數據時代下醫院檔案管理信息化建設分析

張立彥，李芳，李力佳

1.河北省保定市第一中心醫院人事科，河北保定 071000；2.河北省保定市第一中心醫院設備科，河北保定 071000

目前我國已進入“數據時代”，提倡發展以現代化、信息化為基礎的新興醫療服務，要求我國各大省份、各大醫院的檔案管理服務更加全面、精準與詳實，而蓬勃發展日新月異的信息技術為達成此愿景提供了良好途徑[1]。現代醫院信息程度日益提升的背景之下，醫院檔案管理能夠為醫療體系中不同部門工作人員提供更加便捷和精準的服務，使得各類檔案資料的收集、整理、流通與歸檔等更加順暢，且便于統一管理。醫院檔案內容主要包括文書檔案、教學檔案、論文檔案、醫療檔案、課題檔案、獲獎檔案等。而優化醫院檔案管理信息系統，利用數據信息技術實現一鍵信息共享與查詢，可顯著提高管理效率與質量。有相關報道稱，對醫院檔案進行信息化建設，不僅能夠擴大檔案收集及存儲安全性，還能有效節約人力成本，從而鞏固醫院檔案管理提高建設成果，實現數據時代下的智慧檔案管理[2]。

1 數據時代下信息化技術在醫院檔案管理中的應用原則分析

醫院檔案在借助信息技術完成管理時應該遵循共享性、統籌性以及實用性原則。①共享性，這一原則也是由信息技術自身特點而決定的，利用信息技術所具有的資源共享、服務靈活等特點醫院可以搭建自身的檔案管理平臺，而本平臺構建的最終目標就是要實現醫院各個部門之間的檔案數字信息共享，以最大化發揮檔案信息資源優勢和應用價值[3]。②統籌性，無論是院內抑或是跨院區的醫療機構合作，醫院檔案信息技術的應用是一項工程量較大的工作，需要整合多方資源，使其能夠良好協同配合統籌做好數字檔案信息平臺的建設[4]。③實用性，就是指檔案管理信息平臺建設完成后應用必須滿足實用為目標，能夠從根本上減輕工作人員工作量，提高工作效率，解決既往醫院檔案管理中的實際問題，為醫院的發展和醫護人員等提供檔案信息的支持和幫助。

2 數據時代下醫院檔案信息技術建設流程分析

2.1 信息系統結構

基于互聯網＋平臺的醫院檔案電子信息管理系統為建立在醫院相應的門戶網站之上，同時依托于瀏覽器和服務器等基礎的辦公自動化系統平臺實現系統的有效、穩定運行。檔案管理軟件由服務器管理員統一執行管理，能夠高效保障其運行安全系數和使用便利性，系統具體結構見圖1。

圖1 醫院檔案信息管理系統技術結構圖

2.2 信息系統總體架構

通過結合用戶需求的綜合分析，確保電子系統平臺建立于用戶需求基礎之上，用戶界面設計要求為：①用戶界面友好，操作便捷，語言易懂，具有全程操作提示；②視覺效果簡潔淡雅，避免使用過多顏色圖層或者鮮艷底色，避免視覺疲勞[5]。系統總體架構詳見圖2。

圖2 醫院檔案電子信息管理系統總體架構圖

2.3 醫院檔案電子信息管理系統模塊及功能

醫院檔案信息管理系統共分為系統界面、用戶界面、以及管理員界面。

2.3.1 系統界面、用戶界面及管理員界面管理模塊與功能 ①系統界面：主要包括了用戶界面和管理員界面，為了保障平臺使用安全，將用戶與數據管理庫分開管理，對系統管理員界面給予IP 地址復核[6-7]。平臺為用戶提供了公開檔案查詢、申請調取、打印以及錄入等功能支持，但是用戶無任何檔案的修改權限，管理員在應用戶需求后需要向上層領導遞交申請書，收到允許指令后幫助用戶完成修改[8-9]。②用戶界面及管理員界面，主要包括醫院所有關于檔案記錄的分類，即文書檔案、醫療檔案、教學檔案、論文課題檔案、獲獎紀錄、基建檔案等。用戶界面中主要存在不同類型檔案的資料，可自行查閱并可申請打印等[10]。管理員界面主要包括提供輔助查詢、數據錄入、口令允許、錄入信息以及批量管理等。

2.3.2 醫院檔案信息系統基本功能（1）用戶錄入檔案信息應用過程：①數據錄入。系統用戶界面可以對自身用戶顯示檔案錄入界面，并提供錄入步驟指導，以此輔助用戶完成數據表中需要填寫的內容信息。數據錄入過程中，系統支持重復錄入、檢查等相關回顧功能。待一旦提交檔案審核按鍵，說明本次檔案信息已經保存至醫院檔案信息系統存檔[11]。②已錄入信息管理菜單。用戶界面對于已經提交的檔案數據可提出修改和再次提交權限，待用戶完成原件存檔后，系統管理員將對應用戶記錄號以及姓名等完成醫院相關記錄的核實，如醫護人員申請的課題立項或者論文上傳等[12]。③信息批量管理菜單。本端口僅管理員具有執行權限，主要目的在于定期刪除信息系統中一些臨時保存、用戶錄入后長期未存檔或者衍生出來的垃圾數據，利用批量管理功能能夠一次性清除本類材料信息，維持平臺空間充足，確保系統運行狀態良好。（2）用戶查詢檔案信息應用過程：系統用戶界面中查詢檔案具有查看系統日志、個人賬號系統管理、檔案調取打印以及留言查看回復等功能。基本應用過程為：①查詢菜單。在用戶界面，查詢菜單支持模糊查詢，即無需輸入所有查詢內容，用戶可以在搜索框內輸入關鍵字，即能查詢所有符合條件的相關檔案，有利于批量對比。同時也可單獨點擊條目前所展示的相關序列號，單獨檔案可以就標準格式顯示，最為常見的檔案查詢及打印為用戶自身相關數據信息，如一鍵查詢個人立項申請、論著論文提交或將信息等相應資料的打印，獲得個人成果信息檔案題錄，選擇全部打印，即可相應完成查詢及調取應用[13]。②查看日志。主要對用戶提供檔案管理平臺系統日志查看權限。③系統日志管理及備份。該過程僅管理員具有權限，利用統一專用的數據表完成每日日志批量管理，其中系統日志大多自動生成，管理員可訪問查看人數、記錄訪問以及數據修改，同時可以發現并追蹤惡意IP，保障平臺運行安全[14]。另外備份管理為管理員需要定期將重點數據信息備份至醫院本地磁盤，以備不時之需。④密碼管理，用戶以及管理員均具備修改用戶密碼的權限。

3 數據時代下醫院檔案管理信息化建設優勢

3.1 技術層面

首先立足于互聯網+基礎上而升級的信息化檔案管理系統，能夠保障檔案可以在不同類型的格式下均可以被兼容和共享，實現了醫院龐大內部體系的應用與銜接。并且在內部系統的升級和更換時無需擔心其原有的儲存功能，其在自動升級后能夠滿足不同版本系統之間的銜接需求，包括對索引體系的優化及數據的儲存。其次系統層級劃分清晰，可分為底層、平臺層、數據層。其中底層起到采集信息資源、檔案信息儲存、傳輸等作用；平臺層用于指令部署和控制核心應用程序，數據層主要根據終端用戶實際需求對檔案信息完成追蹤和顯示，并執行回傳和反饋用戶[15]。最后電子信息檔案管理平臺能夠強化對于數據資料的收集和檢索，在完善檔案系統內部網絡的基礎之下對數據信息進行搜集匯總，可面向整個互聯網所有的媒體資源，與醫院醫療等最新相關消息進行收錄，與檔案管理系統完成有機銜接，以日志的形式展現出來，實現了多個應用系統的集成和收錄。積極應用數據、信息等新興技術，能夠處理異構化數據，構建全智能的管理平臺，對醫院檔案進行綜合性管理，以此滿足醫院內部不同科室、不同用戶的相關需求[16]。而考慮到既往傳統檔案管理中的辦公資源信息孤島問題，在構建和完善系統功能時也實現了統一管理，間接完成信息全共享化。

3.2 檔案資源

傳統的醫院檔案主要以紙張為載體，查找時需要檔案管理的工作人員根據日期編號等進行卷宗調閱，但本種方式不僅會受到時間和空間等客觀因素的制約，還會受到環境等很多無法估量因素的影響造成檔案內容的損失。即使隨著社會不斷發展，很多醫院已經建立了檔案信息管理系統，但很多系統還重儲存、輕利用，在使用性和便捷性方面還有較大的提升空間[17]。另外與既往的醫院檔案資料相較之下，現代醫療檔案內存在大量照片、影像等內容，已經改變了原有檔案單純文字的形態。故伴隨社會不斷發展，人們對信息需求的不斷提升，數字資源的不斷增加，醫院檔案管理對于儲存的穩定性和可靠性要求愈加提高。

3.3 服務層面

醫院管理層和檔案管理人員在既往檔案管理模式的影響下極度缺乏檔案服務的緊迫性，主動開發檔案管理新型模式的積極性和創造性嚴重不足，雖然能夠基本滿足醫院內部所有工作人員對檔案的查找和借閱，但是大多采取“待客上門”的被動服務方式，但是無法發揮出檔案信息資源共享的作用。如若檔案管理部門一直墨守成規，固守保密思維，將大部傷檔案束之高閣，很難實現信息基本的獲取權益。并且無法全面公開的檔案內容很多材料缺失，綜合利用率低下[18]。而醫院檔案信息化建設之后，將所有的檔案數據全部公示，能夠樹立共享思維，并在錄入時必須遵守格式要求，且需要定期進行維護管理，能使其靈活應用信息技術分析檔案資源，挖掘更多價值信息，以滿足不同用戶的多樣化需求，并顯著提高醫院檔案資源開放性。

4 結語

數據時代下醫院檔案信息化建設具有先進性、便捷性、實用性及通用性等特點，有利于查詢信息，醫院所有相關工作人員均能夠通過自身用戶權限查看相應的檔案信息，包括自身、他人以及醫院相關數據信息資源等。基本達到了檔案管理工作的內業標準和國家標準，為醫院各項工作順利進行提供了更多便利。較于既往半封閉式管理模式來說，是醫院檔案管理現代化進程的巨大飛躍。