淺談人民法院訴訟卷宗同步電子錄入及利用工作

文/濟南市中級人民法院 陳秀娟

一、法院訴訟卷宗同步電子錄入工作

為規范訴訟卷宗同步電子錄入工作，提高卷宗同步電子錄入的效率和質量，各法院相繼出臺了本院案卷流程管理規程以及審判執行信息錄入相關規定，從錄入范圍、錄入節點、移交時間及移交標準、移交程序、錄入管理等方面對法院訴訟卷宗同步電子錄入操作規程做了具體規定。

（一）錄入范圍、錄入節點及移交時間。一般刑事、民事、行政、再審、執行、技術鑒定和國家賠償等各類訴訟案件的卷宗信息，包括案件從立案、審理、到結案歸檔整個審判流程中產生的檔案卷宗材料，均由辦公室電子檔案錄入中心或各庭室業務部門實行同步錄入。

上述各類案件由各業務庭室根據本院案件流程管理規程規定的流程環節和節點分立案、審理（執行、委托）、送達三個階段移交，一般應于各階段司法行為結束后3日內移交錄入中心錄入。不得在案件裝訂前將所有材料一次性移交錄入。具體來說：1.立案階段形成的訴訟材料，應在移交承辦業務庭室2日前移交錄入；2.訴訟保全材料、先予執行材料及采取強制執行措施后形成的材料等一并移交錄入，時間從辦理完送達保全等手續之次日起算；3.管轄權異議案件，可將異議申請書及一、二審裁定和當事人提供的其他證據材料一并移交錄入，時間以向最后一個當事人辦理完送達手續或受移送法院簽收之次日起算；4.每次庭審結束后，將庭審筆錄以及在此之前形成的未錄入材料一并移交錄入，時間從庭審結束之次日起算；5.案件審判或者執行結束后，將判決書、宣判筆錄、調解書、裁定書及其他訴訟文書以及在此之前形成的未錄入材料一并移交錄入，時間以向最后一個當事人辦理完送達手續或過付財產之次日起算；6.不服本院一審裁判的上訴狀、答辯狀等材料移交錄入的時間從答辯屆滿之次日起算；提審案件訴訟材料移交錄入的時間從收到調卷函之次日起算；上級人民法院二審、再審的裁判書及退卷函等訴訟材料移交錄入的時間從收到裁判書之次日起算；7.司法科學技術鑒定材料可分期送交錄入中心：向監督（拍賣）機構委托之后，應于送達之次日起3日內將之前形成的材料送交錄入中心；向委托單位送達后，應于送達之次日起5日內將之前形成的材料送交錄入中心；8.因特殊情況不能按以上規定移交錄入的，應報審判管理辦公室批準。當日移交錄入的案卷材料，一般于次日取回。其他時間段因特殊情況需要錄入的，應征得錄入中心同意。

（二）移交標準、移交程序。向錄入中心移交錄入的卷宗材料須達到裝訂卷宗的標準。卷宗裝訂標準參考中華人民共和國最高人民法院于2013年12月16日頒布的《人民法院訴訟檔案管理辦法》（法〔2013〕283）。需要加蓋來源章和核對章的要加蓋完畢。對未能達到上述標準的卷宗材料，錄入中心應拒收并退回有關業務庭室重新整理。向錄入中心移交卷宗材料需注意以下幾點：1.卷宗材料送交人和取件人須為法院正式工作人員，或其他委托的合同制書記員，同一卷宗材料的送交人和取件人原則上應為同一人；2.移交材料時，由送交人填寫《訴訟材料錄入移交登記表》。填表時應注明案號、冊數、正卷頁數、副卷頁數、當事人、承辦人、移交時間以及移交人等基本信息。如有需要特別說明的，可在備注里標明；3.錄入中心或掃描室人員接收材料時，要當面清點核對，確認材料數量以及基本信息無誤后方可接收。材料接收完畢，應向移交人出具移交清單。待錄入掃描完畢，移交人憑移交清單取回已錄入完畢的材料。取回材料時，應當面清點，無誤后方可收回，并由錄入中心或掃描室人員在移交清單上簽字確認；4.對于已經進行了電子錄入的卷宗材料，由錄入中心加蓋標識印章，各個業務庭室不得重復移交錄入。

（三）錄入管理。錄入人員須嚴格按照審判流程管理辦法的規定完成卷宗材料的電子錄入工作，確保錄入及時、清晰、完整、全面。1.錄入人員收到卷宗材料后應及時錄入，100頁以下的材料一般應當日錄入完畢，100頁以上的材料一般應兩個工作日內錄入完畢，材料錄入完畢后應及時通知送交人取回；2.因工作需要，卷宗需集中錄入的，應按照有關要求及時完成錄入工作；3.完成電子錄入的卷宗材料應附一頁電子錄入清單，清單上標明錄入的總頁數，每一對應目錄錄入的頁數，核對無誤后加蓋電子錄入中心印章。電子錄入清單應放在卷宗備考表的后面；4.錄入人員與各業務庭室實行對口錄入，每個錄入人員根據分工負責對口業務庭室的卷宗錄入。各業務庭室的卷宗材料應嚴格分類管理，分別在錄入中心設有專用文件柜，以存放卷宗材料。所有卷宗材料不得在文件柜以外地點存放，應將卷宗材料存在入專門文件柜或保險柜中，當日沒有錄入完畢或沒有被取走的材料，下班時應鎖入文件柜內，鎖閉門窗，確保材料安全。錄入人員在工作中應做到認真細致、嚴格遵守保密制度，嚴格卷宗管理，避免卷宗在錄入過程中損毀或遺失，因錄入人員的責任導致卷宗材料丟失或損毀的，要依照相關規定予以處理。

二、法院訴訟卷宗的提供利用工作

人民法院訴訟檔案作為國家專門檔案之一，是法院檔案資源的重要組成部分，是訴訟過程的真實歷史記錄，是進行審判工作的重要憑證和依據。法院檔案機構應當積極開展檔案利用工作，另外檔案工作部門也應當認真履行有關保密工作規則，明確借閱范圍，并嚴格履行檔案查借閱程序。本文依據《人民法院訴訟檔案管理辦法》（法〔2013〕283號），分別就公檢法司有關部門、律師、代理人、當事人等不同的利用主體，在查、借閱卷宗等問題上分別進行闡述。

（一）公檢法司有關部門查借閱法院訴訟檔案。根據中央有關文件精神和《檔案法》《保密法》的規定，其他人民法院、人民檢察院、公安部門和其他有關部門因工作需要，持單位介紹信和兩名以上經辦人員的工作證，經檔案所在部門檔案室同意，可以查閱法院民事訴訟卷宗和刑事訴訟卷宗有關材料。法院本單位審判部門查閱訴訟卷宗，需填寫閱卷單，經審批同意，調閱、摘抄或者復制訴訟卷宗有關內容。有關部門和人員需要借調法院訴訟檔案的，應當在6個月內歸還，確實需要繼續借調的，應當辦理續借手續。但一般情況下續借時間不得超過3個月。逾期不還的，檔案機構工作人員應當及時催還或者通報。訴訟檔案歸還時，檔案工作人員應當認真檢查卷宗材料和證物袋有關內容，如發現不全或者損毀等情況的，應當及時聯系借卷人并追查。能通過摘抄、復印，或者刻錄光盤拷貝電子卷宗等方式滿足需要的，不再調閱紙質卷宗。

（二）案件當事人查閱法院民事訴訟檔案。根據《人民法院檔案管理辦法》（法〔2013〕283號）的規定，案件當事人本人可以持身份證或者其他有效身份證明，查閱民事訴訟檔案正卷有關內容。當事人是公司員工的，可以持公司營業執照復印件、法定代表人身份證明、授權委托書、員工本人身份證或其他有效身份證明，查閱民事訴訟卷宗正卷有關內容。當事人是法人的，應持法定代表人身份證明、營業執照復印件、身份證或其他有效身份證明，查閱民事訴訟卷宗正卷有關內容。查閱案件有關材料應當填寫閱卷單，注明查閱人姓名、身份證號或工作證、案件編號、復印內容、閱卷時間等事項。法院工作人員要對查借閱人員和案卷進行詳細的登記，對交回的案件材料進行全面清查，確認無誤后簽注。

（三）律師、其他訴訟代理人及有關單位查閱法院民事訴訟檔案。根據《中華人民共和國民事訴訟法》第六十一條的規定，代理民事訴訟案件的律師和其他訴訟代理人有權查閱所代理案件的有關材料。律師或其他民事案件訴訟代理人查閱已經歸檔的案件時，應當與檔案室工作人員聯系；在訴訟過程中需要閱卷的，應當與該案件的承辦法官或者書記員聯系。律師代理民事案件當事人為自然人的，需要持律師證、律師事務所調查函、當事人授權委托書、當事人身份證明復印件等相關材料。律師代理民事案件的當事人為公司的，需要持律師證、律師事務所調查函、公司營業執照復印件、公司法人身份證明、授權委托書等相關材料。律師查閱民事訴訟卷宗材料僅限于正卷有關內容。其他訴訟代理人代理自然人的，需要持身份證明或者其他有效身份證明、當事人授權委托書、當事人身份證明復印件等相關材料。其他訴訟代理人代理公司的，需要持身份證明或者其他有效身份證明、公司營業執照復印件、公司法人身份證明、授權委托書等相關材料。其他訴訟代理人查閱民事訴訟卷宗材料僅限于正卷有關內容。起訴書、庭審筆錄、上訴狀、答辯狀及各種證據材料等案件審判卷和執行卷的正卷，訴訟代理人可以在訴訟過程中查閱。案件審理終結后，訴訟代理人可以查閱案件審判卷的全部正卷材料。其他有關單位確因工作需要，可持單位介紹信和兩名以上經辦人員工作證，經檔案所在人民法院審查同意，查閱或者復制民事訴訟卷宗正卷有關內容。復印完結，可以要求檔案工作人員在復印材料上蓋章。查閱案件有關材料后，應當及時將查閱的全部案件材料交回書記員或檔案室工作人員。其中，查閱案件材料中涉及國家秘密、商業秘密和個人隱私的，訴訟代理人應當保密。訴訟代理人查閱案件材料時不得涂改、損毀或抽取案件材料。否則，要依照民事訴訟法第一百零二條第一款（一）項的相關規定處理。

（四）關于特殊案件的查閱規定。最高人民法院辦公廳給湖北省高級人民法院《關于案件當事人及其代理人查閱訴訟檔案有關問題的請示》的復函（2005年9月15日法辦〔2005〕415號）中說明，按照《人民法院檔案管理辦法》和《最高人民法院關于訴訟代理人查閱民事案件材料的規定》（法釋〔2002〕39號）的規定，當事人也可以查閱刑事案件、行政案件和國家賠償案件的正卷；最高人民法院辦公廳給上海市高級人民法院辦公室《關于擴大訴訟檔案查閱范圍的請示》的復函（2006年4月17日法辦〔2006〕110號）中說明，關于執行案件的正卷，經研究，當事人及其代理人也可以查閱；最高人民法院辦公廳給四川省高級人民法院《關于死刑執行材料存檔問題的請示》中說明，同意將關于死刑案卷中的執行死刑筆錄、布告簽發稿、執行死刑報告、死刑執行照片、尸體處理登記表等不宜對外公開的材料，列入副卷。同時，對執行死刑材料已經訂入正卷中的案卷，在利用時要根據《人民法院檔案管理辦法》（法辦發〔1991〕年46號）中關于“涉及國家秘密、個人隱私和對社會有不良影響的案卷”不得查閱的要求嚴格把握。根據《最高人民法院辦公廳、最高人民檢察院辦公廳關于調閱訴訟卷宗有關問題的通知》（2010年6月17日法辦〔2010〕255號），人民檢察院在辦理法官涉嫌犯罪案件、抗訴案件、申訴案件過程中，可以調閱人民法院的訴訟卷宗。凡是通過查閱、拷貝電子卷、復制、摘錄等方式能夠滿足辦案需要的，不再調閱訴訟卷宗。人民法院、人民檢察院調閱訴訟卷宗應該嚴格手續、經院領導批準，填寫《人民法院調閱卷宗單》《人民檢察院調閱卷宗單》，加蓋院印或辦公廳（室）印章，由相關部門確定專人負責辦理。人民法院、人民檢察院調閱訴訟案卷的時間為3個月。特殊情況應重新辦理調閱手續，連續調閱期限不超過6個月。人民法院、人民檢察院利用訴訟案卷要嚴格手續，可以查閱，但不得向外轉借。

（五）電子訴訟檔案的查閱利用。法院機關審判人員因工作需要，查閱、打印本人已審結的訴訟案件的電子檔案，應通過院機關審判管理系統提出“借閱申請”，經檔案管理人員審核后，可以利用所需要的電子訴訟檔案；查閱、打印其他審判人員已審結的訴訟案件的電子檔案正卷，要經過本部門負責人批準和檔案管理人員的審核。法院機關其他工作人員查閱、打印已審結的訴訟案件的電子檔案正卷，需經本部門主要負責人批準和檔案管理人員審核。上級法院調用已審結的訴訟案件的電子檔案，由業務部門憑借卷單和上級法院調卷函，經檔案管理人員審核后，可以調用所需要的電子訴訟檔案。黨政、司法等有關其他單位因工作需要，調閱已審結的訴訟案件的電子檔案正卷，需持介紹信和兩名以上工作人員的工作證。案件當事人及訴訟代理人可以申請打印復制所查閱的相關電子訴訟檔案材料。案件當事人及其代理人查閱電子訴訟材料所需手續與查閱紙質卷宗所需手續一致。經批準打印復制的材料，加蓋檔案證明專用章。案件當事人及其訴訟代理人查閱涉及國家秘密、商業秘密、個人隱私案件及其死刑案件，可能造成不良影響、后果的重大敏感案件，應當填寫查閱訴訟檔案申請單，由檔案管理部門交相關審判業務部門審查是否允許查閱。庭審錄音錄像的查閱應當遵守檔案管理規定，未經人民法院許可，任何組織和個人不得復制和傳播庭審活動錄音錄像。調閱不公開審理案件的庭審錄音錄像應當遵守相關的保密規定。庭審錄音錄像數據光盤可以依法查閱，但不得復制。對于故意損毀庭審活動錄音錄像或者篡改其內容的，要嚴肅追究行為人相應的行政責任或者法律責任。此外，庭審活動錄音錄像應同時存入計算機存儲系統，并異地異質進行備份存儲。未經依法批準，任何單位和個人不得調用、查閱、復制電子訴訟檔案副卷。

總之，利用法院訴訟檔案，應當根據中央有關文件精神和《檔案法》《保密法》的規定，針對不同的利用主體，視不同情形予以區別對待。檔案的查閱，涉及機密和當事人合法權益保護方面的問題時，在提供利用的過程當中，必須確保檔案實體和檔案內容的安全。檔案的借閱應當按規定辦理借閱手續，并及時歸還，嚴防失密泄密和丟失、損毀事件發生。