縣級數(shù)字化檔案管理的應(yīng)用現(xiàn)狀及未來前景研究

■陳鳳穎

引言

對于檔案應(yīng)用數(shù)字技術(shù)進行管理，可以有效保管檔案資料，同時發(fā)揮其利用價值。但是，在應(yīng)用檔案數(shù)字化技術(shù)的過程中，會存在各種影響因素，導(dǎo)致數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用價值不能充分發(fā)揮出來。這就要求各單位要充分考慮到實際工作需要，根據(jù)檔案數(shù)字化發(fā)展所具備的特點，將優(yōu)質(zhì)的人才隊伍建立起來，做到工作標準化、統(tǒng)一化，實現(xiàn)檔案資源共享，使檔案數(shù)字化發(fā)展的同時，能夠提高管理質(zhì)量。所以，在應(yīng)用數(shù)字技術(shù)實施檔案管理的時候，需要樹立服務(wù)理念，以提高檔案服務(wù)質(zhì)量為目標展開工作，使數(shù)字技術(shù)的功能得以充分發(fā)揮。

一、檔案管理中應(yīng)用數(shù)字技術(shù)的意義

在進行檔案管理中應(yīng)用數(shù)字技術(shù)，可以將復(fù)雜的檔案資源簡單化，繁瑣的檔案管理流程簡單化，且在進行檔案管理中不再受到時間的約束和空間的限制，充分發(fā)揮數(shù)字技術(shù)的優(yōu)勢。用戶在查閱檔案資料的時候，應(yīng)用檢索功能就可以滿足需求，即使不在現(xiàn)場，使用智能手機登錄到指定的平臺，就可以獲得信息，由此提高了檔案使用效率。

應(yīng)用數(shù)字技術(shù)實施檔案管理，可以全方位地展開檔案管理工作，更有效地為用戶提供服務(wù)。

二、數(shù)字化檔案管理的優(yōu)勢

（一）將存儲與利用相結(jié)合

檔案的存儲不是目的，而是要發(fā)揮其使用價值，所以，僅僅是存儲檔案無法獲得良好的利用效果。檔案數(shù)字化管理，對于這方面的問題能夠有效解決，不僅可以對檔案資源實施必要的存儲，還可以充分發(fā)揮其利用功能，確保檔案資料發(fā)揮服務(wù)價值。

（二）將資料價值和版本價值剝離

應(yīng)用先進的檔案數(shù)字化技術(shù)，通過數(shù)字技術(shù)的應(yīng)用，檔案資料內(nèi)容的清晰度有所提高，還可以發(fā)揮數(shù)字技術(shù)的修復(fù)功能，讓模糊、殘缺的檔案資料保持完整，使原始資料保存下來。研究人員以及用戶只需要應(yīng)用數(shù)字技術(shù)就可以對資料內(nèi)容進行查找并閱讀，而不需要閱讀原始資料。因此，檔案數(shù)字化可以促使資料信息的閱讀量增加，而且方便檢索，管理也更加容易，使檔案的利用率大大提高，其應(yīng)用價值得以體現(xiàn)。

（三）應(yīng)用檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)促進提升檔案管理效率

在檔案數(shù)字化發(fā)展進程中，將相應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)建立起來，使信息容量有所增加。其可以提供的檢索方法多種多樣，可以有效保存檔案并合理利用，這樣不僅可以獲得良好的檔案保護效果，而且檔案的利用效率也大大提高。通過運行先進的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，保存檔案資料和利用的時候，檔案資料得到高效利用，對檔案管理效率的提升起到促進作用。

三、縣級檔案數(shù)字化管理現(xiàn)狀

（一）數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用標準缺乏統(tǒng)一性

對于檔案數(shù)字化管理中會存在一些問題，所采用的解決方法中沒有考慮到應(yīng)用檔案數(shù)字化技術(shù)特點以及所存在的規(guī)律。落實到具體的工作中，往往會出現(xiàn)一些問題，不能很好地發(fā)揮數(shù)字技術(shù)的優(yōu)勢，在檔案管理工作中不能發(fā)揮其作用。出現(xiàn)這些問題是由于沒有明確應(yīng)用數(shù)字技術(shù)的方法，也沒有制定統(tǒng)一的標準，所以，應(yīng)用檔案數(shù)字化技術(shù)的時候不能獲得良好的效果。

（二）人才匱乏

檔案數(shù)字技術(shù)已經(jīng)得到高度重視，但是由于缺乏高素質(zhì)人才，導(dǎo)致數(shù)字技術(shù)的應(yīng)用不能達到預(yù)期的效果，技術(shù)操作不能滿足要求。當(dāng)前來看，一些檔案管理人員在檔案資料的存儲和利用中，沒有積極總結(jié)技術(shù)經(jīng)驗。在工作過程中會遇到各種各樣的技術(shù)問題，使數(shù)字技術(shù)不能很好地發(fā)揮作用，導(dǎo)致各方面工作不能獲得良好的效果，檔案數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用需要無法得到滿足。

（三）不能實現(xiàn)資源共享

在應(yīng)用檔案數(shù)字化技術(shù)的時候不可避免地受到各種因素的影響，由此產(chǎn)生資源不能共享的問題。在保護和利用檔案的過程中，要對知識產(chǎn)權(quán)予以保護，各單位通常會根據(jù)自己的需要開發(fā)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，將相應(yīng)的文件格式制作出來。對檔案資料在線閱讀和下載閱讀，往往只能在局域網(wǎng)中進行。用戶要閱讀資料非常不方便，管理檔案資料的難度也增加了，資源共享效果大大降低。

四、縣級檔案數(shù)字化管理問題的解決對策

（一）將數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用標準統(tǒng)一化

雖然國內(nèi)對檔案管理應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)給予了高度重視，但與有些國家相比，在技術(shù)上依然存在滯后性，主要是應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)實施檔案管理的時候存在很多問題。不同單位沒有建立統(tǒng)一的工作標準，不能確保數(shù)字技術(shù)規(guī)范化使用，使數(shù)字技術(shù)缺乏有效性，使檔案數(shù)字技術(shù)的應(yīng)用不能獲得良好的效果。因此，在實際工作中需要充分考慮到數(shù)字技術(shù)的應(yīng)用特點，將標準體系制定出來，要保證內(nèi)容全面、實施規(guī)范、標準統(tǒng)一、目標明確。具體的工作中，要基于原有紙質(zhì)檔案資料管理標準將數(shù)字技術(shù)相關(guān)的標準加入其中，對檔案管理中數(shù)字技術(shù)的應(yīng)用行為予以規(guī)范，保證檔案管理人員能夠按照標準開展工作，降低檔案數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用問題的發(fā)生率。工作中要考慮到檔案保管的特點以及數(shù)字技術(shù)的應(yīng)用價值，將可行的工作模式建立起來，以對數(shù)字技術(shù)問題有效應(yīng)對。

（二）提高檔案管理人才的質(zhì)量

其一，積極吸引專業(yè)素質(zhì)高的人才，要求他們有檔案數(shù)字技術(shù)操作經(jīng)驗，有扎實的專業(yè)功底，對專業(yè)知識能夠合理運用。他們可以在日常工作中充分運用先進的數(shù)字技術(shù)解決各種問題，使檔案數(shù)字技術(shù)的應(yīng)用水平得以提高。

其二，對現(xiàn)有的檔案管理人員進行各種專業(yè)技能培訓(xùn)，使其對先進技術(shù)充分掌握，在工作中提高數(shù)字技術(shù)的應(yīng)用能力，包括資源的收集和利用方面都能夠發(fā)揮數(shù)字技術(shù)的作用，提高管理質(zhì)量，對于當(dāng)前資料保管與使用的矛盾問題能有效解決。隨著人才培養(yǎng)體系構(gòu)建起來并不斷完善，檔案數(shù)字圖書產(chǎn)業(yè)化有更多實用型人才，可以推進這樣工作的全面展開。

其三，建立健全檔案管理責(zé)任制，明確檔案數(shù)字化管理中檔案管理人員需要承擔(dān)的責(zé)任，并運行激勵機制，獎懲制度落實到位，對檔案管理人員起到激勵效應(yīng)，使他們工作更有積極意識，確保各方面工作得到有效落實。

（三）合理應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實現(xiàn)資源共享

應(yīng)用檔案數(shù)字化技術(shù)所發(fā)揮的作用是對檔案資料有效地保護并合理利用。在這個過程中，各單位需要對檔案資料的存儲管理高度重視，還要使資料有較高的利用率，服務(wù)于社會。將檔案資源共享管理方案制定出來并不斷完善，檔案資源要突破局域網(wǎng)的局限，合理應(yīng)用保密技術(shù)，使用加密技術(shù)，使用戶能夠?qū)n案資料共享，同時還可以維護安全，讓知識產(chǎn)權(quán)得到有效保護，使用戶享受到優(yōu)質(zhì)的閱讀服務(wù) 。檔案經(jīng)過數(shù)字化處理之后，功能更多，比如檢索功能，可以根據(jù)需要選擇多種檢索途徑，諸如分類檢索、條目檢索、全文檢索、高級檢索等等。閱讀功能，可以影像閱讀，也可以全文同屏閱讀，還能夠跟蹤記錄數(shù)據(jù)使用情況，將統(tǒng)計數(shù)據(jù)提供出來。此外，檔案管理數(shù)字化還可以發(fā)揮研究功能，可以分類收集，也可以圈點、眉批，能夠編輯下載。用戶將書頁的內(nèi)容加圈點和批注并保存，如果對一些資料非常感興趣，還可以分類、匯總、下載，并實施遠程操作，用打印機將所需要的資料打印出來。可見，檔案數(shù)字化，使用更加方便了，這是實現(xiàn)檔案共享的重要體現(xiàn)。

五、數(shù)字化檔案管理的未來發(fā)展趨勢

（一）數(shù)字化檔案管理服務(wù)化方向轉(zhuǎn)向

從現(xiàn)在的數(shù)字化檔案管理情況來看，主要的工作是搜集檔案并對檔案資料進行整理，沒有將檔案的服務(wù)效能發(fā)揮出來，導(dǎo)致檔案資源浪費，沒有發(fā)揮其應(yīng)有的價值。所以，數(shù)字化檔案管理進一步推進，在未來的發(fā)展中更加突出其服務(wù)性。主要表現(xiàn)為以下幾個方面:

其一，電子檔案服務(wù)更加主動。數(shù)字化檔案管理工作的未來發(fā)展趨勢是，以主動提供服務(wù)代替被動服務(wù)，以網(wǎng)絡(luò)作為渠道收集用戶信息，對用戶的檔案信息需求進行分析并做好分類，以具有針對性地為用戶提供服務(wù)。

其二，電子檔案服務(wù)具有綜合性。數(shù)字化檔案管理重在提供信息服務(wù)，各項操作都是智能化的，以檔案關(guān)聯(lián)為主要的途徑會將用戶的潛在需求檔案提供出來，使檔案服務(wù)增加了附加值，不再存在“一檔一查”的局限，使用戶實際需求得到滿足。數(shù)字化檔案管理還有一項重要的功能，就是對檔案信息整合，使服務(wù)更加具體化、直觀化。

（二）對于檔案管理內(nèi)容實施網(wǎng)絡(luò)化管理

雖然當(dāng)前的檔案管理普遍應(yīng)用信息技術(shù)，但是，都停留在電子文件的搜集和檢索方面。未來的檔案數(shù)字化管理中，一個重要的趨勢是網(wǎng)絡(luò)化管理，特別是當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)技術(shù)越來越發(fā)達，已經(jīng)進入到5G時代，使網(wǎng)絡(luò)使用更加便利，網(wǎng)速更快，能夠?qū)崿F(xiàn)信息共享。在互聯(lián)網(wǎng)空間中存儲數(shù)字檔案，發(fā)揮云計算的功能，將檔案資料存儲在“云”端，使檔案的應(yīng)用領(lǐng)域擴展，由此擴大了服務(wù)范圍。檔案本身屬于社會資源，其價值在于應(yīng)用性，更好地服務(wù)社會。

（三）對于管理人才實施復(fù)合化管理

數(shù)字化檔案管理質(zhì)量要有所保證，人才是重要的因素。如果沒有高質(zhì)量的人才從事這項工作，就很難獲得良好的管理效果。應(yīng)用數(shù)字技術(shù)實施檔案管理，可謂是檔案管理模式的創(chuàng)新，與傳統(tǒng)檔案管理模式相比較，無論是管理對象、采用的管理方法以及實現(xiàn)的管理目標都有所不同，所以，檔案管理人員在管理觀念上和管理方法上如果沒有更新，就無法做好這項工作，數(shù)字技術(shù)的優(yōu)勢不能充分發(fā)揮出來。數(shù)字化檔案管理需要復(fù)合型人才，就是要求檔案管理人員不僅經(jīng)驗豐富，還要能夠熟練應(yīng)用信息技術(shù)，對于檔案管理工作中所存在的專業(yè)問題能夠及時處理，對于信息有較高的敏感度，能夠?qū)n案資料實時更新。要獲得復(fù)合型的檔案管理人才，需要高校強化電子檔案課程教學(xué)，同時單位根據(jù)具體的檔案管理需要定期組織培訓(xùn)，提高檔案管理人員的信息技術(shù)操作能力。

結(jié)束語

通過上面的研究可以明確，將檔案數(shù)字化，不僅可以發(fā)揮檔案的存儲價值，還能夠更好地發(fā)揮其服務(wù)價值，提高檔案的利用率，使檔案得以良好利用。但在應(yīng)用數(shù)字技術(shù)對檔案進行處理和應(yīng)用的過程中，會存在一些問題，比如人才匱乏、數(shù)字技術(shù)處理標準不統(tǒng)一或者資源不能共享等，使數(shù)字技術(shù)的功能不能切實地在檔案管理工作中發(fā)揮作用。這就要求檔案數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用過程中，積極建設(shè)高素質(zhì)的人才隊伍，統(tǒng)一相關(guān)技術(shù)標準，制定完善的資源共享模式，并實施監(jiān)督機制，使檔案更好地保管并合理利用，更好地發(fā)揮其價值。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理越來越服務(wù)化，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷升級，為檔案管理數(shù)字化提供了良好的發(fā)展空間。