淺談中石化財務共享模式下會計憑證附件的標準化建設

| 劉震 江秋峰 王強

中國石油化工集團公司（以下簡稱“中石化”）是一家在國內、國際有重大影響力的跨國石油化工企業集團，其成員企業分布全球各區域，所屬分、子公司多達數百家。面對日益激烈的市場競爭和經濟全球化的巨大挑戰，中石化提出“建設世界一流能源化工公司”的發展方向和“建設世界一流財務”的財務工作目標。為了加快實現集團戰略目標，強化集團財務管控，提高財務能力建設，加快財務管理轉型，實現由過去的“分級管理、分開核算”轉變為“分級管理、集中核算”的財務管理新模式，2012年，集團公司黨組提出“財務共享服務先行，抓緊推進相關工作”的總體要求，采取“先試點再推廣”的方式，從財務共享入手，逐步擴大共享范圍，持續推進業務流程標準化、規范化建設。2013年籌建財務共享服務中心，2017年8月正式成立共享服務公司，從2013年啟動財務共享建設，歷經8年實踐和探索，已初步建成覆蓋全部直屬企業、涵蓋5個業務線條的多功能一體化共享服務業務運營體系，在服務支持集團戰略和企業轉型發展方面發揮著積極作用。

財務共享成立的目的是通過對管理、流程和技術的優化，將所屬公司會計核算、資金結算及報表編制業務分離出來，由共享按照統一流程、統一標準進行集中處理，增強企業的管控能力，有效降低企業經營成本，推動企業財務轉型發展。因會計核算從企業轉為財務共享集中處理，對憑證附件的審核是財務共享核算工作關鍵的一環，200多家上線企業，對同一性質的業務附件的規范存在差異，憑證附件標準化建設成為共享和企業共同面臨的問題。A公司在財務共享服務建設試點階段，遇到規范憑證附件的問題，通過探索財務共享服務的組織和運行管理模式，理清了各層級、各部門間的職責界面，在共享的支持下，初步完成了業務報銷附件的標準化梳理，并在A公司所屬20余家二級單位應用，提高了企業和共享的運行效率，加快推進了A公司財務管理轉型。

一、憑證附件標準化建設的必要性

共享服務是中國石化構建“一基兩翼三新”產業格局中新經濟的重要組成部分，2021年，集團公司黨組強調“打造共享服務升級版，推動支撐業務自立發展”。“十四五”期間，共享服務公司將聚焦客戶價值最大轉變、業務運營從標準化、流程化、向自動化、智能化轉變，服務客戶從集團內部為主向內外雙輪驅動轉變，隊伍建設從優化人力資源向增值人才資本轉變，大力構建以財務共享、HR共享、IT共享、商旅共享及黨務共享五大業務為主的共享服務產品體系。

推進會計憑證附件標準化建設，可助力推進共享服務的“升級自立”，提升客戶滿意度、推進共享服務智能化建設、打造增值財務人才隊伍，使企業經濟活動規范有序運行，有效防范財務風險，確保內部控制目標的實現。

1．提高核算質量和效率，提升客戶滿意度的需求。財務信息是對企業經濟活動的客觀反映，為使財務信息客觀真實地反映經濟活動的全過程，在財務共享模式下，憑證附件成了規范核算業務的重點，進行憑證附件標準化建設，可提高業務核算質量；財務共享現有200余家上線企業，各企業業務附件標準有差異，在標準化的業務處理流程下，出現問題概率較高的是憑證附件問題，共享人員常因附件問題與企業財務人員反復溝通。推進憑證附件標準化建設，可提升核算質量和效率，提升客戶滿意度。

2．推動共享服務智能化發展的需求?！爸悄芄蚕怼笔枪蚕砉镜慕ㄔO目標之一?！跋懋敭敗盧PA（機器人流程自動化）產品是共享服務公司基于提升標準化、重復性、不均衡、及時性要求高、數據搬運等場景業務的效率和質量研究，自主開發的技術產品，目前已在250個業務流程中使用179個“端到端”的機器人，效果表明，相比人工，“享當當”的效率是人工的數倍甚至是數十倍。在推廣“享當當”RPA帶來高效率的同時，對涉及核算環節的RPA，需標準化憑證附件作為支撐，以保障自動制證的準確率，實現“智能共享”又快又好發展。

3．為共享“升級自立”培養增值服務財務專業人才。當前，共享公司淄博服務部出現高層次財務專業人員短缺的情況，進行會計標準化附件建設，取消企業審核節點，實施RPA、三單匹配等智能化的核算模式，使共享人員從重復性、技術含量低的工作轉向審核、報表等工作，不斷提升財務專業能力；標準化憑證附件的實施，可提高核算準確率和效率，使共享人員有更多時間進行管理咨詢、數據分析等增值服務方面的學習，為共享的“升級自立”儲備增值服務財務專業人才。

4．基于內部財務控制，防范核算風險的需求。會計核算是企業內部控制的方式之一。會計核算集中到財務共享統一處理后，由于各企業業務報銷附件的標準不統一，各分子公司對集團統一部署的財務政策解讀存在差異，導致政策很難得到完全貫徹執行，會計憑證附件標準化建設可將各企業與集團公司會計政策最大程度達到統一，充分防范企業內控風險。

5．實現企業財務轉型的需求。標準化憑證附件可助力企業取消審核節點，助力共享提供高效準確的優質服務。目前，齊魯石化、川維化工、燕山石化已取消企業審核節點，其他上線企業也將陸續取消企業審核節點。取消企業審核節點可推進企業財務的實質轉型，使企業財務專注于公司預算、生產分析、管控、資本投資項目和資產運作效率監控等價值管理工作，站在戰略管理的高度，全面提高企業財務管理的能力。

二、會計憑證附件標準化建設的具體措施

如果把財務共享服務中心比作一個大的平臺，那么標準化憑證附件就是支撐這個平臺的支柱之一。標準化憑證附件建設內容主要有兩個方面:一是依據集團公司會計政策、會計手冊等規章、制度，設計綱領性的會計憑證附件模板；二是結合企業經濟活動的特點，建設包含企業個性的標準化憑證附件模板。主要措施如下：

1．建設統領性標準化附件模板。2021年，共享公司淄博服務部根據《會計基礎工作規范》（財政部第98號令），結合集團公司下發的《財務共享服務業務操作規范（2020版）》，以憑證附件更加具有通用性、簡潔性、適用性為原則，真實反映業務實質，實現煉化企業憑證附件標準化管理，編寫了《煉化板塊憑證附件標準化模板》討論稿。《煉化板塊憑證附件標準化模板》按照業務流程，以業務單元為基礎，整合各企業典型附件樣式，將憑證附件按照重要程度分為ABCD四類，A類是核心憑證附件，B類是重要憑證附件，C類是一般憑證附件，D類是企業為滿足內控、審計需要的非核算必需的憑證附件?！稛捇鍓K憑證附件標準化模板》為推進A公司會計憑證標準化附件建設起到了參考指引作用。

2．系統工程，團結協作。A公司是集團內部煉化板塊首家費用報銷（ERS）系統試點和推廣應用企業，財務共享上線時取消了企業財務初審環節，按“業務提交、共享制單”模式，優化財務共享業務流程，制定財務共享業務提交附件標準及業務提交附件模板，啟動會計憑證附件標準化建設項目。首先，由共享人員與A公司財務人員組成項目團隊，對企業的經濟活動的進行梳理，對各項業務特點進行歸納和總結，從業務面臨的內外部環境入手，對各種業務核算的風險進行分析，制定相應的應對措施和整體策略，以此來設計各經濟活動所需的憑證附件。參照集團公司會計政策和制度，對現有的規范業務附件的規章制度進行核查更新，對未規范的業務附件建立規章制度。其次，由專人負責匯總上述資料，召開內部研討會，對每項經濟活動的業務流程，以及重要風險點進行論證，優化業務流程，使標準化會計憑證附件既有規范業務、防范風險的作用，又不影響企業各項經濟活動的正常運行。最后，對每個重要經濟活動報銷的憑證附件進行統一規范，形成可執行的標準模板，供企業和財務共享人員在平時工作中查閱使用。會計憑證附件標準化建設是一項系統工程，項目的完成離不開共享和企業財務人員的共同努力，充分體現了“共享和企業是一家”的團結協作精神。

3．建立標準的業務提交清單和業務提交模式。標準化的會計憑證附件模板需要標準化的業務提交清單和業務提交模式，上線初期，財務共享制定了《財務共享業務提交清單》、《財務共享業務提交附件及順序要求》等制度規范。其中《財務共享業務提交附件及順序要求》涉及對公費用報銷業務的140余項費用，對各項費用明確了業務提交的憑證附件類型及掃描擺放順序，對需要領導簽字審批的附件作明確說明，并有針對性地編制了不同業務的附件模板，便于業務人員使用，為企業會計憑證附件標準化建設的成功奠定了基礎。

4．統一憑證附件的標準。憑證附件的標準化建設以存在制度盲區、附件與《煉化企業標準化會計模板》有差異的經濟活動為基礎，首先梳理出重點的費用，包括：印刷費、運輸費、業務招待費、差旅費、職工教育經費、警衛費、環保費、勞動保護費等30余項；其次對每一項費用所涉及的不同情況進行細分，例如，將職工教育經費分為五類，包括購買培訓資料、內部培訓考試、培訓中心、外出培訓、印刷；最后根據經濟活動的業務流程以及法律法規，集團公司政策文件精神，規范各項費用的會計憑證附件清單和內容，對于同一性質業務，統一附件標準、對于必要的附件作明確規定，去除非必要的附件。例如，業務招待費標準化附件是發票、費用結算單、業務招待安排申請單；因會的業務招待費須有會議安排申請單，有紀念品的須有紀念品申領單。職工教育經費-印刷費的標準化會計憑證附件清單包括發票、印刷業務事前申請單、印刷業務結算明細表。

5．加強業務指導培訓，建立案例庫。首先，A公司將憑證附件標準化的實施細則統一整理，作為財務共享核算的參考文件，例如，《A公司印刷業務管理細則》是對印刷業務附件標準化的規范，《A公司會議費管理細則》、《A公司業務招待工作管理細則》、《A公司差旅費管理實施細則》等都是對相應業務的標準化附件的規范；其次，對財務核算中比較常見且重要的費用報銷業務進行標準附件的歸類，開設以“對公報銷審核業務交流”為主題的培訓課程，系統講解各項規范標準產生的原因以及蘊含的財務政策原理；最后，共享和企業收集核算中容易出錯以及易產生爭議的附件審核點，建立日常業務典型案例庫，雙方定期召開會議進行研討，對案例進行講解剖析。

6．建立長效機制，確保憑證附件標準化建設有效執行。憑證附件標準化建設是一項長期而艱巨的系統工程。在實踐應用中，由于煉化企業業務種類齊全，憑證附件種類繁多，集團公司政策文件時有變動，導致憑證附件標準化的管理帶來較大的難度。在日常核算中，共享人員發現A公司標準憑證附件執行過程中的問題，采用記錄總結的方式，將問題及時反饋A公司，配合A公司及時改進憑證附件的標準，以確保標準化憑證附件長期有效執行。

三、取得的主要成效

1．高效準確的優質服務提升客戶滿意度。對憑證附件標準的規范，消除了財務共享業務處理過程中不增值或低效的溝通環節，為財務管理的全流程高效控制提供了可能，使業務處理流程更加規范化、制度化，為企業提供了高效率的服務；參照標準化會計憑證附件進行業務處理，實現了業務在企業內部控制下的核算流程，降低了業務差錯，提高了業務處理質量，為企業提供高效、準確的優質服務，提升了客戶滿意度。

2．防范企業財務風險,降低共享核算風險。會計憑證附件標準化建設在企業與集團公司會計政策統一的前提下，將標準化憑證附件貫穿于共享的整個核算過程中，相當于對流程中的各環節施以嚴密的風險識別、預警機制，實現了企業由“事后響應”向“全程控制”的轉變，降低了企業財務風險，也降低共享的核算風險。

3．推進企業財務實質轉型。推進標準化憑證附件建設，共享對企業各項業務的核算更加標準化、規范化，前期，A公司取消財務初審后，平均節省A公司財務人員8%的工作量，業務處理時效提高20%。有一套完整的標準化憑證附件作為保障，A公司已取消財務人員后置環節的審核，使財務人員更多地參與企業預算和決策分析工作，提升企業財務的價值管理和價值創造能力，推進了企業財務實質轉型。

4．提高共享價值創造能力,拓展增值服務。共享要持續的運行發展、凸顯財務共享服務價值，除了提升服務質量，還要求管理的不斷創新和思維方式的不斷轉變。標準化會計憑證附件可將共享人員從繁瑣的日常業務中解脫出來，轉向財務共享的專業化、高效化運作的能力建設，從而能夠應對新的變革要求，提高價值創造的能力,拓展增值服務。