關于高校檔案庫房管理的若干思考

文/洛陽理工學院檔案館 劉玉紅

一、檔案庫房管理的范疇

檔案庫房管理工作不僅是對檔案庫房空間場所的維護和管理，也是指在庫房中進行的一切保管工作，是對已經整理好的檔案資料進行入庫、上架以及對柜架中的檔案進行的日常維護、利用和保護等管理工作。

二、高校檔案庫房管理的重要性

習近平總書記指出：“檔案工作是一項非常重要的工作，經驗得以總結，規律得以認識，歷史得以延續，各項事業得以發展，都離不開檔案。”2019年4月15日，法國巴黎圣母院的一場大火令人扼腕嘆息，同時也給檔案管理部門敲響了警鐘。庫房安全則檔案安全，庫房管理應該是檔案管理工作的核心和重點工作。高校檔案庫房內存放著大量涵蓋黨群類、行政類、學生類、教學類、科研類、基本建設類、儀器設備類、產品生產類、出版物類、外事類、財會類十一個類目的重要檔案信息資料，是對高校各種重要數據信息材料記錄、整理與匯總的集合，涉及高校各項管理工作內容，對高校的發展建設和歷屆畢業生學歷勘驗提供了非常寶貴的檔案佐證材料。開展檔案庫房的科學化管理研究，進一步完善智能檔案庫房建設，對于更好地保護和開發利用檔案資源具有非常重大的意義。

三、高校檔案庫房管理當前的現狀

（一）檔案管理人員的風險意識淡薄。首先，高校檔案館室人員受學校部門編制數量限制，配備的檔案工作人員比較少，每天需要做各類檔案的歸檔整理以及處理查檔人員的查閱利用等繁瑣的工作，無暇顧及庫房規范化管理工作，庫房管理工作僅限于開門查檔、關門落鎖，制度落實不到位，實際操作不規范。久之，則容易產生懈怠情緒，風險意識淡薄。其次，是缺乏專職、專業的檔案庫房管理人員，目前在高校中，專職檔案庫房管理人員相對缺乏，除了檔案館設置專門的檔案庫房外，很多二級部門的檔案庫房管理人員常常是兼職檔案管理員，檔案庫房管理并非其本職工作，因為工作繁忙，無暇分身，常常在完成本職工作閑暇時，有余力才對檔案庫房進行管理，觀念陳舊，不懂得專業的檔案庫房管理知識，停留在將檔案統一堆放在庫房內確保安全，并未做到專業的規范化管理，工作缺乏積極性。

（二）庫房基礎設備不規范。高校檔案館設置有專門的檔案庫房，但是由于思想觀念的問題，學校領導更加偏向于教學一線的資金投入，庫房硬件設備因為資金不到位而顯陳舊，檔案館內設有“三鐵”防護：室外配鐵門鐵窗，室內為檔案專用密集架，每天上下班開關每個庫房房間的門鎖，就已經耗時費力，更疲于每天手動逐個打開每個房間的空調機、除濕機等防護設施，這就導致庫房溫濕度環境如若出現不利于檔案保存的情況，不能及時發現，等到檔案盒上出現霉菌斑塊時才事后修補，對檔案造成一定程度的傷害。高校二級部門在保存檔案時，受到辦公場所條件的限制，沒有設置專業化的存放檔案的檔案室，僅僅是將檔案直接存放于辦公場所，甚至沒有專門的檔案裝具和保護設備，由于辦公場所達不到專業檔案庫房的“八防”要求，且辦公場所常常是人員混雜，進進出出，既不利于檔案的安全存放，也不利于檔案的保管利用，甚至出現移交檔案時發現遺失檔案的問題，對高校檔案的安全造成很大的隱患。

（三）庫房管理人員職業健康不能保障。檔案庫房不同于普通的辦公用房，設計出發點多從檔案儲存的安全性角度考慮，大多密閉式管理，不常通風，內部放置的防蟲藥包，加上裝修材料、三合膠板、漆柜、膠體、檔案裝具等產生的苯、甲醛含量在不通風狀況下會上升，三苯是致癌物之一，同時紙張上依附的霉菌、真菌等有害微生物都會出現在庫房內，停留時間稍長，導致皮膚過敏、呼吸道不適的癥狀，實際工作中發現，我校檔案館3名檔案管理人員，有一名人員長時間在庫房接觸檔案后皮膚瘙癢、紅腫，2名人員出現鼻子敏感，打噴嚏、流鼻涕的過敏癥狀。檔案管理人員在長期大量查閱庫房檔案的過程中會出現肌體損傷，對健康不利。

（四）檔案出入庫管理不到位。高校檔案庫房存放有文書檔案、科技檔案、會計檔案、聲像檔案、學籍檔案等各門類專業性檔案，與普通的機關檔案庫房最大的區別在于：普通的機關檔案庫房所存放的檔案一般是對內提供利用為主，而高校檔案庫房存放的檔案很大一部分是對外面向社會，為社會大眾提供資料查詢等功能，以查閱、借閱為主。所以高校的檔案庫房管理中不但涉及對檔案安全的管理、保存，還涉及對檔案的安全利用，特別是對高校檔案的安全利用方面提出了更高的要求。但是，有些高校檔案館并未配備監控、門禁等設施設備，面對查閱量大、人員出入繁雜的情況，檔案的安全潛在一定風險。

四、檔案庫房管理發展建設的建議

高校檔案的安全保管、維護和利用，一直是高校檔案庫房管理工作的重心。因此，我們要嚴格按照《檔案法》和國家檔案局的有關文件精神及相關規定，堅持“以防為主、防治結合”的導向和“堅固實用、安全防范、科學管理、利用方便”的原則，做好“人防、物防、技防”工作。

（一）注重庫房管理人員建設。檔案管理工作屬于專業性、服務性、保密性極強的一項工作，管理檔案是一門“良心活”，庫房管理人員是直接接觸檔案實體的，其政治素養的高低對維護檔案完整與安全起到直接的影響作用，庫房管理人員的政治素質必須過硬，這是高校檔案部門考慮政治可靠、遵紀守法的黨員同志優先任職的原因之一。思想認識決定工作態度，從領導到庫房管理人員，只有在思想上認識到檔案庫房管理的重要性，才會在工作中重視，產生高度的安全意識。檔案部門可以通過常態化政治學習，增強其責任心、使命感和安全意識，提高檔案管理人員的職業道德素質。要多加強業務知識的學習，通過參加上級部門組織的培訓和學術交流，了解國內外先進的檔案庫房管理方面的前沿知識，引進新理念、新做法。“往遠看，往回看”，對比自身管理方面的不足，有針對性地改進。要以上級檔案局組織的檔案檢查為契機，查擺自身在檔案庫房管理方面的差距，比如國家檔案局于2020年12月發布了《檔案檢查工作辦法》（檔發〔2020〕5號），河南省檔案局就《辦法》的貫徹實施提出具體要求，要求各相關單位按照《辦法》相關規定對檔案管理工作進行自查。我校檔案館認真落實上級文件精神，針對58項風險評定標準，逐項對照、分析差距，通過對兄弟院校調研、檔案設施改造及專業機構現場評估，制定整改辦法，積極進行整改，實施建立全宗卷、新風及門禁系統建設等措施，現已消除中風險3個、低風險3個，進一步提升了我校檔案管理水平。檔案館專職檔案管理人員應定期組織二級部門兼職檔案員進行庫房管理業務培訓，深入各部門檔案庫房檢查、指導工作，設置庫房管理制度，分工明確，責任到人，以明確的獎懲制度為導向，彰顯責任擔當的意義，做到責權、獎懲分明，形成人人關心重視檔案庫房安全的良好氛圍。要吸引優秀的青年人才到高校檔案庫房工作，充實業務素質好、能力強、高學歷的青年骨干到現有的檔案管理隊伍中來，讓高學歷的檔案管理人員成為庫房管理的“領頭羊”，鼓勵在職的庫房管理人員進修學歷和參加各種檔案專業的繼續教育培訓，同時積極引導檔案庫房管理人員解放思想，轉變觀念，強化競爭意識，激發大家學業務、比素質的熱情。

（二）做好各項防范措施。高校檔案庫房管理要嚴格執行檔案實體的防火、防盜、防高溫、防潮濕、防霉菌、防光、防蟲、防鼠等項防范措施。1.防火。檔案資料大多是紙質載體，而且還有木質裝具、紙盒、線繩等裝訂用品，這些都是可燃、易燃物品，一旦遇到明火或者電線老化短路、電器設備使用不當等，就可能引發火災，對庫藏檔案造成難以挽回的損失。檔案保管部門應該遵循嚴格管理、預防為主、防治結合、確保安全的原則，制訂《庫房管理制度》《檔案管理應急處置預案》等規章制度，強化監管，嚴格落實安全管理責任制度，把消防安全責任落實到人，將所有防火安全措施執行到位，認真做好日常消防管理工作，嚴格控制用電的安全性，電氣線路鋪裝必須由專職電工嚴格按照有關標準規范安裝，并時常檢查老化程度，定期開展防火檢（巡）查，發現問題及時解決。此外，也要做好火災事故可能出現時的防范準備，注重應急管理，定期進行滅火演習，尤其對滅火器材與設施，要定時進行檢查維護，確保設備完好。檔案管理人員要熟練掌握滅火器具的正確使用方法，以保障在火災發生的第一時間以最快的速度和效率做出火情處理。2.防盜。針對高校檔案面向社會提供利用的特點，實施檔案庫房和檔案利用場所分離制度，建立檔案利用登記和檔案進出庫管理制度，庫房全封閉管理，除了檔案管理員之外，無關人員禁止入內，專業的檔案管理人員嚴格按照相關制度規定執行，確保檔案的安全利用。庫房門窗加防護欄，管理人員注意出入庫房及時關門落鎖，有條件的高校檔案管理部門可裝接觸式磁卡電子門禁系統，通過讀卡器自動判斷持卡人身份有效后開鎖同行，并將出入庫房人員的身份、出入時間等信息自動采集。推行24小時不間斷專業視頻監控，對檔案利用、檔案進出庫的全過程進行實時監控，這樣可以確保高校檔案利用的安全性大幅度提高。3.防高溫。注重對冬季和夏季庫房溫度的調控，按照庫房面積設置安裝溫濕度傳感器、空氣質量監測儀，以精準監控庫房的真實溫濕度、空氣質量狀況，啟動空調機、恒溫恒濕機進行降溫。4.防潮濕。每年夏天的雨季是檔案庫房防潮濕著重注意的時節，庫房管理人員應該注意監測庫房內的濕度變化，利用通風、排氣，開啟除濕機、恒溫恒濕機等設備，將庫房濕度控制在45%～60%范圍之間。5.防霉菌。在防潮濕工作的基礎之上，注意庫房衛生保持干凈，經常清掃，檔案入庫排架之前全面進行細菌消殺處理，放置在檔案專用無酸紙檔案盒內，定期噴灑防霉抗菌劑，消滅霉菌生長環境。6.防光。庫房選擇遮光度強的窗簾，平時注意拉上窗簾，防止日光直接照射檔案庫房。7.防蟲。蟲害源自檔案本身紙張攜帶，或原有庫房環境不潔凈而產生，或庫房外侵入。檔案管理部門按需采購殺滅效果好的除蟲藥物，并根據其藥效范圍決定投放的用量密度，定期投放。同時注意做好口罩、手套等的人身防護。8.防鼠。庫房配備黏板、鼠籠、鼠夾等捕鼠設備，發現可疑孔洞盡快追堵，隨手關閉庫房大門，減少老鼠進入機會。必要時，可以找專業滅鼠公司對老鼠進行物理消殺，盡量不使用滅鼠藥物。

（三）進一步加快高校檔案數字化、智能化工作。數字化檔案是智能型高校檔案庫房的重要組成部分，智能型檔案庫房中的一大亮點就是檔案實現數字化后加快了查詢、查閱進度，同時盡量減少對紙質檔案的調閱，減少檔案進出庫的頻率，有利于紙質檔案的保護。目前，高校檔案的庫房管理基本停留在傳統管理理念中，一排手搖檔案架、幾個檔案盒，對于檔案的利用查詢還基本停留在手動查詢的階段。隨著今后信息化技術的不斷發展應用，傳統型高校檔案庫房必然難以適應今后社會大眾對于檔案利用查詢快捷、高效、便民化的需求，傳統型高校檔案庫房向智能型高校檔案庫房的轉變將是不可逆轉的趨勢。為此我們要做到如下幾點：一是加快數字化檔案工作，數字化檔案不僅是今后高校檔案工作的發展趨勢，也對確保高校檔案安全具有重要的意義。高校現有的檔案要盡快完成電子數據掃描，實現數字化的存檔以利于今后檔案的查詢利用工作。可以先將學籍檔案、文書檔案等社會大眾利用頻率較高的高校檔案通過電子數據掃描，整合匯總成數字化檔案，對外提供利用，有利于高校檔案的保存，也有利于提高檔案查詢、查閱的效率。二是積極推進辦公自動化（OA）系統下的檔案自動收集歸檔系統的建設。目前，隨著高校系統辦公自動化（OA）系統的啟用，在新的辦公系統下實現檔案自動收集歸檔成為可能，如何讓（OA）系統與檔案庫房管理系統實現實時無縫對接，成為智能型檔案庫房建設的關鍵，只有實現檔案自動收集歸檔，才能確保智能型檔案庫房的管理更加便捷、高效。三是加大投入，在硬件上確保智能型高校檔案庫房建設。檔案庫房安裝空調、加濕機、去濕機、加濕去濕一體機、恒溫恒濕調控設備等溫度和濕度調控設備，配置全封閉防盜門窗、防護欄等防護設施，智能門禁識別、紅外線告警、視頻監控、出入口控制、電子巡查等安全防范系統。智能型高校檔案庫房的建設，需要各級領導的重視，只有不斷加大投入，才能更好地建設智能型高校檔案庫房。此外，確保檔案數據安全，檔案部門應當增強異地備份意識，制定異地備份管理工作計劃，健全備份體系，完善備份制度，做好檔案安全保障體系建設，開展館藏的重要檔案異地備份，以有效應對自然災害和突發事件，確保重要檔案安全完好保存。

當前，高校檔案庫房的管理工作做得好與否，對于高校檔案的效用發揮起著至關重要的作用。為此，我們要高度重視高校檔案庫房的管理工作，加大對檔案庫房建設的投入力度，培養專業化的檔案庫房管理人才，推進傳統型檔案庫房向智能型的檔案庫房轉變。只有這樣，才能更好地發揮高校檔案推動學校發展建設、服務社會的作用。