民辦高校檔案管理的對策研究

文/姜曉波

1 民辦高校檔案管理現狀

1.1 檔案管理意識薄弱

民辦高校整體上表現出檔案管理意識薄弱的問題。一是民辦高校管理高層缺乏檔案管理意識，投入的經費不足，未建立明確的檔案工作組織結構，檔案管理體系并不完善。二是廣大師生對檔案的認知過于偏狹，大部分認為檔案僅包括人事檔案，對檔案形成的規范、要求以及相關制度和法律法規都缺乏必要的了解。三是檔案管理人員的意識不足，關于檔案管理的宣傳力度較小，很多管理人員都不能嚴格按照規范方法對檔案進行分類、整理、保管、鑒定、統計以及編研。

1.2 檔案管理規章制度不完善

民辦高校普遍缺乏完善的檔案管理規章制度，具體表現在四個方面：一是檔案管理制度種類不齊全，覆蓋范圍過于狹窄；二是檔案管理制度缺乏系統性，沒有整體宏觀的建設思路作為支撐；三是管理制度和學校實際情況不符，很多民辦高校在建立檔案管理制度時過于程式化，導致制度缺乏實際操作性；四是檔案管理規章制度名稱與內容不符。

1.3 缺乏專門的機構和健全的基礎設施

第一，大部分民辦高校，尤其是一些規模較小的高校，都缺少專門完整的檔案管理機構。即使是條件充足的民辦高校，也有很多未能專門設立檔案管理機構，管理人員配備不足，多是由辦公室行政人員或是其他部門的工作人員兼任。第二，基礎設施配置不健全。所需的相關設備包括計算機、打印機、掃描儀、空調、除塵器、加濕器、防火防盜設備等，基本上都不夠健全。

1.4 檔案管理隊伍建設不合理

民辦高校檔案管理隊伍建設不完善，主要表現有以下三點：一是缺乏專職檔案管理員，很多高校檔案管理工作多是由其他辦公室人員或是教學秘書人員兼任的，很難做到專心致志；二是人員結構不合理，一方面檔案管理人員的學歷層次和職稱結構不合理，大部分都是本科和大專人員，很少有研究生，高級職稱所占的比例極小，另一方面專職檔案人員老齡化現象嚴重，缺少新鮮血液的補充；三是專業人員缺乏，很多民辦高校的檔案人員只經過短期的培訓之后就上崗工作，在進行檔案工作時往往難以高質量地完成，影響檔案管理工作的開展與成效。

1.5 檔案管理方式落后，信息化程度不高

民辦高校的檔案信息化設備配備落后，檔案管理信息化建設遲緩，大多數民辦高校沒有完善的檔案管理操作系統，數字檔案信息資源建設率偏低。雖然一些民辦高校已經使用計算機取代了傳統的手工作業，但檔案數字化建設進程仍舊十分緩慢。

2 分析影響民辦高校檔案管理現狀的原因

2.1 領導對檔案管理的重視程度不夠

民辦高校的經營模式大多為獨立經營、自負盈虧。一些民辦高校創辦者更重視教學和科研，意識不到有效的檔案管理是科學決策、規避市場風險和擴展校園文化的基石，只看重成本和收益，沒有長遠發展規劃，忽視檔案工作。他們認為檔案的保存需要人力、物力和財力，還可能給學校帶來不穩定因素。

2.2 民辦高校自身的辦學水平不高

民辦高校檔案管理與民辦高校自身的發展水平、社會地位、管理理念及外部環境有著密不可分的關系。我國民辦高等教育是以市場發展為基礎的，后期投資者大多來自企業，主要的管理模式是家族式管理模式。辦學初期，家族式管理的弊端尚不明顯。隨著民辦高校規模的逐步擴大，家族式管理的局限性將日益暴露出來——他們不會輕易把錢投入到效益不能及時顯現的檔案管理中去。除此之外，還有一點因素：民辦高校人力資源不穩定，人員流動性大，導致了相關管理工作人員的檔案意識弱化。在沒有長期工作計劃的情況下，檔案工作的積累往往會被忽視，檔案工作在交接也時很難保證交接到位，容易造成遺留問題。

2.3 法律法規和相關行政部門引導的缺乏

為實現規范化管理，民辦高校把《高校檔案管理辦法》等相關檔案法律法規作為主要參照，而上述法律法規并沒有明確提供給民辦高校具有針對性、可行性的具體辦法措施。由于民辦高校檔案歸屬權不明確，國家有關行政部門在對民辦高校檔案管理相關政策的制定上存在一定的不確定性，使民辦高校檔案管理呈現粗線條性，缺乏原則性，逐漸形成了民辦高校檔案法律法規的空白區，久而久之民辦高校檔案工作問題越發凸顯，沒有相關法律法規的指導監督影響了民辦高校檔案工作的開展和長遠發展。

檔案管理部門沒有很好解決民辦高校檔案管理的批判繼承關系，民辦高校檔案管理陷入兩難境地。一方面民辦高校享有一定的法律自主性，檔案管理部門不能像干預公立高校一樣干預民辦高校的檔案管理，造成了民辦高校檔案管理狀況完全取決于民辦高校管理者的興之所至的局面；另一方面由于民辦高校與公辦高校在管理和發展上的差異，檔案管理部門難以將公辦高校檔案管理的措施適用于民辦高校檔案管理的要求，公辦高校檔案管理體制不能被遵循，只能作為借鑒，檔案管理部門在指導民辦高校檔案工作時也時常感到困惑。

3 加強民辦高校檔案管理工作的對策分析

3.1 提升檔案管理的思想意識和重視程度

提高對檔案管理的認識水平，促進全員參與。首先，學校領導對檔案工作的高度重視是做好檔案工作的基礎，要加強高校管理者對檔案管理的認識。可以用組建民辦高校檔案管理領導小組的方式，推進學校檔案管理工作發展。通過領導高校檔案管理工作，建立一套完善的檔案管理體系和適用于檔案管理工作的考核制度，有利于保證學校檔案管理工作高質量。此外，要通過多種渠道開展宣傳工作，提高廣大教職工的檔案意識。組織開展檔案管理培訓，根據各部門生成的檔案種類針對性地開展指導工作，規范立卷歸檔流程，及時改進學校檔案管理實踐工作中發現的問題。力求形成全校共同管理、人人參與的檔案管理工作模式的氛圍。在規范化、制度化的方向上開展民辦高校檔案管理工作，使民辦高校檔案管理工作有一個可以依托的體系，促進民辦高校檔案管理工作的發展，從而提高民辦高校的管理水平。

3.2 健全檔案管理制度，做到規范化管理

近年來，隨著民辦高校的迅速發展，檔案資料越來越多，檔案管理服務也需相應加大。為了不影響民辦高校檔案管理工作的正常有序發展，各學校應根據《普通高校檔案管理辦法》制定自己的檔案管理人員目標責任制，并結合學校的實際情況，將檔案工作系統地納入專職檔案管理人員崗位責任制。高校應嚴格按照規章制度辦事，明確職工的職責和義務，促進高校檔案管理工作全面發展。此外，檔案質量管理體系的建立也是必要的。要適應于民辦高校的實際情況，科學、完善地實現民辦高校檔案管理質量管理。在民辦高校檔案管理工作中，應把高等文獻精神與檔案管理的基本特點結合起來，最終實現民辦高校檔案管理高質量發展。

3.3 建立完善的檔案管理體系，加強人才管理隊伍建設

民辦高校檔案管理工作首先要注重人才培養。培養引進專職檔案管理人員，是民辦高校檔案事業長期發展的有力保障。高素質人才不僅要具備較高的業務能力，而且要具備高尚的道德和思想政治素質。

3.4 完善檔案管理的基礎設施條件，提高檔案管理信息化水平

積極推進檔案管理硬件建設，為檔案管理打下堅實基礎。學校要購買先進的信息化檔案管理所需要的硬件和軟件設備。檔案管理硬件設施須符合標準規定。硬件條件必須規范化、標準化，如此才能保證檔案管理的安全高效運行。積極拓展檔案管理服務范圍，提升服務效率及水平，實現現代化管理。加強基于電子檔案的信息化建設，在高校內部建立綜合數字檔案館，探尋新技術的應用。