設計單位檔案庫房建設與搬遷問題的應對

文/上海市城市建設設計研究總院（集團）有限公司 陳曉潛

2021年1月1日，隨著新《檔案法》施行以及近年來上海市城市建設的加速發(fā)展、檔案載體形式的變化、單套制歸檔方案的落實，各設計院的檔案庫房都面臨著調(diào)整、改建、搬遷工作。如何在檔案庫房方案設計之初，檔案管理人員與設計人員一起提出更科學的庫房規(guī)劃方案，在檔案庫房調(diào)整搬遷、過渡期能確保檔案的完整、有序，在搬遷過程中能有序、快捷、安全地完成檔案物理空間的遷移，成為各設計單位檔案工作者面臨的一大問題。2021年是上海市城市建設設計研究總院（集團）有限公司檔案庫房調(diào)整、搬遷全面進行并順利完工的一年。本文通過對庫房建設、搬遷過程中出現(xiàn)的問題進行分析，并提出對策與思考。

一、檔案管理者應參加檔案庫房建設全過程

一般檔案館都會按照珍貴檔案保管、保護及辦公、公眾閱覽功能要求，嚴格劃分檔案庫房保管區(qū)、檔案業(yè)務工作區(qū)、檔案工作人員辦公區(qū)、對外接待區(qū)、公眾閱覽室等等，每個區(qū)域都有相應的建設要求和標準。設計單位的主營業(yè)務是設計，是以設計資質(zhì)等級劃分承接的項目規(guī)模和設計業(yè)務范圍，其辦公用房會設置在普通的商務樓或標準辦公用房中，檔案室的規(guī)模和性質(zhì)決定了不可能像專業(yè)檔案館一樣嚴格按照國家標準制訂檔案庫房管理方案和以專用檔案庫房要求進行建造，只能根據(jù)紙質(zhì)檔案保管的需要，在辦公樓中選出一定的用房面積用于存貯檔案，所以檔案庫房在建設和裝修時，通常會與一般的辦公用房的要求相一致，對于是否能滿足檔案資料的承重要求、紙質(zhì)檔案長期、永久保存的要求，不做太多的考量，所以檔案管理人員必須要盡早介入檔案用房的建設，在檔案用房布局設計、功能規(guī)劃等辦公用房規(guī)劃階段提出明確需求，確保庫房建成后滿足安全可控及未來發(fā)展的要求。

（一）檔案人員應熟悉檔案庫房設計標準要求。一般室內(nèi)裝飾、裝修設計人員極少有檔案庫房新建或改建的設計經(jīng)驗，通常是以滿足設計人員辦公環(huán)境為基礎，不會關注《檔案館建設標準》和《檔案館建筑設計規(guī)范》的內(nèi)容，因此很多單位的檔案庫房建成后，由于庫房選址不合適（有的位于建筑物地下室），消防設施選用錯誤（選用水噴淋）等原因給后續(xù)庫房交房管理和檔案安全造成巨大的隱患且處于無法再次改造的困境。因此，檔案管理人員不僅要熟悉檔案業(yè)務，還應該熟悉檔案庫房的建設標準，牢牢守住底線標準。在城建總院檔案庫房改造過程中，檔案人員在檔案庫房方案確認過程中，特別是在滅火系統(tǒng)選擇時，提出采用《檔案館高壓細水霧滅火系統(tǒng)技術規(guī)范》（DA/T 45-2009）標準，要求給排水設計人員修改相關設計圖紙以滿足檔案保管要求。檔案庫房也不能只強調(diào)安全，將門窗全部封閉，檔案庫房內(nèi)空氣與外界絕對隔斷，不利于庫房定期通風，庫房內(nèi)充滿了紙張、防蛀防霉藥品的混合氣體，不利于檔案管理人員的身心健康。所以在城建總院的檔案庫房改造過程中，預留了一個可以開啟的窗子并做了必要的防護措施。由于城建總院新建的檔案庫房是在寫字樓辦公室的基礎上進行改造，并沒有按照檔案館需要進行樓板建造，所以在檔案庫房選址時，首先從人員和檔案安全的角度出發(fā)進行庫房選址。依據(jù)密集架廠商提供的資料，檔案密集架每層承重標準一般為80N，國家規(guī)范要求檔案庫房樓板的承重要求是12KN/平方米，但一般辦公用房承重200公斤/平方米，所以在庫房選址時尤為慎重，先是聯(lián)系原大樓設計單位檔案室，調(diào)取原大樓結構計算書查閱，并由結構設計人員進行復算、復驗，再委托有資質(zhì)的專業(yè)房屋質(zhì)量檢測站（如：同濟大學房屋質(zhì)檢站、寶鋼房屋質(zhì)檢站等），對庫房選址區(qū)的樓板進行承重測試，并出具樓板承重質(zhì)檢書，最后再隨機抽取未改建的庫房中存放的檔案樣本進行復核，最后確認檔案庫房選址在大樓首層是安全的。

（二）檔案人員應參與庫房設計和施工。一般建設工程項目分為策劃、評估、決策、設計、施工、竣工驗收六個階段。檔案庫房的建設項目在方案確定后，評估決策（即可行性論證）階段是最關鍵的，它關系到項目的技術方案、經(jīng)濟投資造價估算、項目周期等。項目在可行性階段結束后，項目的資金、技術分析論證、項目效益評估也已基本確定，因此檔案人員應盡早參與檔案庫房建設，項目預算一旦上報審批后再提出方案改動，造成的追加投資預算，其審批環(huán)節(jié)非常復雜且耗時長久，一般難以實施。在設計階段，檔案人員要根據(jù)國家標準提出庫房設計要求，積極與相關建筑、給排水、電氣、暖通等專業(yè)設計人員溝通，對于庫房承重要求可以委托專業(yè)機構進行復測和驗算，根據(jù)檔案庫房“九防”要求進行設備選擇、材料取用，在功能要求上提出具體的需求，庫房內(nèi)部布局要提前規(guī)劃，依據(jù)檔案使用頻率和檔案門類進行排架，做到分布合理、實施有序。庫房地面要采用防塵的光潔的材料，庫房出入口大門必須具備防火與防盜的雙重功能，且是甲級防火門，為保證庫房內(nèi)部用電安全，要求檔案庫房內(nèi)的電線有金屬保護套管，除濕機、空調(diào)、電動密集架等電器設備定期維護、保養(yǎng)，以確保庫房的安全，為延長檔案壽命創(chuàng)造條件。在庫房改建施工過程中，檔案人員也要積極與監(jiān)理人員溝通，關鍵技術節(jié)點施工時可與監(jiān)理人員一起到場監(jiān)督，確保工程質(zhì)量。

（三）檔案人員應參與庫房驗收和庫房管理設備的采購。在項目施工過程中，一般通過招投標中標單位是項目報價較低且施工進度較快的企業(yè)，雖然其中也有施工監(jiān)理，但會出現(xiàn)庫房改造工序把控缺失的情況，尤其是檔案庫房需要土建、監(jiān)控設備、密集架安裝等多個專業(yè)施工單位協(xié)調(diào)進程，協(xié)同化施工，才能保證庫房改建周期內(nèi)保質(zhì)保量順利完工，所以檔案管理人員更應該對項目進行必要監(jiān)管。在檔案庫房裝修驗收和檔案密集架等專業(yè)設施、設備采購、安裝、驗收過程中要嚴格把關，參照《電動密集書架技術條件》（GB/T 13667.4-2013）， 《檔案密集架智能管理系統(tǒng)技術要求》（DA/T 65-2017）國家檔案局關于密集架的標準規(guī)范選擇合適的供應商，綜合技術參數(shù)、供應商業(yè)績、資質(zhì)、報價等方面做好供應商的選擇，特別要注重密集架的用電安全、檔案數(shù)據(jù)安全和檔案管理人員的安全，必要時要有針對檔案庫房設備的專項招投標和庫房專項驗收。以上海城建總院庫房改造項目為例，在密集架采購時，一般廠商為了推銷產(chǎn)品，會最大限度地在庫房里安排檔案庫架，庫房內(nèi)不設緩沖區(qū)，沒有獨立的殺菌區(qū)域，對此檔案人員對供應商的方案做了5次調(diào)整和修改，改變了原來圖紙上過于密集，留出的空間無法滿足檔案人員操作的局面。在庫房驗收前，檔案室提供了國家檔案局DA/T 76-2019《綠色檔案館建筑評價標準》，土建驗收時增加了檔案庫房技術、安全、環(huán)境等項目的驗收標準。檔案部門負責專項設備的驗收，從密集架的安裝、安全、智能化、智能密集架管理系統(tǒng)與設計院檔案管理系統(tǒng)對應等多方面進行評價。采用檔案庫房管理員與庫房設備供應商直接對接的方式，使需求更加明確，庫房設計也更加合理，能滿足城建總院檔案管理現(xiàn)狀和未來發(fā)展的要求。

二、檔案庫房搬遷方案應加強頂層設計及實施

檔案庫房改建完工后，檔案庫房搬遷便開始實施了，庫房整體搬遷過程需要經(jīng)歷庫存清點、裝箱打包、搬運實施、入庫上架等多個環(huán)節(jié)，每個環(huán)節(jié)的失誤都有可能造成檔案的損壞和丟失，所以必須有一個全面的搬遷方案，完善的頂層設計方案是庫房搬遷工作順利進行的重要保障，做好各類應急預案是保證庫房搬遷安全的重要條件。

（一）做好庫房搬遷前期準備階段的預案。在檔案庫房交付前，要做好庫房設備的驗收、保潔、安全調(diào)試工作。在整個搬遷過程的初期，要做好搬遷計劃，在擬訂搬遷方案時，要有明確的責任分區(qū)和責任人，出庫、入庫、押運各環(huán)節(jié)緊密相連，制訂好檔案庫房專項方案、預算及相應的應急預案，組織由檔案管理人員、安全部門人員、搬遷工作領導小組、檔案搬遷服務公司等多方人員參加的庫房搬遷項目交底會議，交底內(nèi)容應包含打包搬運次序要求、實物上架要求、保密安全要求，搬運途中突發(fā)事件處置方案等全方位，關鍵細節(jié)部分要有專人擬訂實施細則。

（二）監(jiān)督搬遷方案的實施。原檔案庫房內(nèi)檔案的整理非常重要，每件、每冊檔案都有原庫房檔案架號和對應新庫房架號、打包箱，都必須逐一編號，認真清點，做到賬物相符，并制作檔案出庫表單，在出庫、搬運搬遷和新庫房上架過程中，根據(jù)庫房情況和上架節(jié)奏進行監(jiān)督和調(diào)整，做到責任明確、各就各位、有條不紊。有密級的檔案要聘請有保密資質(zhì)專業(yè)檔案服務公司進行遷移，避免出現(xiàn)排架混亂、檔案受損、內(nèi)容泄密等的情況。

三、檔案庫房布局及實施應有明確的規(guī)劃

新檔案庫房要有明確的規(guī)劃，智慧化管理檔案庫房和庫房智能化操作流程是現(xiàn)代檔案庫房的發(fā)展方向。

新建檔案庫房要根據(jù)檔案載體和保密要求進行分區(qū)，對庫區(qū)的檔案分布要遵循“配置合理、取用便捷”的原則，需要設置電子檔案存儲區(qū)和傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案存儲區(qū)，密級檔案存放的保密室和普通檔案存放區(qū)域，根據(jù)實物檔案物理體積及發(fā)展趨勢合理分配庫房面積。在智能密集架引進時，要有相應的電子標簽，通過電腦管理系統(tǒng)對檔案庫存情況進行管理，當需要調(diào)用實物檔案時，檔案人員在辦公室可以輕易操控密集架打開，并通過RFID芯片對檔案進行準確定位，以便迅速抽調(diào)和歸還檔案。檔案庫房的專用設備如恒溫除濕機、紅外線監(jiān)控設備等都需使用電源，但檔案庫房用電有明確規(guī)定，所以檔案人員一定要事先在檔案庫房布局中，將電動密集架、光盤存儲柜、去濕器等電源及存放位置進行規(guī)劃，避免出現(xiàn)庫房電器無固定電源插座的局面。部分檔案庫房內(nèi)還需要設置資料入庫過渡區(qū)、外存托管暫存檔案區(qū)等，這些區(qū)域在檔案搬遷過程中會起到庫房調(diào)架、整理、暫存暫放的作用。

在搬遷前，要繪制檔案庫房布置圖，圖紙上明確標注架號、上架的檔案箱號，標明庫房內(nèi)的通道、庫房設備放置地點，一般檔案架與庫房的采光窗垂直、與照明光源垂直，搬遷人員通過布置圖按圖上架，可以避免上架差錯造成的大量返工。

在庫房上架過程中，按照檔案分區(qū)進行上架，要對參加搬遷勞務人員進行培訓和管理，并要求固定人員參與此項工作，一旦發(fā)現(xiàn)問題應立即進行整改。

四、圖紙搬遷要因地制宜、科學有序

對設計院來說，底圖搬遷是一大難題，設計硫酸圖是每個設計院檔案室?guī)齑媪孔畲蟮拈T類，它不同于普通紙質(zhì)載體檔案，呈半透明狀，一面非常光滑，另一面手感很粗糙，特點是：強度高、透明好、耐曬、耐高溫、抗老化等，缺點是脆弱、不防水、不抗皺等。每個項目中圖紙大小不一，其存放要求是以張為單位平放在底圖抽屜中，抽調(diào)量大。搬遷過程中，因為特別光滑極易被打亂，城建總院在搬遷過程中，根據(jù)底圖的特點，定制了底圖夾、外線皮筋和卷筒，筒上做好標識和防水外套，充分固定后再進行搬遷，入柜前先在固定架上平放并低溫熨燙，讓卷曲的圖紙恢復平整狀態(tài)。

檔案庫房搬遷工作是一項重大而復雜的工作，時間緊，任務重，要求最大限度減小庫房搬遷對日常工作的影響。所以，需要有一套科學有序的搬遷方案。

五、后續(xù)管理必須無縫銜接

檔案上架完成后，檔案管理人員應對檔案搬遷工作進行驗收，驗收時要注意檔案交接單的回收和檔案箱、底圖筒的清查、清點。同時要對原檔案庫房進行二次檢查，要全程參與原庫房裝具拆除過程，由于底圖單張存放的要求和底圖柜存放條件的特殊性，為避免圖紙出庫時因檢查疏漏造成檔案遺存原庫架的情況，在拆除完并檢查完成的情況下，將原庫房進行移交。

檔案人員在接手新庫房后，一定要盡快熟悉檔案存放區(qū)域和庫架留空情況，熟悉檔案庫房中新的設施設備的使用要求。庫房中新的防火、滅火設備的啟用方式、定期檢查的要求等與安全部門協(xié)調(diào)進行必要的學習和培訓，精密設備的使用方法是以簡短的標識張貼在設備上方。智能密集架系統(tǒng)對檔案庫房的環(huán)境狀態(tài)進行時時監(jiān)控，并把數(shù)據(jù)傳輸回電腦管理系統(tǒng)，做到對檔案庫房溫度、濕度的精準控制，其操作使用比較復雜，需要改變原來檔案庫房管理的習慣，運用大數(shù)據(jù)系統(tǒng)對檔案庫房進行精細化管理，同時數(shù)據(jù)的積累和不依賴人工，也為后續(xù)檔案庫房再次升級改造積累經(jīng)驗。同時，檔案人員辦公室和檔案庫房界線清晰，日常檔案管理人員落實到位，以便后續(xù)開展管理工作。

六、結語

設計院檔案庫房建設、搬遷雖然不是一項日常工作，但工作量龐大，工序復雜，需要領導重視并統(tǒng)籌各方資源，對檔案管理人員提出了更高的要求，從庫房選址、土建、設備安裝、檔案搬遷入庫，每一個環(huán)節(jié)都需要有專業(yè)的檔案學和初步的建筑學知識，無論是人力配置、成本測量、質(zhì)量把控、時間安排等都需要有嚴密的措施。筆者全程參與了城建總院檔案庫房的建設和搬遷過程，并歸納、總結了部分經(jīng)驗，供其他企業(yè)檔案人員在檔案室建設和檔案搬遷工作過程中參考。