事業單位文書檔案管理質量提升路徑

文/西安市高陵區審計局 黃偉

事業單位掌握的資料非常豐富，提高事業單位檔案管理質量不僅有助于單位工作順利開展，還有助于民眾生活質量水平的提高。本文針對事業單位檔案管理現狀展開研究，指出存在的問題以及弊病，并針對問題提出能夠幫助事業單位檔案管理工作有效完善的可行性措施，希望為事業單位檔案管理職能的加強提供借鑒。

一、事業單位檔案管理現狀

2020年是我國檔案事業“十三五”規劃的收官之年。在近5年的時間當中，我國高度重視事業單位檔案管理工作的開展，在中西部地區開展了多個縣級綜合檔案館建設項目，28.7億元的財政支出為600余個縣級綜合檔案館的建設提供了巨大支持。與此同時，我國完成了6家區域性重點檔案保護中心的建設，編著了至少8800萬條國家重點檔案文件級目錄，組織實施了近400個檔案開發項目，涌現出一大批有分量且特色鮮明的檔案開發成果。高速發展的科學技術在檔案管理工作的發展歷程中起到了極為突出的作用，483項科技項目中涌現出147項高質量的科技成果，科學技術手段與檔案管理工作的融合為事業單位檔案管理質量的提升提供了強大助力。但是，在檔案管理工作持續進步的今天，事業單位在檔案管理方面依舊有許多問題有待解決。

（一）檔案管理制度有待完善。檔案管理制度待完善主要體現在以下兩個方面：首先是監督制度的缺失。當前，大部分事業單位已經針對檔案管理工作建立起了相對規范且合理的管理流程與管理程序，但是并沒有針對監督問題提出明確且合理的監督方法。也就是說，事業單位在檔案管理監督工作方面所依靠的只有工作人員自身的自律，具體化監督措施與專業監督機構的缺失為檔案管理工作的順利推進帶來了相對明顯的風險，檔案管理人員的日常工作也很難得到有效的監督，檔案管理流程或各項措施未得到規范踐行的問題頻繁出現。其次是檔案管理開發工作未得到充分重視。目前所應用的檔案管理制度并非面面俱到，絕大多數事業單位比較看重檔案轉移、檔案復制、檔案保存、檔案整理以及檔案收集等基礎環節，但是對檔案管理的開發與研究缺少充分的重視，檔案管理的日常工作僅限于針對檔案歸納整理，檔案中所蘊含的豐富的價值沒有得到深層次的挖掘。有個別檔案管理人員沒有提升管理水平的想法，都是將工作偏于形式化，只要自己工作不出錯，就可以得過且過。這極大制約了檔案管理水平的提升。很多檔案開發工作缺少資金輔助，我國高校在資金與設備的投入方面存在不足，這導致檔案開發技術難以順利展開，檔案管理各項工作難以加強，檔案工作的價值無法得到充分體現。這注定高校對檔案工作的重視度不會提升，于是形成了惡性循環。所以，要想打破這個僵局，需要檔案管理人員充分發揮專業素養，協助檔案工作不斷進步，讓更多的人看到檔案管理的價值。對于大部分事業單位來說，檔案管理是非常簡單的行政類工作。所以，檔案管理的專業性知識要多普及，檔案管理人員要不斷向外界傳遞和灌輸檔案管理的優點與不可取代的地方，加強外界對檔案管理的正確認識，讓檔案管理的真正意義被更多人所了解。

（二）檔案管理人員綜合素養有待加強。在推進檔案管理信息化建設工作的過程中，高水平的專業技術人才是不可或缺的。也就是說，事業單位在對檔案管理人員進行篩選和使用的過程中，需要在專業和學歷方面提出適當的要求。首先，學歷應該達到本科以上；其次，應該掌握與事業單位檔案管理和計算機相關的基礎知識。就目前的情況來說，在事業單位參與檔案管理工作的大部分工作人員達不到較高的學歷要求。盡管政府已經通過優惠政策的出臺對人才進行引進，通過集中培訓加強工作人員的基本技能，但是整體效果并不好，人才往往更傾向于前往大城市發展，優惠政策的作用并不明顯。集中培訓對資金有著較高的要求，當面臨經費不足的問題時，事業單位負責檔案管理的領導會對培訓問題產生一定的抵觸，這樣容易導致培訓效果弱化。另外，愿意參與檔案管理工作的復合型專業技術人才目前非常匱乏。在科學技術高速發展的今天，能夠熟練掌握計算機基本知識并具備檔案管理能力的復合型人才少之又少。檔案管理部門的信息技術人才比較缺乏，沒有了技術做工作保障，造成對檔案管理工作進行信息化建設的過程中，難以在人才方面得到有力的支撐，信息化建設工作的推進明顯受阻。因此，技術和人才一直是檔案管理工作提升最為重要的一個步驟，做好充分的技術和能力儲備，才能最大化發揮檔案管理技術，讓檔案管理發揮價值。

（三）檔案管理建設工作有待加強。事業單位檔案管理工作有待加強，主要體現在下面兩點：首先，檔案管理建設工作并沒有得到事業單位有關人員的高度重視，在事業單位管理工作逐步具有信息化特征，機構大幅調整的今天，作為事業單位中極為重要的系統工程之一的檔案管理工作需要得到大量物力資源和人力資源的支撐，需要得到檔案管理工作人員以及單位領導的支持，需要所有人的共同努力。可惜檔案管理建設工作的價值并沒有得到正確的認識，即便是與該工作直接相關的檔案管理人員和領導也是如此。由此導致的直接后果就是檔案信息化建設工作無法跟上時代的腳步，硬件有待完善且設備并不齊全，這為檔案管理工作的發展與規劃造成了不良影響。其次，檔案信息的安全未得到充分的保障。事業單位中所保存的部分檔案信息是絕對不可向外公開的，具有較高的保密要求，且與軍事、經濟、政治等諸多方面息息相關，所以必須要對檔案安全作出充分保障。但是在現實生活當中，檔案管理的保密性和安全性未得到一定的重視，比如部分工作人員在用計算機對檔案內容進行瀏覽和存放時，沒有針對計算機進行保密處理和安全處理，當不法分子對計算機進行攻擊時，可以輕松竊取所存的信息。

二、加強事業單位檔案管理質量的策略

（一）科學規范檔案管理制度。首先，在思想方面提起對檔案管理的高度重視。事業單位應該充分意識到檔案管理在文獻資料收集及信息保存等方面所蘊含的巨大價值，突破傳統的檔案管理觀念，打造出與群眾需求相匹配的檔案管理制度，針對檔案展開積極的開發與梳理。在保存檔案的同時，除了不允許公開的具有一定機密性的檔案之外，具有較大價值且適宜公開的檔案都可以多元化的方式公開。事業單位應當組建專業的檔案資源開發小組，向廣大公民提供參觀鑒賞檔案信息資源的機會，從而使得檔案資源能夠在不知不覺間實現真正意義上的共享。其次，事業單位應當將公民看作是檔案管理建設的重要主體之一，不斷加大檔案管理的監管力度。一方面，事業單位需要在制度方面上完成事業單位檔案管理內部監督制度的建立和完善，成立專業化的檔案管理監督機構，相應的監督隊伍需要明確監督標準和監督內容，對有關信息作出明確規定；另一方面，事業單位需要對人民群眾所具有的監督作用進行充分的發揮，基于對公開檔案的積極宣傳，引導廣大民眾參與到檔案管理的監督工作當中來，邀請人民群眾為檔案管理工作的開展獻言獻策，以此來推動檔案管理質量持續提高。

（二）加強檔案管理工作人員的專業素養。一個組織想要實現健康而長期的發展，必須對人才提起高度的重視。在信息化趨勢愈發明顯的今天，事業單位必須廣泛征集專業人才和高素質人才參與到檔案管理工作中來，從而保證檔案管理工作能夠真正適應時代潮流，跟上時代發展的步伐。為此，事業單位應當對有關崗位的福利待遇進行適當加強，通過各種各樣的手段吸引高素質和高水平的專業人才參與工作，并且針對現有人員進行專業技能的高強度培訓，以此來實現對人員專業結構和學歷的有效優化。在提高福利待遇時，事業單位需要對內部獎勵制度以及晉升制度進行完善，讓檔案管理工作人員感受到穩定感，在工作過程中展現出工作的積極性和主動性。在人才引進方面，當地政府需要提高福利待遇水平，用更好的機會和更高的工資來吸引并留住人才。在一線城市人才愈發飽和的今天，年輕人對大城市的追求不再特別熱烈，政府應當通過適當的方式充分展現當地檔案管理工作的發展潛力，或者將檔案管理信息化建設工作發展為特色產業，以此來提高吸引高端優秀人才的能力。在人員培訓方面，事業單位既需要通過人才政策的制定來吸引更多的高素質人才，也需要借助集中培訓和外出培訓等方式，推動工作人員整體素質不斷提高。與此同時，政府應該對培訓效果進行檢驗，從而使得培訓效果得到基本的保障。

（三）推動數字化檔案管理工作不斷進步。身份認證技術、掃描技術、數據庫技術和數字加密技術等都屬于當下比較熱門的數字化技術，在數字化技術的加持之下，檔案信息能夠實現從紙質到數字化檔案信息的有效轉變，資料補充工作以及資料整合工作和資料更新工作都會變得更為便利。當然，信息的安全性也會因為加密技術的引入得到進一步加強。事業單位應當以數字化技術為基礎，推動統一的檔案信息管理平臺的建立，借助這項平臺，針對檔案信息展開大量的收集、整理、補充與更正。在開展數字化建設工作的過程中，事業單位可以通過派遣人員外出學習或引進相關技術人員的方式來提高數字化技術應用水平，實現數字化技術與檔案管理工作的充分融合。比如針對檔案管理建設工作的數字化掃描，能夠提升檔案管理效率，提高檔案工作的數據整理速度。在檔案信息篩選過程中，通過數字化掃描提高了信息錄入的準確性，避免了人工錄入數據錯誤的情況發生。借助數字化掃描技術，能將檔案管理的有效性發揮出來，衍生出更多有利于檔案數字化轉型的工作內容，推進檔案數字化越來越快，促進檔案管理越來越便捷。

三、結語

隨著事業單位檔案管理工作改革力度的不斷加大，事業單位在檔案管理方面存在的問題已經逐漸成為社會各界討論的熱點話題。為有效提升檔案管理質量，本文針對事業單位在檔案管理方面存在的問題展開簡單分析，并針對有關問題提出科學規范的應對措施。希望這些建議能夠為事業單位檔案管理質量的提升提供適當的幫助和借鑒。