企業電子檔案管理模式與優化建議

文/康晨煒

當前企業在經營管理過程中深受信息化影響，無論是辦公自動化，還是信息技術的運用都會產生大量電子檔案。如果依然沿用傳統的檔案管理模式勢必會影響電子檔案功能的發揮。因此，越來越多企業開始將電子檔案管理模式信息化作為重要方向，并結合企業電子檔案的管理需求制定了相應的標準和制度體系，規范了企業電子檔案管理流程，提升了電子檔案管理效率，使電子檔案真實性、安全性、有效性得到了有效保障。

1 企業電子檔案管理模式及現狀

企業電子檔案管理是企業管理的重要內容之一，當前企業電子檔案管理主要有“單套制”和“雙套制”管理模式。隨著企業信息化建設的不斷推進，“單套制”管理模式將會成為企業電子檔案管理模式的主流。企業需要提升電子檔案管理效果，首先要對企業電子檔案管理現狀進行分析和研究，并結合存在的問題制定有針對性的策略。

1.1 企業電子檔案管理模式類型

我國企業電子檔案管理當前主要有“雙套制”管理模式和“單套制”管理模式。“雙套制”管理模式是指企業在紙質檔案歸檔的同時，還需要對電子檔案進行歸檔，確保電子檔案與紙質檔案歸檔的一致性。“單套制”管理模式則是在檔案管理過程中只需要對電子檔案進行歸檔和管理，并不需要對紙質檔案進行歸檔和管理。網絡信息技術背景下，無論是“雙套制”管理模式還是“單套制”管理模式都需要對電子檔案管理給予足夠的重視，確保電子檔案信息安全。很長一段時間，企業在電子檔案管理過程中并沒有現成的經驗可以借鑒，主要采取的是“雙套制”的管理模式——只有實現電子檔案與紙質檔案的同時歸檔，才能夠為電子檔案的真實性、可靠性、可用性、完整性提供對照和對比借鑒。通過“雙套制”管理，既彌補了紙質檔案自身的缺陷，也實現了紙質檔案與電子檔案的相互借鑒、相互補充。在信息化建設初級階段，企業在電子檔案管理過程中受到產業信息化標準不健全，電子檔案管理人員能力素質偏低，難以對于信息技術進行有效利用等客觀條件的限制，在電子檔案管理過程中難以對電子檔案進行系統的開發整合。而隨著我國信息技術的不斷發展，企業信息化程度不斷加深，相應地在電子檔案管理過程中也開始運用各種新技術，既實現了電子檔案的長期保存和信息安全，也能夠結合企業發展和業務活動對電子檔案信息進行整合和利用，特別是優秀人才的引進為電子檔案開發利用和保管提供了人才保障，既為企業電子檔案管理免除了后顧之憂，也能夠結合企業發展，對電子檔案信息資源進行開發和利用。

1.2 企業電子檔案管理現狀

企業電子檔案“雙套制”管理模式與業務實踐存在著沖突。早期我國企業之所以會施行“雙套制”管理模式，主要是應對當時電子檔案出現的挑戰。這一時期企業文件以紙質為主，雖然會產生少量的電子檔案，但主要起輔助作用。“雙套制”的電子檔案管理模式是在特定時期、特定背景下產生的，雖然具有合理性，但對電子檔案管理屬于權宜之計。而隨著大數據、云計算、人工智能技術的不斷發展以及現代企業建設的現實需要，企業開始生成大量電子檔案，無論是在業務開展層面還是在企業管理層面，隨著電子檔案數量的暴增，相應地在電子檔案管理模式上也需要與時俱進。電子檔案從輔助角色逐漸演變成為主導角色。如果企業依然采取“雙套制”電子檔案管理模式，勢必會與電子檔案信息化建設產生沖突，進而影響業務部門相關業務開展。紙質檔案管理不僅違背了信息化建設要求，也會降低工作效率，增加業務部門的負擔，相應地在紙質檔案管理過程中還需要不斷地投入人力、物力、財力，才能夠保證檔案管理工作正常運轉。

未來企業檔案管理應以電子檔案管理作為主要方面，在管理過程中要嚴格落實相關政策要求，積極構建“單套制”電子檔案管理模式。“單套制”電子檔案管理既要各級領導的支持，也需要相關部門的共同協作，不斷地推進企業電子檔案信息化建設，加大電子檔案管理人員教育培訓，進一步提升相關人員的能力和素質。現階段企業在電子檔案“單套制”管理過程中也有一些亟待解決問題。一是部分企業對于電子檔案重視程度不足。很多企業領導年齡較大，在檔案管理方面更依賴于紙質檔案，認為紙質檔案更加直觀，相應地對電子檔案重視程度不足，缺少歸檔意識，沒有對電子檔案信息化建設作出長遠規劃，導致電子檔案信息資源沒有得到合理利用和開發。二是電子檔案管理制度機制不健全。當前部分企業在檔案管理過程中并沒有結合電子檔案的相關制度要求完善企業電子檔案管理制度，導致很多電子檔案工作開展缺少制度依據，電子檔案管理質量不高、不全面。三是電子檔案資源沒有得到合理利用和開發。企業在電子檔案管理過程中投入了大量資金和人力，形成了具備相當規模的電子檔案信息，但在利用開發過程中一方面基于信息安全角度考慮，另一方面缺乏主動意識，導致電子檔案信息資源沒有得到利用和開發，形成了“信息孤島”，企業電子檔案管理效率低下，只能為企業提供簡單的文件檢索和信息搜尋服務。

2 企業電子檔案管理模式的優化建議

新形勢下，企業在電子檔案管理過程中，要充分認識到網絡信息技術發展對于企業電子檔案管理產生的深刻影響，要主動改變傳統的企業檔案管理理念，完善電子檔案“單套制”管理制度，因地制宜地采取靈活的電子檔案管理模式，進一步提升電子檔案“單套制”管理的適用性和可操作性，并實現對電子檔案信息資源的有效整合和綜合利用，結合企業需要提煉出價值的電子檔案信息，更好地實現電子檔案的價值和作用。

2.1 優化電子檔案管理制度

2.1.1 完善電子檔案管理制度。要從電子檔案形成、接收、管理、利用和處置等多個層面出發，進一步提升管理制度和規范的針對性和有效性，增強電子檔案管理實施的可行性和可操作性。要通過電子檔案管理制度落實，確保電子檔案信息收集及時、準確，確保電子檔案管理安全可靠，確保電子檔案利用高效有序。

2.1.2 充分發揮制度機制在電子檔案保管和利用中的作用。企業在電子檔案管理過程中既要注重電子檔案安全管理，也要注重電子檔案的高效利用。要通過制度機制落實推進電子檔案信息資源深度整合，構建和完善電子檔案數據庫，并以此作為電子檔案信息利用和整合的重要載體，實現電子檔案管理系統與業務系統的有效對接，進而按照相應的制度規范和開發要求，對電子檔案深入開發，實現電子檔案的信息價值。此外，還要參照國家的相關標準，對其電子檔案元數據進行定義，確立元數據管理的基本原則、依據和方法，進一步提升元數據管理的規范性。

2.2 優化電子檔案管理流程

隨著網絡信息技術不斷發展，企業生成了越來越多的電子檔案，要求企業在檔案管理過程中對原有的檔案管理流程進行梳理和創新，認識到原有的管理方式已經很難滿足電子檔案管理的現實訴求。要通過流程管理理念落實，為電子檔案管理提供新的思路和方式。

2.2.1 實現電子檔案與業務流程管理的深度融合。企業電子檔案來源于業務系統，業務系統的成熟度決定著電子檔案的成熟度。因此，在電子檔案管理過程中應從電子檔案整個生命周期通盤考慮，將電子檔案管理融入到企業業務活動整個流程之中，實現電子檔案的流程化管理，進一步提升電子檔案與業務管理工作的契合性。

2.2.2 企業要對電子檔案管理流程進行重新梳理和優化。信息時代背景下，企業要想實現現代化目標就需要對內部組織架構進行優化，提升企業業務效率，加強企業電子檔案管理，而優化電子檔案管理流程是企業加強檔案管理的重要方面。結合電子檔案信息化建設的現實訴求，改變傳統電子檔案管理思路，減少不必要的電子檔案管理步驟，提升企業電子檔案傳輸速度，更好地實現電子檔案價值。

2.2.3 搭建企業電子檔案管理系統。電子檔案管理需要一定的載體和途徑，為了更好地適應企業現代化建設訴求，有必要搭建電子檔案管理系統，要求業務部門和相關單位要將業務系統與電子檔案管理系統有效對接，實現電子檔案的快速收集、快速處理、快速整合。通過企業電子檔案管理系統的搭建，既能夠加強部門之間的聯系互動，實現電子檔案在部門之間的快速運轉；同時也能夠為電子檔案的整體開發利用、流程優化提供數據支持，進一步提升企業電子檔案管理效果。

2.3 優化電子檔案反饋機制

企業電子檔案既需要安全保護系統開發，也需要通過電子檔案反饋機制的落實，加強部門之間的聯系互動，充分發揮電子檔案的價值和作用。電子檔案管理需要多個部門多方協同，才能夠確保電子檔案生成、管理、利用多個環節緊密閉合。

2.3.1 從電子檔案的生成看，電子檔案一般都是由企業業務部門生成，企業電子檔案生成既要遵守電子檔案的制度和標準規范，也需要通過電子檔案顯示業務部門的工作進展以及相關工作信息。生成后的電子檔案需要按照一定的制度流程報送給電子檔案管理部門，由電子檔案管理部門按照相關檔案管理流程上報主要領導審閱或由其他業務部門辦理。在這一過程中業務部門成為了重要的反饋主體，部門生成的電子檔案一般都會提出業務需求，需要領導決策或相關部門的輔助，才能更好地完成業務工作。為了支持業務工作快速地開展，檔案管理部門要結合電子檔案內容進行快速辦理，并及時地向業務部門進行反饋，給予必要的政策支持、技術支持、資金支持、業務指導等。

2.3.2 從企業電子檔案管理的角度看，企業電子檔案作為業務活動的重要憑證，在業務系統中發揮了重要作用。在這一階段，各部門員工成為了重要反饋主體。一方面，電子檔案管理部門會對業務人員電子檔案相關內容的落實情況進行評估，并根據評估結果對存在的問題進行優化和完善。另一方面，結合績效評估結果，針對員工參與電子檔案管理不夠、參與積極性不強、電子檔案反饋態度不積極等問題對員工進行指導，強化企業員工對電子檔案管理的認知，充分認識到電子檔案對業務工作的指導性作用，使員工在完成業務目標的同時，也能夠落實電子檔案管理任務。

2.4 加強企業電子檔案管理人才隊伍建設

新時期，隨著網絡信息技術不斷發展，對企業電子檔案管理提出了新的要求。為更好適應時代發展趨勢，企業在電子檔案管理過程中既要主動地引進現代信息技術，夯實企業電子檔案管理基礎設施。同時也要加強企業電子檔案管理人才隊伍建設，從企業電子檔案發展需求角度出發，注重內部電子檔案管理人才培養，加大對外部人才引進力度。為此，一方面，企業主要領導應給予電子檔案管理人才培養足夠的重視，在年初就應該形成人才培養方案，并結合企業電子檔案管理的具體需求，對企業電子檔案人才培養的具體內容進行優化，引進前沿技術，進一步提升企業電子檔案管理人員的能力和素養。同時要對企業電子檔案管理人才培訓的方式方法進行創新，聘請前沿專家學者針對當前企業電子檔案管理存在的新問題、新情況進行講解、討論，進一步豐富企業電子檔案管理人才的知識結構，提升企業電子檔案管理人員的綜合素質。另一方面，要面向社會加大對企業電子檔案管理人才引進力度，與高校合作培養適合企業電子檔案管理的高素質人才，通過內強外聯的方式，為企業電子檔案管理提供扎實的人才保障，進一步提升企業電子檔案管理效果，更好地為企業發展服務。

總之，網絡信息技術不斷發展推動了企業現代化轉型，企業在現代化轉型過程中要將電子檔案管理作為重要方面。一方面，要充分認識到電子檔案管理的重要性和必要性，通過落實“單套制”管理模式，進一步提升電子檔案管理成效，確保電子檔案信息安全，實現電子檔案信息的綜合利用和開發。另一方面，要完善電子檔案管理制度機制，優化電子檔案管理流程，充分發揮電子檔案在推動企業現代化轉型方面的作用。