加強施工項目洽商變更管理的思考

張春梅

1 工程變更對建設項目的影響

（1）對投資的影響。建設單位在項目前期決策階段對工程建設內容考慮不充分造成設計深度不足，導致項目實施過程中需要額外增加建設內容，出現工程變更。這種變更會使項目在實際施工過程中的投資成本逐漸增加，最后超出原有概算，發生投資失控等現象[1]。

（2）對工程建設工期的影響。工程變更不僅會打斷正常的施工順序，甚至還會出現整體工程施工停滯和返工等現象，從而引起相鄰工序的一系列連鎖反應。一旦處理不及時便會導致項目工期拖延[2]。

（3）對項目管理的影響。工程頻繁出現變更會大幅度增加工程師的組織協調工作，當發生工程變更時工作人員需要根據變更事項進行研討，以此來判定變更事項的合理性，特別是對于重大變更事項還需要補充勘察工作和出具調研報告等，加大了協調工作的難度。另外，工程變更本身的復雜性及各種不確定性也會大幅增加，施工管理效率大幅降低，同時增加了費用支出[3]。

（4）對施工生產效率的影響。工程變更事項較多，涉及多次拆改、界面交叉等事項，打亂了施工中的流水作業工序，極大地降低了施工生產的作業效率。

（5）對合同的影響。由于工程變更導致的工期延長會引發人工費用及施工成本大幅增加，因此一旦變更款項和工期無法滿足甲方期望，勢必會引發一系列合同糾紛，對施工雙方的共同利益和工程本身都會帶來極大的負面影響[4]。

2 造成工程變更的原因

（1）建設單位原因。第一，建設過程中因規劃調整而引起大量變更，工程變更和暫估價未及時辦理報批手續，且施工過程中管理不規范。第二，資格審查過程缺失，清單工程量計算不準確，清單特征描述不完整或與設計圖紙不一致，都將使中標后工程變更。第三，評標辦法缺乏合理性和可操作性，對投標報價審查不到位，存在不平衡報價或低于成本價現象。第四，合同條款存在表述不清和理解歧義的地方，同樣會造成實施階段的工程變更[5]。

（2）設計單位原因。第一，設計單位在工程設計方面存在設計漏項、缺項或者需要優化的地方。第二，施工圖紙特別是關鍵線路上的圖紙供應不及時，使工期順延或為搶工期加大投入，影響工程投資。

（3）施工單位原因。第一，施工單位在施工過程中發現設計圖紙和實際情況有出入，提出工程變更。第二，在清單合同下，施工單位為增加收益而進行變更[6]。

（4）監理單位原因。監理工程師結合工程實際需求提出的變更項目以及新增內容，這種變更可能是監理人員出于對施工質量的考慮而做出的針對工藝和順序上的變更提議[7]。

（5）合同原因。施工合同是約束項目建設各方的重要文件及規定，若施工合同條款約定不清，如工程施工合同中變更范圍、工期調整的內容約定不清及各分包界限劃分不明確等，則在合同執行過程中容易引起工程變更。

（6）其他原因。第一，自然環境原因。未能預見的施工地質條件或自然環境等不可抗力因素引起的變更，如地質條件發生變化、工作條件改變、土方施工中遇到地下管網、施工過程中遭遇惡劣天氣等延緩了項目實施。第二，政策、政治及社會環境原因。項目所在地的市政配套設施等社會環境因素也會對項目建設產生影響。第三，經濟環境原因。項目所在地市場因素引起的人工費波動、建筑材料價格變化、項目資金不能及時到位、項目墊資施工以及涉外項目匯率的變動等經濟環境因素同樣會引起工程變更[8]。

3 工程變更管理的現狀

3.1 工程變更管理辦法與工程管理實際脫節

目前，變更管理辦法對工程變更實行一階段審批，變更未經審批不得實施。工程變更一階段審批的內容包括變更方案、新增單價和變更費用，經建設單位審批后由監理單位簽發變更令，設計單位根據變更令出具變更圖紙，施工單位根據變更圖紙組織施工。由于一階段工程變更流程審批時間長，施工單位正常的施工工序受到變更審批滯后的影響，導致施工資源多次進退場或者施工中斷，嚴重影響施工效率，造成工期延誤[9]。

3.2 工程變更審查職責不清導致審批效率低下

工程變更從提出到審批完成需要經過監理工程師審查、工程管理部組織各方召開現場變更會議、設計單位出具變更方案、工程管理組審查方案和數量、商務管理組審查單價和合價、變更審查小組審議、形成變更專報、公司領導或辦公會審批、監理簽發變更令及設計單位出具變更圖紙等一系列流程，眾多流程中審查人員對審查內容、審查效果以及審查時間等未做明確約定，甚至出現重復審查或無效審查，冗余環節較多，變更審批效率低下[10]。

3.3 信息化程度低導致管理混亂

目前，部分施工企業依然采用傳統工程變更管理模式，通過編制紙質的工程變更單進行工程變更，一般是在施工單位反映施工現場實際情況后由設計單位做出變更設計并經建設單位和監理方同意后開展。這一過程需要將紙質變更單提交給不同部門，待簽字確認后才能施工，不僅流程復雜且耽誤工期，同時還會由于后續其他變更而造成工程變更信息缺乏條理，不夠全面，最終導致后期工程結算效率降低、工期緊張等情況。另外，若涉及的工程變更較多且審核效率較低，則會造成更多的經濟和施工問題，嚴重的可能引發工程停工，給建設單位和施工單位造成巨大的經濟損失。

3.4 管理部門中變更管理職能虛空

項目部的管理部門無法精準分析工程變更的相關工作，部分項目部對于工程變更的實際效果無法測算和反饋，特別是對技術、工期和安全性等評價上難以做出專業的評判，并且難以根據工程實際情況和方案效果分析不同的工程變更方案，最終部分工程變更，不僅沒有解決問題，還影響了工程質量，給工程帶來了一定隱患，甚至還會增加工程成本，給建設單位造成經濟損失。

3.5 責任追究制度和激勵機制不完善

合同管理是工程變更管理中的保險制度，若未嚴格按規范和標準執行，則難以維護建設單位的合法權益，難以有效約束設計單位和監理單位的變更和審核。因此，合同中應明確規定監理和設計單位的責任和義務，確保工程變更的合理性和低成本性。同時，應當明確工程變更的審批流程以及變更單的形式等，從而高效且高質量地完成工程變更。另外，多數單位并沒有建立和工程變更相關的責任追究制度，工程變更一般是由于前期勘察工作沒有做好或者施工期間的突發事件引起工程量變化，后者屬于不可抗力，但前者是人為原因造成的，因此應建立嚴格的責任追究制度，避免因工程變更管理工作失誤而無法保證建設單位的合法權益。

4 工程變更及洽商簽證的管理要點

4.1 工程洽商的內容管理

第一，圖紙范圍內約定完成的內容，采取固定總價或合同價加變更洽商增減的結算方式，不應再簽署洽商。第二，完成圖紙的說明事項所產生的費用，不應簽署洽商。第三，完成國家及地方法律法規、規程、標準規定的內容產生的費用，不在變更洽商范圍內。第四，完成合同約定的質量標準所發生的費用，不簽署變更洽商。第五，彌補因施工造成對環境影響產生的費用，不在變更洽商范圍內。

4.2 加強工程變更的預控管理

（1）限額設計。所謂限額設計就是按照批準的可行性研究報告及投資估算控制工程項目的技術設計及施工圖設計，嚴格控制不合理變更，保證總投資限額不被突破。

（2）加強設計會審。建立嚴格的施工圖設計管理制度，加強圖紙會審，盡可能多地發現設計問題，盡量將設計變更控制在施工前。例如，某工程為8 層鋼筋混凝土框架結構，由于招標的中標價格偏低，加上預付款滯后、原材料漲價等原因，導致后期需要針對初期設計進行變更調整。變更內容和方案如表1 所示。

表1 變更內容和方案

4.3 簡化變更審批流程

首先，對工程變更方案實行分類管理，設定不同的分級管理權限，避免小變更需要大領導審批或大變更未經相關權限領導審批的情況，提高審批效率。其次，優化變更審批流程，將工程變更分為方案階段和報告階段審批，其中方案階段是通過技術、經濟等比選論證后確定變更方案。變更報告包括工程量、新增單價以及變更費用等內容，變更方案審批階段由參建各方參加并形成審批的會議紀要，對于變更報告實行部門、分管領導逐級審批。最后，管理各環節的審批時限，并將其作為員工績效考核的內容，提高審查效率。

4.4 完善合同條款

建設項目在合同簽訂后須就合同主要條款、注意事項以及存在風險等進行詳細討論，并對全體人員進行合同交底。特別要認真解讀工程施工合同中的變更范圍、變更基本程序、變更估價原則等內容，盡量將主要內容裝訂成小冊子，人手一本，隨時翻閱，及時對照，以便于合同管理。另外，在合同中設定工程變更管理考核獎金，在不違背合同的條件下制定工程變更考核實施細則，考核參建單位的工程變更處理效率和質量，必要時采取處罰措施。

4.5 實現工程變更信息化管理

通過工程變更管理系統進行工程變更方案和變更報告的審查、審批，減少紙質文件報送的時間，避免文件報送過程導致的錯亂，并通過系統實現變更臺賬統計，減少多方統計造成的數據不一致。另外，可在系統內設定審查時間要求，通過電子信息化手段等方式提醒審查人員及時審查處理，提高審批效率。

5 結語

工程變更管理是系統工程，涉及工程管理的所有組織機構及工程管理的各類專業知識，高效的工程變更管理是項目目標得以順利實現的基礎。

工程建設項目的變更與索賠管理是工程造價管理環節中的核心部分之一，建設單位必須做好工程建設項目變更和索賠金額的全面管控，從而降低工程索賠風險，保障工程建設順利施工。另外，不同行業尚無統一的工程變更管理辦法和成熟的工程變更管理系統供建設單位使用，制定符合工程變更管理實際的管理辦法和搭建符合管理需求的工程變更管理系統迫在眉睫。

從管理者的角度出發，洽商變更的管理是整個項目管理的重要環節，需要認真對待，并在工作中不斷積累經驗，不斷探索更有效的管理辦法，這樣才能提高施工項目管理的綜合效益。