醫(yī)院檔案管理工作淺析

文/成都市第三人民醫(yī)院 吳擁軍

近年來，隨著社會的發(fā)展和時代的不斷進步，國家對人民群眾的健康高度重視，在醫(yī)療單位改革工作的大力推動下，醫(yī)院有序發(fā)展，不論是在醫(yī)院技術設施建設還是醫(yī)療技術水平提高等各方面，都有了一定的改善，基本上能滿足人民群眾的就醫(yī)需求，醫(yī)院檔案管理工作與時俱進，不斷創(chuàng)新管理理念。檔案管理在醫(yī)院起到了極為重要的作用，促進醫(yī)院各項工作積極開展，但是目前有一些問題亟待解決，比如某些醫(yī)院在新建和擴建過程中忽視了檔案管理工作的同步發(fā)展，沒有將檔案管理工作納入醫(yī)院同步發(fā)展和同步規(guī)劃行列；對于醫(yī)院檔案管理設施的投入和檔案設備的更新、檔案軟件的開發(fā)利用等，未列入預算，一定程度上制約了檔案工作的提檔升級。依筆者之見，醫(yī)院檔案管理工作還需從以下方面予以加強：

一、加強檔案工作領導，完善檔案工作體系

各級部門要加強對檔案管理工作的領導，完善檔案管理體系。醫(yī)院領導應切實對檔案管理工作給予重視，將檔案工作納入院班子議事議程，根據(jù)工作實際制定目標管理責任制，明確醫(yī)院檔案管理人員的工作職責，積極協(xié)調醫(yī)院各科室檔案管理工作，確保檔案管理工作的協(xié)調有序發(fā)展。實行檔案統(tǒng)一集中管理制度，成立由院領導牽頭，分管領導具體負責，檔案管理人員認真執(zhí)行的檔案管理領導小組，嚴格依照《檔案法》等檔案工作相關法律法規(guī)履行職責，要把醫(yī)院的檔案管理工作納入醫(yī)院發(fā)展規(guī)劃和目標管理及考核體系，使檔案管理人員完全認識到檔案管理工作的重要性和資料存檔的必要性，結合醫(yī)院每年度產生檔案資料的特殊性，認真負責醫(yī)院檔案資料的收集、整理、歸檔及利用工作。要按照及時、準確、完整性收集歸檔，確保檔案收集渠道暢通，從檔案資料收集、整理建檔到歸檔形成一個檔案管理信息網絡體系，建立一套符合現(xiàn)代發(fā)展形勢的檔案管理工作模式；各臨床科室要配備兼職檔案管理人員，負責收集科室移交的完整檔案資料，全部交醫(yī)院檔案室統(tǒng)一管理；要做到科室有兼職人負責收集，形成自上而下協(xié)調配合的檔案工作網絡，將醫(yī)院各個門類、不同載體的檔案資料統(tǒng)一收集管理，使醫(yī)院各項工作檔案齊全完整。

二、加強檔案設施建設，完善檔案設施體系

完善檔案管理設施建設是做好檔案工作的前提和基礎。醫(yī)院要加大對檔案管理工作的物資投入，提升對檔案管理基礎設施建設的重視程度，對檔案管理工作要配備相應的軟、硬件設備，以提升醫(yī)院檔案管理工作水平，充分滿足醫(yī)院檔案工作的需求。要對檔案管理工作給予足夠的重視：一方面，確保檔案管理相應的基礎設施可以得到完善解決；另一方面，要設立獨立的檔案庫房，其中包括檔案查閱利用室、檔案工作辦公室，按照上級檔案管理標準化要求，檔案庫房、檔案查閱利用室、檔案工作辦公室必須達到三分開。檔案室要設立專門的檔案管理工作平臺、服務器、電腦，打印機、掃描儀等設備，還需配備檔案密集柜、電子檔案防磁柜、低濕殺蟲消毒柜等，需安裝窗簾或百葉窗等遮陽裝置，并保證有良好的自然通風采光，室內應設置空調或通風設備，以及防火報警設備等，這些是運用現(xiàn)代科學技術實施檔案管理工作的有效保障。要加強日常檔案庫房管理工作，堅持檔案的安全監(jiān)督與檢查工作，定期組織對庫房的安全工作進行檢查，確保檔案的安全保管和利用。

三、加強檔案信息化建設，完善網絡資源共享

目前，醫(yī)院檔案信息化建設重視程度還不夠，醫(yī)院檔案信息化建設管理相對滯后，紙質檔案管理和電子檔案管理的發(fā)展還不夠均衡。隨著檔案數(shù)量的快速增長和社會對檔案信息利用的需求，單機版檔案管理軟件根本不能適應新形勢發(fā)展的需要，與醫(yī)院的檔案信息系統(tǒng)還沒有實現(xiàn)對接，所以還不能實現(xiàn)檔案信息共享。這樣一來，會對醫(yī)院各方面工作的開展產生一定的影響，因此必須加強檔案信息化建設管理工作的力度。要強化電子文件歸檔管理工作的完整性，充分利用醫(yī)院網絡資源共享功能建立檔案管理工作標準化、規(guī)范化、科學化，盡快實現(xiàn)檔案管理信息資源共享體系的完整性。按照國家檔案信息化建設管理的步伐，結合當前醫(yī)院管理工作的實際情況，加大對檔案信息化建設設施的大力投入，以盡快達到檔案管理的規(guī)范化、信息化，要加快配置與檔案管理現(xiàn)代化相適應的軟硬件，從而使檔案管理信息化建設得到更快發(fā)展。這樣一來，信息化建設就為檔案管理與開發(fā)利用提供了新的發(fā)展途徑，也為檔案管理工作的開展提供了強有力的技術支持。通過實現(xiàn)檔案管理信息化，可以有效促進檔案信息共享平臺的建設，進一步優(yōu)化檔案管理工作，提高檔案管理工作成效。可以利用網絡迅速傳送所需的檔案文件及其他資料，徹底改變過去手工操作運轉速度慢、服務效率低的問題，提高醫(yī)院檔案的利用率。

四、加強檔案資源利用，促進檔案編研工作

加強檔案資源利用，可以促進檔案編研工作，可以實現(xiàn)檔案管理信息資源的有效共享。醫(yī)院檔案屬于綜合性檔案，檔案收集的內容很多，有早期單純的紙質文書檔案資料及現(xiàn)代的紙質和電子文書、會計、人事、設備、基建、病歷、簿冊、圖表、錄音、錄像、盤片檔案資料等，隨著現(xiàn)代化辦公設備的不斷出現(xiàn)，更為醫(yī)院的檔案增添了新的內容，這些都真實記錄了醫(yī)院整個發(fā)展過程中的點點滴滴，承載著所有醫(yī)院干部職工畢生的心血。這些檔案在不斷豐富，通過運用信息技術予以開發(fā)，為醫(yī)院各項工作提供取之不竭的信息寶庫。另外，實現(xiàn)檔案管理信息資源共享，利用醫(yī)院檔案進行開發(fā)可以提升編研水平，因為檔案編研工作是醫(yī)院檔案管理工作的重要組成部分，也是一項比較復雜的綜合研究性工作。所以，醫(yī)院領導要充分重視檔案編研工作，把檔案編研工作當成一項重點工作來抓，要注重結合醫(yī)院當前的實際發(fā)展情況，編寫醫(yī)院全宗卷、組織機構沿革、大事記、年鑒等，確定分類方案、歸檔范圍及保管期限，做好安全檢查、檔案收集與交接、檔案數(shù)據(jù)統(tǒng)計、典型利用事例宣傳、新技術應用、檢索工具編制及檔案開放情況等醫(yī)院檔案管理工作基礎數(shù)據(jù)匯編，以及醫(yī)院簡介、科室特色、專科介紹等，為醫(yī)療行業(yè)發(fā)展前景和醫(yī)院持續(xù)發(fā)展做出正確決策提供可靠依據(jù)。檔案管理人員應經常深入臨床一線科室與醫(yī)務人員進行交流，掌握醫(yī)務人員對檔案資料的利用心理，對檔案管理工作進行完善，以充分發(fā)揮檔案的作用。根據(jù)醫(yī)院的實際情況，檔案管理人員應經常到臨床一線對檔案工作進行宣傳，讓臨床一線醫(yī)務人員清楚，檔案管理工作在單位起到的作用是其他工作不能代替的。要多了解臨床一線各科室工作職責以及醫(yī)療業(yè)務工作的流程和具體內容，充分了解臨床一線醫(yī)務人員對檔案管理工作的認識，盡量滿足臨床醫(yī)務人員對檔案的利用需求，逐步完善檔案管理工作在整個醫(yī)院的服務體系，使檔案管理工作在醫(yī)院發(fā)揮一定的參考價值，在工作中為醫(yī)院解決一定的實際問題，真正做到檔案管理工作與醫(yī)院其他工作同步走。同時，要積極開展檔案管理收集、整理、保管、利用、開發(fā)等工作。檔案管理人員要積極拓展檔案收集工作途徑，將檔案管理的觸角伸向一線，全心全意為院領導及各科室服好務。

五、提高檔案管理技能，提升檔案管理人員素質

提高檔案人員管理技能與專業(yè)水平，是實現(xiàn)檔案工作信息化的基礎。要想改變當前檔案專業(yè)人員知識結構不合理、學歷普遍偏低、業(yè)務及綜合素質能力普遍偏低的現(xiàn)狀，要提高醫(yī)院檔案管理人員自身的檔案管理能力及專業(yè)水平。必須使檔案管理人員轉變思想觀念，使他們清醒地認識到，今天是知識經濟和網絡信息化時代，檔案管理工作是為單位提供真實的信息資源，真實記錄了單位基礎性工作，同時也是與醫(yī)院同步發(fā)展的無形資產，在醫(yī)院管理等各方面發(fā)揮著重要作用。為了使檔案工作適應現(xiàn)代社會對檔案的需求，應為檔案管理人員制定相應的激勵機制，要重視檔案管理人員的晉升問題，要對檔案管理人員工作能力給予重視和肯定，要建立公平、公正的職稱評定系統(tǒng)，為檔案管理人員提升專業(yè)水平及業(yè)務能力創(chuàng)造條件，使其在檔案信息化建設工作中發(fā)揮出重要作用。促使其掌握信息化檔案管理工作技能，提升現(xiàn)代化、信息化意識，使其熟練操作檔案信息管理設備。要采用競爭上崗的選拔制度，促進檔案管理人員各方面素質有效提高。另外，不但要注重提高檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)和管理水平，還要增強檔案人員的政治素養(yǎng)及專業(yè)素質，要引進檔案管理專業(yè)人才，為檔案管理工作注入新風，要不斷提升工作效率，積極組織檔案管理人員參加相關的檔案管理業(yè)務技術培訓，增強檔案人員的業(yè)務技術能力。可采取參觀、學習、交流等方式，借鑒其他專業(yè)部門的先進思路，提高檔案管理人員的專業(yè)水平和業(yè)務能力。要培養(yǎng)檔案人員不斷學習新知識、新技術的自覺性，努力提高檔案管理人員的知識層次，積極優(yōu)化檔案管理人員的知識結構，讓檔案管理人員逐步成為檔案管理專家型人才，為今后醫(yī)院的檔案管理工作提供有力保障。