城市建設檔案管理現狀及改善措施研究

文/濟寧市住房保障和房地產發展事務中心 吳波

城市建設檔案是城市建設中產生的一些數據信息，也是城市建設發展過程的真實記錄，加強城市建設檔案管理對城市規劃發展、城市建設等方面有重要的意義，所以需要受到重視。當前，隨著城市建設進程的加快，對城市建設檔案管理工作提出了更多、更高的要求，需要不斷提升管理水平。城市建設過程中的檔案管理是工作發展需求，也是城市建設和社會發展的需求，我們應該認識到城市發展建設中檔案管理的意義，并不斷推陳出新，強化檔案管理，提高工作效率，為城市的發展建設和社會的發展打下良好的基礎。

一、城市建設檔案管理的特點及意義

（一）城市建設檔案管理的特點。城市建設中，產生的檔案有很多，而且涉及到很多方面，所以城市建設檔案管理工作任務較重，要求較高。對當前城市建設檔案管理進行分析，具有以下3個主要特點：1.復雜性。城市建設中產生的檔案，涉及城市建設的方方面面，不僅有各種各樣的設施，還有建筑物的設置，管理方式，這就表現出了城市建設檔案管理的復雜性。城市建設檔案采用文字、圖紙、照片、表格、視頻等方式進行保存管理。2.動態性。在社會的不斷發展過程中，城市建設在不斷進行，而且城市建設發展越來越快，在城市建設中，產生的檔案也在不斷變化，記錄著城市發展建設中的方方面面，所以城市檔案建設管理具有動態性，需要及時將城市建設中產生的檔案進行更新、收集、管理、利用，將城市建設中的各項變化進行保存記錄，為以后的參考提供依據。3.準確性。在城市建設中，產生的檔案具有真實性和準確性，在城市建設中會遇到各種各樣的問題，產生的檔案就是對這些問題進行準確、真實地記錄，不管是各種設施的更改、添加，還是城市建設中因為建筑物產生的糾紛、事故等，都需要準確、真實的記錄。如果城市建設產生的檔案無法保證其真實性和準確性，那么城市建設會遇到較大的阻礙，發展阻滯，所以城市建設檔案管理工作具有準確性、真實性。

（二）城市建設檔案管理的意義。在城市建設中，提升檔案管理水平，對城市建設和檔案管理具有較大的意義，城市建設檔案管理可以為城市的發展建設、管理科研等工作提供參考依據，而且城市建設檔案管理現狀，體現的是城市建設檔案管理水平，也是城市建設檔案管理的實際效果，加強城市建設檔案管理，不僅可以提高城市建設檔案管理水平，還可以為城市的規劃發展等奠定良好的基礎。在城市建設發展中，涉及的內容較多，需要對建筑施工場所等進行調查勘測，尤其是地下的管線之類的，還需要對周圍的地質環境等進行勘測，此時進行城市建設檔案管理，可以為城市建設提供主要的依據，并將城市建設檔案管理的價值體現出來。除此之外，城市建設中，進行檔案管理，可以對城市建設產生的檔案進行長久保存，改善管理環境，便于查閱等。城市建設檔案管理，為公眾、單位、政府部門等提供信息交流、資源共享基礎，通過城市建設檔案管理，便于快速查找需求的檔案資料等。所以在城市建設中，實施檔案管理，在城市的發展建設過程中，有重要的意義。

二、城市建設檔案管理的方法與成就

（一）加強理論學習，積極推進黨支部規范化建設。今年以來，館黨支部注重加強支部自身建設，進一步完善了黨建工作制度，嚴格組織生活，牢固樹立“四個意識”，實行“一崗雙責”制度，配合“三重一大”事項集體研究決定。一是認真落實“三會一課”制度。截至目前，共組織召開黨員大會3次，支部委員會5次，主題黨日活動13次，上黨課3次，做到了有記錄、有臺賬。創新了活動形式，舉辦了“濟寧市建設工程電子文件接收歸檔系統”應用培訓，加強了和工地一線檔案資料員之間的合作與交流，收到了良好的效果。與黨員干部一起，共同開展義務植樹主題黨日活動，為建設綠色美好濟寧貢獻自己的力量。清明節開展祭奠英烈主題黨日活動，深切緬懷和哀思革命先烈。二是深入推進黨員教育管理工作。充分利用“學習強國”“燈塔黨建在線”學習平臺開展學習教育。三是扎實開展精神文明創建活動，廣泛開展文明教育，組織黨員志愿者深入街道社區開展疫情值班、文明勸導、衛生清理、與交警共同維護交通秩序等志愿服務，努力營造積極向上的文明氛圍。四是宣傳、發動職工積極參與黨風廉政教育學習，班子成員實行一崗雙責，制定了《濟寧市城建檔案館2021年黨風廉政責任清單》，組織全體職工前往兗州區廉政教育基地進行廉政教育和體驗，收到良好效果。

（二）提升城建檔案管理水平，優化企業營商環境。深入貫徹落實省、市關于“放管服”改革、優化營商環境、推進工程建設項目審批制度改革工作部署，著力構建科學、便捷、高效的建設工程檔案管理體系。精簡了辦事項目，壓縮了辦事流程，優化了營商環境，進一步提高為民服務的效率。實行了聯合驗收、容缺受理、告知承諾制等多項改革措施，多措并舉，優化營商環境建設取得新成效。按照山東省住建廳緊急通知，對《關于規范全省建設項目審批“一窗受理”的指導意見（征求意見稿）》進行學習研究。認真學習研究《濟寧市工程建設項目竣工聯合驗收實施細則（試行）征求意見稿》，根據我館實際工作情況提出修改建議。認真學習新的《檔案法》和新的《濟寧市城鄉建設檔案管理辦法》，學習了新修訂的《建設工程電子文件和電子檔案管理標準》《建設工程文件歸檔規范》等業務知識。積極開展城建檔案課堂活動，2月份在館內開展了一次題為《電子檔案的管理》城建檔案課堂活動，并多次深入工地開展城建檔案課堂活動，收到良好效果。

（三）堅持一線工作法，做好城建檔案指導、接收工作。堅持一線工作法，全程跟蹤，貼近服務，加強對重點工程的指導。先后到北湖區文化產業園、濟寧蓼河東方生態建設開發有限公司高新區生態水系綜合治理及景觀提升PPP項目、中國中鐵內環高架橋等工地現場業務指導、查驗檔案資料，指導講解竣工圖的編制、竣工檔案整理和報送。對前來我館咨詢學習的單位給予耐心指導講解，通過電話、微信方式對嘉祥、魚臺等縣市城建檔案館進行了業務指導，全年共接待業務咨詢人員150人次，收到良好的指導培訓效果。2021年核發《建設工程檔案驗收意見書》578份、簽訂《建設工程檔案合格證》568份，接收了濟寧龍翔房地產開發有限公司任城區李營街道史行·柏行宗地一棚戶區改造項目、山東華碩置業有限公司華碩·天韻住宅小區、濟寧錦鴻房地產有限公司中南瑞馬樾府等83個建設單位578個項目的竣工檔案。參加濟寧市審批局組織九巨龍房地產公司孝養城B2區項目的聯合驗收工作。

（四）加強檔案規范化和信息化管理，提升檔案管理水平。根據庫房九防要求，認真做好庫房安全、維護、管理工作。截至目前，整理100個項目近19000卷，并完成了入庫、上架工作。采取多種形式積極開展利用工作，共接待查、借閱檔案人員512人次，調閱檔案2458卷次，復印文字材料4736張、圖紙1290張，出具檔案證明1654份，接待查詢地下管線圖咨詢人員13人次，經常加班完成應急查閱檔案任務，為濟寧市內環高架及連接線項目、火炬路連續流改造等重大工程建設提供了翔實的地下管線數據和資料。研發的建設工程電子檔案接收系統，目前正式啟動使用，為了更好地推廣“濟寧市建設工程電子文件接收歸檔系統”，5月份，舉辦了“濟寧市建設工程電子文件接收歸檔系統應用培訓班”，市區政府投資項目建設、施工、監理等共計95個單位、150余名建設工程檔案工作人員參加了培訓，培訓收到良好的效果。6月11日，我館完成了二期城建檔案的整理及數字化驗收工作。截至目前，濟寧市城建檔案館已完成900多萬張文字檔案、40余萬張圖紙的數字化掃描，數據全部掛接入庫并備份，極大地提高了城建檔案查詢檢索效率和信息化管理水平。在現有資金緊張的情況下，積極溝通協調，完成三樓庫房密集架的安裝及四樓、五樓電氣線路、消防改造項目，改造完成后庫房面積增加，將有效改善檔案保管條件，緩解現有庫存壓力。

（五）用鏡頭記錄城鄉變化，為城市建設搞好服務。緊緊圍繞市住建局中心工作，我館統籌部署，做好聲像檔案服務工作，拍攝留存城鄉記憶，為城建事業做好積極服務。不定期地拍攝拆遷舊貌、重點工程、建設過程、工程新貌等，先后跟蹤拍攝了共青團路北延工程、崇文大道跨寧安大道高架橋工程、內環高架工程、洸府河重點地段景觀項目、濟寧文化中心工程等。共拍攝城鄉舊貌、新貌和城建工程照片3000余張。積極開展慶祝建黨100周年系列活動，制作了各類展板和影視墻，選送照片參加山東省住建廳舉辦的慶祝中國共產黨成立100周年書畫攝影作品展，13人分別榮獲一、二、三等獎及優秀獎。向市委、市政府、省建設廳、市掛圖作戰指揮部辦公室、市住建局提供城建照片150余張。

三、城市建設檔案管理的未來發展計劃

在過去的幾年中，政府加強了城市建設，不斷推出各種政策和方案，大大提升了城市建設的質量，在黨的領導下，不斷推陳出新，制定并完善各種新的政策和制度，并加強環境優化，努力提升城市建設的質量和檔案管理的效率與質量。當前，信息技術、網絡技術等發展帶動了城市發現的速度，提升了城市服務效率，結合信息技術、黨的政策方針，城市的發展規劃等，將辦事項目精簡，壓縮辦事流程，進一步提高為人民服務的水平。檔案管理是城市建設中的重要工作，城市建設如火如荼地進行中，在城市建設中，各個項目產生的同時，也產生了很多的檔案資料，要充分利用信息技術、計算機技術等，提高檔案的收集、接收效率，提高檔案的整理、保存、查閱等工作效率，實現對城市建設檔案管理的規范化和信息化。

在市委、市政府的領導和支持下，城市建設取得了顯著的成績，為城鄉建設、城市建設提供了便利。在之后的工作中，將會嚴格按照市委、市政府“爭先進位，高質量發展”的目標任務，堅持“高點定位、干就一流”的工作要求，完善并改進工作。對這幾點工作規劃如下：1.進一步加強黨建工作和廉政建設。學懂弄通習近平新時代中國特色社會主義思想，使黨建工作更加規范化，廉政工作常態化，用實際工作實踐“不忘初心、牢記使命”這一宗旨。2.向兄弟地市學習先進檔案接收指導經驗，轉變工作思路，不斷研究城建檔案法律法規和政策，準確把握改革的方向和當前的形勢，開拓創新，拓展知識面，在服務大局中去思考，認真學習新的工作理念，積極學習城建檔案知識，針對即將實行的電子檔案接收系統認真學習研究，積極探索新的城建檔案接收模式，做好工程聯合驗收工作，把檔案服務推向市場，在新模式下，確保提高工程檔案進館質量，進一步優化營商環境，進一步提高城建檔案服務質量，使城建檔案工作適應新形勢發展，更好地為城市建設和社會服務。3.按照省委辦公廳、省政府辦公廳《關于加快推進縣級國家綜合檔案館建設的意見》和《山東省城建檔案管理工作評價導則》的有關要求，積極完善館庫建設。

四、結語

城市建設在社會發展的過程中，不斷加快，在社會發展的過程中，對城市建設的要求不斷提升，使得城市建設檔案管理要求也不斷提高，為城市建設提供保障。在城市建設發展過程中，檔案管理工作不斷完善和改進，從技術上到設備上，都在不斷地完善，大大提升了檔案管理的質量，利用不同的技術和方法記錄著城市發展的點點滴滴，也通過不同的方式為大眾呈現城市發展的風貌，展現了城市的發展風采。檔案管理涉及城市建設的方方面面，所以在今后的城市建設檔案管理中，需要不斷結合社會的發展需求，制定不同的城市建設策略，更新檔案管理方法，為城市的發展建設提供保障，堅持“不忘初心，牢記使命”的宗旨，為城市建設服務，為社會發展服務，全心全意為人民服務。