光伏產(chǎn)業(yè)檔案管理工作中存在的問題與思考

文/童玉玲

隨著國家對能源結(jié)構(gòu)調(diào)整的各項戰(zhàn)略落實，光伏產(chǎn)業(yè)在國民經(jīng)濟發(fā)展中的作用越來越凸顯。相應(yīng)地，在光伏產(chǎn)業(yè)發(fā)展過程中形成了大量有保存價值和利用開發(fā)價值的檔案信息資源。對光伏產(chǎn)業(yè)檔案信息資源的保護(hù)、利用和開發(fā)，既是新時期光伏產(chǎn)業(yè)發(fā)展的現(xiàn)實訴求，也是推動國民經(jīng)濟社會發(fā)展的有效途徑。因此，有必要對光伏產(chǎn)業(yè)檔案管理工作存在的問題進(jìn)行認(rèn)真思考，并結(jié)合光伏產(chǎn)業(yè)未來發(fā)展趨勢，加大對光伏產(chǎn)業(yè)檔案管理工作支持力度，建立更為完善的光伏產(chǎn)業(yè)檔案管理體系。

1 光伏產(chǎn)業(yè)檔案管理內(nèi)容與應(yīng)用現(xiàn)狀

光伏產(chǎn)業(yè)產(chǎn)生的檔案有文書檔案、科技檔案、會計檔案、聲像檔案、實物檔案、人事檔案等。檔案作為無形資產(chǎn)，對企業(yè)的發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。首先，在運營過程中，檔案管理可以在一定程度上維護(hù)企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)的合法權(quán)益。其次，檔案管理貫穿于企業(yè)發(fā)展的始終，能夠保存企業(yè)不同發(fā)展時期的各種資料，提高檔案信息資源的利用價值，有助于保證企業(yè)內(nèi)部工作的順利開展。

以光伏產(chǎn)業(yè)上游企業(yè)為例，用于硅材料生產(chǎn)與加工、硅片生產(chǎn)的設(shè)備儀器類檔案尤為重要，包括設(shè)備環(huán)保處理與凈化、設(shè)備檢測等相關(guān)圖紙、電子文件等。如設(shè)備的開關(guān)、指示說明、運行流程等，檔案管理人員需要將這些資料進(jìn)行整理和完善，以保障生產(chǎn)所需設(shè)備能夠良好運行。再以光伏產(chǎn)業(yè)下游企業(yè)為例，設(shè)備運行維護(hù)階段產(chǎn)生的檔案也有著不可忽視的作用。運行維護(hù)階段的檔案是維護(hù)人員對光伏并網(wǎng)電站運行相關(guān)數(shù)據(jù)和其他工作內(nèi)容的真實記載，是光伏設(shè)備運行的真實寫照，也是光伏電站運行維護(hù)和維修整改的重要依據(jù)。運行維護(hù)檔案包含運行分析記錄、巡檢記錄、累計發(fā)電量報表、維修日志、維修檢修記錄、檢修管理、分析記錄等等。對光伏運行維護(hù)檔案信息進(jìn)行查詢，有利于工作人員及時了解光伏電站運行情況，進(jìn)而制定對應(yīng)的維護(hù)方案。

為提高光伏產(chǎn)業(yè)檔案管理水平，初步建立了信息化管理系統(tǒng)和檔案管理制度。隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)不斷發(fā)展，光伏產(chǎn)業(yè)在檔案管理過程中引進(jìn)了大數(shù)據(jù)、云計算等多種技術(shù)，并形成了檔案信息數(shù)據(jù)庫，數(shù)據(jù)庫記載了光伏電站的建設(shè)單位、設(shè)計單位、施工時間、竣工時間、電器設(shè)備基本參數(shù)、電站規(guī)模、氣象地理資料等。同時，在光伏電站運行過程中，數(shù)據(jù)庫還會對供電情況累計發(fā)電量、各自方陣匯流箱開路電壓、短路電流、光伏并網(wǎng)電站輸出電壓等相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄。通過對光伏產(chǎn)業(yè)檔案信息數(shù)據(jù)庫的分析，能夠查找出當(dāng)前光伏電站在運行過程中的隱患和可能存在的風(fēng)險，能夠為運維人員排除隱患和風(fēng)險提供更為全面的數(shù)據(jù)支撐，進(jìn)一步提升運維人員解決問題的科學(xué)性和準(zhǔn)確性，有利于提高光伏電站的運營維護(hù)水平。

2 光伏產(chǎn)業(yè)檔案管理工作中存在的主要問題

當(dāng)前我國光伏產(chǎn)業(yè)正處于起步發(fā)展階段，雖然檔案管理工作得到了足夠重視，但是現(xiàn)有的管理方法、手段和制度尚不能有效應(yīng)對光伏產(chǎn)業(yè)檔案管理面臨的挑戰(zhàn)。

第一，尚未形成完善的檔案管理體制。當(dāng)前光伏產(chǎn)業(yè)在檔案管理過程中相關(guān)部門之間對于檔案管理工作分工還不夠明確，很多部門對于光伏產(chǎn)業(yè)檔案管理重視程度不足，并沒有形成統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，從而導(dǎo)致不同部門與檔案管理部門沒有形成默契和有效溝通，難以發(fā)揮協(xié)同作用，在檔案工作開展過程中往往因為部門溝通不暢，導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)收集不及時，檔案信息不系統(tǒng)等問題的出現(xiàn)。從檔案管理部門角度看，部分檔案管理部門在檔案管理過程中對光伏產(chǎn)業(yè)檔案管理制度機制建設(shè)重視程度不足，沒有結(jié)合新時期光伏產(chǎn)業(yè)發(fā)展的實際需要，對檔案管理制度體制進(jìn)行更新和完善，導(dǎo)致很多制度已經(jīng)落后產(chǎn)業(yè)發(fā)展，難以為光伏產(chǎn)業(yè)檔案管理工作提供制度依據(jù)和機制保障。部分檔案管理人員在落實檔案管理制度機制過程中缺少主動意識和責(zé)任意識，導(dǎo)致光伏產(chǎn)業(yè)檔案管理十分隨意松散，部分光伏產(chǎn)業(yè)檔案信息不全。由于檔案信息真實性和完整性無法得到保障，為后續(xù)檔案信息資源開發(fā)和利用埋下了隱患。

第二，數(shù)字化建設(shè)比較落后。檔案信息化已經(jīng)成為光伏產(chǎn)業(yè)檔案管理的未來發(fā)展方向，在積極落實國家相關(guān)政策過程中，要將光伏產(chǎn)業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)放在突出位置。但部分地區(qū)在光伏產(chǎn)業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)過程中并沒有充分認(rèn)識到其重要性和必要性。部分光伏企業(yè)的檔案管理硬件設(shè)施相對落后，軟件系統(tǒng)比較老舊，難以滿足當(dāng)前光伏產(chǎn)業(yè)檔案信息化的建設(shè)訴求。此外，部分地區(qū)光伏產(chǎn)業(yè)在發(fā)展過程中并沒有給予檔案數(shù)字化建設(shè)足夠的資金支持和政策保障，在檔案數(shù)字化建設(shè)過程中制度機制不健全，難以為光伏產(chǎn)業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)提供扎實全面的技術(shù)支持和制度保障，在一定程度上影響了光伏產(chǎn)業(yè)數(shù)字化建設(shè)。此外，還有部分檔案管理部門，雖然前期進(jìn)行了轟轟烈烈的檔案信息化建設(shè)，但缺少后續(xù)投入，出現(xiàn)了“重前期、輕后期”的問題。當(dāng)前，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)不斷發(fā)展，對光伏產(chǎn)業(yè)檔案管理工作也提出了新的要求，特別是在光伏產(chǎn)業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)過程中，如果沒有持續(xù)的政策支持和資金投入，檔案管理的相關(guān)軟硬件設(shè)施就不能得到及時的更新和維護(hù)，也就無法對重要的檔案信息資源進(jìn)行整合提煉，就難以發(fā)揮出檔案信息資源對于光伏產(chǎn)業(yè)發(fā)展的指導(dǎo)意義。數(shù)字化建設(shè)落后不僅影響光伏產(chǎn)業(yè)檔案管理，同時也難以使光伏產(chǎn)業(yè)檔案與其他工作緊密結(jié)合，出現(xiàn)了檔案管理與其他工作脫節(jié)問題。

第三，缺少專門負(fù)責(zé)的部門和人員。光伏產(chǎn)業(yè)檔案管理工作需要具體的檔案管理人員來落實，光伏產(chǎn)業(yè)檔案管理工作開展需要每一個光伏企業(yè)主動參與，并明確各自檔案管理部門和具體工作人員責(zé)任。但部分光伏企業(yè)并沒有指定具體的部門負(fù)責(zé)檔案管理工作，很多檔案管理工作都由辦公室人員來兼任，而辦公室工作人員既要負(fù)責(zé)光伏企業(yè)的日常工作，還需要對光伏產(chǎn)業(yè)相關(guān)檔案進(jìn)行整理，因此難免會影響光伏產(chǎn)業(yè)檔案管理成效。加之很多兼職人員對光伏產(chǎn)業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀以及光伏產(chǎn)業(yè)檔案管理的重點和目標(biāo)要求了解得不全面，在光伏產(chǎn)業(yè)檔案管理過程中難免會出現(xiàn)問題和疏漏，在一定程度上影響了光伏產(chǎn)業(yè)檔案管理成效，并不利于光伏產(chǎn)業(yè)檔案管理工作的可持續(xù)性開展。還有部分單位雖然安排了專門的檔案管理人員從事光伏產(chǎn)業(yè)檔案管理工作，也設(shè)置了相應(yīng)的部門為光伏產(chǎn)業(yè)檔案管理工作提供了空間和載體。但在具體落實過程中，并沒有對相關(guān)檔案管理人員進(jìn)行系統(tǒng)的培訓(xùn)教育，也沒有從宏觀層面對光伏產(chǎn)業(yè)檔案管理工作進(jìn)行一系列安排，導(dǎo)致光伏產(chǎn)業(yè)檔案管理工作在開展過程中缺少目標(biāo)和方向，很多檔案工作開展都非常被動，能夠拿出的檔案成果也很難契合當(dāng)前光伏產(chǎn)業(yè)發(fā)展的實際需要，更不會受到相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的重視和關(guān)注，在惡性循環(huán)中光伏產(chǎn)業(yè)檔案管理工作質(zhì)量越來越差，難以真正地發(fā)揮出檔案信息的價值和作用。

3 光伏產(chǎn)業(yè)檔案管理工作問題的思考與應(yīng)對

為更好地推動光伏產(chǎn)業(yè)檔案管理工作，需要光伏產(chǎn)業(yè)企業(yè)主動作為，進(jìn)一步明確光伏產(chǎn)業(yè)檔案管理的價值和作用，構(gòu)建現(xiàn)代化檔案工作制度，對相關(guān)檔案管理工作制度要嚴(yán)格落實，確保制度機制真正能夠發(fā)揮指導(dǎo)、監(jiān)督作用。同時還要積極推進(jìn)光伏檔案數(shù)字化建設(shè)和安全保障工作，切實保障光伏產(chǎn)業(yè)檔案信息安全，為后續(xù)光伏產(chǎn)業(yè)檔案信息資源利用開發(fā)創(chuàng)造有利條件。

3.1 重視光伏產(chǎn)業(yè)檔案管理頂層設(shè)計

光伏產(chǎn)業(yè)檔案管理工作對于光伏產(chǎn)業(yè)發(fā)展起著至關(guān)重要的作用，相關(guān)單位在檔案管理部門既要從自身入手制定嚴(yán)格的檔案管理制度，加強檔案管理人員培訓(xùn)教育，提升檔案管理質(zhì)量，也要與上級部門主動溝通，對光伏產(chǎn)業(yè)檔案管理工作做好頂層設(shè)計工作。相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要對光伏產(chǎn)業(yè)檔案管理工作給予足夠的重視，充分認(rèn)識到光伏產(chǎn)業(yè)檔案管理工作的重要意義，并在不同場合宣傳光伏產(chǎn)業(yè)檔案管理的現(xiàn)實意義和價值要求，相關(guān)部門要配合檔案管理部門做好光伏產(chǎn)業(yè)檔案的收集、整理、開發(fā)、共享工作，進(jìn)一步提升光伏產(chǎn)業(yè)檔案管理質(zhì)量。同時要從全局角度出發(fā)，制定和完善光伏產(chǎn)業(yè)檔案事業(yè)發(fā)展長期規(guī)劃，進(jìn)一步明確光伏產(chǎn)業(yè)檔案管理未來發(fā)展重點，積極推進(jìn)光伏產(chǎn)業(yè)檔案信息化建設(shè)，完善光伏產(chǎn)業(yè)檔案管理制度機制，為光伏產(chǎn)業(yè)檔案管理工作提供扎實的制度支持和機制保障。

3.2 構(gòu)建現(xiàn)代化檔案管理制度與工作機制

網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)不斷發(fā)展，對光伏產(chǎn)業(yè)檔案管理工作也提出了新的要求。光伏產(chǎn)業(yè)檔案在管理過程中應(yīng)該與時俱進(jìn)，構(gòu)建更為現(xiàn)代化的檔案管理制度和工作方法。從檔案管理制度的角度看，要對原有產(chǎn)業(yè)檔案管理制度進(jìn)行認(rèn)真梳理。對已經(jīng)不適應(yīng)光伏產(chǎn)業(yè)現(xiàn)代化檔案管理的制度機制要及時完善和修改，確保光伏產(chǎn)業(yè)檔案管理制度能夠為光伏產(chǎn)業(yè)檔案管理工作提供制度保障。從光伏產(chǎn)業(yè)檔案工作方法的角度看，當(dāng)前，隨著光伏產(chǎn)業(yè)電子檔案規(guī)模的不斷擴大，傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理理念和管理方法已經(jīng)很難適應(yīng)光伏產(chǎn)業(yè)檔案管理的實際需要。因此，無論是檔案管理部門主要領(lǐng)導(dǎo)還是具體檔案工作人員，都應(yīng)該轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的光伏產(chǎn)業(yè)檔案管理思路，充分認(rèn)識到大數(shù)據(jù)、云計算、人工智能等技術(shù)對光伏產(chǎn)業(yè)檔案管理產(chǎn)生的影響，并主動構(gòu)建電子檔案管理系統(tǒng)。將紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，并存儲到電子信息系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫之中，提升光伏產(chǎn)業(yè)檔案管理效率，有效地降低檔案管理工作量和工作難度。此外，還要嚴(yán)格地落實國家關(guān)于光伏產(chǎn)業(yè)檔案管理的相關(guān)制度要求，并根據(jù)光伏產(chǎn)業(yè)檔案管理的實際需要，對光伏產(chǎn)業(yè)機構(gòu)和檔案管理人員的職責(zé)權(quán)限進(jìn)行調(diào)整，進(jìn)一步完善光伏產(chǎn)業(yè)檔案的保管期限、歸檔范圍、檔案信息資源開發(fā)等相關(guān)制度機制，實現(xiàn)光伏產(chǎn)業(yè)檔案信息資源合理利用，為光伏產(chǎn)業(yè)檔案管理工作質(zhì)量和效率提升提供扎實的制度保障。

3.3 數(shù)字化建設(shè)與安全保障協(xié)同推進(jìn)

網(wǎng)絡(luò)信息時代，檔案數(shù)字化建設(shè)至關(guān)重要。檔案主體應(yīng)將檔案數(shù)字化建設(shè)納入年度規(guī)劃之中，并對光伏產(chǎn)業(yè)檔案管理相關(guān)工作進(jìn)行統(tǒng)一部署，實現(xiàn)光伏產(chǎn)業(yè)檔案管理與其他工作同步實施、無縫銜接。確保光伏產(chǎn)業(yè)檔案能夠及時、高效、準(zhǔn)確地被收集、被利用、被開發(fā)。隨著光伏產(chǎn)業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的不斷推進(jìn)，會形成大量的光伏產(chǎn)業(yè)電子檔案，因此必須將光伏產(chǎn)業(yè)檔案信息安全工作放在突出位置，完善相關(guān)制度機制。一方面，要對光伏產(chǎn)業(yè)涉密檔案采取物理隔離方式，建立內(nèi)部局域網(wǎng)，確保光伏產(chǎn)業(yè)涉密檔案信息安全，在光伏產(chǎn)業(yè)電子檔案管理系統(tǒng)使用方面，還應(yīng)該設(shè)置相應(yīng)的管理權(quán)限，存儲光伏產(chǎn)業(yè)檔案信息的計算機要安裝防火墻和必要的防毒軟件，按照相關(guān)操作流程，及時地對防火墻和防毒軟件進(jìn)行更新。另一方面，要確保光伏產(chǎn)業(yè)檔案庫房環(huán)境符合國家的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，既要安裝防火防盜相關(guān)設(shè)施，也要安裝相應(yīng)的監(jiān)控系統(tǒng)，確保檔案信息安全。

3.4 組建高素質(zhì)檔案工作人員隊伍

光伏產(chǎn)業(yè)檔案管理工作是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程，既需要完善相關(guān)制度機制，也需要組建高素質(zhì)的檔案工作人員隊伍。一方面，結(jié)合光伏產(chǎn)業(yè)檔案管理實際需要引進(jìn)高素質(zhì)人才，提升光伏產(chǎn)業(yè)檔案管理隊伍的整體素質(zhì)和水平。隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)不斷發(fā)展，原有的檔案管理模式和管理手段已經(jīng)很難適應(yīng)信息化或數(shù)字化需求。因此，必須積極協(xié)調(diào)相關(guān)部門，落實光伏產(chǎn)業(yè)檔案管理專職人員，并結(jié)合發(fā)展需要，對光伏產(chǎn)業(yè)檔案管理人員進(jìn)行系統(tǒng)培訓(xùn)，提高光伏產(chǎn)業(yè)檔案管理人員的信息素養(yǎng)，更好地適應(yīng)當(dāng)前光伏產(chǎn)業(yè)現(xiàn)代化管理的現(xiàn)實訴求。另一方面，加強對光伏產(chǎn)業(yè)檔案管理人員的安全教育。聘請安全專家和政府部門保密工作人員對光伏產(chǎn)業(yè)檔案管理人員進(jìn)行系統(tǒng)的教育培訓(xùn)，進(jìn)一步提升光伏產(chǎn)業(yè)檔案管理人員的安全意識，嚴(yán)格落實光伏產(chǎn)業(yè)檔案安全管理制度，切實保障光伏產(chǎn)業(yè)檔案信息安全。

3.5 加大光伏產(chǎn)業(yè)檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

光伏產(chǎn)業(yè)檔案管理工作既需要領(lǐng)導(dǎo)重視、制度機制和檔案管理人員的努力作為保障，同時也需要基礎(chǔ)設(shè)施作為保障。因此，必須給予光伏產(chǎn)業(yè)檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)足夠的重視。一方面，要積極與政府檔案管理部門進(jìn)行溝通和聯(lián)系，進(jìn)一步明確光伏產(chǎn)業(yè)檔案建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，并以此作為依據(jù)引進(jìn)先進(jìn)的光伏產(chǎn)業(yè)檔案管理設(shè)備。包含計算機硬件設(shè)備、光伏產(chǎn)業(yè)軟件管理系統(tǒng)、復(fù)印設(shè)備、打印設(shè)備和相應(yīng)的輔助設(shè)備，等等，為光伏產(chǎn)業(yè)檔案信息收集、整理、開發(fā)、利用、共享奠定扎實的物質(zhì)基礎(chǔ)。另一方面，檔案管理部門應(yīng)該與第三方互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)進(jìn)行合作，對光伏產(chǎn)業(yè)檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行開發(fā)和完善，既要結(jié)合光伏產(chǎn)業(yè)檔案管理實際完善相關(guān)功能，也要結(jié)合光伏產(chǎn)業(yè)檔案信息資源共享，明確相應(yīng)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。確保檔案管理系統(tǒng)與政府相關(guān)部門和企事業(yè)單位系統(tǒng)能夠有效對接，實現(xiàn)檔案信息資源的廣泛共享，充分發(fā)揮檔案信息資源的價值和作用。此外，還要制定光伏產(chǎn)業(yè)檔案基礎(chǔ)設(shè)施持續(xù)投入機制，確保光伏產(chǎn)業(yè)檔案基礎(chǔ)設(shè)施能夠得到及時的更新?lián)Q代和維護(hù)，更加契合光伏產(chǎn)業(yè)數(shù)字信息化建設(shè)，更好地實現(xiàn)光伏產(chǎn)業(yè)檔案信息資源的開發(fā)和利用。

總之，新形勢下，要想提升光伏產(chǎn)業(yè)檔案管理效率，就需要對當(dāng)前光伏產(chǎn)業(yè)檔案管理存在的具體問題進(jìn)行分析，以此作為思路，進(jìn)一步明確未來光伏產(chǎn)業(yè)檔案管理工作開展的主要方向。一方面，要完善光伏產(chǎn)業(yè)檔案管理制度機制，確保光伏產(chǎn)業(yè)檔案管理工作有法可依、有制度可遵循。另一方面，要加大對光伏產(chǎn)業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)力度，加大人才培養(yǎng)力度，為光伏產(chǎn)業(yè)檔案工作開展提供扎實的技術(shù)保障和人才保障。