基于內控視角下的醫院合同管理優化探析

黃淑惠，林琴棋，黃離團

1.福建醫科大學附屬第一醫院院長辦公室、法務部，福建省福州市，350005；2.福建醫科大學附屬第一醫院財務處，福建省福州市，350005

隨著《中華人民共和國民法典》的施行，根據國家衛生健康委辦公廳《關于進一步加強醫療衛生事業單位法治建設的通知（試行）》（國衛辦法規函〔2019〕914 號）文件精神，按照國家衛健委、國家中醫藥管理局聯合印發的《公立醫院內部控制管理辦法》（國衛財務發〔2020〕31號）[1]要求，對公立醫院依法治理能力、內控建設提出了更高要求。當今互聯網+、智慧醫療方興未艾，醫療聯合體、醫療集團化[2]、專科聯盟建設不斷深入，國家公立醫院績效考核[3]、醫保支付方式多元化改革、疫情防控帶來的挑戰日趨增大，大型公立醫院發展迅速，在業務范圍、種類、數量等方面均有大幅增加，合同的復雜性和潛在風險同比大幅增長[4]，對醫院運營精細化管理提出了更高要求。醫院根據不同業務需求，合同涉及多個部門、種類繁多，包括藥品、醫療設備、醫用耗材、信息系統等采購合同；物資及一般服務類項目采購合同；工程建設項目合同；專業服務類項目合同；房屋、場地租賃合同；科研類相關合同；藥物臨床試驗合同；人事管理相關合同；醫院對外投資或合作相關合同；捐贈合同及其他等[5]。運用內控理論，從制度建設、職責分工、流程管理等多方面進行合同風險防控刻不容緩，也是踐行現代醫院管理制度的現實需求。

1 醫院合同管理存在的問題

1.1 全周期的醫院合同管理機制尚未建立，合同管理存在多頭管理或者管理缺位

目前，公立醫院設立法務部門的不多[6]，未建立完整的合同風險評估體系，未實施深入的法律、信用風險分析。大多數醫院存在多部門管理合同，各職能部門職責界限不清，相互之間缺乏有效溝通，導致合同管理責任不明晰或者難以落實到位，缺位或者多頭管理、重復管理現象時有發生。

1.2 醫院合同管理信息化水平低

合同管理采用傳統手工方式，主要表現在：①合同相關主管職能部門采用電子表格進行手工登記合同相關信息。②醫院各部門之間實行紙質合同的會簽手續。③由于沒有橫向信息整合，不能做到與預算、資產出入庫管理關聯、財務信息賬實相符等。這種傳統的手工管理方式導致了工作效率低下，而且在具體執行和操作過程中容易出現失誤[6-7]。④合同的變更和轉讓沒有及時連續對接；例如：合同主體變更后在發送終止合作等相關函件時仍沿用舊的合同主體，導致醫院的相關利益受損等。⑤合同檔案分散、不完整，不能及時獲得合同執行的數據信息，難以監督分析評價，不利于管理決策[8]。

1.3 合同管理事前防范和風險評估不夠到位

①沒有擬定完善統一規范權威的合同法律文本。醫院所簽訂的合同文本大多都是由合同的另一方提供，醫院只對其內容進行修改或審閱，故其主要存在的問題包括：對各類合同可能存在的潛在風險認識不夠、把握不夠，合同權利義務不對等，風險偏向醫院方，部分合同對重要內容約定不明確或約定較為簡單，不具有可操作性[9]。②合同經辦人員法治觀念和法律意識較為薄弱，專業能力不足，難以發現合同存在的問題或者不能提出恰當的修改意見。

2 F 公立醫院合同管理模式實踐

F 公立醫院運用內控理論，從制度建設、職責分工、流程管理等不同方面，以規范的流程和信息化為手段，實現醫院合同的全過程、全周期動態管理。以合同簽訂、合同履行、合同利用等不同的合同流程、階段為抓手，以關鍵環節和關鍵控制點為脈絡[10]，完善構建信息化模型、流程和表單，達到強化內部控制建設，規避風險的效果，保證現代化醫院的實現。

2.1 建章立制，構建多部門協作的合同管理機制

醫院管理離不開制度保障，信息技術是管理的輔助工具，只有管理制度規范化，才能發揮信息化的最大優勢，起到信息化管理的效用[11]。為此，醫院制定合同管理制度，構建以合同承辦部門、綜合管理部門、協作部門共同參與的高效、規范的多層級合同管理機制，具體職責如下。

2.1.1 承辦部門 合同業務的各經辦處室，主要負責包括提出合同業務申請，合同前期的策劃、調研，組織談判并記錄談判結果，起草合同，合同執行過程中的日常跟蹤管理，發起合同結算并跟蹤，處理合同糾紛等工作。

2.1.2 綜合管理部門 法務部，醫院于2020 年設立法務部，主要負責建立合同臺賬，參與談判，審核合同文本中與法律相關的條款，保持對合同執行情況的跟蹤，協助處理合同糾紛，以及相關合同履約完成后的合同評估等工作。

2.1.3 協作部門 相關技術部門，主要負責參與談判，審核合同文本中與其專業相關的技術條款、合同評估檢查等工作：財務處，主要負責審核合同文本中與財務、商務相關的條款，參與合同談判，執行合同結算，參與合同評估檢查等工作；審計處，主要負責參與“三重一大”合同的審核、談判與會簽，以及合同的評估檢查等工作；紀檢監察部門主要負責參與合同評估檢查工作。

此外，醫院高度重視采購業務，成立了國有資產管理處，并全面梳理了醫院各種類型的采購業務，結合現行的采購招標政策，出臺了醫院《采購（含）政府采購管理辦法》，對采購的定義、適用范圍、采購申請審批流程、招（評）標的要求、不同金額的采購方式及流程、各部門的采購范圍、采購合同的管理等方面做出了明確的規定，進一步規范了采購業務，為采購類合同的管理奠定了良好基礎。

2.2 加強流程管控，防范合同風險

公立醫院合同管理內部控制包含了合同前期準備、合同訂立、合同執行和合同后續管理4 個方面的內容[12]。根據國家衛生健康委辦公廳和國家中醫藥局辦公室《關于印發公立醫院運營管理信息化功能指引的通知（國衛辦財務函〔2022〕126 號）》[13]要求，為進一步防范合同風險，醫院構建了合同全過程管理系統。該系統分為基礎信息錄入、合同簽訂管理、合同變更管理、合同履行管理、合同使用管理、合同統計分析等模塊，同時與醫院報銷系統、物資系統、固資系統、基建系統、科研系統、財務系統等建立接口服務，實現關聯交互、業務協同，總體的系統架構見圖1。

圖1 醫院合同全過程管理系統構架

2.2.1 加強合同簽訂管理 針對未有效使用合同范本來控制整體業務風險或未對合同范本進行適時評價與更新，合同范本已經不適用于新的業務，合同綜合管理部門法務部牽頭負責制定醫院各類合同范本。合同承辦部門根據業務需要，定期梳理在用的合同或者起草各類合同初稿，交由法務部和外聘的常年法律顧問審核后報院領導同意后發布，嵌入醫院合同管理系統見圖2，供合同承辦部門使用。原則上應當采用醫院頒布的合同范本；未使用合同范本的，由法務部、法律顧問進行審核，嚴格控制合同履行中可能出現的法律風險。

圖2 醫院合同范本信息上傳界面

針對合同審核會簽部門層級不合理或者審核會簽人員專業能力不足導致審核不到位，未及時發現合同中的不當內容和條款的情形，醫院明確了各類合同的審核、審批責任、權限、程序。凡涉及收付款項的經濟類合同都需要財務處會簽，涉及科研相關的均需要科研處會簽。所有會簽都在合同管理系統中留痕，合同經辦人員可實時查詢會簽情況。醫院重大合同，由合同承辦部門起草合同初稿后提請財務、審計及其他合同業務相關部門依照業務職責采用會簽的形式進行聯合審查，審查通過后報法務部進行法律審核，并呈醫院總會計師、分管院領導、醫院法定代表人（院長）審批同意后，方可簽署。醫院重大合同的審查，必要時可聘請院外專家和法律顧問參與審查。涉及“三重一大”事項的合同必須事先按照醫院三重一大事項決策制度處置。同時，加強對合同相關人員的培訓，不定期舉辦院級和科級的培訓，以案說法，結合合同審簽過程中出現頻率較高的共性問題、具有代表性的個性問題進行系統的再學習、再培訓。

2.2.2 加強合同履行管理 針對缺乏對合同執行的全過程進行跟蹤監督，無法及時發現和處置異常情形，系統在合同生效之際就建立了收付款的任務計劃，見圖3，并對合同效期、合同收付款日期進行前置提醒。醫院實行統一的合同編碼規則，合同編號格式采取“醫院代碼-部門代碼-合同簽訂年度-合同數量代碼”形式。醫院預算系統、物資系統、固資系統、基建系統、科研系統、財務系統通過合同編號實現與醫院合同管理系統的關聯交互、業務協同，實現合同費用結算、統計分析、監管，便于設備類、物資類合同的質保規定的及時履行，從而保障合同各方能夠嚴格按照合同規定履行相應的義務[14]。醫院以報銷系統為抓手，凡是需要合同的經濟業務，在進行報銷時需要選擇相應的經濟合同，系統會自動校驗合同付款金額及合同期限，報銷事項需要合同而未選擇合同或者合同校驗不通過的業務，均不能通過審核。通過審核的業務在完成付款手續后，報銷系統會向合同系統反饋付款信息，以此實現合同的閉環管理。

圖3 醫院合同系統收付款計劃操作界面

針對合同變更、簽訂補充協議、解除合同等情況，設置關聯關系，實現可溯源。對于合同相對方履行合同過程不符合合同規定的情形，及時簽發書面通知要求對方整改，并保存通知證據，構成違約的及時簽發書面通知要求其糾正違約行為和承擔違約責任。

2.2.3 加強合同使用管理 借助合同管理系統，加強合同歸檔及借閱[15]。規范合同查閱權限和程序，對于重大和重要合同確因工作需要借閱的，需經本部門負責人、法務部負責人及醫院分管院領導審批后在合同管理系統上進行掃描件的借閱，并按照合同規定的要求履行相應的保密義務。同時，合同綜合管理部門法務部定期梳理醫院相關合同糾紛，針對合同糾紛中出現的共性問題和個性問題開展事前防范，通過人員培訓[16]和不斷完善合同模板，降低合同風險。針對履約不及時、消極履約的合同相對方建立黑名單，在合同管理信息系統中及時預警醫院各相關科室[17]。

2.2.4 強化合同監督管理 F 醫院成立了由審計部門、財務部門、紀檢監察部門等組成的合同監督檢查工作小組，采取定期檢查與隨機抽查相結合，對醫院各部門所管理的合同執行情況與管理情況進行合理評估和檢查，對違反醫院合同相關規定的部門和科室進行責任追究，以此保證了合同管理制度和流程的有效實施。

3 合同管理系統未來可拓展功能

①目前F 醫院的合同管理系統僅部署在醫院內網局域網環境，尚未實現在手機終端上的實時查詢、處理。未來擬在保證信息安全的前提下，全方位構建可在移動手機終端上實現合同管理系統的功能，進一步突破時間、空間的限制。②在保證電子印章本身的完整性、不可偽造性以及合法性[18]的前提下，探索電子印章服務與醫院電子合同的系統性構建與融合將成為趨勢。

4 結語

F 醫院以內控理論為指導、以制度為抓手，以信息為手段，系統地完善了合同全流程管理機制，是一次有益的探索。通過信息化規范合同全流程管理，提高合同管理的時效性和規范性，不僅為醫院管理水平和經濟效益的提高產生巨大的推動力，也能有效防范廉政風險，最終實現對醫院經營活動的有效管控，提升醫院現代化管理水平。