縣級人事檔案集中統一管理實踐及思考

■張金霞

人事檔案具有很強的流動性，在我國一直是分散管理。在現實工作中，機關事業單位的人事檔案管理較為規范，其他部門的人事單位管理則相對落后，尤其是企業職工檔案的管理水平參差不齊，職工因缺少相關檔案難以主張合理權益的事情屢見不鮮，對企業發展和社會穩定也造成了隱患。在當前條件下，集中管理各類人事檔案是一種比較可行的方法。在知網檢索篇名為“人事檔案”并含“集中”的文獻，可以查找到24個結果，其中有部分文獻并非探討人事檔案集中管理，其余文獻多數是探討干部人事檔案的集中管理，比如李曉麗、孟迪、燕開良等人的文章。從這些文獻可知，干部人事檔案集中管理已經有了比較多的案例，但是對于其他類型人事檔案的集中管理則缺少關注，更缺少成功的實踐。本文以諸城市集中管理干部人事檔案、畢業生檔案、企業職工檔案、國有企業退休職工檔案為例，探討縣級各類人事檔案集中統一管理的方式，分析其優點和需要注意的問題。

一、諸城市集中管理各類人事檔案的背景

諸城于1987年撤縣建市，曾先后成功實施了“商品經濟大合唱”“貿工農一體化”“中小企業產權制度改革”等在全國有較大影響力的“諸城經驗”，縣域經濟比較發達，是全國百強縣，境內有北汽福田、得利斯、希努爾男裝等知名企業，還有數量眾多的小型企業。諸城是人口大縣，常住人口超過了107萬（2020年數據），對人事檔案管理存在很大的需求。

在很長的時間里，諸城市各類人事檔案分散管理，機關事業單位干部人事檔案、企業干部人事檔案、畢業生人事檔案分別保存在原人事局干部科、人才交流中心和畢業生分配辦公室。企業職工人事檔案則由各個用人單位和人力資源公司管理，檔案管理人員變動頻繁，檔案庫房不達標，個人檔案保管不善，涂改、撤換材料、丟失等情況時有發生。在這種情況下，一個人要查詢自己的人事檔案，經常要跑多個地方，由于人事檔案歸檔不及時、不完整乃至丟失的情況，導致部分人維權難、取證難，對社會穩定造成了不良影響。

二、諸城市集中管理各類人事檔案的過程

（一）第一個階段：人事局和勞動局各自成立人事檔案管理部門

2003年，原諸城市人事局將干部科、畢業生分配辦公室、人才交流中心三個科室分別管理的人事檔案合并管理，成立檔案管理科（股級），負責人事管理權限之內的市直機關、鎮街（園區）公務員及企事業單位的國家干部、聘用制干部以及大中專畢業生檔案的管理工作。2006年，原諸城市勞動局成立勞動局檔案管理中心，集中管理企業職工人事檔案。這兩個專門的人事檔案管理部門的成立，初步改變了以往各類人事檔案分散管理的弊端，部分實現了集中管理，但仍然有待繼續深化。

（二）第二個階段：人事局和勞動局合并

2010年2月，原諸城市人事局與原諸城市勞動局合并成為諸城人力資源和社會保障局，原人事局檔案管理科變更為人社局檔案管理科，原勞動局檔案管理中心變更為一個專門檔案室。這兩個部門相互獨立，互不隸屬，各自承擔原有職能，檔案并未實現集中統一管理，仍然是兩地兩庫房各自辦公，致使個人辦理檔案業務要兩地跑。

2017年5月人社局檔案管理科升級為干部人事檔案管理中心（副科級事業單位），并改善干部人事檔案管理現狀，重新建立了達到檔案“九防”標準的4個專門的大檔案庫房，可以管理約15萬冊的人事檔案。

（三）第三個階段：實現各類人事檔案集中統一管理

鑒于兩個獨立檔案室分散管理人事檔案所帶來的弊端，諸城市人社局從多個方面著手，最終實現了各類人事檔案的集中統一管理。

1.完善基礎設施，為集中管理打下基礎

符合標準的現代化檔案庫房，是集中保管各類人事檔案的必要前提。為集中管理各類人事檔案，諸城市人社局決定，將保管企業職工檔案的檔案室所在的一幢五層樓房清空，整體加固改建為檔案樓，并申請財政資金405余萬元，用于工程建設。2020年4月開始施工，2021年4月竣工并投入使用。改造后的庫房使用面積由原來的260平方米增加到1200平方米，新增約400立方米智能密集架，200立方米檔案櫥柜，庫房容量共計約50萬冊。

新建立的檔案樓的檔案庫房以總控室為核心，各個智能化庫房為分支的“智慧型檔案室”，配備濕度、凈化消毒自動測控管理系統、自動防盜報警管理系統、漏水監測報警管理系統等，對各個庫房內的溫濕度、空氣質量進行實時監測和遠程控制，建立起人防、物防、技防相結合的檔案安全防護體系，確保紙質檔案的存放安全。

2.進行機構改革，完成集中管理

2020年12月，諸城市人社局進行機構改革，干部人事檔案中心與市人力資源服務中心合并，成立公共就業和人才服務中心，下設檔案科（股級），將全市事業單位科級以下人員干部人事檔案、流動人員人事檔案納入管理范圍。

2021年5月，原干部人事檔案服務中心所管理的8.3萬冊人事檔案，整體搬遷至人社局新檔案樓。至此，諸城市人社局管理的干部人事檔案、畢業生檔案、企業職工檔案、國有企業退休職工檔案四部分整合在一起，實現了歸口集中管理。目前，檔案科共管理23萬余冊人事檔案，其中機關事業單位干部人事檔案（含退休）1.2萬冊、流動人員人事檔案（含畢業生檔案和企業職工檔案）21.6萬余冊、國企退休檔案1000余冊。

3.完成檔案數字化

諸城市公共就業和人才服務中心成立專項領導小組，積極籌備檔案信息化建設相關工作，于2021年5月以聘請第三方外包的形式，對現管理的18萬冊流動人員人事檔案中的26項必采信息和82項可采信息進行信息采集錄入工作，并做好與省集中系統和全國檔案管理服務運行平臺的對接。同步開展對2.3萬冊退休職工的數字化掃描工作，現均已完成，對干部人事檔案和國企退休人員檔案的數字化掃描也在逐步開展。

4.實現“一窗受理”“一鏈辦理”

檔案科通過在檔案樓一樓入口處設置綜合窗口，優化了辦事流程,提供了便捷高效的服務通道，從辦事群眾角度出發，開展彈性服務模式，根據實際情況辦理相關業務，切身實際辦實事，讓群眾少跑冤枉路、放心辦、滿意辦，以真情服務踐行“溫暖人社”。實行流動人員人事檔案接收等事項告知承諾制,采取容缺受理方式,先受理再補缺,一次性告知存在的問題和補救措施。諸城市公共就業和人才服務中心還積極開展檔案業務技能培訓，明確新形勢下檔案服務需求，確保工作人員熟練掌握省公共就業和人才服務網上平臺、檔案一體化管理系統的操作流程。

三、集中管理各類人事檔案的優勢

（一）整體上提升人事檔案管理水平

在各類人事檔案分散管理的情況下，各保管單位之間互不隸屬，也極少有業務來往，形成了信息孤島，經常會發生一份檔案重復保存、多個部門單位分部分保存或者都不保存的情況。而且，各保管單位工作水平參差不齊，有的已經達到省級先進水平，有的單位則非常落后，甚至沒有檔案室，在這種情況下，幾個保管單位工作水平的提升，并不能帶動一個地區人事檔案管理水平的整體提升。由人社局集中管理各類人事檔案之后，就不再存在這個問題了，只要抓好人社局這一個點，就可以從整體上提升轄區內人事檔案管理水平。

（二）緩解企業壓力，倒逼企業檔案管理規范化

改革開放以來，我國經濟快速發展，催生出了數量非常龐大的各類企業。一個企業要合法經營，就必然會產生人事檔案。然而，每個企業的情況是千差萬別的，有的企業非常重視檔案工作，職工檔案得到了妥善的保管，還有很多企業則忽視檔案工作，造成職工檔案管理混亂。由人社局集中管理企業職工檔案，一方面可以減輕企業的壓力，為他們提供保管職工檔案的途徑，另一方面也可以倒逼企業重視職工檔案的收集工作，最終實現規范化管理。

（三）為公眾提供更為便捷、高效的查檔服務

人事檔案是真實記錄一個人學習、工作經歷的憑證，在現實中也有比較高的利用率。在人事檔案分散管理的時候，一個人要查詢人事檔案，有可能要去幾個不同的單位才能查到。因為保管單位公信力有差異，查詢到的人事檔案文件能否起到憑證作用，仍要打上一個問號。這些情況，給公眾造成很多不便。由人社局集中管理各類人事檔案，就免去了這些困擾。公眾只需到人社局這一個地方，就可以查詢各類人事檔案，而且人社局是國家機關，具有公信力，出具的檔案復制件完全可以得到社會認可，能有效發揮憑證作用。

四、集中管理各類人事檔案的潛在問題

由人社局集中管理各類人事檔案，具有顯著的優勢，但也存在不可忽視的潛在問題，突出地表現在人力、物力、財力方面。

（一）工作量增加，造成人員相對不足

人社局集中管理各類人事檔案，必然造成庫存檔案數量的成倍增長和服務面積的擴大。加之人事檔案本身具有流動性的特點，經常要補充材料，人社局檔案科的工作量會大大增加，造成人員相對不足。按照《干部人事檔案工作條例》，每管理1000卷檔案一般應當配備1名專職工作人員，目前諸城市公共就業和人才服務中心檔案科管理的檔案有23萬余冊，工作人員只有10名，人手嚴重不足。如果工作人員的數量無法滿足工作的需要，就會影響工作的正常開展。

（二）需要有充足的資金作為保障

人社局集中管理各類人事檔案有一個必要的前提，那就是要有充足的資金作為保障。無論是檔案庫房的建設和維修、各類設備的購買和安裝，還是檔案數字化的持續開展，都需要大量資金投入。以諸城市為例，現在諸城市公共就業和人才服務中心檔案科每年新增人事檔案2萬冊，檔案庫房很快就會面臨飽和。如果沒有資金投入作為先決條件，集中管理各類人事檔案就無法實現和持續開展。