程再造工作，對于企業財務工作效率與質量的提升也有積極意義。通過財務流程的再造與優化，可以改進過去財務管控模式下存在的缺點與不足，滿足信息化快速發展的需求，從而適應現代企業管理的要求。